Assinatura digital: o que é, como funciona e benefícios na admissão

A assinatura digital é uma forma de possibilitar que pessoas possam assinar legalmente documentos sem precisar da escrita física. Como se trata de uma forma de assinatura legalizada, ela conta com sistemas de autenticação para possibilitar a verificação da veracidade daquele aceite.

Quando se trata dos processos de admissão de novas pessoas colaboradoras, um dos avanços mais pertinentes para os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal foi, sem dúvidas, a assinatura digital.

Nos últimos anos, softwares e ferramentas foram desenvolvidos para auxiliar o RH e o DP a serem mais estratégicos, desburocratizando e modernizando processos.

Embora seja muito utilizado em vários ramos de atuação no dia a dia, a assinatura digital ainda traz algumas dúvidas, principalmente sobre a sua segurança e legalidade.

Neste artigo, vamos explorar os principais tópicos de dúvida sobre a assinatura digital, como o que ela é, como ela funciona e, principalmente, como ela pode facilitar os processos relacionados à admissão de pessoas num contexto organizacional. Continue a leitura!

O que é assinatura digital?

A assinatura digital nada mais é do que uma assinatura realizada de forma eletrônica e digital, através de um celular, um computador ou um tablet, por exemplo.

Com esse tipo de visto, é possível realizar firmar compromisso com os mais diversos tipos de contrato e documentação de forma online, prática e segura.

Desse modo, empresas que utilizam a assinatura digital garantem integridade e autenticidade a todo tipo de documentação que tiver esse tipo de autenticação.

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Para isso, é necessário utilizar um serviço de assinatura digital que seja confiável.

Empresas e ferramentas que realizam essa atividade precisam ser certificados e atender oas padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), além de cumprir com todos os requisitos necessários para que a documentação seja reconhecida judicialmente.

Legislação sobre assinatura digital

A principal dúvida que profissionais do Departamento Pessoal possuem sobre a assinatura digital está atrelada à sua confiabilidade e, também, sobre a sua legalidade.

Para adaptar a realidade legislativa e jurídica sobre as assinaturas digitais, a Lei nº 14.063, de 2020, determina o que é entendido como assinatura eletrônica e digital, como também dá provisões para a instituição de um órgão público fiscalizador, que é o ICP-Brasil.

A legislação vigente classifica as assinaturas eletrônicas em três categorias:

"Art. 4º:

I - assinatura eletrônica simples:

a) a que permite identificar o seu signatário;

b) a que anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário;

II - assinatura eletrônica avançada: a que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, com as seguintes características:

a) está associada ao signatário de maneira unívoca;

b) utiliza dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo;

c) está relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior é detectável;

III - assinatura eletrônica qualificada: a que utiliza certificado digital, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001."

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Dessa forma, é possível perceber que a legislação compreende como assinatura eletrônica qualquer tipo de assinatura que seja feita por meio digital e que conecte a pessoa que a fez com seus dados.

Entretanto, é comumente chamada de assinatura digital toda aquela que possui um certificado digital, sendo esse emitido ou não pelos órgãos relacionados ao ICP-Brasil.

A assinatura digital, portanto, possui uma camada de segurança a mais, uma vez que dispõe de um certificado digital de assinatura, o que facilita a comprovação de que aquela assinatura está inequivocadamente associada à pessoa que a fez.

Benefícios da assinatura digital para uma organização

A assinatura digital, dentro do contexto organizacional, vem acompanhada de benefícios que impactam positivamente todos os setores envolvidos no processo de admissão de novas pessoas colaboradoras. 

Aqui, estamos falando não apenas do Departamento Pessoal, mas também de áreas como o Jurídico e o Financeiro.

Uma vez que todos esses benefícios giram em torno da praticidade e agilidade de processos, redução de esforço e economia para a empresa em vários níveis, é fundamental que esses setores estejam alinhados.

Confira abaixo os principais benefícios que a assinatura digital traz para diferentes setores impactados pelos processos de admissão:

Departamento Pessoal

Da mesma forma que envia, o DP também consegue receber e analisar os contratos enviados por seus clientes, parceiros e novas pessoas colaboradoras que também possuem a assinatura digital, devido ao poder e simplicidade que essa tecnologia carrega.

