Descrição de cargos: o que é, exemplos e como fazer

O departamento de RH tem função estratégica dentro de uma empresa e muitos desafios a cumprir para otimizar a gestão de pessoas e adequar os profissionais aos cargos e funções de acordo com o perfil e a necessidade de crescimento do negócio.

Dentre as diversas atribuições está a descrição de cargos e o papel do RH é criar um subsistema claro e objetivo, para facilitar os processos de recrutamento e seleção, assim como o entendimento dos gestores de área sobre o tipo de contratação a ser requisitada.

Nosso objetivo com este artigo é criar um guia completo sobre descrição de cargos que seja, ao mesmo tempo, a formalização padronizada das atividades executadas na empresa e a fonte de consulta para toda a equipe do RH e demais funcionários!

O que é a descrição de cargos?

A descrição de cargos e funções é uma documentação que relata quais são as posições ocupadas e atribuições de cada funcionário da empresa. O objetivo da descrição de cargos é tornar claras as atividades exercidas e o que se espera do profissional que ocupa a função.

Nela, deve constar ainda a formação necessária e algum conhecimento específico que seja essencial ao trabalho no dia a dia. A descrição completa e detalhada de um cargo pode ajudar na hora de preencher os requisitos para divulgação de uma vaga e ser um chamariz de bons currículos.

Somado a isso está a padronização que gera processos mais ágeis em qualquer instância em que o RH for acionado. Quando os cargos são bem descritos e relacionados dentro do organograma da empresa, é possível perceber quais são as suas aspirações e ambições mercadológicas.

Assim, será fácil identificar, inclusive, quais são as propostas de valorização profissional e como a empresa atua em relação às promessas de desenvolvimento de carreira e crescimento interno. É fundamental compreender que a empresa pode e deve alterar a descrição de um cargo, caso o perfil do negócio também sofra alterações.

Ela, portanto, deve acompanhar a necessidade da empresa, pois as mudanças no mercado são responsáveis por decisões que exigem repensar estratégias e modificar o organograma.

Como fazer uma descrição de cargos?

Depois que se fizer todo o levantamento das informações necessárias à descrição dos diversos cargos da empresa, é momento de detalhar cada elemento e formatar o documento em sintonia com a filosofia e cultura da empresa.

Conheça os principais elementos e o que deve ser descrito em cada um deles.

1. Identificação

Nesse campo, será inserido o nome completo do cargo. A nomenclatura deve ser adequada à empresa e também ao já praticado no mercado.

Inventar nomes diferentes para cargos similares pode causar confusão e estranheza. O mesmo vale para nomes de cargos em inglês. Se não estiver adequado à imagem e cultura da empresa, não vai atrair os candidatos com o perfil adequado para o negócio.

2. Organograma

Qual será o posicionamento hierárquico desse cargo dentro do organograma? A quem ele reportará? A quem ele comandará? Quem serão os superiores e os subordinados?

Ter uma senioridade bem estabelecida é importante para quem já está na empresa e para quem chega.

Os profissionais que já fazem parte da empresa podem desfrutar de um plano de cargos e salários bem estabelecido. Por outro lado, permite que os recrutadores saibam exatamente qual nível de experiência procurar nos candidatos e avaliar nos currículos.

3. Missão

Qual é o objetivo do cargo descrito? Para que ele existe e quais são as expectativas em relação aos resultados que ele deve apresentar? Quais são as limitações ou potencialidades que o cargo pode oferecer?

Ter uma missão bem definida é fundamental para alinhar expectativas com o candidato. O que ele quer para o futuro? O que almeja em sua empresa? As respostas podem revelar um profissional comprometido e com grandes chances de ser um sucesso na retenção.

4. Atividades exercidas

Todo cargo descrito deverá ter atribuições bem detalhadas e atividades que devem ser desempenhadas pelo funcionário. Essa é a forma que a empresa terá de acompanhar a produtividade e o engajamento de cada profissional.

A descrição de atividades exercidas anda de mãos dadas com o organograma. Ela é uma das bases para a senioridade dos cargos e avaliação de desempenho.

5. Experiência Profissional

Alguns cargos não exigem grande vivência profissional, mas outros são essenciais para a ocupação de determinadas funções. Essa é, inclusive, uma condicional para a participação de colaboradores em processos seletivos internos.

