Sistema de gestão de pessoas: guia completo para transformar seu RH

Um sistema de gestão de pessoas é uma solução tecnológica que centraliza e automatiza processos ligados à administração do capital humano em uma organização. Ele é indicado para empresas de todos os tamanhos que desejam otimizar tarefas operacionais, melhorar a experiência da equipe e tomar decisões mais estratégicas baseadas em dados.

Com a transformação digital, a adoção de tecnologias em RH deixou de ser uma tendência e se tornou essencial. O uso de ferramentas integradas permite mais agilidade na rotina, transparência nas informações, compliance com a legislação e melhora significativa na produtividade e engajamento das pessoas colaboradoras.

Neste guia, você vai entender o conceito por trás desses sistemas, seus benefícios práticos, principais funcionalidades, como escolher a solução ideal e como a Gupy pode apoiar sua empresa nessa jornada. Confira!

Por que o sistema de gestão de pessoas é essencial?

A digitalização dos processos de RH ganhou força nos últimos anos, especialmente após a pandemia, que exigiu mais agilidade, conectividade e eficiência das equipes.

Segundo uma pesquisa da ABRH, mais de 60% das empresas brasileiras já adotam alguma solução digital em RH. Essa tendência é motivada por necessidades como:

• Redução de tarefas manuais e operacionais;
• Necessidade de decisões baseadas em dados;
• Busca por maior controle e segurança de informações;
• Experiência de pessoas colaboradoras mais fluida e digital.

A gestão de pessoas moderna vai além de rotinas administrativas: ela se conecta à estratégia do negócio e demanda soluções que acompanhem essa evolução

Benefícios de implementar um sistema de gestão de pessoas

Implementar um sistema de gestão de pessoas vai muito além da simples automação de tarefas rotineiras do RH. Trata-se de um investimento estratégico que impacta diretamente a competitividade, a cultura organizacional e os resultados da empresa. 

Confira a seguir os principais benefícios, sustentados por dados e exemplos que comprovam sua relevância no cenário atual.

Otimização de processos e redução de custos operacionais

A automação de tarefas repetitivas, como envio de holerites, controle de ponto e triagem de currículos, reduz significativamente o tempo gasto com atividades burocráticas. Isso libera o time de RH para focar em ações mais estratégicas.

Por exemplo, processos de admissão digital podem reduzir em até 70% o tempo necessário para formalizar contratações. Já o uso de inteligência artificial no recrutamento pode diminuir em 50% o tempo médio de fechamento de vagas.

Tomada de decisão baseada em dados (People Analytics)

Sistemas modernos oferecem dashboards e relatórios que centralizam dados sobre clima organizacional, desempenho, absenteísmo, turnover e outros indicadores de People Analytics.

Com base nesses dados, é possível:

• Identificar gargalos no processo;
• Antecipar tendências de rotatividade;
• Avaliar o impacto de treinamentos;
• Tomar decisões de forma proativa.

Melhoria na experiência e retenção de pessoas colaboradoras

Plataformas com acesso self-service, trilhas de desenvolvimento personalizadas e canais de feedback contínuo tornam a experiência mais fluida e empoderadora para quem faz parte da empresa.

Segundo dados da Gallup, equipes com alta experiência positiva têm 43% menos rotatividade. Isso demonstra que investir na jornada das pessoas é também uma estratégia de retenção.

Principais funcionalidades de um sistema de gestão de pessoas completo

Soluções robustas são compostas por diferentes módulos, que podem ser ativados conforme a maturidade e necessidades da empresa. A seguir, veja os principais:

Recrutamento e seleção

O módulo de recrutamento permite automatizar etapas como por exemplo:

• Divulgação de vagas em múltiplos canais;

• Triagem automática com IA;

• Testes e entrevistas online;

• Feedbacks personalizados para pessoas candidatas.

Além disso, melhora a experiência desde o primeiro contato com a empresa. A Gupy, por exemplo, combina IA com mapeamento de perfil comportamental para indicar as melhores pessoas para cada posição.

Controle de ponto

O ponto de entrada e saída é um dos controles mais simples e utilizados nas empresas. Bem como o nome sugere, esse controle registra o horário que as pessoas chegam e saem da empresa, mas fazê-lo de forma manual é um trabalho dispensável e pouco eficiente.

Portanto, existem sistemas de gestão de pessoas no mercado que ajudam nesse controle de forma simples e digital.

Treinamento e desenvolvimento

Soluções modernas de gestão de pessoas incluem sistemas de Learning Management System (LMS), que permitem criar, organizar e acompanhar treinamentos de forma digital e personalizada. 

