O impacto do processo de admissão para reduzir custos de contratação

É comum achar que o papel de uma equipe de RH se resume a recrutar, selecionar, admitir e contratar talentos para a empresa, mas essas etapas são apenas uma parte das responsabilidades desses profissionais. Além de criar estratégias para tornar todos os processos mais ágeis, buscar soluções para reduzir os custos de contratação também fazem parte dessa missão.

Para que isso seja possível, é preciso avaliar os custos envolvidos do processo de seleção como um todo. Nesse sentido, avaliar como é realizada a admissão de pessoas colaboradoras é um processo fundamental. 

Neste artigo, vamos explicar a diferença entre a contratação e a admissão, e como entender esses conceitos pode ajudar na redução de custos de contratação. Boa leitura!

Contratação x Admissão

Ainda que possam parecer ter o mesmo significado, contratação e admissão são conceitos diferentes na prática. Sem dúvida alguma, ambos estão diretamente relacionados, e entender seus significados é fundamental para a missão de reduzir custos de contratação.

O que é contratação?

A contratação de pessoas colaboradoras é um dos processos mais cruciais para uma empresa. Isso porque é o processo que viabiliza a escolha de quem vai integrar os times da sua organização, além de promover a retenção de talentos. 

O processo de contratação de novas pessoas colaboradoras depende das seguintes etapas para acontecer:

• Descrição da vaga em aberto;
• Divulgação da vaga nos lugares certos;
• Seleção de pessoas colaboradoras mais aderentes à vaga;
• Comunicação com as pessoas colaboradoras;
• Aplicação de testes de perfil; 
• Entrevistas com as pessoas candidatas selecionadas;
• Definição da pessoa colaboradora que vai ocupar a vaga;
• Envio de feedback negativo para o restante dos participantes do processo seletivo.

E o que é admissão, afinal?

A admissão, por sua vez, é o processo de formalizar a contratação de uma pessoa colaboradora. Isso significa que acontece depois que as etapas da contratação, que citamos anteriormente, já foram finalizadas.

Para que possa ser viabilizada, uma admissão precisa considerar uma série de procedimentos que visam autorizar uma prestação de serviços via pessoa física ou pessoa jurídica.

A partir daí, nasce um contrato de trabalho, que é fruto da admissão de pessoas colaboradoras. Esse contrato pode variar de acordo com a lei e necessidade da empresa. 

Leia também: Etapas do processo de admissão de funcionários: quais as principais e como organizá-las?

Mas é essencial entender que a admissão vai muito além de procedimentos jurídicos e burocráticos. Suas etapas são as seguintes: 

• Solicitação de documentos necessários para a admissão da pessoa colaboradora;
• Organização e verificação da documentação recebida;
• Integração da pessoa colaboradora.

O papel do time de RH é o de economizar recursos, tempo e esforço da equipe em tarefas mais operacionais; maximizar as redução de riscos jurídicos, competências agregadas, adaptação e integração da pessoa colaboradora e, claro, a redução de custos.

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Por que é importante saber quais são os custos de contratação

Antes de entender como reduzir custos de contratação na sua empresa é preciso saber quais são estes custos. 

De acordo com o Departamento Intersindical de Estatística e Estudos Socioeconômicos, um colaborador custa, em média, 74% a mais do que o salário bruto pago. Esse custo é explicado pelo fato da empresa precisar arcar com encargos tributários e trabalhistas. Para fins de comparação, esse mesmo custo em empresas norte-americanas gira em torno de 14% a mais sobre a folha de pagamento das pessoas colaboradoras.

Esse cenário quer dizer que, no Brasil, uma pessoa colaboradora que recebe um salário de R$2.000, por exemplo, custa aproximadamente R$3.500, sem incluir os benefícios corporativos na conta. É importante lembrar que nestes custos adicionais, contribuições como INSS e FGTS e encargos trabalhistas (13º salário, férias remuneradas, licença maternidade/paternidade, etc.) estão inclusos.

Como calcular o custo de contratação

Na hora de calcular o custo de contratação é preciso entender que existem custos fixos, que são os que citamos há pouco, e os variáveis. Esses custos variáveis dependem de quais benefícios a sua empresa oferece e também de como determinados processos internos são realizados, como onboardings e treinamentos, por exemplo.

Para calcular os custos fixos de uma contratação é preciso considerar diferentes regimes tributários. Para facilitar, nos 2 cenários vamos usar como base o exemplo de um salário de R$ 1.000. Confira:

Simples Nacional

Empresas optantes pelo Simples Nacional precisam arcar com os seguintes encargos tributários: 

• 13º salário: R$1.000,00 (valor anual)
• Férias remuneradas: R$ 1.000,00 (valor anual)
• ⅓ sobre férias remuneradas: R$ 333,33 (valor anual)
• FGTS: R$ 80,00 (8%)
• FGTS anual: R$ 186,67 (8%)
• Vale-refeição/alimentação: R$ 20,00 (por dia), R$ 440,00 (mensal)
• Vale-transporte: R$ 8,00 (por dia), R$ 176,00 (mensal)
• Provisão Mensal (quando inclui férias, ⅓ sobre férias, 13º salário e 8% de FGTS anual) dividido pelos 12 meses: R$ 210,00

Total a ser pago pela empresa*: R$ 1.906,00

(*esse valor pode variar de empresa para empresa e o total considera um salário de R$ 1.000,00 como base).

