Sistema de recrutamento e seleção: como escolher um?

A tecnologia não para de evoluir e gerar novas maneiras de aprimorar cada vez mais os processos e as demandas do nosso dia a dia profissional. Nesse sentido, uma das maiores tendências do RH atual é o sistema de recrutamento e seleção, capaz de oferecer vantagens importantes para a sua empresa.

Entretanto, apenas entender o que esse sistema faz e como ele pode melhorar o dia a dia da organização e do setor de RH não é o suficiente. Afinal, tudo isso será desperdiçado caso você erre na hora de escolher um dos softwares disponíveis no mercado.

É por isso que este post vai explicar todos os pontos fundamentais que você deve levar em consideração ao escolher o seu sistema de recrutamento e seleção. Assim, você realmente poderá colher todos os benefícios dessa tecnologia e, com isso, otimizar de maneira contínua o trabalho da equipe e a qualidade dos seus resultados. Acompanhe!

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O papel do sistema de recrutamento e seleção no RH

O sistema de recrutamento e seleção trata-se de uma tecnologia única e completa, que age de maneira integrada a outras plataformas (como páginas de emprego), organizando o processo de contratação —  além de facilitar a vida das pessoas colaboradoras e também da equipe que atua no setor de RH.

Ou seja, é um sistema que automatiza o controle do processo de seletivo, simplificando todas as etapas.

Quando você entende qual é o papel do sistema de recrutamento e seleção dentro da sua empresa — mais especificamente, dentro do departamento de Recursos Humanos — fica mais fácil analisar se o produto tem o necessário para atender às suas expectativas.

Caso contrário, você pode se decepcionar ao esperar uma funcionalidade que não faz parte do software ou por ter escolhido uma opção que não é capaz de realizar funções que deveriam ser básicas para esse tipo de programa.

De maneira geral, podemos destacar que o software unifica, organiza e agiliza todo o processo de recrutamento e seleção. Você pode reunir ali, por exemplo, os requisitos básicos dos candidatos, fazer uma base de dados com todos os currículos recebidos, registrar novas admissões e muito mais — além de pesquisar todas essas informações.

Funções essenciais em um sistema de recrutamento e seleção

Com o avanço tecnológico, adotar um sistema de recrutamento e seleção se tornou essencial para as empresas. Continue a leitura e conheça suas principais funções:

Requerimento de novas vagas

Por muito tempo, a requisição de nova vagas era feita da seguinte forma: o gestor preenchia uma ficha, entregava ao departamento de RH e esperava por uma resposta. Esse processo, além de demorado, era pouco eficaz.

Com o sistema de recrutamento e seleção, o procedimento se tornou muito mais ágil. Afinal, basta fazer a solicitação de forma digital para que o processo se inicie, independentemente da aprovação de outros gestores.

O software também arquiva as informações mais relevantes, criando um histórico de ações e aprovações do processo de contratação, gerando mais segurança e eficiência nas operações.

Divulgação estratégica

A publicação das vagas em aberto por meio eletrônico se torna cada vez maior. O uso de canais como páginas de emprego, redes sociais, job boards e sites próprios permite o contato direto com profissionais competentes, aumentando o número de candidatos.

É possível gerenciar diferentes páginas de um único local, elevando a produtividade e reduzindo o excesso de trabalho.

Escolha de profissionais qualificados

Se o recrutamento for realizado com precisão, é normal que o RH receba vários currículos. Nessa hora, é preciso escolher os talentos que se enquadram no perfil da vaga disponível.

Geralmente o processo de triagem é longo, afinal, todos os currículos devem ser analisados, classificados e selecionados, conforme a exigência da vaga.

Como o sistema otimiza essa atividade, a triagem terá pouca influência humana, já que com filtros avançados os candidatos mais adequados serão identificados pela própria ferramenta.

O sistema de recrutamento e seleção da Gupy conta com a Gaia, uma Inteligência Artificial capaz de fazer a análise de 1 milhão de currículos por segundo. 

Nossa IA foi desenvolvida com o objetivo de otimizar os processos e fazer com que todas as pessoas candidatas sejam consideradas em uma vaga, trazendo muita visibilidade para o crescimento na curva de atração de novos talentos.

