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Todos os empregadores sejam eles pequenos ou multinacionais sabem que o eSocial possui diversas regras relacionadas aos aspectos trabalhistas e previdenciários.
Consequentemente, exige das empresas um esforço multidisciplinar e revisão de processos e sistemas, com o objetivo de cumprir a regulamentação. Mas mobilizar a empresa em um projeto que impacta tantas áreas e a alta gestão não é uma tarefa simples e de rápida execução.
Dessa forma, como as organizações podem conduzir esse projeto internamente? Quais são as áreas mais afetadas na empresa? Como evoluir o mindset e a forma de trabalho das pessoas com tantas mudanças a serem feitas?Esse artigo tem como objetivo explicar de forma rápida e direta as principais questões relacionadas ao eSocial, as principais áreas afetadas e como esse tipo de projeto pode ser conduzido internamente.
O eSocial é um dos pilares do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), programa que busca modernizar o cumprimento das obrigações acessórias unificando o envio das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas de forma totalmente digital.
O eSocial é um projeto desafiador. Primeiro, pela sua dimensão, já que unirá, pela primeira vez, diversos órgãos federais, além de envolver todas as empresas e colaboradores. O segundo ponto é que o programa permitirá que seja enviado um conjunto de informações para um único lugar, o Ambiente Nacional do eSocial, de forma totalmente online.
Vale ressaltar que o eSocial não muda a legislação, apenas tem como objetivo gerar mais controle, transparência e confiabilidade das informações enviadas ao Governo.
Por isso, para as organizações, o eSocial vai exigir uma revisão dos processos de RH, Administração de Pessoal, Medicina e Segurança do Trabalho, Jurídico e Tributário, devido à maior exposição de seus dados.
As informações deverão ser enviadas por meio de eventos, e estes por sua vez possuem layouts pré-definidos. Um evento é qualquer fato jurídico-trabalhista que pode ocorrer na vida um empregado. Estes são classificados em três tipos: Eventos Iniciais e de Tabelas, Eventos não Periódicos e Eventos Periódicos.
Conheça cada tipo de eventos e seus respectivos prazos:
A empresa/contribuinte que deixar de enviar as informações no prazo definido ou que as apresentar com incorreções ficará sujeito às penalidades previstas na legislação.
Isso significa que não haverá novas multas e sim a aplicação daquelas já existentes nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
Assim, a partir da entrada do eSocial, a fiscalização por parte dos órgãos ligados ao eSocial acontecerá em tempo real. Abaixo relacionamos algumas das informações que devem ser enviadas e os prazos:
Com o eSocial, as entidades integrantes continuam com suas respectivas atribuições e, portanto, podem aplicar as penalidades quando o empregador descumprir as regras e a legislação.
Apesar do eSocial ser considerado por algumas pessoas apenas uma estratégia para arrecadação de dinheiro, por meio da fiscalização tributária e trabalhista mais acirrada, o que de fato se percebe é a oportunidade de um projeto que pode trazer vantagens às três principais partes envolvidas no projeto.
Os empregadores não precisarão enviar a mesma informação para órgãos diferentes, eliminando o retrabalho e consequentemente custos.
Já o Governo receberá os dados de forma padronizada e em uma única plataforma online, ampliando sua capacidade de controle e fiscalização sobre as empresas, e os empregados terão mais agilidade e garantia em relação a efetivação dos seus direitos trabalhistas e previdenciários e maior agilidade na concessão de direitos trabalhistas e previdenciários.
De forma um pouco mais detalhada, as vantagens para os empregadores, decorrentes do eSocial são:
Já o Governo, pretende atingir diversos objetivos, sendo alguns deles:
Com relação às desvantagens, o eSocial exigirá uma nova forma de fazer e executar os processos, dado a sua dimensão e complexidade, demandando um grande esforço na padronização e digitalização das informações. As empresas que não se adequarem estarão altamente expostas aos riscos do não cumprimento das obrigações.
Devido ao impacto do eSocial, as empresas devem realizar mudanças em três grandes pilares:
Para a implantação do eSocial é essencial que se tenha o apoio da alta gestão da empresa e que as áreas mais afetadas pelo projeto estejam dedicadas e comprometidas em executá-lo.
O eSocial impacta todos os colaboradores, por isso é importante realizar treinamentos quanto aos processos, prazos e novas regras de negócio, além de conscientizá-los sobre a importância de manter seus dados cadastrais atualizados.
Diversos são os processos impactados, principalmente os relacionados à área de Recursos Humanos. Com a chegada do eSocial, as regras de negócio e os processos devem ser analisados, mapeados e revisados, a fim de identificar se todos os requisitos do eSocial estão sendo cumpridos.
Alguns dos processos impactados são os de Recrutamento e Seleção, Admissão, Movimentação e Desligamento.
Como exemplo, no caso do processo de recrutamento e seleção, a empresa deve garantir que todos os dados dos candidatos sejam coletados e registrados corretamente no sistema, proporcionando que o evento de admissão seja enviado no prazo (até o final do dia anterior ao início das atividades do novo colaborador) e de maneira qualificada.
Uma das certezas que o eSocial traz é que os sistemas de informação das empresas serão afetados pelo projeto.
Feita a revisão dos processos e identificados os gaps entre a situação atual e os processos redesenhados, as empresas devem analisar quais serão as adequações nos sistemas existentes, assim como avaliar a aquisição ou o desenvolvimento de novas plataformas.
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