Com essas ferramentas, é possível desenvolver trilhas de conhecimento específicas para cada perfil ou função, além de oferecer conteúdos em formatos variados, como vídeos, artigos e quizzes, que facilitam o aprendizado contínuo.

O microlearning, por exemplo, é uma metodologia que disponibiliza conteúdos curtos e focados, promovendo maior retenção de informação e flexibilidade para que as pessoas possam aprender no ritmo delas, sem impactar negativamente suas rotinas.

Além disso, o treinamento contínuo é um dos principais fatores para aumentar o engajamento e a motivação das equipes, pois promove crescimento profissional alinhado aos objetivos da empresa, melhora a performance e prepara o time para os desafios futuros.

A Gupy Educação Corporativa, oferece uma solução gamificada de treinamento e desenvolvimento que utiliza elementos de jogos para tornar o aprendizado mais atrativo e interativo. Com essa plataforma, é possível criar cursos personalizados, acompanhar resultados em tempo real e estimular a participação ativa das pessoas colaboradoras.

Avaliação de desempenho

Avaliar o desempenho da equipe de maneira contínua é fundamental para garantir o alinhamento entre expectativas e resultados, identificar oportunidades de crescimento e fortalecer a cultura de feedback na organização.

Sistemas avançados de gestão de pessoas disponibilizam recursos como:

• Feedback 360º, que reúne opiniões de diferentes fontes para uma avaliação mais completa;
• Check-ins periódicos e reuniões 1:1, que promovem conversas regulares e focadas no desenvolvimento;
• Monitoramento de metas e OKRs (Objectives and Key Results), que permite acompanhar o progresso individual e coletivo em relação aos objetivos estratégicos.

Essa abordagem contínua substitui as avaliações tradicionais anuais, tornando o processo mais dinâmico, transparente e engajador. Além disso, o acompanhamento constante ajuda a antecipar problemas, reconhecer talentos e ajustar estratégias em tempo real.

A Gupy oferece a plataforma de Gestão de Desempenho, que integra essas funcionalidades e facilita a construção de planos de desenvolvimento individuais (PDIs), aumentando o engajamento e a produtividade do time.

Admissão de pessoas colaboradoras

Por fim, mais uma frente que um sistema de gestão pode ajudar é na admissão de pessoas colaboradoras. Esse processo é, na maioria das vezes, conhecido por exigir muitas documentações e assinaturas de contratos. Quando feito de forma manual e física, exige mais tempo, atenção redobrada e muitas idas e vindas da pessoa colaboradora à empresa.

Dessa maneira, um software de admissão digital consegue centralizar todas as admissões e fazer o processo 100% online. O Gupy Admissão, por exemplo, operacionaliza todo o processo para o RH, reduzindo o tempo de checagem de documentos e possíveis retrabalhos.

Gestão de benefícios e remuneração

O módulo de gestão de benefícios e remuneração é fundamental para garantir transparência, eficiência e flexibilidade na administração do pacote de vantagens oferecido às pessoas colaboradoras. 

Com essa funcionalidade, as empresas conseguem configurar benefícios flexíveis que atendem às diferentes necessidades e perfis, como planos de saúde, vales, bônus por desempenho, programas de bem-estar e incentivos personalizados.

Além de facilitar a gestão operacional desses benefícios, o sistema permite acompanhar em tempo real os custos envolvidos, oferecendo visibilidade clara para o RH e a liderança sobre o investimento feito em remuneração e benefícios. Essa transparência contribui para a tomada de decisões mais assertivas, alinhadas à estratégia financeira da empresa.

O cenário atual mostra que o tema benefícios evoluiu muito e se tornou cada vez mais estratégico. Tendências como o bem-estar corporativo, que engloba saúde física e mental, qualidade de vida e equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, são fatores decisivos para a atração e retenção de talentos. 

Benefícios personalizados, que respeitam as particularidades de cada pessoa colaboradora, tornam o ambiente de trabalho mais inclusivo e motivador.

Dessa forma, uma gestão moderna e digitalizada dos benefícios e remuneração ajuda a consolidar a cultura organizacional, promove maior engajamento e contribui para a competitividade da empresa no mercado.

Quando é a hora certa de adotar um sistema de gestão de pessoas?

Identificar o momento ideal para implementar um sistema de gestão de pessoas é fundamental para que a transição seja eficiente e traga os resultados esperados.

