Um sistema de gestão de pessoas é uma solução tecnológica que centraliza e automatiza processos ligados à administração do capital humano em uma organização. Ele é indicado para empresas de todos os tamanhos que desejam otimizar tarefas operacionais, melhorar a experiência da equipe e tomar decisões mais estratégicas baseadas em dados.
Com a transformação digital, a adoção de tecnologias em RH deixou de ser uma tendência e se tornou essencial. O uso de ferramentas integradas permite mais agilidade na rotina, transparência nas informações, compliance com a legislação e melhora significativa na produtividade e engajamento das pessoas colaboradoras.
Neste guia, você vai entender o conceito por trás desses sistemas, seus benefícios práticos, principais funcionalidades, como escolher a solução ideal e como a Gupy pode apoiar sua empresa nessa jornada. Confira!
A digitalização dos processos de RH ganhou força nos últimos anos, especialmente após a pandemia, que exigiu mais agilidade, conectividade e eficiência das equipes.
Segundo uma pesquisa da ABRH, mais de 60% das empresas brasileiras já adotam alguma solução digital em RH. Essa tendência é motivada por necessidades como:
A gestão de pessoas moderna vai além de rotinas administrativas: ela se conecta à estratégia do negócio e demanda soluções que acompanhem essa evolução
Implementar um sistema de gestão de pessoas vai muito além da simples automação de tarefas rotineiras do RH. Trata-se de um investimento estratégico que impacta diretamente a competitividade, a cultura organizacional e os resultados da empresa.
Confira a seguir os principais benefícios, sustentados por dados e exemplos que comprovam sua relevância no cenário atual.
A automação de tarefas repetitivas, como envio de holerites, controle de ponto e triagem de currículos, reduz significativamente o tempo gasto com atividades burocráticas. Isso libera o time de RH para focar em ações mais estratégicas.
Por exemplo, processos de admissão digital podem reduzir em até 70% o tempo necessário para formalizar contratações. Já o uso de inteligência artificial no recrutamento pode diminuir em 50% o tempo médio de fechamento de vagas.
Sistemas modernos oferecem dashboards e relatórios que centralizam dados sobre clima organizacional, desempenho, absenteísmo, turnover e outros indicadores de People Analytics.
Com base nesses dados, é possível:
Plataformas com acesso self-service, trilhas de desenvolvimento personalizadas e canais de feedback contínuo tornam a experiência mais fluida e empoderadora para quem faz parte da empresa.
Segundo dados da Gallup, equipes com alta experiência positiva têm 43% menos rotatividade. Isso demonstra que investir na jornada das pessoas é também uma estratégia de retenção.
Soluções robustas são compostas por diferentes módulos, que podem ser ativados conforme a maturidade e necessidades da empresa. A seguir, veja os principais:
O módulo de recrutamento permite automatizar etapas como por exemplo:
Além disso, melhora a experiência desde o primeiro contato com a empresa. A Gupy, por exemplo, combina IA com mapeamento de perfil comportamental para indicar as melhores pessoas para cada posição.
O ponto de entrada e saída é um dos controles mais simples e utilizados nas empresas. Bem como o nome sugere, esse controle registra o horário que as pessoas chegam e saem da empresa, mas fazê-lo de forma manual é um trabalho dispensável e pouco eficiente.
Portanto, existem sistemas de gestão de pessoas no mercado que ajudam nesse controle de forma simples e digital.
Soluções modernas de gestão de pessoas incluem sistemas de Learning Management System (LMS), que permitem criar, organizar e acompanhar treinamentos de forma digital e personalizada.
Com essas ferramentas, é possível desenvolver trilhas de conhecimento específicas para cada perfil ou função, além de oferecer conteúdos em formatos variados, como vídeos, artigos e quizzes, que facilitam o aprendizado contínuo.
O microlearning, por exemplo, é uma metodologia que disponibiliza conteúdos curtos e focados, promovendo maior retenção de informação e flexibilidade para que as pessoas possam aprender no ritmo delas, sem impactar negativamente suas rotinas.
Além disso, o treinamento contínuo é um dos principais fatores para aumentar o engajamento e a motivação das equipes, pois promove crescimento profissional alinhado aos objetivos da empresa, melhora a performance e prepara o time para os desafios futuros.
A Gupy Educação Corporativa, oferece uma solução gamificada de treinamento e desenvolvimento que utiliza elementos de jogos para tornar o aprendizado mais atrativo e interativo. Com essa plataforma, é possível criar cursos personalizados, acompanhar resultados em tempo real e estimular a participação ativa das pessoas colaboradoras.
Avaliar o desempenho da equipe de maneira contínua é fundamental para garantir o alinhamento entre expectativas e resultados, identificar oportunidades de crescimento e fortalecer a cultura de feedback na organização.
Sistemas avançados de gestão de pessoas disponibilizam recursos como:
Essa abordagem contínua substitui as avaliações tradicionais anuais, tornando o processo mais dinâmico, transparente e engajador. Além disso, o acompanhamento constante ajuda a antecipar problemas, reconhecer talentos e ajustar estratégias em tempo real.
A Gupy oferece a plataforma de Gestão de Desempenho, que integra essas funcionalidades e facilita a construção de planos de desenvolvimento individuais (PDIs), aumentando o engajamento e a produtividade do time.
