Como desenhar um processo seletivo efetivo

Você sabe a importância de realizar um processo seletivo efetivo? Jim Collins, o consagrado autor do livro ‘Empresas feitas para vencer’, menciona diversas vezes a importância de pessoas para uma organização de sucesso e dedica um capítulo inteiro para trazer fatos e dados sobre a relevância e o papel que ter as pessoas certas no ambiente de trabalho desempenha no negócio e na construção de uma empresa de sucesso.

Você, profissional de RH, já deve ter se deparado diversas vezes com alguma(s) dessa(s) pergunta(s): Como eu encontro as pessoas certas para minha empresa? O meu processo seletivo atual reflete os valores da minha organização? Quem são os envolvidos no meu processo seletivo? Qual o valor percebido do meu processo? Aonde eu estou alocando a maior parte dos meus recursos (tempo, dinheiro, treinamento etc)? Quais partes do processo são realmente necessárias e quais você poderia otimizar?

Neste artigo, você terá acesso a dicas de como estruturar um processo seletivo efetivo que leve eficiência e aprendizados para o seu negócio, tirando dúvidas de como resolver questões simples que levam morosidade e perda de recursos ao longo do fluxo de contratação.

1. Conheça seu processo de ponta a ponta

Você já listou todas as ações realizadas de ponta a ponta no seu processo seletivo? Por já termos experiência ou entrarmos em uma empresa na qual já existe um processo, é comum começarmos a realizar as atividades do dia a dia sem parar para analisar.

Um método que pode ser utilizado para conseguir visualizar todas as suas etapas, entendendo quais atividades são realizadas por cada persona é o Mapeamento da Jornada do Usuário.

Essa metodologia consiste na construção de uma tabela na qual:

  • As colunas serão as etapas do seu processo (desde requisição de pessoal, ao envio para admissão);
  • As linhas serão as personas (pense no seu candidato, no gestor que entrevista, no time de remuneração que valida o salário, entre outros);
  • As células serão as atividades (lembrando: cada persona pode realizar mais de uma ação por etapa. Por exemplo: na etapa de entrevista, o recrutador tem que comunicar o candidato selecionado, reservar sala, preparar roteiro de entrevista etc).

Com a visibilidade de todo seu processo (incluindo os pontos de melhoria), é hora de irmos para a próxima dica.

2. Escute os envolvidos e entenda pontos de melhoria

Com seu processo em mãos, você deve começar a etapa ‘conhecer a fundo a experiência de cada um dos envolvidos nesse processo’, com foco em entender em quais pontos você pode atuar para garantir que sejam melhorados e que, dessa forma, seja gerado um maior engajamento dos mesmos.

Para simplificar essa etapa você pode montar um roteiro com perguntas padrões e dividir as tarefas entre seu time, colocando um número mínimo com que cada um deve conversar. Assim, terão diferentes pontos de vista como insumo para voltar ao seu mapeamento do processo seletivo e identificar as principais dores e pontos de melhoria, ajudando-os a identificar onde devem atuar de forma estratégica.

3. Mensure e analise

Nada combina mais com o RH 4.0 do que métricas! Com todo o avanço de People Analytics, quanto mais dados tivermos à mão, mais assertivas serão as tomadas de decisões e mais fácil será para você convencer seus Diretores a investir nas soluções que está propondo.

Depois dos passos 1 e 2, você pôde entender todo seu processo e os pontos de melhoria, do ponto de vista de quem está envolvido. Agora, você deve utilizar os dados para entender três questões:

  1. Qual o impacto para o negócio de cada processo a ser otimizado?
  2. Qual o esforço (que está sempre relacionado ao uso de algum recurso) necessário para a resolução daquele ponto de melhoria?

Para tornar mais claro para você, segue um exemplo:

Durante a entrevista, um gestor reclamou que é muito longo o tempo de espera para ter uma nova pessoa para a sua área. Diante dessa situação, você deveria se perguntar:

  1. Qual o impacto para minha empresa de uma posição vazia? Qual a perda de rendimento que isso está gerando na área?
  2. O que eu posso fazer para solucionar isso? Quanto tempo do meu time idealmente devo alocar para seleção?
  3. Se eu investir 12 horas do meu mês na busca por uma ferramenta que ajude na automatização do meu processo de seleção e X reais na contratação da mesma uma ferramenta, qual será meu novo tempo de fechamento da vaga?

Com esses dados em mãos, você está munido para fazer suas análises e ter os melhores insights de onde deve focar e quais serão seus próximos passos!

4. Otimize seu processo por meio de ferramentas

Antes de pensar em ferramentas super avançadas, é importante que você tenha a compreensão sobre a maturidade do seu processo atual. Não adianta ter um teste psicológico que gera um laudo de 35 páginas se você (e seu time) não têm tempo de organizar a pilha de currículos impressos que recebem semanalmente ou não conseguem sequer dar um retorno negativo para os candidatos reprovados.

Uma forma inteligente de alocar recursos nas ferramentas certas é entender seus principais gaps e pontos de melhoria (identificados nas etapas 2 e 3) e atuar com investimento em tecnologia para sanar essas dores.

