Checklist: 14 documentos para admissão de um funcionário

Sabemos que as leis trabalhistas exigem uma série de formalidades e que, muitas vezes, os profissionais de RH se confundem em meio a tantos processos e burocracias.
 
A etapa de recrutamento e seleção, como o próprio nome diz, é uma etapa que só termina quando o profissional contratado é oficialmente apresentado a toda a empresa.

Até chegar a essa fase, após receber a aprovação pelo RH, o candidato deverá passar pela parte burocrática de uma contratação no regime CLT: a entrega da documentação.

Essa etapa existe para que todos os dados possíveis do novo contratado sejam inseridos no sistema de folha de pagamento, no qual seu contrato de trabalho será impresso e, a partir desta data, ele estará oficialmente contratado.

Entender que essa é uma fase obrigatória em todas as organizações faz com que o RH dê uma atenção especial e invista em melhores práticas para otimizar um processo tão formal e torná-lo uma etapa mais humanizada.

Dessa forma, o RH será capaz de reter os talentos mesmo antes de ingressarem na empresa, pois todos os braços da área de gestão de pessoas devem estar alinhados estrategicamente de acordo com a cultura organizacional.  

Como cada empresa tem uma forma específica de efetivar esse passo, neste post vamos informar os principais documentos exigidos em uma contratação.

Além disso, vamos esclarecer sobre o tempo que eles devem ficar retidos no RH e ainda vamos ajudar você a implantar formas mais simples de agilizar e organizar esse processo, evitando gargalos. Acompanhe!


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Imagem da mascote gaia lendo, representando materiais e conteudos ligados ao processo de admissao



Para que servem os documentos de admissão?

A parte final do processo de contratação de um funcionário demanda que ele envie uma série de documentos ao departamento de gestão de pessoas da empresa. Apesar de ser uma etapa que às vezes é questionada como trabalho excessivo, há uma série de razões que justificam a necessidade dessa documentação.

Os registros civis servem para que a empresa identifique e conheça melhor o novo colaborador, além de ter acesso às suas informações básicas. Dados sobre dependentes financeiros também são importantes para cálculos de direitos trabalhistas, salário-família, IRRF e pensão alimentícia.

Também são importantes no caso de inclusão nos benefícios concedidos pela empresa (convênio médico e odontológico, auxílio creche etc.)

A admissão de uma pessoa só pode ser efetivada a partir da apresentação dos dados contidos nas certidões e a regularidade da organização depende disso, pois a qualquer momento fiscais do Ministério do Trabalho podem realizar uma auditoria e é fundamental que a empresa cumpra as exigências para se enquadrar na lei.

Quais são os documentos para admissão?

Alguns documentos são solicitados ao novo colaborador durante o processo de admissão. Separamos os principais, são eles:

  • foto 3×4;

  • original e cópia da carteira de trabalho;

  • original e cópia da carteira de habilitação (caso o cargo utilize veículo, atentar para a categoria exigida);

  • cópia da carteira de identidade;

  • cópia do CPF;

  • cópia do comprovante de endereço;

  • cópia do título de eleitor;

  • inscrição no PIS;

  • cópia do comprovante de escolaridade;

  • original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;

  • cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);

  • cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);

  • original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional);

  • cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;

  • cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos;

  • original e cópia da carta de referência.

Quais documentos não podem ser exigidos na admissão?

Também existem documentos que não podem ser, de maneira alguma, exigidos pelo empregador — e que, se feito, acarreta multas e penalidades. São eles:

  • exame de HIV;

  • exames que comprovem gravidez;

  • registros de dívidas ou não do candidato, como certidão negativa no SPC e Serasa;

  • dados de antecedente criminal;

  • documento comprovando ausência de ações trabalhistas do candidato, ou seja, comprovando que ele nunca entrou em uma ação contra uma empresa.

Esses itens são considerados de caráter discriminatório quando solicitados ao empregado e, caso uma empresa os solicite, causando constrangimento e preconceito no ambiente de trabalho, ela pode sofrer uma ação trabalhista e ser gravemente multada.

A partir do momento em que o candidato entrega a documentação solicitada, de acordo com a Lei nº 5.553, a empresa tem o prazo máximo de cinco dias para devolver todos os documentos originais, mesmo se forem cópias autenticadas.

Além disso, segundo o artigo 29 da CLT, o prazo é reduzido a 48 horas para a entrega da carteira de trabalho devidamente assinada pelo contratante.

Com esse prazo definido por lei, cabe ao setor de Recursos Humanos, responsável pelo cadastro do colaborador, a responsabilidade de gerir esse processo da forma mais ágil e efetiva possível, para que a empresa não sofra penalidades.

Dependendo da quantidade de profissionais que serão contratados, esse prazo pode ser bem curto, portanto, a equipe do departamento pessoal deverá estar preparada para conduzir de forma eficiente o recebimento e a conferência da documentação exigida.