Organização das etapas

A seleção de candidatos passa por muitas etapas, entre elas as entrevistas, os testes de perfil etc. Isso contribui para a contratação do profissional ideal, alinhado com a cultura organizacional da empresa.

As fases podem ser agendadas, classificadas e estruturadas pelos gestores por meio do software de contratação. Isso vai garantir que o tempo seja mais bem utilizado e que o retorno da contratação seja positivo.

Análise dos indicadores de desempenho

O recurso possibilita a identificação do percentual de vagas abertas, finalizadas dentro do prazo, canceladas e assim por diante.

Os indicadores de desempenho são primordiais para o RH, pois ajudam a entender o que está acontecendo nas operações e se algo precisa ser melhorado para alcançar melhores resultados.

Porque optar por um software para otimizar o Recrutamento e Seleção

O sistema de recrutamento e seleção é uma ferramenta potente para ajudar na produtividade e nos acertos na contratação. Veja algumas das vantagens oferecidas:

Aumento da produtividade

Com um sistema que estruture o processo, as etapas se tornam menos confusas, mais aproveitadas e o índice de erros nas contratações diminui, saindo tudo de acordo com o planejado.

Modernização das atividades de RH

Pelo fato de as empresas estarem reformulando suas práticas de RH, com o aproveitamento das ferramentas digitais, a modernização se torna uma necessidade cada vez maior. O software permite que as antigas planilhas sejam inutilizadas, considerando que a falta de tecnologia causa grandes perdas para a gestão de pessoas.

Contratação e criação de um banco de talentos

Contratar os profissionais mais qualificados do mercado é uma tarefa difícil. Isso não se trata da falta de pessoas talentosas, mas da realização de processos desorganizados.

Quando você utiliza o sistema de recrutamento e seleção da forma correta, consegue estruturar a centralização das vagas em aberto e da comunicação com os candidatos. Por esse motivo, fica mais fácil atrair e contratar profissionais reconhecidos como grandes talentos no que se propõem a fazer.

Aprimoramento contínuo do processo de seleção

O aprimoramento e crescimento contínuo devem ser tratados como prioridades do departamento pessoal. Sem isso, as técnicas podem ficar ultrapassadas, além de pouco competitivas quando comparadas ao mercado. O problema é o seguinte: poucos gestores conseguem iniciar e criar ações de melhoria.

Um sistema especializado auxilia bastante nesse processo, pois recolhe as principais métricas e os indicadores de desempenho, possibilitando que o gestor averígue o que está funcionando adequadamente e o que precisa ser melhorado ou ajustado.

Simplificação da contratação com base no fit cultural

Um tema atual e recorrente em relação à gestão de pessoas é o fit cultural. Trata-se da contratação de profissionais que têm valores e costumes alinhados à cultura organizacional.

Para que esse alinhamento seja compreendido, ir pela intuição não é o suficiente. Além disso, é preciso contar com ferramentas modernas — e o sistema aperfeiçoa a escolha dos candidatos com fundamento em habilidades previamente estipuladas pelo gestor.

É incontestável que a utilização de um sistema de recrutamento e seleção vai otimizar o processo, mas antes de tomar uma decisão, garanta que o software escolhido resolva as dores e as necessidades da sua empresa, apoiando o RH e contribuindo para a contratação dos melhores talentos.

Como escolher o melhor Sistema de Recrutamento e Seleção?

Ao escolher o sistema mais adequado para a organização, algumas medidas devem ser tomadas. Confira!

1. Pense nas funcionalidades que o software precisa oferecer

Cada empresa tem suas peculiaridades e precisa de um software de recrutamento e seleção desenhado especialmente para ela. É por isso que as opções disponíveis no mercado são flexíveis, aceitando ferramentas novas em cima das funcionalidades básicas do programa.

Para que você possa tirar proveito disso, é fundamental entender as necessidades da sua empresa. Você precisa urgentemente otimizar o tempo da equipe, tornando-a mais produtiva? Então não abra mão de ferramentas que agilizem os processos.

Busca candidatos altamente qualificados? Lida com um grande número de currículos e vagas? Então priorize funcionalidades relacionadas a isso na hora de escolher um software. Você também pode buscar uma opção de sistema mais dinâmica e simples de ser manuseada, de acordo com o perfil tecnológico da sua equipe.

