Etapas do processo de admissão de funcionários: quais as principais e como organizá-las?

Encantar a pessoa candidata é algo que deve ser feito desde o seu primeiro contato com a empresa, e o processo de admissão representa um papel fundamental nessa trajetória. Conheça a seguir as etapas desse processo e como aplicá-las!


10 minutos de leitura

Não é segredo que fazer um bom processo de admissão faz toda a diferença na empresa. Seja para conquistar novos talentos, reter colaboradores ou até mesmo obter resultados positivos, a admissão estratégica é fundamental para que a organização se torne cada vez mais competitiva.

Ainda assim, não é incomum que times de RH e membros do Departamento Pessoal das empresas tenham dúvidas sobre como fazer o processo de admissão corretamente. E essa etapa é fundamental para montar uma equipe de sucesso, os chamados times de alta performance.

Quer entender melhor sobre as principais etapas do processo de admissão antes da nova pessoa colaboradora chegar na sua empresa? Confira o artigo que preparamos para você! 

O que é o processo de admissão digital?

Semelhante ao processo tradicional, a admissão digital tem a diferença de que suas etapas acontecem de forma online. Na prática, isso significa que a pessoa colaboradora contratada envia todos os documentos necessários para o RH, sem precisar se deslocar até a empresa para isso.

Esses documentos ficam então armazenados e documentados em um software de admissão, a exemplo de como funciona o Gupy Admissão.

Esse tipo de solução é desenvolvida em conformidade com as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Isso quer dizer que a admissão digital proporciona mais segurança, praticidade e inovação na hora de admitir pessoas colaboradoras na empresa.

Banner "Seu processo de admissão está de acordo com a LGPD?"

Qual é a importância de estruturar um processo de admissão de sucesso?

O processo de admissão pode ser entendido como uma das principais portas de entrada da empresa para as pessoas colaboradoras. Justamente por isso, é fundamental garantir que essa primeira impressão seja a melhor possível — o que faz parte de criar uma experiência do candidato incrível. 

Ao planejar uma admissão estrategicamente e seguir o processo de admissão com excelência, é possível melhorar inúmeros indicadores da empresa. Entre eles, a diminuição da taxa de turnover e a retenção de talentos.

Quando a companhia já tem o processo de admissão bem planejado, é possível alinhar expectativas e fazer com que a pessoa colaboradora se integre mais rapidamente ao time e à realidade da empresa. Assim, você consegue ter profissionais que estão de fato motivados em sua atuação, aprimorando o clima organizacional e fortalecendo a cultura do negócio.

Como resultado, os indicadores acabam sendo positivamente impactados. A empresa conquista colaboradores mais aderentes, comprometidos, unidos e criativos. Se torna mais respeitada no mercado e, consequentemente, mais competitiva.

Quais são os principais tipos de contrato de trabalho?

Antes de entender como funciona na prática um processo de admissão, é importante que a sua equipe de RH tenha conhecimento sobre os tipos principais de contrato de trabalho. Essa é uma parte essencial na hora de contratar pessoas colaboradoras para a sua empresa, então não deixe de conferir:

Contrato de trabalho por tempo indeterminado

Tipo de contrato de trabalho mais comum nas organizações, no qual não há um período de tempo predeterminado para que o vínculo empregatício seja finalizado. Ou seja, o término desse contrato acontece apenas em casos de demissão.

Contrato de trabalho por tempo determinado

Esse tipo de contrato de trabalho, por sua vez, conta com uma duração preestabelecida de tempo de no máximo dois anos — com exceção de contratos de experiência, que não podem passar de 90 dias e são previstos pela CLT. 

Os contratos dessa natureza também permitem serviços de atividade transitória (para empresas que funcionam apenas em determinada temporada ou época), e ainda para trabalhos cuja natureza já prevê a finalização predeterminada, como a instalação de máquinas, por exemplo.

Os funcionários que trabalham sob esse tipo de contrato não têm direito à indenização trabalhista, FGTS ou seguro-desemprego.

Contrato de trabalho temporário

Diferente do contrato de trabalho por tempo determinado, esse tipo de contrato acontece quando o funcionário é chamado pela empresa para realizar um serviço temporário.

De acordo com a Lei nº 13.429, de 2017, não existe vínculo entre a empresa prestadora de serviços e o funcionário contratado de forma temporária. Outra característica deste tipo de contrato de trabalho é que não é permitido exceder o prazo de 180 dias.

Contrato de jovem aprendiz

O Programa de Aprendizagem, previsto na Lei N.º 10.097, de 2000, é uma porta de entrada para que jovens comecem suas carreiras no mercado de trabalho. Esse contrato pode ter duração máxima de anos e é válido para estudantes com idades entre 14 e 24 anos.

Contrato de trabalho eventual

O contrato de trabalho eventual não gera vínculo empregatício e o profissional executa atividades por curtos períodos, não sendo considerado um colaborador da empresa.

