Admissão digital: o que é, como fazer e vantagens

Essa ferramenta faz algo que antes era inimaginável: dados e documentos dos recém-contratados podem ser recebidos via internet, dando fim as intermináveis idas dos profissionais a empresa contratante para levar a documentação antes do primeiro dia de trabalho.

Parece muita modernidade para você? Não se preocupe, hoje vamos te explicar certinho do que se trata. Você vai ver:

• o que é admissão digital
• a importância de digitalizar o processo admissional;
• as principais vantagens da admissão digital;
• como ela funciona na prática.

Acompanhe e saiba mais sobre como ela pode ajudar você com a chegada de um novo funcionário!

O que é admissão digital? 

O processo de admissão tradicional já faz parte da rotina do departamento pessoal há muito tempo. Ele consiste no registro de um novo colaborador dentro da empresa. 

Nessa etapa são pedidos diversos documentos para fazer o registro desse novo funcionário na organização, portanto, cuidado e atenção são imprescindíveis para a realização dessa atividade. 

Quando feita de maneira tradicional, o colaborador precisa tirar cópia dos documentos, se locomover para a empresa etc, ou seja, há muitos gastos com todo esse processo. Portanto, é conhecida como uma etapa burocrática e trabalhosa tanto para o RH quanto para o colaborador. 

Além dos inconvenientes que podem surgir para o funcionário, prejudicando sua experiência, a admissão tradicional também pode causar prejuízos às empresas. Se a admissão demora para acontecer, o funcionário também irá demorar mais tempo para começar a exercer suas funções e isso pode prejudicar o andamento das equipes e atividades. 

A admissão digital entra justamente para facilitar o dia a dia das contratações. Com ela, o novo funcionário consegue digitalizar todos os documentos necessários diretamente de sua casa e, em situações de adversidades, o problema pode ser rapidamente resolvido, melhorando consideravelmente a experiência do novo colaborador. 

A admissão digital também é benéfica para as empresas, pois com o ganho de agilidade o novo funcionário pode começar o processo de onboarding e o exercício de sua função o quanto antes.

Qual é a importância de digitalizar o processo admissional?

A importância da admissão digital segue os mesmos preceitos da automatização de processos no RH: possibilitar que o gestor de pessoas deixa a parte burocrática para as máquinas enquanto se dedica a uma atuação cada vez mais estratégica.

Além disso, atende bem a um conceito cada vez mais difundido na área e uma das tendências para o próximo ano, que é a melhoria da experiência do candidato.

É no recrutamento e seleção que a empresa começa a construir uma relação sólida e motivacional com seu futuro novo colaborador. Por isso, proporcionar bons momentos antes que ele inicie sua jornada é essencial para garantir a produtividade desejada logo no início da jornada.

Facilitar a vida dessa pessoa permitindo que ele envie seus documentos pelo smartphone ou via internet — sem a necessidade de se deslocar até a empresa e tirar cópias e mais cópias dessas informações — conta muitos pontos a favor da organização e contribui logo de cara para que seja estabelecida uma boa relação.

Quais são as principais vantagens da admissão digital?

Para que seja ainda mais fácil de visualizar todas as coisas boas que essa revolução na admissão de novos colaboradores pode trazer, separamos as principais vantagens para que você dê uma olhada. Confira!

1. Segurança

Quando você escolhe um software de gestão de Recursos Humanos de qualidade, você está garantindo que as informações sobre os colaboradores da sua empresa fiquem armazenados de forma segura.

Mais do que armazenar esses documentos em um local altamente apropriado, também é um meio prático, rápido e confiável de enviar os dados aos profissionais que cuidam das obrigações fiscais, como os contadores.

Isso sem falar na integração com o eSocial. Ao optar por um software que faça essa integração, você garante que todos os procedimentos relacionados a admissão de um colaborador esteja totalmente dentro dos parâmetros legais, evitando problemas com o Governo Federal.