Certifique-se, também, de que o sistema pode ser integrado a outros programas e plataformas que você usa e como essas integrações acontecem.

2. Procure informações sobre a empresa fornecedora do software

É fundamental que você confie na empresa da qual vai adquirir o sistema de recrutamento e seleção. Primeiramente, pense que o software lidará com um número enorme de informações confidenciais, tanto do negócio quanto dos candidatos. Portanto, você precisa se certificar de que esses dados estarão protegidos.

Além disso, como o software se tornará parte imprescindível do dia a dia da companhia, você lidará com a empresa criadora por um longo tempo. Por isso, é muito importante ter uma relação de confiança, já que você precisa ter certeza de que poderá contar com eles diante de quaisquer dúvidas, imprevistos ou problemas com o programa.

Por mais eficiente que seja o seu software, mais cedo ou mais tarde ele vai apresentar um problema técnico ou travar, por exemplo. Quando isso acontecer, a assistência deve agir prontamente — então certifique-se da qualidade do atendimento.

3. Não priorize apenas o preço

É claro que o preço é importante, mas não deve ser o único ponto avaliado para a decisão final de qual sistema adquirir. A ferramenta precisa estar adequada ao orçamento empresarial, mas outros aspectos devem ser observados ao escolher uma tecnologia tão útil.

Lembre-se que um software mais caro ou mais barato pode não ser o melhor para a finalidade da instituição. O ideal, nesse caso, é avaliar o custo-benefício.

4. Agende um teste do sistema

Uma demonstração vai permitir que você avalie melhor as funcionalidades, praticidades e modernidade do sistema, já que o uso da tecnologia será um fator fundamental para a inovação das atividades desempenhadas.

Procure conversar com algum profissional do suporte técnico do sistema e aproveite para esclarecer todas as suas dúvidas.

5. Escolha um sistema de fácil utilização

O software deve ser de simples manuseio, principalmente pelo fato do setor de RH precisar otimizar os processos e não perder tempo tentando descobrir os mistérios da ferramenta. Tenha em mente que o novo recurso adotado deve oferecer praticidade ao time, e não o contrário.

6. Busque a opinião de outras empresas que utilizam o sistema

Para não ser pego desprevenido, entre em contato com algumas empresas que utilizam o software que você está considerando contratar e levante os pontos positivos e negativos observados por elas. Além disso, faça perguntas a respeito da utilidade e da usabilidade da plataforma.

Depois de identificar o que faz sentido para a sua empresa, sua equipe de RH já vai estar pronta para escolher qual software de recrutamento e seleção é o mais indicado. A solução de recrutamento e seleção da Gupy foi desenvolvida para otimizar seus processos seletivos. Com o nosso software, você pode:

• Utilizar filtros especializados: antes mesmo de anunciar a vaga da sua empresa, você pode definir as características que procura na pessoa colaboradora que vai integrar a sua equipe. Essa possibilidade auxilia a manter a seleção de talentos dentro do fit cultural da sua organização;
• Aplicar testes de perfil comportamental: essa é uma funcionalidade que tem como objetivo manter o seu processo de R&S alinhado com cultura organizacional do seu negócio. Os testes de perfil comportamental são fundamentais para conhecer melhor a pessoa candidata e entender como ela lidaria em algumas situações. Com a nossa solução, além de poder criar seus próprios testes, você conta com a facilidade de testes prontos e ilimitados;
• Personalizar todas as etapas das vagas: você pode criar etapas e critérios personalizados no seu processo seletivo, aplicando testes próprios nos  formatos de texto ou vídeo, perguntas e avisos de etapas presenciais;
• Contar com templates de vagas e otimizar seu R&S: no momento de criar suas vagas na Gupy, você conta com modelos prontos, capazes de otimizar o tempo do seu time de RH;
• Anunciar suas vagas nos melhores lugares: com a nossa solução, você divulga sem dificuldade suas vagas nos principais job boards e redes sociais a partir das integrações da Gupy;
• E muito mais!

Assim, você garante um processo de R&S com muito mais agilidade, sem falhas, e o melhor: tudo em um só lugar.