Na hora de montar a descrição do cargo, avalie o que é melhor para a função, complementar a equipe e para a empresa: uma pessoa que tenha vivência naquelas atividades específicas, ou alguém com experiência em atividades genéricas?

Por exemplo, você está recrutando um Analista de Comunicação Interna para compor a equipe de gestão de pessoas. Experiência em comunicação interna é vital, mas pode investir em um profissional do marketing e redação, que contribua com a marca empregadora e o endomarketing.

6. Formação acadêmica

Nesse elemento, também as especificidades técnicas podem ser condicionadas à formação acadêmica específica. É possível que um cargo exija um mínimo grau de instrução que pode variar de nível técnico a superior.

Cargos técnicos ou que necessitem a assinatura de um órgão de classe, como em Segurança do Trabalho, exigem que a pessoa tenha formação específica. Outros, que não precisam de assinatura ou conhecimentos específicos, permitem outras graduações.

7. Competências

Descrever as competências técnicas e comportamentais dos cargos é criar um tópico de observação importante para a empresa.

Detectar as habilidades que um profissional deve ter para assumir uma vaga permite que a empresa selecione os profissionais com maior critério.

Como obter dados sobre um cargo?

Existem três formas de obter dados que vão ser utilizados na descrição de cargos: entrevista, questionário e observação. 

Na entrevista, é possível realizar a entrevista individual, a entrevista em grupo e a entrevista com o supervisor focando em conseguir informações sobre os cargos, definir obrigações e responsabilidades. 

No questionário a coleta de dados sobre uma função é realizada por meio da distribuição de perguntas aos colaboradores e supervisores que atuam e lideram o cargo. Na prática acontece da mesma forma que na entrevista, porém, neste caso há o preenchimento do ocupante do cargo, ou pelo supervisor ou também em ambos. 

A vantagem deste método é a rapidez para se conseguir as informações de muitos funcionários, e um custo operacional baixo. 

Já o método da observação é aplicado principalmente para obter dados de cargos que atuam com tarefas manuais ou atividades simples e repetitivas. Ou seja, quando as demandas que compõem a função podem ser descritas e especificadas a partir da observação do profissional em ação. 

Quais as funções principais de uma descrição de cargo?

Por que é tão útil descrever os cargos? Parece óbvio se respondermos que todos na empresa compreenderão com maior facilidade as suas funções e responsabilidades. Na verdade, esse é o fator principal da descrição, mas existem outros que complementam a efetividade dessa operação.

1. Recrutamento e seleção

Quando surgir a demanda de contratação na empresa, o RH terá melhor direcionamento para buscar os profissionais no mercado. A triagem de currículos será mais rápida proporcionando maior eficiência do departamento na conclusão do processo.

2. Auditoria

Muitos auditores, ao visitar o RH, solicitam a documentação de funcionários e também aquelas que normatizam as práticas da empresa. É comum proceder com a comparação de cargos, funções e salários para detectar discrepâncias entre funcionários de um mesmo setor.

3. Avaliação de competências

Mapear as competências e habilidades será um processo mais dinâmico e rápido se a descrição de cargos estiver completa e atualizada. Assim, será mais fácil avaliar o perfil de cada funcionário e identificar melhor as potencialidades que podem ser aproveitadas na empresa.

Exemplo de descrição de cargo e funções

Vamos tomar como exemplo a descrição de cargo de um Enfermeiro.

Identificação

Cargo – Enfermeiro do Trabalho.

Organograma

Responderá diretamente ao Médico do Trabalho e à gestão de RH, conforme a demanda.

Missão

Prestar assistência inicial ao funcionário que sofrer qualquer tipo de acidente de trabalho ou queixar alguma indisposição momentânea no ambiente de trabalho. Assessorar o médico do trabalho em atendimentos mais complexos.

Atividades exercidas

• registrar dados estatísticos de acidentes e doenças profissionais;
• estudar as condições de segurança e periculosidade da empresa;
• identificar as necessidades de segurança, higiene e melhoria do trabalho;
• elaborar e executar planos e programas de promoção e proteção à saúde dos empregados;
• organizar o setor de enfermagem da empresa;
• estudar as causas de absenteísmo;
• fazer levantamentos de doenças profissionais;
• proporcionar apoio e conforto ao paciente;
• prestar primeiros socorros no local de trabalho;
• fazer curativos ou imobilizações especiais;
• treinar trabalhadores para o uso adequado de EPI;
• estimular hábitos saudáveis.

