Como preencher uma ficha de registro de empregado? Descubra!

Ficha de registro de empregado é um documento obrigatório previsto por lei que contém informações pessoais importantes do colaborador e fundamentais para cadastros em órgãos como INSS e também no eSocial.


7 minutos de leitura

Antes da chegada do eSocial, a única ferramenta para manter as informações dos colaboradores registrada era por meio da ficha de registro de empregado.

No entanto, anos após aderir à obrigatoriedade da plataforma, as empresas continuam utilizando o Livro de Registro de Empregados, cuja finalidade é manter o registro de dados dos trabalhadores da empresa e um histórico da trajetória de cada um — até porque a lei continua exigindo que essa anotação seja feita.

Utilizar um modelo físico ou virtual de Ficha de Registro fica a critério da organização, o importante é que o registro seja mantido.

Se você está se perguntando por qual motivo deve manter o documento, já que está atendendo corretamente a obrigatoriedade do eSocial, veio ao lugar certo. Aqui, você vai descobrir as respostas para as perguntas abaixo.

  • Para que serve a ficha de registro de empregado?
  • Como preencher a ficha de registro corretamente?
  • Por que as empresas devem fazer essa ficha?
  • Quais os prazos para realizar as anotações sobre o empregado?

Acompanhe!

Para que serve a ficha de registro de empregado?

Após passar pelo processo seletivo e aceitar a proposta da empresa, os profissionais do departamento pessoal precisam cumprir com uma série de obrigações legais para ficar em dia com as exigências da CLT.

Uma dessas obrigações é a ficha de registro do empregado, que reúne diversos dados sobre a pessoa física, necessários para cadastros em órgãos como o próprio INSS e o eSocial.

Ou seja, nenhum profissional não pode iniciar suas atividades sem que antes passe pelo processo de admissão, onde são solicitados documentos para o preenchimento da ficha.

O que diz a lei?

A ficha de registro de empregado é prevista no artigo 41 da CLT:

"Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)."

Embora o meio eletrônico seja amplamente utilizado, a CLT reforça a obrigação de anotar mesmo que em livro ou ficha de registro:

"Art. 5º O empregador que optar por não realizar o registro dos empregados por meio eletrônico deverá anotar, nos mesmos prazos, as informações previstas no art. 2º em livro ou ficha de registro, que deverá permanecer no estabelecimento ao qual o trabalhador estiver vinculado."

Como preencher a ficha de registro corretamente?

O preenchimento da ficha de registro do empregado, em relação aos dados, também está na lei:

“Parágrafo único - Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.               (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)”.

Sendo assim, tanto na elaboração do contrato de trabalho, como no preenchimento do livro de registro de empregados, o novo colaborador deve entregar os seguintes documentos para admissão:

  • atestado de escolaridade;
  • Atestado Médico Admissional;
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Certidão de Casamento e de Nascimento;
  • CPF e RG;
  • declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
  • declaração de opção ou não pelo vale-transporte;
  • prova de quitação com o serviço militar (para candidatos do sexo masculino entre 18 e 45 anos);
  • se tiver filhos de até 14 anos ou com invalidez (para recebimento do salário-família): Certidão de Nascimento dos filhos menores até 14 anos e maiores de 14 se incapazes;
  • se tiver filhos menores de 6 anos: Cartão da Criança;
  • se tiver filhos maiores que 7 anos: Declaração de frequência escolar;
  • se tiver filhos maiores de 14 anos com invalidez: Comprovação da invalidez do filho ou equiparado maior de 14 anos (verificada em exame médico pericial a cargo da previdência social).
  • título de eleitor.

De posse a esses documentos, em conformidade com a portaria 41 do Ministério do Trabalho, a ficha deve ser constantemente atualizada com as seguintes informações:

  • acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver;
  • cargo e função;
  • data de admissão;
  • férias;
  • jornada de trabalho;
  • nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
  • número de identificação PIS/PASEP;
  • número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • remuneração.

Por que as empresas devem fazer essa ficha?

Como você pôde ver até aqui, a ficha de registro do empregado está na lei, ou seja, ela é uma obrigação do empregador durante o processo de admissão.

Seguir a legislação é fundamental para que a organização mantenha a segurança diante das obrigações e informações sobre o quadro de colaboradores, facilitando o cumprimento das rotinas do departamento pessoal e o controle interno. Veja o que acontece no caso das férias.