Por fim, mais uma frente que um sistema de gestão pode ajudar é na admissão de pessoas colaboradoras. Esse processo é, na maioria das vezes, conhecido por exigir muitas documentações e assinaturas de contratos. Quando feito de forma manual e física, exige mais tempo, atenção redobrada e muitas idas e vindas da pessoa colaboradora à empresa.
Dessa maneira, um software de admissão digital consegue centralizar todas as admissões e fazer o processo 100% online. O Gupy Admissão, por exemplo, operacionaliza todo o processo para o RH, reduzindo o tempo de checagem de documentos e possíveis retrabalhos.
O módulo de gestão de benefícios e remuneração é fundamental para garantir transparência, eficiência e flexibilidade na administração do pacote de vantagens oferecido às pessoas colaboradoras.
Com essa funcionalidade, as empresas conseguem configurar benefícios flexíveis que atendem às diferentes necessidades e perfis, como planos de saúde, vales, bônus por desempenho, programas de bem-estar e incentivos personalizados.
Além de facilitar a gestão operacional desses benefícios, o sistema permite acompanhar em tempo real os custos envolvidos, oferecendo visibilidade clara para o RH e a liderança sobre o investimento feito em remuneração e benefícios. Essa transparência contribui para a tomada de decisões mais assertivas, alinhadas à estratégia financeira da empresa.
O cenário atual mostra que o tema benefícios evoluiu muito e se tornou cada vez mais estratégico. Tendências como o bem-estar corporativo, que engloba saúde física e mental, qualidade de vida e equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, são fatores decisivos para a atração e retenção de talentos.
Benefícios personalizados, que respeitam as particularidades de cada pessoa colaboradora, tornam o ambiente de trabalho mais inclusivo e motivador.
Dessa forma, uma gestão moderna e digitalizada dos benefícios e remuneração ajuda a consolidar a cultura organizacional, promove maior engajamento e contribui para a competitividade da empresa no mercado.
Identificar o momento ideal para implementar um sistema de gestão de pessoas é fundamental para que a transição seja eficiente e traga os resultados esperados.
Embora cada empresa tenha seu próprio ritmo, existem sinais claros que indicam que é hora de considerar essa solução tecnológica, por exemplo:
Se um ou mais desses sinais estiverem presentes na sua empresa, essa é uma forte indicação de que investir em um sistema de gestão de pessoas trará ganhos operacionais, estratégicos e competitivos importantes.
Selecionar o sistema de gestão de pessoas adequado é uma decisão estratégica que impacta diretamente a eficiência do RH e o crescimento do negócio.
Para garantir que a escolha atenda às necessidades atuais e futuras da empresa, é importante seguir uma metodologia estruturada e alinhada aos objetivos organizacionais. Separamos algumas etapas essenciais para uma seleção eficaz, veja abaixo:
Antes de iniciar a busca por fornecedores, é fundamental entender profundamente as necessidades específicas da sua empresa. Isso começa pelo mapeamento dos processos críticos que impactam diretamente a operação e a gestão do capital humano.
Identificar os gargalos atuais, como etapas lentas ou que geram retrabalho, ajuda a priorizar funcionalidades que realmente farão a diferença no dia a dia.
Envolver lideranças e usuários finais nesse processo é essencial para garantir que o sistema atenda às expectativas e necessidades reais de quem utilizará a ferramenta, promovendo maior adesão e efetividade após a implantação.
Embora o custo seja um fator importante, a escolha do fornecedor ideal deve considerar aspectos que influenciam diretamente a experiência e os resultados da empresa. A experiência do fornecedor no seu setor de atuação garante que a solução tenha funcionalidades alinhadas às necessidades específicas do mercado.
A qualidade do suporte técnico e o processo de onboarding são essenciais para uma adoção tranquila e rápida do sistema. A segurança dos dados, em especial em conformidade com a LGPD, deve ser prioridade para proteger informações sensíveis.
Além disso, a frequência das atualizações demonstra o compromisso com a inovação, enquanto uma boa experiência do usuário (UX) facilita o uso cotidiano.
Avaliar o roadmap de inovação do fornecedor ajuda a garantir que o sistema acompanhará o crescimento e as mudanças futuras da empresa.
A contratação do sistema é apenas o primeiro passo para transformar a gestão de pessoas. Para garantir o sucesso, o processo de implementação deve ser planejado por fases, permitindo ajustes e adaptações conforme o avanço.
Treinar a equipe usuária é crucial para que todas as funcionalidades sejam aproveitadas e a resistência à mudança seja minimizada. A comunicação clara sobre os benefícios do sistema ajuda a engajar todos os envolvidos.
Por fim, medir continuamente os KPIs estabelecidos durante o planejamento permite avaliar o impacto real da ferramenta, identificar pontos de melhoria e assegurar que os objetivos estratégicos sejam alcançados.
A Gupy oferece um sistema completo de soluções em gestão de pessoas, que vai além da automatização de processos. Com tecnologia própria e inteligência artificial, as soluções da Gupy promovem:
Para que tudo isso funcione de maneira ágil e eficaz, entre as soluções disponíveis destacam-se:
A Gupy é parceira estratégica de empresas que querem evoluir seus processos de gestão de pessoas com tecnologia de ponta e foco em resultados reais. Quer saber mais? Clique na imagem abaixo e fale com um de nossos especialistas!