Experiência

Alguns cargos não exigem grande vivência profissional, mas outros são essenciais para a ocupação de determinadas funções. Essa é, inclusive, uma condicional para a participação de funcionários em processos seletivos internos.

Formação acadêmica

Alguns cargos não exigem grande vivência profissional, mas outros são essenciais para a ocupação de determinadas funções. Essa é, inclusive, uma condicional para a participação de funcionários em processos seletivos internos.

Formação acadêmica

• Curso superior de Enfermagem;
• Registro atualizado no Conselho de competência.

Competências

• técnicas de primeiros socorros;
• conhecimento da legislação trabalhista;
• habilidades interpessoais;
• perfil calmo e conciliador.

Esse é apenas um exemplo, onde caberiam diversas outras descrições de acordo com o perfil da empresa. O objetivo é demonstrar como devem ser distribuídas as informações para uma leitura fluida e bem direcionada.

Ao descrever um cargo é importante que os valores e a cultura organizacional estejam muito bem sedimentados, para agregar valor àqueles que já prestam serviços à empresa e atrair a atenção de bons profissionais.

Com a competitividade em alta e ofertas cada vez mais atraentes para recrutar os melhores perfis é fundamental determinar se preocupar com o fit cultural e avaliar se a empresa está no caminho certo.

Tenha em mente, que ao implantar melhorias na gestão de pessoas é possível que a empresa tenha que mudar alguns conceitos para se adaptar e interagir com novas ferramentas e recursos de atração.

Qual a importância de detalhar os postos de trabalho da empresa?

Uma empresa que deseja encontrar e atrair bons profissionais para compor o quadro de funcionários, deve se preocupar com a imagem que transmite para aqueles que estão em busca de uma colocação no mercado.

De dentro para fora, quanto mais claras forem as descrições de vaga, melhor será o funcionamento da empresa. Os responsáveis diretos e indiretos por um projeto e atividades correlatas terão total ciência do que deve ser feito para uma conclusão com êxito.

Outro fator importante é que, estando os cargos descritos e apresentados em toda a empresa, as reclamações por desvio de função ou equiparação salarial, perderão efeito nas ações trabalhistas requeridas por ex-funcionários.

Algumas características de uma boa descrição são facilmente percebidas na empresa. Nós já explicamos um pouco sobre elas nos tópicos anteriores. Agora, vamos reforçar essa importância.

Posicionamento hierárquico

Muitas vezes é difícil saber quem de fato é responsável pela execução de uma tarefa. Acontece de as empresas não definirem os cargos e atividades de cada profissional. Sendo assim, será difícil cobrar um resultado diretamente.

Com a descrição de vaga, a empresa pode ser entendida como um grande tabuleiro de xadrez, em que cada funcionário representa uma peça importante e sabe exatamente qual o seu papel dentro da organização.

Assim como no jogo de estratégia, algumas peças têm maior poder de decisão e assumem a dianteira das iniciativas, sendo seguidas atentamente por aqueles que esperam por uma ordem ou orientação.

Levando em consideração o fato de que cargos de liderança requerem mais atenção na hora da contratação, pela responsabilidade que agregam na gestão de processos e pessoas, crie bons critérios para levantamento das competências para avaliar melhor os perfis durante os processos de recrutamento e seleção.

Elemento motivacional

É comum que alguns cargos tenham níveis de atividades diferenciadas, mas que permaneçam dentro do mesmo grupo de atribuições. Ao criar cargos com escala de responsabilidades diferentes, a empresa poderá atribuir salários compatíveis com a evolução.

Essa é uma estratégia que pode servir como fator motivacional, pois os funcionários se sentirão estimulados a desempenhar bem as funções, com o objetivo de crescimento vertical que proporcionem maiores desafios e melhorias salariais e em contrapartida sua empresa reter os talentos.

Etapas de pré-planejamento

Quando a empresa decide que é o momento de desenhar e descrever os cargos é recomendável elaborar um esboço de todo o planejamento, para uma visualização global, antes da criação e divulgação para todos os funcionários.