Embora cada empresa tenha seu próprio ritmo, existem sinais claros que indicam que é hora de considerar essa solução tecnológica, por exemplo:

• Processos manuais em excesso e erros recorrentes: Se tarefas como controle de ponto, folha de pagamento, admissão e avaliação são feitas manualmente, há grande risco de falhas, retrabalho e perda de tempo. Um sistema automatizado reduz esses riscos e aumenta a precisão dos processos.
• Falta de controle de dados e documentos: Perder documentos importantes, não ter uma base única de informações ou encontrar dificuldades para acessar dados atualizados prejudica a gestão e pode causar problemas legais e operacionais.
• Dificuldade em escalar contratações: Quando o crescimento da empresa torna o processo seletivo e a admissão lentos, desorganizados ou pouco eficazes, um sistema ajuda a agilizar e profissionalizar essas etapas.
• Alta rotatividade sem entendimento claro das causas: Se a empresa enfrenta alta saída de pessoas colaboradoras e não consegue identificar os motivos, ferramentas de People Analytics podem revelar padrões e auxiliar em ações preventivas.
• Feedbacks negativos sobre a experiência da equipe: Comentários recorrentes sobre dificuldades em acessar informações, falta de transparência ou processos demorados indicam a necessidade de uma solução que melhore a jornada interna.

Se um ou mais desses sinais estiverem presentes na sua empresa, essa é uma forte indicação de que investir em um sistema de gestão de pessoas trará ganhos operacionais, estratégicos e competitivos importantes.

Como escolher o sistema de gestão de pessoas ideal para sua empresa?

Selecionar o sistema de gestão de pessoas adequado é uma decisão estratégica que impacta diretamente a eficiência do RH e o crescimento do negócio. 

Para garantir que a escolha atenda às necessidades atuais e futuras da empresa, é importante seguir uma metodologia estruturada e alinhada aos objetivos organizacionais. Separamos algumas etapas essenciais para uma seleção eficaz, veja abaixo:

Mapeamento de necessidades e definição de requisitos

Antes de iniciar a busca por fornecedores, é fundamental entender profundamente as necessidades específicas da sua empresa. Isso começa pelo mapeamento dos processos críticos que impactam diretamente a operação e a gestão do capital humano. 

Identificar os gargalos atuais, como etapas lentas ou que geram retrabalho, ajuda a priorizar funcionalidades que realmente farão a diferença no dia a dia.

Envolver lideranças e usuários finais nesse processo é essencial para garantir que o sistema atenda às expectativas e necessidades reais de quem utilizará a ferramenta, promovendo maior adesão e efetividade após a implantação.

Avaliação de fornecedores: critérios além do preço

Embora o custo seja um fator importante, a escolha do fornecedor ideal deve considerar aspectos que influenciam diretamente a experiência e os resultados da empresa. A experiência do fornecedor no seu setor de atuação garante que a solução tenha funcionalidades alinhadas às necessidades específicas do mercado.

A qualidade do suporte técnico e o processo de onboarding são essenciais para uma adoção tranquila e rápida do sistema. A segurança dos dados, em especial em conformidade com a LGPD, deve ser prioridade para proteger informações sensíveis.

Além disso, a frequência das atualizações demonstra o compromisso com a inovação, enquanto uma boa experiência do usuário (UX) facilita o uso cotidiano.

Avaliar o roadmap de inovação do fornecedor ajuda a garantir que o sistema acompanhará o crescimento e as mudanças futuras da empresa.

Implementação e gestão de mudança: garantindo o sucesso

A contratação do sistema é apenas o primeiro passo para transformar a gestão de pessoas. Para garantir o sucesso, o processo de implementação deve ser planejado por fases, permitindo ajustes e adaptações conforme o avanço.

Treinar a equipe usuária é crucial para que todas as funcionalidades sejam aproveitadas e a resistência à mudança seja minimizada. A comunicação clara sobre os benefícios do sistema ajuda a engajar todos os envolvidos.

Por fim, medir continuamente os KPIs estabelecidos durante o planejamento permite avaliar o impacto real da ferramenta, identificar pontos de melhoria e assegurar que os objetivos estratégicos sejam alcançados.

Como a Gupy pode ajudar a sua empresa?

A Gupy oferece um sistema completo de soluções em gestão de pessoas, que vai além da automatização de processos. Com tecnologia própria e inteligência artificial, as soluções da Gupy promovem:

• Melhoria na experiência de quem contrata e de quem é contratado;
• Redução de custos operacionais;
• Aumento da produtividade;
• Tomada de decisão baseada em dados.

Para que tudo isso funcione de maneira ágil e eficaz, entre as soluções disponíveis destacam-se:

• Gupy Recrutamento & Seleção;
• Gupy Admissão;
• Gupy Gestão de Desempenho;
• Gupy Pesquisas e Engajamento;
• Gupy Educação Corporativa.

A Gupy é parceira estratégica de empresas que querem evoluir seus processos de gestão de pessoas com tecnologia de ponta e foco em resultados reais. Quer saber mais? Clique na imagem abaixo e fale com um de nossos especialistas!