Ainda, a pessoa pode desenvolver uma assinatura própria pensada especialmente para aquela empresa, o que promove agilidade e melhoria nos processos.

Setor Jurídico

O Jurídico precisa lidar diariamente com a burocracia de dezenas de documentos, análises, reuniões internas e externas, modificações na papelada, entre outros processos relacionados.

Tudo isso demanda que o setor saiba utilizar bem seu tempo de trabalho para que os esforços sejam muito bem aproveitados.

Dessa forma, eliminar o processo de imprimir um documento, levar para assinar, endereçar ao destino correto e assim por diante, é um grande ganho para a equipe e para a empresa.

Ter a segurança de uma assinatura eletrônica, de dispõe de certificado digital homologado pelo ICP-Brasil, dá muita segurança jurídica ao setor e seus processos de validação.

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Setor Financeiro

Toda empresa possui montantes de documentos que precisam ser assinados e impressos, acumulando papéis em arquivos.

Com a implementação da assinatura digital, o uso de papel impresso passa a praticamente não ser mais necessário, a não ser em casos realmente muito específicos. Em que isso impacta?

É comum que as companhias destinem uma parte do orçamento a materiais de escritório, sendo o papel um dos principais gastos. Com a assinatura digital, tais gastos se tornam muito menores, pois a  quantidade de papel impresso diminui.

Isso faz com que a empresa economize tanto com o material de escritório quanto com o espaço de armazenamento, já que tudo é guardado na nuvem.

Benefícios da assinatura digital na admissão

O processo de admissão de novas pessoas colaboradoras pode se beneficiar bastante da assinatura digital por diversos motivos. Conheça os principais deles:

Contratação remota e home office

A assinatura digital permite que a empresa realize contratações em qualquer lugar do mundo, sem precisar lidar com a burocracia e a perda de tempo de enviar documentos para as pessoas assinarem e retornarem.

Com os avanços do trabalho remoto, esse tipo de vantagem é essencial para que a empresa mantenha uma base de confiança no processo de admissão e possa oferecer os benefícios do trabalho remoto para as pessoas colaboradoras.

Redução de custos e segurança de dados

Como a documentação passa a ser digitalizada, a assinatura digital permite que a empresa arquive tudo online, utilizando a tecnologia de cloud computing para armazenar arquivos com praticidade, economia e segurança.

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Otimização de processos e praticidade

A digitalização do RH é uma chave conhecida para que o setor otimize processos e ganhe mais praticidade no dia a dia.

Ao utilizar a assinatura digital, o setor garante processos mais ligeiros e funcionais.

Autenticidade e validade jurídica

Por fim, mas não menos importante, a assinatura digital garante autenticidade para os documentos digitais da empresa.

Além disso, garante a validade jurídica necessária para que esses documentos mantenham seguridade para empresa e colaboradores perante a lei.

Como fazer uma assinatura digital no Gupy Admissão?

Todas as assinaturas são chaves digitais criptografadas e podem ser utilizadas pelo time de maneira fácil.

Com poucos cliques, o responsável pelo documento consegue inserir a chave ao arquivo para autenticá-lo como verdadeiro e, assim, seguir com o envio.

Com o Gupy Admissão, a assinatura digital de documentos é feita via Clicksign, nossa plataforma parceira e pioneira em digitalização de assinaturas no Brasil.

A Clicksign oferece uma experiência simples e intuitiva, com adequação total à LGPD, além da extração e download dos dados e documentos necessários pelo time. 

Antes de começar a assinar documentos com certificado digital, existem alguns detalhes aos quais você deverá se atentar.

Por isso, confira um breve passo a passo e saiba como implementar essa praticidade em sua rotina. 

1. Escolha o modelo e o tipo de assinatura digital;
2. Baixe a plataforma de assinatura da Clicksign;
3. Faça login, upload do documento e vinculação do signatário;
4. Obtenha a assinatura do signatário;
5. Aguarde a comprovação da autenticação.

E pronto! Depois dessas etapas, o documento está devidamente assinado com certificação digital e sem o desperdício de impressões em papel.

Quer aprender mais sobre o processo de admissão? Confira o nosso ebook completo sobre o tema! É só clicar na imagem abaixo para fazer o download gratuitamente:

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