Quem é o responsável por criar a descrição? 

Por mais que o RH seja o responsável pela gestão de pessoas na empresa e por tudo que tenha relação com os aspectos legais — como obrigações e direitos — relacionados a cada empregado, a descrição de cargos deve abranger a participação de mais pessoas.

Alguns cargos, que exigem conhecimento, formação e experiência específica, por exemplo, só podem ser bem descritos com a colaboração dos gestores das áreas — normalmente, responsáveis pelas contratações e que entendem bem as necessidades da empresa.

Cabe ao RH a função operacional da descrição que é coletar os dados, compilar e inserir as informações, para só depois desenhar a estrutura do documento final.

O alinhamento das expectativas e necessidades junto às áreas é que vai promover melhor adequação entre cargos e atividades.

Como fazer a análise do cargo que você precisa descrever? 

Se a empresa está mesmo disposta a implantar um sistema de descrição de cargos, você deve, antes de tudo, colher todas as informações que julgar importantes para um detalhamento completo — experiência, formação, conhecimento, habilidades, responsabilidades, faixa salarial.

Solicite a colaboração de cada gestor, para ratificar ou retificar as informações coletadas, a fim de ter um documento que corresponda não só à realidade da empresa, como também às práticas do mercado. É fundamental que a sua empresa não esteja aquém ou além do que é atribuído a um determinado cargo.

Se julgar pertinente, elabore um breve questionário para facilitar a prévia da descrição — a ação pode ajudar um gestor a lembrar de detalhes relevantes durante o processo de levantamento que passam despercebidos na rotina diária.

Pode ser que o questionário não seja o melhor recurso para obter informações e você pode utilizar outros métodos como entrevista ou observação.

Talvez se manter à distância ou participar ativamente do dia a dia de uma determinada área vá ser mais eficiente e fornecer informações para o objetivo proposto. Tudo vai depender das características da empresa, perfil dos gestores e dos cargos.

O que é desenho e enriquecimento de cargo?

Desenho de cargos é a definição da estrutura de cada cargo dentro da empresa. Sendo assim, é necessário que seja descrito quatro questões básicas:

• qual é o conjunto de atividades ou tarefas que o profissional realizará;
• como as demandas serão executadas (métodos e processos de trabalho);
• a quem o profissional do cargo deve responder, ou seja, quem é o seu superior imediato;
• quem são os subordinados do profissional do cargo.
  
  

O enriquecimento de cargo é caracterizado como o aumento de atividades que a função irá se responsabilizar.

Ou seja, o enriquecimento de cargo agrega valor a um cargo, dando aos profissionais mais autonomia e poder de decisão perante as demandas que executa, gerando um ambiente motivador nesta ação.

Este raciocínio se baseia na ideia de que os funcionários possuem uma predisposição natural a buscar o sucesso e ficam ansiosos para serem reconhecidos e conquistar um papel maior na empresa.

Afinal, quando os colaboradores não são desafiados naquilo que trabalham, tendem a não se esforçarem ao máximo.

Etapa de planejamento

Muitas informações serão coletadas na etapa do pré-planejamento e o responsável pela elaboração do documento não conseguirá inserir todas elas na íntegra. A descrição deve conter detalhes, mas ser ao mesmo tempo objetiva.

É preciso analisar a relevância dos dados coletados e filtrar aqueles mais importantes que devem de fato compor o documento. Lembre-se de que, a esse processo, serão condicionadas as contratações futuras e as eventuais promoções na empresa.

De modo geral, a estrutura de descrição de cargos obedece a um formato padrão, com pequenas alterações atreladas ao segmento, modo de operação e particularidades da empresa.

Veja o passo a passo para a criação da descrição e cargos:

• identifique o cargo a ser descrito;
• defina qual será o método de levantamento das informações (questionário, entrevista e observação);
• colete e revise os dados (hierarquia e reporte);
• compile e registre em documento;
• divulgue para a empresa.

E para aprender mais sobre o mundo do RH, ouça o RH sem filtros, um podcast Gupy sobre cultura de inovação e estratégia para a área de recursos humanos.

