Aprenda a deixar seu processo de admissão pronto antes do novo colaborador chegar

Não é segredo que fazer um bom processo de admissão faz toda a diferença na companhia. Seja para reter talentos, seja para conquistar novos resultados, a contratação estratégica é fundamental para que a empresa se torne cada vez mais competitiva.

No entanto, muitos gestores têm inúmeras dúvidas sobre o que fazer logo depois da contratação e antes da chegada do novo colaborador. E isso é fundamental para montar equipes de alta performance.

Ser capaz de promover bons processos de admissão do começo ao fim realmente é uma tarefa complexa e requer muita disciplina, conhecimento legislativo e planejamento.

Quer entender mais sobre etapas importantes do processo de admissão antes do novo contratado chegar? Siga a leitura e confira!

Qual é a importância de organizar o processo de admissão?

Existem inúmeros motivos para investir em um processo de admissão de qualidade. Podemos dizer que esse é o primeiro passo para que as companhias conquistem excelentes resultados.

Ao planejar uma admissão estrategicamente e seguir o processo de contratação com excelência, é possível melhorar inúmeros indicadores da companhia. Entre eles, a diminuição da taxa de turnover e a retenção de grandes talentos.

Quando a companhia já tem o o processo planejado, consegue alinhar expectativas e fazer o colaborador se integrar mais rapidamente ao time e à realidade da empresa.  Assim, você consegue ter profissionais que estão de fato motivados em sua atuação, aprimorando o clima organizacional e fortalecendo a cultura do negócio.

Como resultado, os indicadores acabam sendo positivamente impactados. A empresa conquista colaboradores mais aderentes, comprometidos, unidos e criativos. Se torna mais respeitada no mercado e, consequentemente, mais competitiva.

Como organizar o processo de admissão?

Vamos relembrar os passos mais importantes para realizar o processo de admissão!

Documentos necessários

Para iniciar o processo de admissão, é fundamental a solicitação dos documentos obrigatórios para a formalização da contratação. Os documentos obrigatórios são:

  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • atestado médico admissional;
  • certidão de nascimento ou casamento;
  • RG ou CNH;
  • CPF;
  • título de eleitor;
  • declaração para a solicitação (ou não) do vale-transporte;
  • certificado de reservista ou outro documento de alistamento militar (para homens entre 18 e 45 anos);
  • declaração de dependentes;
  • comprovante de escolaridade.

A admissão precisa ser formalizada por meio do registro do trabalhador. Esse documento precisa conter nome, data de nascimento, número do PIS/PASEP, número e série da CTPS, naturalidade e nacionalidade, nome dos filhos (caso o candidato os tenha), remuneração, cargo e função, data da contratação, horário de atuação, férias e acidentes e doenças (se houver).

Tipos de contratos que podem ser feitos

Contrato de trabalho por tempo determinado

Como o próprio nome diz, esse tipo de contrato tem uma data pré-definida para terminar. O prazo máximo para o fim desse contrato é de 2 anos e ele não permite o recebimento de aviso prévio, nem os 40% de multa do FGTS. Também não permite ao colaborador o recebimento do seguro-desemprego.

Contrato de trabalho por tempo indeterminado

Como o próprio nome também informa, esse contrato não tem um prazo pré-estabelecido para seu fim e ele pode ser firmado pela empresa após o término do período de experiência (que dura no máximo 90 dias).

Esse tipo de contrato pode ser quebrado a qualquer momento, após o cumprimento do aviso prévio. Caso a saída do colaborador não seja por justa causa ou culpa recíproca, ele tem direito ao aviso prévio, aos 40% da multa sobre o FGTS e ao seguro-desemprego.

Contrato de trabalho temporário

O contrato de trabalho temporário não deve ser confundido com o trabalho por tempo determinado. Apesar de os nomes sugerirem coisas parecidas, existem diferenças bem pontuais.

Esse tipo de contrato se relaciona ao tempo em que um profissional supre uma necessidade da companhia na ausência de outro colaborador e ele pode durar três meses, podendo ser estendido por até nove meses em casos justificados.