Trabalho autônomo

O trabalho autônomo é feito de forma independente e por conta do profissional. Logo, o próprio indivíduo é responsável por executar e planejar suas atividades. Esses colaboradores não têm vínculo empregatício e podem assumir inúmeras tarefas e clientes.

Estágio

Por fim, podemos citar o estágio, que se encaixa no modelo de atuação sem vínculo empregatício. O profissional e a companhia assinam somente um termo de compromisso e esse contrato tem o objetivo de gerar aprendizagem ao contratado. Sua duração pode ser de seis meses a dois anos.Nova call to action

Como organizar o processo de admissão?

A melhor forma de colocar o processo de admissão da sua empresa em prática é entender todas as etapas necessárias. Confira:

Documentos necessários para admissão

  1. Cópia do RG;
  2. Cópia do CPF;
  3. Original e cópia da carteira de trabalho (CTPS);
  4. Inscrição no PIS/Pasep;
  5. Foto 3×4;
  6. Cópia do título de eleitor;
  7. Original e cópia da carteira de habilitação (CNH) (caso o cargo utilize veículo, atentar para a categoria exigida);
  8. Cópia do comprovante de endereço;
  9. Cópia do comprovante de escolaridade;
  10. Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
  11. Cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
  12. Cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
  13. Original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional);
  14. Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
  15. Cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos;
  16. Original e cópia da carta de referência.

Agende uma demonstração da solução de admissão da Gupy para saber como seu pré-colaborador tem acesso a um portal com a lista de todos os documentos necessários, prazos e informações, evitando atrasos e erros no processo de admissão da sua empresa.

Do mesmo jeito que a nossa plataforma facilita a vida da pessoa candidata, ela otimiza etapas para sua equipe de RH, como por exemplo, possibilitar a checagem de todos os documentos em um mesmo lugar, diminuindo o risco de erros.

Se for necessário, você ainda pode solicitar o reenvio de documento ao pré-colaborador, ali mesmo, na própria plataforma.

Integração da pessoa colaboradora

A integração de novas pessoas colaboradoras deve ser parte do processo de admissão, pois é fundamental para o bom desempenho do profissional. Logo, deixe-a ciente da missão, visão, valores, cultura, normas e rotinas da companhia.

Faça com que ela conheça um pouco cada setor da empresa, apresente-a aos seus colegas de trabalho, promova treinamentos e faça com que ela se sinta, de fato, integrante do time.

Com isso, fica muito mais simples para a nova pessoa colaboradora começar a se engajar e a gerar resultados positivos para a companhia. Deixá-la ciente do que a gestão espera dela e do que ela pode esperar da empresa é uma atitude extremamente benéfica.

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Quais são as obrigações da empresa com o novo funcionário?

Após o processo de admissão, não são só os profissionais que têm obrigações com a empresa. A companhia também passa a ter obrigações com a pessoa colaboradora. Confira a seguir quais são elas:

Pagamento de salário

Sem dúvida alguma, o pagamento de salário é a obrigação mais clara que a empresa tem para com a pessoa colaboradora. Esse pagamento deve ser realizado até o 5° dia útil subsequente ao mês de atuação do profissional.

Inclusive, o sábado é considerado dia útil para a legislação trabalhista, ou seja, caso o 5° dia útil seja no sábado e a empresa não atue nesse dia, o pagamento deve ser realizado na sexta-feira.

O RH deve fazer a folha de pagamento do colaborador mensalmente, inserindo os descontos previstos na legislação, além de oferecer uma via ao funcionário para que ele saiba o que está sendo pago a ele.

Pagamento do salário-família

O salário-família deve ser pago ao profissional que tenha filhos com idade até os 14 anos ou pessoas com deficiência, de qualquer idade. Esse benefício é pago após a apresentação dos documentos obrigatórios solicitados no processo de admissão.

O pagamento desse benefício é previsto por lei e seu valor é reajustado anualmente, de acordo com o reajuste do salário mínimo.

Recolhimento do INSS

O recolhimento do INSS também é obrigatório às corporações, que devem fazer o recolhimento de 8% do empregado e 3% da própria companhia, até o dia 20 do mês seguinte.

Vale-transporte

O vale-transporte é um direito do colaborador e deve ser concedido por meio de cartão no início de cada mês ou quinzenalmente. De acordo com a Lei Federal n°7.418/85, o vale-transporte não pode ser pago em dinheiro.

Essa lei visa garantir maior segurança tanto ao colaborador quanto ao empregador. Afinal, fazer o pagamento do vale-transporte por meio de cartão é mais seguro e melhor documentado.

O colaborador pode optar por não receber o vale-transporte, caso resida perto da companhia ou tenha um meio de transporte próprio. No entanto, ele deve assinar um termo para certificar a empresa do não pagamento do vale.

O vale-transporte é tarifado ao empregado, no valor equivalente a 6% de seu salário, e ao empregador, que vai exercer a parcela citada.

