eSocial: entenda o que é, como aplicá-lo e os benefícios para a sua empresa

Todos os empregadores sejam eles pequenos ou multinacionais sabem que o eSocial possui diversas regras relacionadas aos aspectos trabalhistas e previdenciários.

Consequentemente, exige das empresas um esforço multidisciplinar e revisão de processos e sistemas, com o objetivo de cumprir a regulamentação. Mas mobilizar a empresa em um projeto que impacta tantas áreas e a alta gestão não é uma tarefa simples e de rápida execução.

Dessa forma, como as organizações podem conduzir esse projeto internamente? Quais são as áreas mais afetadas na empresa? Como evoluir o mindset e a forma de trabalho das pessoas com tantas mudanças a serem feitas?

Esse artigo tem como objetivo explicar de forma rápida e direta as principais questões relacionadas ao eSocial, as principais áreas afetadas e como esse tipo de projeto pode ser conduzido internamente.

O que é o eSocial?

O eSocial é um dos pilares do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), programa que busca modernizar o cumprimento das obrigações acessórias unificando o envio das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas de forma totalmente digital.

O eSocial é um projeto desafiador. Primeiro, pela sua dimensão, já que unirá, pela primeira vez, diversos órgãos federais, além de envolver todas as empresas e colaboradores. O segundo ponto é que o programa permitirá que seja enviado um conjunto de informações para um único lugar, o Ambiente Nacional do eSocial, de forma totalmente online.

Vale ressaltar que o eSocial não muda a legislação, apenas tem como objetivo gerar mais controle, transparência e confiabilidade das informações enviadas ao Governo.

Por isso, para as organizações, o eSocial vai exigir uma revisão dos processos de RH, Administração de Pessoal, Medicina e Segurança do Trabalho, Jurídico e Tributário, devido à maior exposição de seus dados.

Como funciona e qual é a sequência de transmissão dos arquivos do eSocial?

As informações deverão ser enviadas por meio de eventos, e estes por sua vez possuem layouts pré-definidos. Um evento é qualquer fato jurídico-trabalhista que pode ocorrer na vida um empregado. Estes são classificados em três tipos: Eventos Iniciais e de Tabelas, Eventos não Periódicos e Eventos Periódicos.

Conheça cada tipo de eventos e seus respectivos prazos:

Haverá penalidades para aqueles que não implantarem o eSocial?

A empresa/contribuinte que deixar de enviar as informações no prazo definido ou que as apresentar com incorreções ficará sujeito às penalidades previstas na legislação.

Isso significa que não haverá novas multas e sim a aplicação daquelas já existentes nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.

Assim, a partir da entrada do eSocial, a fiscalização por parte dos órgãos ligados ao eSocial acontecerá em tempo real. Abaixo relacionamos algumas das informações que devem ser enviadas e os prazos:

Com o eSocial, as entidades integrantes continuam com suas respectivas atribuições e, portanto, podem aplicar as penalidades quando o empregador descumprir as regras e a legislação.

Quais são as vantagens e desvantagem do eSocial?

Apesar do eSocial ser considerado por algumas pessoas apenas uma estratégia para arrecadação de dinheiro, por meio da fiscalização tributária e trabalhista mais acirrada, o que de fato se percebe é a oportunidade de um projeto que pode trazer vantagens às três principais partes envolvidas no projeto.

Os empregadores não precisarão enviar a mesma informação para órgãos diferentes, eliminando o retrabalho e consequentemente custos.

Já o Governo receberá os dados de forma padronizada e em uma única plataforma online, ampliando sua capacidade de controle e fiscalização sobre as empresas, e os empregados terão mais agilidade e garantia em relação a efetivação dos seus direitos trabalhistas e previdenciários e maior agilidade na concessão de direitos trabalhistas e previdenciários.

Vantagens

De forma um pouco mais detalhada, as vantagens para os empregadores, decorrentes do eSocial são:

Eliminação da transmissão da mesma informação para os diversos órgãos do governo;
Maior eficiência dos processos impactados pelo eSocial;
Simplicidade no envio e correção das informações;
Maior segurança no armazenamento dos dados;
Substituição de processos manuais por processos automatizados.

Já o Governo, pretende atingir diversos objetivos, sendo alguns deles:

Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
Simplificar o cumprimento das obrigações da Empresa com o Governo;
Eliminar a redundância e aprimorar a qualidade das informações prestadas;
Substituir a entrega de formulários e declarações, como GFIP, RAIS, CAGED, DIRF e etc pelo eSocial.

Desvantagens

Com relação às desvantagens, o eSocial exigirá uma nova forma de fazer e executar os processos, dado a sua dimensão e complexidade, demandando um grande esforço na padronização e digitalização das informações. As empresas que não se adequarem estarão altamente expostas aos riscos do não cumprimento das obrigações.

O que muda com o eSocial?

Devido ao impacto do eSocial, as empresas devem realizar mudanças em três grandes pilares:

Pessoas

Para a implantação do eSocial é essencial que se tenha o apoio da alta gestão da empresa e que as áreas mais afetadas pelo projeto estejam dedicadas e comprometidas em executá-lo.

O eSocial impacta todos os colaboradores, por isso é importante realizar treinamentos quanto aos processos, prazos e novas regras de negócio, além de conscientizá-los sobre a importância de manter seus dados cadastrais atualizados.

Processos

Diversos são os processos impactados, principalmente os relacionados à área de Recursos Humanos. Com a chegada do eSocial, as regras de negócio e os processos devem ser analisados, mapeados e revisados, a fim de identificar se todos os requisitos do eSocial estão sendo cumpridos.

Alguns dos processos impactados são os de Recrutamento e Seleção, Admissão, Movimentação e Desligamento.

Como exemplo, no caso do processo de recrutamento e seleção, a empresa deve garantir que todos os dados dos candidatos sejam coletados e registrados corretamente no sistema, proporcionando que o evento de admissão seja enviado no prazo (até o final do dia anterior ao início das atividades do novo colaborador) e de maneira qualificada.

Sistemas

Uma das certezas que o eSocial traz é que os sistemas de informação das empresas serão afetados pelo projeto.

Feita a revisão dos processos e identificados os gaps entre a situação atual e os processos redesenhados, as empresas devem analisar quais serão as adequações nos sistemas existentes, assim como avaliar a aquisição ou o desenvolvimento de novas plataformas.

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