2. Agilidade

Processos admissionais costumam ser longos e dependendo da rotina do profissional do RH, esse prazo pode se estender além do aceitável. Além disso, também deve se levar o nível do profissional contratado: a empresa pode perder essa pessoa para a concorrência.

Isso acontece porque o indivíduo pode entender que o novo contratante não está tão interessado nos seus serviços ou que é tão desorganizado a ponto de deixar a admissão para depois. Adotar um sistema de Admissão automatizado evita esse tipo de situação e faz todo o processo de admissão digital melhor.

3. Praticidade

Tudo o que foi exposto acima vai de encontro a praticidade, tão importante em tempos como os atuais em que o mercado está cada vez mais competitivo e exigindo das empresas uma postura altamente estratégica.

Enquanto documentos são preenchidos, assinados e entregues online, o processo de admissão é agilizado e o custo por contratação diminui, sobra tempo para que os gestores de Recursos Humanos possam investir em estratégias de valorização do capital humano.

Vale lembrar que um bom software também pode auxiliar nos cálculos trabalhistas e realizar integrações com diversas ferramentas, tornando a rotina ainda mais prática.

4. Sustentabilidade

Em meio a segurança e a praticidade, não poderíamos esquecer de mencionar os benefícios que a admissão digital traz a natureza.

A sustentabilidade é assunto cada vez mais recorrente em nossa sociedade e uma tendência do mundo corporativo. Cuidar do planeta é tarefa de todos nós e digitalizar os processos de admissão contribui com isso e, por esse motivo, a vantagem deve ser valorizada.

É possível, inclusive, usar a ferramenta como um meio de conscientização, ao mesmo tempo em que agrega valor à marca.

5. Inovação

É impossível falar em tecnologia sem citar a inovação, e não há dúvidas de que permitir que o novo contratado inicie sua relação com a empresa acessando uma ferramenta moderna e inovadora pode garantir uma experiência única ao profissional.

Os colaboradores são os verdadeiros embaixadores da marca, suas percepções sobre o empregador se refletem para o mundo. Dentro disso, é muito importante garantir uma impressão positiva logo no primeiro contato. 

6. Relacionamento

A atuação estratégica do RH em prol da valorização do capital humano pode — e deve — contemplar o colaborador nos primeiros momentos da sua contratação.

Adotando a admissão digital, sobra mais tempo durante esse processo para que esse relacionamento seja trabalhado de forma estratégica.

Como o novo colaborador não vai precisar se preocupar com pilhas de papéis e a entrega de documentos, os encontros podem se refletir em integração, debates sobre a cultura organizacional, responsabilidades do cargo e demais assuntos pertinentes as atividades que serão realizadas no dia a dia.

Neste momento, cabe o gestor de Recursos Humanos ser criativo e aproveitar essa oportunidade da melhor forma.

Como fazer um processo de admissão digital?

Na prática, tudo começa com a adoção de um software de gestão de RH que ofereça este recurso. Depois, acontece mais ou menos assim:

• a empresa encaminha o procedimento para o candidato selecionado, que deve receber o formulado junto as informações sobre a vaga, funções que serão desempenhadas, salário e benefícios corporativos;
• depois, é feito uma análise dos documentos para verificar se todos eles estão de acordo com as obrigações legais;
• após o preenchimento e verificação, o RH encaminha os dados para o contado responsável pela parte fiscal da admissão e garante a integração dos dados ao eSocial.

Prontinho! Depois, basta que o colaborador leve consigo a Carteira de Trabalho no seu primeiro dia para que a empresa possa realizar as devidas assinaturas e o profissional está legalmente admitido. Surpreendente, não é mesmo?

E então, gostou de conhecer melhor a admissão digital? Está preparado para digitalizar esse processo de contratação e garantir todas as vantagens que a tecnologia pode trazer?

Esperamos que sim, afinal, acertar na contratação é um dos principais objetivos que um RH pode conquistar. 

E se quer saber como você pode transformar o seu processo de admissão agora mesmo, conheça como funciona o software da Gupy!