O que é assinatura digital, como funciona e benefícios na admissão de colaboradores

Os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal passaram por diversos avanços no que diz respeito à transformação digital. Nos últimos anos, softwares e ferramentas foram desenvolvidos para auxiliar o RH e o DP a serem mais estratégicos. 

Esse é o caso da assinatura digital, um dispositivo que veio para desburocratizar e modernizar as assinaturas de contratos nas empresas.

Você conhece para que serve, como funciona e o que é a assinatura digital? Veja neste artigo tudo sobre o assunto e saiba como a assinatura digital pode facilitar o processo de admissão de novas pessoas colaboradoras!

O que é assinatura digital?

A assinatura digital corresponde à assinatura feita à mão, porém, de forma digital. Ela nada mais é do que uma assinatura realizada através de um dispositivo eletrônico, seja ele um celular, um computador ou um tablet, por exemplo.

Com esse tipo de visto, é possível realizar firmar compromisso com os mais diversos tipos de contrato e documentação de forma online, prática e segura. As assinaturas digitais podem ser reconhecidas por lei e auxiliam na identificação real de seu emissor.

Desse modo, empresas que utilizam a assinatura digital garantem integridade e autenticidade a todo tipo de documentação que tiver esse tipo de autenticação.

Para isso, é necessário utilizar um serviço de assinatura digital que seja confiável. Empresas que realizam essa atividade precisam ter certificado no padrão ICP-Brasil - além de cumprir com todos os requisitos necessários para que a documentação seja reconhecida judicialmente.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

De uma forma simples, pode-se dizer que a assinatura eletrônica é toda e qualquer forma de assinar documentos digitalmente que não usa criptografia. Esse tipo de assinatura não requer o uso de um certificado digital - que, por sua vez, é um dos itens essenciais para garantir a segurança dos dados.

Nesses casos, a seguridade é garantida por meio de outros fatores que possam comprovar a identidade do signatário. Alguns exemplos de itens que garantem a veracidade dos dados pessoais são a geolocalização, a fotografia, o endereço de IP, entre outros. 

Em contrapartida, a assinatura digital possui criptografia garantida por meio de certificado digital. Isso significa dizer que as assinaturas digitais passam por um processo de codificação da escrita, o que as tornam ininteligível para os que não tenham acesso a essa criptografia.

Isso faz com que as assinaturas digitais ofereçam uma segurança maior, intrínseca à criptografia utilizada para preservar a identidade dos signatários e a integridade de seus dados.

Ou seja: é possível dizer que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica caracteriza uma assinatura digital. 

Como funciona a assinatura digital na admissão de colaboradores?

Em meio aos avanços tecnológicos e à aceleração da digitalização de processos de um modo geral, a prática padrão do Departamento Pessoal será ter o armazenamento, a validação e a assinatura de documentos e contratos de maneira digitalizada. 

Por isso, é importante saber como funciona a assinatura digital e, principalmente, de que forma essa prática irá impactar em diversas áreas da sua empresa.

Como a assinatura digital facilita o trabalho das diversas áreas na admissão?

A assinatura digital para empresas, vem acompanhada de inúmeros benefícios que impactam positivamente todos os setores envolvidos no processo de admissão de novos colaboradores. 

Aqui, estamos falando não apenas do Departamento Pessoal, mas também de áreas como o Jurídico e o Financeiro. 

Uma vez que todos esses benefícios giram em torno da praticidade e agilidade de processos, redução de esforço e economia para a empresa em vários níveis, é fundamental que esses setores estejam alinhados. 

Benefícios da assinatura digital para o Departamento Pessoal

Da mesma forma que envia, o DP também consegue receber e analisar os contratos enviados por seus clientes ou parceiros que também possuem a assinatura digital, devido ao poder e simplicidade que essa tecnologia carrega. 

Ainda, o cliente pode desenvolver uma assinatura própria pensada especialmente para aquela empresa, o que promove agilidade e melhoria nos processos.

