Rotinas do departamento pessoal: checklist com as 8 principais atividades do DP

A integração do eSocial às rotinas do departamento pessoal deixou muitos profissionais de cabelos em pé.

O motivo não poderia ser outro: os processos relacionados ao setor de recursos humanos já eram excessivamente burocráticos, exigindo do colaborador extrema atenção para manter a empresa operando de forma segura em relação à legislação trabalhista. E agora, há mais um sistema para se preocupar.

Uma das maneiras de garantir que todos esses objetivos sejam cumpridos é contar com profissionais responsáveis, além de uma ajuda da tecnologia.

Por isso, você vai conhecer a verdadeira importância do setor de departamento pessoal e como a empresa pode melhorar o desempenho. Além disso, você vai conferir um checklist sobre as principais atividades do setor:

1. Folha de pagamento;
2. Controle de férias;
3. Admissão de funcionários;
4. Controle de impostos;
5. Legislação trabalhista;
6. Processo de desligamento;
7. Benefícios;
8. Apuração de ponto.

Qual a importância do setor de departamento pessoal?

A sustentabilidade de uma empresa no mercado de trabalho depende da qualidade dos profissionais de RH e como desempenham as rotinas do departamento pessoal. São esses profissionais que garantem o alinhamento do capital humano com as políticas e objetivos da empresa, além de manter em dia as questões estabelecidas por lei.

Em síntese, o departamento pessoal bem estruturado é responsável por:

• garantir o cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária;
• estabelecer uma rotina em que processos de admissão, demissão, benefícios, folha de pagamentos, relação com sindicatos, declarações trabalhistas mensais, anuais e outros encargos sociais sejam devidamente controlados;
• manter o pagamento de salários, transporte, férias, licença médica e 13º salário em dia;
• organizar e controlar os horários dos colaboradores;
• manter o arquivo que contém toda a documentação relacionada aos colaboradores da empresa devidamente atualizado e organizado;
• garantir o cumprimento das normas de higiene e segurança do trabalho;
• assumir uma postura estratégica, mantendo uma constante busca por alternativas que promovam o capital humano da empresa como a peça fundamental para o seu sucesso.

Questões burocráticas, como a parte legal e tributária, requerem um desempenho baseado em conhecimento técnico e concentração. Qualquer deslize pode resultar em um eventual passivo trabalhista, manchando a imagem da empresa como empregadora e trazendo prejuízos financeiros.

Somado a tudo isso, o profissional do RH também deve pensar de maneira estratégica, dando condições para que o ativo humano da empresa realmente seja o motor que impulsiona a organização ao sucesso. Ou seja, assumir esse setor é realmente um desafio.

Quais as principais rotinas do departamento pessoal?

Por conta dos processos burocráticos obrigatórios configurarem como uma rotina, não existem muitas variações nesse sentido. Acompanhar atentamente essas atividades junto às atualizações legislativas, como a Reforma Trabalhista, já é um grande passo para que o departamento pessoal mantenha um ritmo de trabalho sadio.

Está preparado para não deixar passar nenhuma das obrigações referentes ao departamento pessoal? Veja as principais atividades do setor e organize a sua rotina.

1. Admissão de funcionários

A admissão de funcionários é uma das tarefas mais complexas do setor. Uma vez que o sucesso de um negócio depende dos seus colaboradores, contratar os profissionais certos é uma grande missão.

A abertura de uma vaga e todo o processo de seleção e admissão estão relacionados aos profissionais desse setor, exigindo tempo, atenção e criatividade.

Após a seletiva, chega a hora de contratar o candidato escolhido. Essa é uma etapa bastante burocrática, pois exige a checagem de diversos documentos que, após serem entregues, geram os registros dos benefícios, salário, vale-transporte e demais questões pertinentes à remuneração do trabalhador.