Férias

De acordo com a CLT, a concessão de férias deve ser devidamente registrada em vários documentos:

“Art. 135 - A concessão das férias será participada, por escrito, ao empregado, com antecedência de, no mínimo, 30 (trinta) dias. Dessa participação o interessado dará recibo.                    (Redação dada pela Lei nº 7.414, de 9.12.1985)
§ 1º - O empregado não poderá entrar no gozo das férias sem que apresente ao empregador sua Carteira de Trabalho e Previdência Social, para que nela seja anotada a respectiva concessão. (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977)
§ 2º - A concessão das férias será, igualmente, anotada no livro ou nas fichas de registro dos empregados. (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977)”

Além dessas exigências, a CLT também estabelece o período: todo colaborador, ao completar 12 meses de trabalho, tem direito a férias.

No entanto, a partir dessa data, o prazo para conceder o descanso é de 12 meses. Ou seja, o trabalhador pode gozar de suas férias somente após 24 meses de trabalho.

Ter essa informação documentada para além da carteira de trabalho é fundamental não só para a proteção da empresa, mas também para conseguir se organizar e negociar as férias com o colaborador antes do vencimento do prazo.

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Quais os prazos para realizar as anotações sobre o empregado?

A Portaria nº 1.195, de 30 de outubro de 2019 estabelece uma série de prazos em relação às anotações sobre o empregado, contemplando não apenas o banco de dados da empresa, mas também a carteira de trabalho digital aos que já fazem uso, e ao eSocial.

Confira a seguir.

Um dia antes de iniciar um novo emprego

  • categoria do trabalhador;
  • código da Classificação Brasileira de Ocupações;
  • CPF;
  • data de admissão;
  • data de nascimento;
  • matrícula do empregado;
  • natureza da atividade;
  • tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo;
  • valor do salário contratual.

Até 15 dias depois do primeiro dia de trabalho

  • descrição do cargo ou função;
  • descrição do salário variável, se houver;
  • horário de trabalho ou informação relacionada ao artigo 62 da CLT, que estabelece que “os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho” devem seguir as regras estabelecidas pelo inciso;
  • identificação do alvará judicial para contratação de menores de idade, se for o caso;
  • informação de empregado com deficiência ou reabilitado;
  • informação relativa a registro sob ação fiscal ou por força de decisão judicial, quando for o caso;
  • informações relacionadas a contratação de menor aprendiz, se for o caso;
  • local de trabalho;
  • nome completo, sexo, grau de instrução, endereço e nacionalidade;
  • nome e dados cadastrais dos dependentes.

 Até 15 dias após o fato

  • afastamento por acidente ou doença relacionada ao trabalho, com duração inferior a 15 (quinze) dias;
  • afastamentos temporários;
  • alterações cadastrais e contratuais;
  • dados de desligamento cujo motivo não gera direito ao saque do FGTS;
  • férias;
  • informações relacionadas ao monitoramento da saúde do trabalhador;
  • informações relacionadas às condições ambientais de trabalho;
  • reintegração ao emprego;
  • transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo.

15 dias após o afastamento

  • por acidente ou doença relacionados, ou não ao trabalho, com duração superior a 15 dias;
  • por acidente ou doença ocupacional ou não, com qualquer duração.

Registro imediato

  • acidente de trabalho ou doença ocupacional que resulte morte;
  • afastamento por acidente ou doença relacionados, ou não ao trabalho, com qualquer duração, quando ocorrer dentro do prazo de 60 dias do retorno de afastamento anterior pela mesma doença, que tenha gerado recebimento de auxílio-doença.

Nesse âmbito, a lei estabelece prazos diferenciados para cada situação:

“VI - até o primeiro dia útil seguinte ao da sua ocorrência, o acidente de trabalho que não resulte morte, ou a doença profissional.
VII - até o 10º (décimo) dia seguinte ao da sua ocorrência, os dados de desligamento cujo motivo gera direito a saque do FGTS.”

A portaria também reforça que as empresas que não utilizam a ficha de registro de empregados no formato eletrônico devem cumprir as anotações nestes mesmos prazos.

Preencher a ficha de registro do empregado pode ser uma tarefa designada ao setor de contabilidade da empresa, facilitando a prevenção dos problemas em relação à fiscalização e possíveis processos trabalhistas.

Os contadores auxiliam os profissionais do departamento pessoal a manter as informações centralizadas e atualizadas, realizando eventuais correções quando necessário.

Para mais informações que vão ajudar nas rotinas trabalhistas, siga-nos nas redes sociais e confira as atualizações. Estamos no LinkedIn, Twitter e Facebook.

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