Contrato de trabalho eventual

O contrato de trabalho eventual não gera vínculo empregatício e o profissional executa atividades por curtos períodos, não sendo considerado um colaborador da empresa.

Trabalho autônomo

O trabalho autônomo é feito de forma independente e por conta do profissional. Logo, o próprio indivíduo é responsável por executar e planejar suas atividades. Esses colaboradores não têm vínculo empregatício e podem assumir inúmeras tarefas e clientes.

Estágio

Por fim, podemos citar o estágio, que se encaixa no modelo de atuação sem vínculo empregatício. O profissional e a companhia assinam somente um termo de compromisso e esse contrato tem o objetivo de gerar aprendizagem ao contratado. Sua duração pode ser de seis meses a dois anos.

Integração do colaborador

A integração do colaborador deve ser parte do processo de admissão, pois é fundamental para o bom desempenho do profissional. Logo, deixe-o ciente da missão, visão, valores, cultura, normas e rotinas da companhia.

Faça com que ele conheça um pouco cada setor da empresa, apresente-o aos seus colegas de trabalho, promova treinamentos e faça com que ele se sinta, de fato, um integrante do time.

Com isso, fica muito mais simples de o novo colaborador começar a se engajar e a gerar resultados positivos para a companhia. Deixá-lo ciente do que a gestão espera dele e do que ele pode esperar da empresa é uma atitude extremamente benéfica.

Quais são as obrigações da empresa com o novo funcionário?

Após o processo de admissão, não são só os profissionais que têm obrigações com a empresa. A companhia também passa a ter obrigações com o colaborador. Vejamos a seguir quais são elas.

Pagamento de salário

Obviamente, o pagamento de salário é a obrigação mais clara que a empresa tem para com o colaborador. O pagamento deve ser realizado até o 5° dia útil subsequente ao mês de atuação do profissional.

Inclusive, o sábado é considerado dia útil para a legislação trabalhista, ou seja, caso o 5° dia útil seja no sábado e a empresa não atue nesse dia, o pagamento deve ser feito na sexta-feira.

O RH deve fazer a folha de pagamento do colaborador mensalmente, inserindo os descontos previstos na legislação, e oferecer uma via ao empregado para que ele saiba o que está sendo pago a ele.

Pagamento do salário-família

O salário-família deve ser pago ao profissional que tenha filhos com idade até os 14 anos ou pessoas com deficiência, de qualquer idade. Esse benefício é pago após a apresentação dos documentos obrigatórios solicitados no ato da contratação.

O pagamento desse benefício é previsto por lei e seu valor é reajustado anualmente, de acordo com o reajuste do salário mínimo.

Recolhimento do INSS

O recolhimento do INSS também é obrigatório às corporações, que devem fazer o recolhimento de 8% do empregado e 3% da própria companhia, até o dia 20 do mês seguinte.

Vale-transporte

O vale-transporte é um direito do colaborador e deve ser concedido por meio de cartão no início de cada mês ou quinzenalmente. De acordo com a Lei Federal n°7.418/85, o vale-transporte não pode ser pago em dinheiro.

Essa lei visa garantir maior segurança tanto ao colaborador quanto ao empregador. Afinal, fazer o pagamento do vale-transporte por meio de cartão é mais seguro e melhor documentado.

O colaborador pode optar por não receber o vale-transporte, caso resida perto da companhia ou tenha um meio de transporte próprio. No entanto, ele deve assinar um termo para certificar a empresa do não pagamento do vale.

O vale-transporte é tarifado ao empregado, no valor equivalente a 6% de seu salário, e ao empregador, que vai exercer a parcela citada.

CAGED

Outra obrigação da companhia é encaminhar informações ao Ministério do Trabalho e Emprego sobre a movimentação de profissionais contratados e demitidos no mês. Esses dados devem ser encaminhados até o dia 7 do mês seguinte ao mês no qual houve a movimentação.

Para tal, a companhia deve enviar o arquivo com os dados pela internet, utilizando o ACI (aplicativo atualizado do CAGED Informatizado).

Recolhimento do FGTS

O recolhimento do FGTS deve, obrigatoriamente, ser feito até o dia 7 do mês seguinte. Para fazer o recolhimento é utilizada a Guia de Recolhimento do FGTS (GRF), que é gerada pelo Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip).