Além disso, existem ferramentas/estratégias básicas, que não necessitam de investimento e você pode começar hoje:

Padronização dos roteiros de entrevista

Montar roteiros base para os diferentes tipos de vaga da sua empresa e disponibilizá-los para todos os recrutadores e gestores é algo que irá demandar pouco esforço e gerar um ganho de padronização e eficiência alto.

Utilizar as redes sociais para atração

Provavelmente a sua empresa já conta com uma série de seguidores nas redes sociais, por que não aproveitar essas pessoas que já possuem alinhamento com sua marca/produto/serviço e divulgar suas vagas? Talvez seus seguidores não sejam o público certo, mas eles podem recomendar essas vagas para a rede de contato e, sem custo algum, trazer a pessoa certa para sua empresa.

Benchmarking

Você tem conversado com outros RHs? Para entender melhores práticas e que inovações estão surgindo no mercado, é muito importante marcar cafés e reuniões com outros profissionais para atualizar-se. Mesmo que você não conheça muitas pessoas, basta procurá-las em redes sociais e tentar contato.

Mudanças simples e pequenos ajustes ao longo do seu fluxo de contratação irão trazer ganhos relevantes de eficiência para sua empresa. Além disso, ajudarão você a entender a fundo a maturidade do seu RH e os pontos de evolução necessários – tangibilizando assim o seu novo processo seletivo efetivo.

5. Construa o seu processo dos sonhos

Com todos os passos acima feitos, é hora de sentar e redesenhar todo o seu processo. Você deve focar em pensar em soluções para as dores que mapeou, inovações que tragam ganhos para o negócio, etapas que podem ser cortadas etc.

Nesse momento, faça questionamento sobre a importância de cada uma das etapas do seu processo: realmente aquelas três entrevistas com gestores, que os candidatos têm que se locomover até sua empresa, são necessárias? Seu teste de lógica, super difícil, está fazendo a diferença para a triagem dos perfis ideias?

Mapeie também o engajamento dos candidatos em cada etapa, assim você terá um novo processo com melhores taxas de conversões: o processo dos sonhos.

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6. Treine o seu pessoal!

Não adianta você ter um processo seletivo efetivo, incrível, bem desenhado, e várias ferramentas que sustentem esse processo, sem que as pessoas envolvidas estejam engajadas com essa mudança. Toda inovação vem acompanhada de uma barreira de entrada e quanto mais rápido você superá-la, mais rápido garantirá o que deseja.

Por isso, foque em treinamentos de Gestão de Mudança, de conscientização sobre os ganhos com o novo processo, de melhores práticas e uso assertivo das ferramentas contratadas, entre outros. Além disso, compartilhe cases de sucesso de outras empresas que seguiram os mesmos passos que vocês e já estão colhendo os frutos.

O grande erro das empresas que redesenham seu processo seletivo é acreditar que apenas mudando as ferramentas e alterando os processos, esse novo desenho será posto em prática de forma simples. Como falamos no começo do artigo, para construir algo grande devemos focar em pessoas. Muna seu pessoal de conhecimento e os engaje nesta mudança, assim você terá a tríade perfeita (processos, ferramentas e pessoas) para um processo seletivo efetivo!

Dicas finais para ter um processo seletivo efetivo

Seja mais acessível

Quais etapas você consegue digitalizar? Diversas empresas estão utilizando ferramentas como o Skype para realizar as primeiras entrevistas online e conseguindo um ganho de engajamento bem interessante.

Estruture um onboarding que converse com seu processo

Não adianta você construir um processo dos sonhos se quando o novo colaborador ingressar na empresa, ele deparar-se com um cenário completamente diferente. Entenda quais os processos atuais de onboarding de funcionários que sua empresa está executando e, caso necessário, sugira melhorias para adequá-los às inovações no processo de seleção – provendo assim uma experiência fluída e única de admissão.

Que tal utilizar pontuações para ajudar no seu processo?

Um artigo da Harvard Business Review mostra a importância de metrificar os processos de interação humana na seleção, para que assim a tomada de decisão seja cada vez mais assertiva, diminuindo as chances de erro. A ideia é setar critérios de seleção de utilizar uma pontuação para metrificar questões qualitativas, como Experiência Profissional, Habilidade de Vendas, etc. Nesse material ajudamos você com uma planilha.

Plataforma de Recrutamento e Seleção

Outra opção para ter um processo seletivo efetivo é contratar um sistema de recrutamento e seleção que suporte digitalmente essa pontuação. A Gupy utiliza Inteligência Artificial para aprender com suas contratações e indicar os candidatos mais adequados para cada vaga de forma ordenada, ranqueando-os de acordo com uma pontuação baseada na aderência do candidato à vaga e à empresa.

Gostou do nosso artigo? Gostaria de conhecer uma plataforma que pode te ajudar a ter um processo seletivo efetivo? Entre em contato conosco e saiba mais sobre o sistema de recrutamento e seleção da Gupy!

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Dedila Costa | GUPY

Dedila Costa | GUPY

Depois de trabalhar na gestão pública, atuou em grandes projeto de expansão de marca empregadora de empresas brasileiras e multinacionais entre jovens como consultora especialista em Employer Branding. Atualmente é Coordenadora de Customer Success para clientes Enterprise. É apaixonada por gastronomia, meditação e conhecer novas culturas ao redor do mundo.