Vale-alimentação e vale-refeição

Diferentemente do vale-transporte, a empresa não é obrigada por lei a oferecer vales-alimentação e refeição aos colaboradores. 

No entanto, ainda que não seja uma exigência pela CLT, se a organização optar por oferecer esse benefício em contrato, é preciso que esse pagamento seja realizado todos os meses, sem exceção. 

CAGED

Outra obrigação da companhia é encaminhar informações ao Ministério do Trabalho e Emprego sobre a movimentação de profissionais contratados e demitidos no mês. Esses dados devem ser encaminhados até o dia 7 do mês seguinte ao mês no qual houve a movimentação.

Para tal, a companhia deve enviar o arquivo com os dados pela internet, utilizando o ACI (aplicativo atualizado do CAGED Informatizado).

Recolhimento do FGTS

O recolhimento do FGTS deve, obrigatoriamente, ser feito até o dia 7 do mês seguinte. Para fazer o recolhimento é utilizada a Guia de Recolhimento do FGTS (GRF), que é gerada pelo Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip).

Vale a pena ressaltar que o não cumprimento dessas obrigações por parte da empresa pode resultar em multas e em ações judiciais. Esses casos podem ser extremamente negativos tanto para a parte financeira do negócio quanto para sua imagem no mercado.

Ou seja, além de gerar prejuízos financeiros, a companhia pode perder clientes e parcerias importantes. Também, pode gerar a insatisfação de seu público interno, o que não é nada positivo para os seus resultados.

Por isso, é muito importante ficar atento ao que diz a lei e cumprir com essas obrigações legais. Afinal, isso acaba sendo um investimento para o sucesso futuro, mantendo uma boa imagem no mercado e retendo seus melhores talentos. A companhia que investe no bem estar de seus profissionais está pensando em seu próprio crescimento.

Principais estratégias de integração para pessoas colaboradoras

Separamos algumas ações importantes para sua equipe de RH preparar para a chegada de novas pessoas colaboradoras na sua empresa, confira: 

  • Configure a área de trabalho com todos os equipamentos e itens que o novo funcionário possa precisar logo no primeiro dia;
  • Programe a chegada das novas pessoas colaboradoras em dias menos movimentados ou destinados especificamente para a entrada das mesmas;
  • Peça à recepção que recebam o novo funcionário de maneira informada e solidária. Sua empresa deve estar preparada para direcioná-los;
  • Programe almoços para o novo funcionário nos primeiros dias para que ele tenha a chance de conhecer pessoas;
  • Envie documentos com antecedência, evitando possíveis problemas e demoras com etapas burocráticas;
  • Designe um mentor e agende reuniões com colegas de trabalho que possam estabelecer relacionamentos com o novo funcionário;
  • Entre em contato antes da data de início e envie todos os documentos necessários, benefícios e um manual do colaborador para que a pessoa colaboradora possa ficar a par o quanto antes.

Por que orientar a nova pessoa colaboradora é tão importante?

Os empregadores precisam perceber que a orientação não é apenas um gesto bonito: Serve como um elemento importante da integração em um novo ambiente. Além disso, é possível:

Reduzir os custos do desenvolvimento

A orientação adequada pode ajudar a pessoa colaboradora a acelerar muito mais rapidamente, reduzindo assim os custos associados ao aprendizado do trabalho.

Reduzir ansiedades e ruídos

Qualquer funcionário, quando colocado em uma situação nova e estranha, experimentará uma ansiedade que pode prejudicar sua produtividade e aprendizado. A orientação adequada ajuda a fornecer diretrizes de comportamento e conduta.

Reduzir a rotatividade

A rotatividade de funcionários aumenta à medida que eles sentem que não são valorizados ou são colocados em posições em que não podem trabalhar. A orientação mostra que a organização valoriza seus colaboradores e ajuda a fornecer as ferramentas necessárias para que tenham sucesso.

Leia também: Turnover: o que é, como calcular e qual o impacto da rotatividade na empresa

Economizar tempo dos gestores

Supervisores e colegas de trabalho podem ser mais efetivos e eficientes na hora da orientação sobre o ambiente de trabalho e a cultura.

Desenvolver expectativas realistas de trabalho, atitudes positivas e satisfação no trabalho

É importante que os colaboradores aprendam o quanto antes o que se espera deles e o que esperar dos outros, além dos valores e atitudes da organização.

Como vimos, cuidar do processo de admissão da empresa antes da chegada do colaborador é extremamente importante, não só para a garantia dos deveres legais da corporação, mas para a retenção de talentos na companhia.

Por isso, vale a pena investir não só em disciplina, mas em ferramentas que podem auxiliar no processo, tais como os softwares para recrutamento e gestão. 

Quer saber como funcionam esses softwares na prática? Então conheça a plataforma de admissão da Gupy e veja todas as suas funcionalidades!

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