Boas práticas de estilo de linguagem e formatação

O equilíbrio da linguagem deve se adequar ao perfil e estilo corporativo. O mundo pode estar antenado e moderno, mas muitas empresas ainda caminham dentro de uma filosofia convencional e reservada.

O desenvolvimento e uso da tecnologia para se conectar aos principais meios de comunicação incorporou alguns termos que se tornaram comuns em muitas empresas.

Portanto, a descrição deve obedecer a um padrão que pode ser atrelado ao modo de atuação da empresa ou a uma linguagem mais apropriada a um futuro que se almeja alcançar.

Os critérios para definição dessa linguagem devem seguir a cultura organizacional — o importante é que as informações estejam dispostas de forma clara, objetiva e de acordo com o público que se deseja alcançar.

Não adianta desejar profissionais com formação e experiência acima da média se a empresa não tiver condição de cobrir as ofertas salariais de mercado.

Como também não é recomendável incentivar a diversidade se internamente já não existir todo um trabalho de inclusão.

Atenção aos verbos para descrição de atividades listados abaixo.

Sobre comunicação

Analisar, atender, comunicar, conferir, constatar, consultar, divulgar, encaminhar, entrevistar, estudar, examinar, explicar, fornecer, informar, notificar, observar, prestar, proceder à, providenciar, ratificar, receber, recepcionar, relatar, solicitar, telefonar, verificar.

Sobre realização

Ajustar, analisar, pesquisar, planejar, preparar, rever, selecionar, supervisionar, apoiar, apresentar, aprimorar, aprovar, avaliar, conduzir, consultar, controlar, desenvolver, elaborar, examinar, executar, informar, organizar, orientar, participar, treinar, verificar — devem ser utilizados no início da frase.

Sobre projetos e documentação

Anotar, arquivar, catalogar, classificar, coletar, controlar, copiar, emitir, interpretar, lançar, preparar, realizar, redigir, registrar, retificar, selecionar, transcrever.

Sobre resultados a alcançar

Alcançar, atingir, manter, maximizar, minimizar, obter aumentar, contribuir, cumprir, estabelecer, estimular, facilitar, programar, otimizar, preservar, promover, proteger, reduzir — devem ser utilizados no meio da frase, depois de palavras como "visando a", "a fim de", "para” ou "com o objetivo de“.

Sobre operações

Abrir, acionar, ajustar, estocar, limpar, lixar, manejar, aplicar, apoiar, armazenar, carregar, confeccionar, regular, reparar, retirar, separar, construir, cortar, desmontar, dirigir, empacotar, entregar, manipular, medir, operar, pintar, preparar, transportar, utilizar, zelar.

Sobre supervisão

Acompanhar, determinar, estabelecer, orientar, aprovar, controlar, coordenar, definir, planejar, programar, propor, revisar, supervisionar.

Sobre informações

Analisar, conferir, constatar, examinar, observar, verificar.

A descrição de cargos não somente é importante para nortear as ações da empresa, como também, para romper as dificuldades de identificação de perfis pela falta de detalhamento de funções, o que vale para a avaliação interna e externa.

Não descreva as funções de um cargo com parágrafos muito longos, pois há um risco de má interpretação, o que pode interferir na execução das tarefas diárias ou entendimento das atribuições.

Além disso, caso uma função esteja descrita de forma inadequada ou possibilite dupla interpretação, poderá ser usada em futuras ações judiciais de reclamações trabalhistas, o que deixará a empresa sem condições de uma defesa.

Em cada descrição, cabe adequar as informações para atender aos propósitos da empresa, observando as limitações preexistentes e a capacidade produtiva da organização.

Informações desencontradas ou fora do contexto podem prejudicar as ações de onboarding, uma vez que o processo seletivo pode divulgar e prometer atividades que na prática não serão exercidas pelo profissional, frustrando as expectativas de um funcionário recém-contratado.

Checklist para descrição de cargos

Para não esquecer nenhum aspecto importante da construção da descrição de cargo, porque não recorrer a um checklist que ajude a elencar o passo a passo e verificar se as informações estão claras e adequadas ao entendimento geral?