Vale a pena ressaltar que o não cumprimento dessas obrigações por parte da empresa pode resultar em multas e em ações judiciais. Esses casos podem ser extremamente negativos tanto para a parte financeira do negócio quanto para sua imagem no mercado.

Ou seja, além de gerar prejuízos financeiros, a companhia pode perder clientes e parcerias importantes. Também, pode gerar a insatisfação de seu público interno, o que não é nada positivo para os seus resultados.

Por isso, é muito importante ficar atento ao que diz a lei e cumprir com essas obrigações legais. Afinal, isso acaba sendo um investimento para o sucesso futuro, mantendo uma boa imagem no mercado e retendo seus melhores talentos. A companhia que investe no bem estar de seus profissionais está pensando em seu próprio crescimento.

O que fazer antes do novo colaborador chegar: estratégias de integração

Eis algumas ações importantes que sua área deve tomar cuidado para deixar o ambiente preparado:

  • Configure a área de trabalho com todos os equipamentos e itens que o novo funcionário possa precisar logo no primeiro dia;
  • Programe a chegada dos novos colaboradores em dias menos movimentados ou destinados especificamente para a entrada dos mesmos;
  • Peça à recepção que recebam o novo funcionário de maneira informada e solidária. Sua empresa deve estar preparada para direcioná-los;
  • Programe almoços para o novo funcionário nos primeiros dias para que ele tenha a chance de conhecer pessoas;
  • Envie documentos com antecedência, evitando possíveis problemas e demoras com etapas burocráticas;
  • Designe um mentor e agende reuniões com colegas de trabalho que possam estabelecer relacionamentos com o novo funcionário;
  • Entre em contato antes da data de início e envie todos os documentos necessários, benefícios e um manual do funcionário para que o contratado possa ficar a par o quanto antes.

Por que orientar o novo colaborador é tão importante?

Os empregadores precisam perceber que a orientação não é apenas um gesto bonito: Serve como um elemento importante da integração em um novo ambiente. Além disso, ela:

Reduz os custos da rampagem

A orientação adequada pode ajudar o funcionário a acelerar muito mais rapidamente, reduzindo assim os custos associados ao aprendizado do trabalho.

Reduz ansiedades e ruídos

Qualquer funcionário, quando colocado em uma situação nova e estranha, experimentará uma ansiedade que pode prejudicar sua produtividade e aprendizado. A orientação adequada ajuda a fornecer diretrizes de comportamento e conduta.

Reduz a rotatividade

A rotatividade de funcionários aumenta à medida que eles sentem que não são valorizados ou são colocados em posições em que não podem trabalhar. A orientação mostra que a organização valoriza seus colaboradores e ajuda a fornecer as ferramentas necessárias para que tenham sucesso.

Economiza tempo dos gestores

Supervisores e colegas de trabalho podem ser mais efetivos e eficientes na hora da orientação sobre o ambiente de trabalho e a cultura

Desenvolve expectativas realistas de trabalho, atitudes positivas e satisfação no trabalho

É importante que os funcionários aprendam o quanto antes o que se espera deles e o que esperar dos outros, além dos valores e atitudes da organização.

Como vimos, cuidar do processo de admissão da empresa antes da chegada do colaborador é extremamente importante, não só para a garantia dos deveres legais da corporação, mas para a retenção de talentos na companhia.

Por isso, vale a pena investir não só em disciplina, mas em ferramentas que podem auxiliar no processo, tais como os softwares para recrutamento e gestão. 

Gostou do artigo? Aproveite para também ler o passo a passo completo do processo de admissão de funcionários 14 documentos para admissão de um funcionário: o checklist definitivo!

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Bruna Guimarães | GUPY

Bruna Guimarães | GUPY

Formada em Administração de Empresas pela UFRRJ e com MBA executivo pela Coppead UFRJ, é COO & Co-founder da GUPY. Bruna é especialista em recrutamento e seleção e entende com profundidade as dores dessa área. Construiu sua carreira em uma grande multinacional onde era responsável pelo recrutamento de toda a organização através da sua paixão por RH, pessoas e foco em resultado.