Na hora de fazer esse cálculo é preciso desconsiderar valores que fazem parte da contribuição do colaborador:

• 8% de INSS: R$ 80,00 descontados da folha de pagamento
• 6% sobre o salário: R$ 60,00 descontados da folha de pagamento

Total a ser pago com descontos*: R$ 1.766,00

(*esse valor pode variar de empresa para empresa e o total considera um salário de R$ 1.000,00 como base).

Lucro Presumido ou Lucro Real

Esse é um cálculo feito da mesma maneira que é realizado para empresas que se enquadram no Simples Nacional. A única diferença, é que é adicionado ao valor total a alíquota de terceiros, que viabiliza serviços sociais SENAI, SESI e SESC. O valor desse tributo varia de empresa para empresa.

Como reduzir custos de contratação?

É importante que sua equipe de RH saiba que a redução de custos não quer dizer cortar verba deliberadamente e perder qualidade na hora de trazer bons talentos para a empresa. 

Esse processo é, na verdade, sobre otimizar a contratação e viabilizar investimentos naquilo que realmente é necessário para a atração de talentos. Confira nossas dicas de como reduzir custo de contratação na sua empresa:

Investir em employer branding

Em tradução livre, a expressão em inglês employer branding significa “marca empregadora'' e é, na prática, uma série de estratégias com o objetivo de garantir uma boa reputação da empresa como empregadora.

Um levantamento feito pelo Linkedin aponta que empresas que investem em employer branding conseguem reduzir até 43% de custos de contratação. Na pesquisa, é possível entender que as pessoas candidatas tendem a procurar por vagas em empresas que já ouviram falar ou acompanharam algum tipo de conteúdo relacionado.

Conhecer bem as necessidades de cada área

Um processo seletivo pode variar de acordo com as necessidades de cada área de uma empresa. Algumas vagas podem precisar da aplicação de testes técnicos, por exemplo, e outros cargos pode ser necessário que a pessoa candidata passe por entrevistas com o time todo.

Justamente por isso, é essencial que a sua equipe de RH conheça a fundo as especificidades de cada área, o que ajuda a eliminar etapas desnecessárias e, consequentemente, a economizar recursos. 

Divulgar suas vagas nos lugares certos

Para que seja possível entender onde a pessoa candidata ideal para a sua vaga está, é necessário mapear os lugares de divulgação que tenham mais fit com aquele cargo. 

Um exemplo de como essa lógica funciona, é com as vagas de estágio: esse tipo de oportunidade pode ser divulgada em grupos de faculdade e em redes socais que o público desse tipo de vaga está presente.

Esse cuidado não exclui o processo de divulgar as vagas em job boards e na página de carreiras do seu negócio.

Outra etapa que vai ser fundamental na hora de divulgar as vagas da sua empresa é fazer boas descrições de cargo, que mostrem todas as competências técnicas e necessidades que aquela posição exige.

Analisar dados relevantes

Ficar atento às métricas e indicadores de recrutamento e seleção é um passo fundamental para entender a eficiência dos seus processos seletivos e enxergar gaps, o que ajuda a otimizar o trabalho da sua equipe. Dentre esses indicadores, selecionamos alguns que são essenciais para seu time de RH acompanhar:

• Time to fill (tempo de preenchimento de uma vaga);
• Time to hire (tempo de contratação de uma pessoa colaboradora);
• Turnover;
• Aderência da pessoa candidata ao perfil da empresa;
• Qualidade das contratações;
• Diversidade nas contratações. 

Leia também: Como a IA pode reduzir o seu tempo de preenchimento de vagas?

Criar uma política de recrutamento interno

Existe a possibilidade de o talento ideal para determinada vaga já fazer parte do quadro de funcionários da empresa. Para garantir que nenhuma pessoa colaboradora fique de fora, é ideal realizar processos de recrutamento interno.

Além de se mostrar muito assertivo, esse tipo de recrutamento possibilita reduzir custos com atração, seleção, onboarding completo e treinamentos sobre fit cultural.

Contar com a tecnologia como aliada

A última dica é também uma das mais importantes para reduzir custos de contratação. Utilizar a tecnologia em processos seletivos é a melhor solução para otimizar as etapas do processo, reduzir tarefas operacionais e ganhar tempo para focar em estratégias assertivas para o recrutamento e seleção, admissão e retenção de talentos. 

Com o Gupy Recrutamento e Seleção, por exemplo, sua equipe de RH pode:

• Centralizar todas as vagas abertas da sua empresa em uma única plataforma;
• Divulgar as oportunidades nos principais job boards do mercado e redes sociais;
• Fazer a triagem dos currículos de forma online e rápida;
• Reduzir tempo de contratação;
• Reduzir o turnover com um processo seletivo muito mais ágil;
• Criar etapas como testes e entrevistas;
• E muito mais!

E com a nossa solução de admissão digital, o Gupy Admissão, sua empresa pode:

• Fazer um processo de admissão 100% online;
• Contar com a validação automática de documentos de admissão da pessoa colaboradora;
• Fazer a solicitação de reenvio de documentos, caso seja necessário, pela própria plataforma;
• Fazer a conferência de dados junto ao eSocial;
• Fazer todas a comunicação com a nova pessoa colaboradora via WhatsApp Web;
• Encantar as pessoas colaboradoras e-mails automáticos de boas-vindas;
• E muito mais!