Com a implantação obrigatória do e-social nas empresas, evitar erros de digitação e conferir detalhadamente os dados obrigatórios antes de lançá-los no sistema de folha de pagamento custa um tempo precioso na finalização do processo, pois com o envio automático das informações para os órgãos envolvidos é imprescindível atenção total nessa etapa para evitar retrabalho e concluir o processo com eficiência.

Quais são as dicas para otimizar o processo de admissão?

Vamos fornecer algumas dicas de como o gestor de Recursos Humanos deve proceder para gerir a equipe, de forma que toda a etapa burocrática envolvendo a admissão do novo colaborador seja mais ágil e eficiente, transformando esse processo em uma experiência mais acolhedora.

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1. Incentivar a comunicação interna

Essa é uma premissa determinante em qualquer área da organização. Como geralmente a equipe responsável pelo recrutamento e seleção não é a mesma que cadastra o colaborador no sistema, se faltar diálogo antes e durante as etapas, todo o processo será comprometido, o que prejudicará o cronograma do RH e a entrada do colaborador no setor contratante.

O gestor deve estar sempre atento e engajar toda a área, unificando as informações e acompanhando cada etapa, para que os procedimentos possam fluir de acordo com o previsto.

A comunicação interna eficiente transforma a empresa em um lugar mais produtivo e lucrativo, pois evita conflitos, falhas e desmotivação dos colaboradores.

2. Enviar a lista de documentos com antecedência

Assim que o RH informar a aprovação do profissional, é necessário enviar por e-mail a lista de documentos e as fichas para preenchimento, além das informações sobre o agendamento do exame médico admissional. Dessa forma, o novo colaborador ganhará tempo para separar e preencher tudo, comparecendo à empresa na data reservada para seu início com tudo o que foi solicitado.

É importante o RH abrir um canal de comunicação em caso de dúvidas do profissional e acompanhar se ele compareceu à consulta, assim como verificar se todos os documentos e formulários foram providenciados.

3. Controlar o recebimento

Tão importante quanto solicitar os documentos e formulários com antecedência é a conferência minuciosa de cada item exigido. Para ajudar nessa etapa, é importante que o RH tenha um check list e um arquivo físico devidamente organizados.

Com essas pequenas mudanças, a parte operacional pode se tornar mais dinâmica e menos cansativa para os envolvidos.

4. Ter reconhecimento e engajar a equipe

O líder é responsável por desenhar todas as etapas dos processos de RH, junto com seus colaboradores e de acordo com a cultura organizacional, de forma que a equipe entregue resultados efetivos e com isso conquiste autoconfiança, motivação, engajamento e credibilidade perante a empresa.

Estar atento ao que os talentos podem acrescentar para um melhor funcionamento do setor e aplicar as ideias torna a equipe mais independente e segura. Com isso, o gestor poderá focar na tomada de decisões estratégicas da organização e desenvolver as demais áreas do RH (retenção de talentos, redução de custos, treinamento e desenvolvimento etc.).

5. Aderir à tecnologia

Mesmo em fases tão manuais, a tecnologia pode ser uma grande aliada para agilizar alguns pontos na entrega dos documentos para admissão, um bom exemplo são alguns formulários que as empresas pedem que os profissionais preencham no ato da assinatura do contrato, sendo que eles podem ser enviados por e-mail em formato editável, assim o colaborador pode preenchê-los até pelo celular e encaminhá-los junto com os documentos digitalizados.

Dessa forma, o RH terá acesso mais rapidamente às informações, efetuando a impressão de forma única assim que o contrato de trabalho for gerado.

Além disso, é possível incluir no sistema os documentos escaneados, otimizando o arquivo digital e alimentando o banco de dados do colaborador.

Etapas burocráticas são cansativas e exigem muito de nossa atenção. É preciso muito cuidado para que falhas não aconteçam e coloquem todo o processo a perder.

Quando o setor de Recursos Humanos tem como auxílio ferramentas tecnológicas na área, as etapas se tornam mais dinâmicas e eficientes, proporcionando a toda a equipe experiências desenvolvedoras, transformando as pessoas em profissionais mais felizes e produtivos no cumprimento de suas atividades. 

Neste artigo, você teve acesso à lista de documentos para admissão, prazo para devolução da carteira de trabalho devidamente assinada e também recebeu dicas que você ajudar a otimizar essa etapa tão importante da entrada de um novo talento na organização.

Lembramos que a comunicação clara e objetiva deve estar presente em todos os processos e entre os membros da equipe, pois qualquer falha pode custar um novo recrutamento e esse custo prejudica a credibilidade e a motivação de toda a equipe.

Se você gostou deste artigo e quer desenvolver ainda mais a gestão de pessoas na sua empresa, saiba sobre como fazer um planejamento estratégico do recrutamento e seleção e ajude a transformar seu time em uma equipe de alta performance!

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Guilherme Dias | GUPY

Guilherme Dias | GUPY

Atua com Marketing e Growth sendo CMO & Co-founder na Gupy. Através de uma consultoria de business em que foi sócio, descobriu que adora otimizar processos, redesenhar soluções de gestão e trazer resultados mais agressivos para negócios. É curioso e apaixonado por Recursos Humanos, séries e gastronomia.