• Todas as informações foram levantadas com êxito?
• O método utilizado para a pesquisa foi adequado?
• As atividades diárias estão descritas conforme as necessidades da função?
• Todas as competências necessárias foram relacionadas?
• Detalhes como horário de trabalho, local e hierarquia estão corretos?
• O salário e os benefícios estão listados claramente?
• O gestor da área está de acordo com o que foi descrito?
• Toda a descrição passou por revisão criteriosa?
• A linguagem está adequada?
• A formatação obedeceu aos padrões da empresa?

O checklist serve para verificar se todos os procedimentos estão em conformidade com as características e DNA da empresa. Se a resposta for afirmativa, conclua o processo, e divulgue o novo plano de descrição de cargos para toda a empresa.

Existem ferramentas que ajudam a fazer a descrição?

Os avanços tecnológicos chegaram até a área de Recursos Humanos e trouxeram sistemas como infinitas funcionalidades. Dentro dessas ofertas, é possível encontrar softwares que ajudam na condução desse processo de descrição de cargos.

É o caso de ATS como a Gupy, que vem com um template de criação de vagas que facilita na hora de replicar essas descrições dentro das vagas.

Depois de incorporar a descrição dos cargos dentro do software, os processos de recrutamento, seleção e integração de novos talentos é facilitado. Ou seja, a empresa economiza tempo e recursos ao mesmo tempo que aumenta a eficácia dessas atividades.

Quais erros na descrição de cargo são fatais?

Até aqui, você aprendeu a fazer um bom job description. Agora, vamos listar os principais erros para você ter atenção ao contratar e evitar problemas quando o colaborador assume o cargo.

Descrever o máximo de habilidades mesmo que o cargo não exija

Buscar por um profissional que seja poliglota, possua muitos anos de experiência na função e um combo especializações específicas, sem que essa pessoa sequer tenha contato com a língua estrangeira, ou estejamos falando de um assistente junior, é como tentar encontrar um “elefante branco”. 

É necessário dar prioridade aos requisitos que verdadeiramente impactarão o desenvolvimento das atividades e são essenciais para o cargo, além de ser adequado a posição. 

Utilizar descrições antigas ou ultrapassadas

Os cargos e as funções evoluem com o tempo. Reutilizar a mesma descrição de cargo por anos, não permite o acompanhamento do mercado e favorece a atração de profissionais inadequados para a empresa. 

Desta forma, busque se atualizar quanto às ferramentas, as práticas e os requisitos exigidos com o responsável pela área esporadicamente.

Além disso, mesmo que não esteja recrutando, fique de olho no que as outras empresas estão fazendo e como têm divulgado suas oportunidades de trabalho.

Não usar a descrição em avaliações de desempenho

Mesmo que a descrição seja mais utilizada durante um processo seletivo, é válido lembrar que ela vai além desse processo, podendo ser aplicada em todo o ciclo de vida do cargo, veja a seguir:

• avaliação de desempenho dos colaboradores;
• desenvolvimento de planos de remuneração;
• reconhecimento de deficiências de treinamento e desenvolvimento.
  
  

Podemos perceber que a descrição de cargo é fundamental para evitar que ocorra mal-entendidos dentro e fora do seu negócio. Ter descrito os deveres e as responsabilidades do cargo permitirá que ambos os lados estejam alinhados sobre a vaga que precisa ser preenchida.

Conclusão

A melhoria das práticas internas podem refletir positivamente a imagem da empresa no mercado e proporcionar maior visibilidade à marca.

Com isso, não apenas os funcionários internos serão impactados por esse novo conceito, como também aqueles bons profissionais que buscam oportunidades estão sempre atentos ao que o mercado oferece como desafio.

A descrição de cargos da sua empresa precisa ser coerente, mas arrojada, para despertar o interesse de perfis agregadores.

Durante o processo de recrutamento e seleção, além da descrição da vaga em si, você vai contar com um documento mais bem elaborado, onde a descrição e todos os detalhes será um trunfo para convencer excelentes candidatos, de que a sua empresa é o melhor lugar para se trabalhar.

Podemos então entender a descrição de cargos como um instrumento poderoso, que abre campo para os candidatos ideais para as funções em aberto. Além disso, contribuem para o aumento na retenção de talentos, já que possibilita a contratação das pessoas certas.

Rentabilidade e produtividade também devem ser consideradas, uma vez que pessoas com intenção de permanecer e crescer em um negócio devem ter entregas compatíveis a esse desejo.