Benefícios da assinatura digital para o setor Jurídico

Imagine um setor que precisa lidar diariamente com a burocracia de dezenas de documentos, análises, reuniões internas e externas, modificações na papelada, etc. Tudo isso demanda que o setor Jurídico saiba utilizar bem seu tempo de trabalho para que os esforços sejam muito bem-aproveitados. 

Dessa forma, eliminar o processo de imprimir um documento, levar para assinar, endereçar ao destino correto e assim por diante, é um grande ganho para a equipe e para a empresa. 

A assinatura digital nada mais é do que a vinculação pessoal de um indivíduo a uma unidade certificadora, que no caso é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, o ICP-Brasil.

Então o ICP-Brasil, quando pedido pelo assinante, irá emitir uma assinatura digital única, exclusiva, pessoal e intransferível a cada signatário, pessoa física ou pessoa jurídica, facilitando assim o dia a dia do departamento Jurídico da sua organização.

Benefícios da assinatura digital para o Financeiro

Toda empresa possui montantes de documentos que precisam ser assinados e impressos, acumulando papéis em arquivos. Com a implementação da assinatura digital, o uso de papel impresso passará a quase não existir mais, a não ser em casos realmente muito específicos. Em que isso impacta?

É comum que as companhias destinem uma parte do orçamento a materiais de papelaria. Com a assinatura digital, tais gastos se tornam muito menores, pois a  quantidade de papel impresso diminui.

Isso faz com que a empresa economize tanto com o material de escritório quanto com o espaço de armazenamento, já que tudo é guardado na nuvem.

Como fazer uma assinatura digital no Gupy Admissão?

Todas as assinaturas são chaves digitais criptografadas e podem ser utilizadas pelo time de maneira fácil. Com poucos cliques, o responsável pelo documento consegue inserir a chave ao arquivo para autenticá-lo como verdadeiro e, assim, seguir com o envio.

Com o Gupy Admissão, a assinatura digital de documentos é feita via Clicksign, nossa plataforma parceira e pioneira em digitalização de assinaturas no Brasil. A Clicksign oferece uma experiência simples e intuitiva, com adequação total à LGPD, além da extração e download dos dados e documentos necessários pelo time. 

Antes de começar a assinar documentos com certificado digital, existem alguns detalhes aos quais você deverá se atentar. Por isso, confira um breve passo a passo e saiba como implementar essa praticidade em sua rotina. 

1. Escolha o modelo e o tipo de assinatura digital;
2. Baixe a plataforma de assinatura da Clicksign;
3. Faça login, upload do documento e vinculação do signatário;
4. Obtenha a assinatura do signatário;
5. Aguarde a comprovação da autenticação.

E pronto! Depois dessas etapas, o documento está devidamente assinado com certificação digital e sem o desperdício de impressões em papel.

Quais os benefícios da assinatura digital na admissão de colaboradores?

O processo de admissão de novas pessoas colaboradoras pode se beneficiar bastante da assinatura digital por diversos motivos. Conheça os principais deles:

Contratação remota e home office

A assinatura digital permite que a empresa realize contratações em qualquer lugar do mundo. Com os avanços do trabalho remoto, esse tipo de vantagem é essencial para que a empresa mantenha uma base de confiança no processo de admissão e possa oferecer os benefícios do home office para as pessoas colaboradoras.

Redução de custos e segurança de dados

Como a documentação passa a ser digitalizada, a assinatura digital permite que a empresa arquive tudo online, utilizando a tecnologia de cloud computing para armazenar arquivos com praticidade, economia e segurança. 

Otimização de processos e praticidade

A digitalização do RH é uma chave conhecida para que o setor otimize processos e ganhe mais praticidade no dia a dia. Ao utilizar a assinatura digital, o setor garante processos mais ligeiros e funcionais.

Autenticidade e validade jurídica

Por fim, mas não menos importante, a assinatura digital garante autenticidade para os documentos digitais da empresa. Além disso, garante a validade jurídica necessária para que esses documentos mantenham seguridade para empresa e colaboradores perante a lei.