Com a utilização de ferramentas como o Gupy Admissão, que digitalizam o a etapa de envio de documentos para o DP, é possível economizar até 50% do tempo do setor em novas contratações.

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2. Processo de desligamento

As rotinas de departamento pessoal não estão relacionadas apenas aos processos de admissão e treinamento. Embora sindicatos e a Justiça do Trabalho também sejam responsáveis pela parte burocrática do desligamento, é o profissional do RH que reúne a documentação necessária para dar baixa no contrato, de acordo com a lei.

Assim, esse departamento se encarrega de calcular valores, redigir o termo de rescisão e a guia de seguro-desemprego, estabelecer o aviso prévio, quando necessário, e realizar os devidos acompanhamentos.

3. Folha de pagamento

Organizar, elaborar e conferir as folhas de pagamento também pode ser considerada uma das principais e mais importantes atividades do setor. O documento deve ser elaborado com todos os valores referentes aos salários e demais informações exigidas pela legislação e encaminhadas ao departamento financeiro, responsável por realizar esse pagamento.

Mas o trabalho não para por aí. Cálculos relacionados a férias, 13º salário, eSocial, FGTS, INSS também fazem parte da folha de pagamento.

4. Controle de férias

O controle de férias é outra atividade que deve integrar as rotinas do departamento pessoal. O seu acompanhamento deve ser constante e não apenas quando o colaborador tem alguma dúvida ou solicita as datas.

É fundamental que esse período seja bem planejado. As datas devem estar de acordo com as demandas da empresa e também com as necessidades do profissional.

O calendário deve ser devidamente organizado, evitando que as equipes fiquem defasadas e sobrecarregadas, sem prejudicar a execução de projetos importantes ou os planos do colaborador. Isso sem contar que o vencimento do período também é regulamentado por lei. A legislação proíbe que os contratados trabalhem por 24 meses seguidos.

5. Apuração de ponto

O controle de ponto é uma obrigação estabelecida por lei e é dever da empresa verificar se os seus colaboradores estão cumprindo essa exigência. Após disponibilizar um sistema adequado para o registro de ponto, o responsável pelo departamento pessoal deve se certificar de que as informações estão em dia.

Esse relatório pode ser realizado mensalmente, antes do fechamento da folha de pagamento, já que esses dados orientam o cálculo e o pagamento de horas trabalhadas, extras e compensações.

6. Controle de impostos

Manter todos os encargos trabalhistas em dia é mais uma das funções do empregador. O controle dessas taxas deve ser uma atividade rotineira.

A atuação dos sindicatos não pode ser ignorada. Essas entidades ficam de olho em tudo o que acontece, garantem os aumentos de salário e condições de trabalho pela convenção coletiva e estão dispostas a orientar os colaboradores quando algo está fora do padrão.

Vale reforçar que estabelecer uma boa relação com esses órgãos é fundamental para garantir tranquilidade frente à remuneração dos profissionais. 

7. Legislação trabalhista

Embora as obrigações com a legislação trabalhista já tenham sido citadas diversas vezes ao longo deste material, é importante enxergá-las como um tópico especial do checklist referente às rotinas do departamento social.

Isso porque como determinadas entidades governamentais solicitam dados sociais dos colaboradores e esse recolhimento é feito por sistemas oficiais, o processo pode ser bastante complicado. Por exemplo:

• Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e SEFIP, destinados a gerar informações para Previdência Social;
• solicitação do Ministério do Trabalho para preenchimento da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), que deve ser preenchido sempre que a empresa contrata ou demite alguém;
• solicitação da Receita Federal para que a empresa registre os rendimentos pagos aos colaboradores durante o ano base, por exemplo, por meio da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF). 

8. Gestão de benefícios

Estabelecer uma política de benefícios faz parte da atuação estratégica do RH. Empresas que buscam manter o equilíbrio em seus cargos por meio da retenção de talentos e diminuição do turnover devem trabalhar em uma busca constante pelas melhores vantagens para o perfil dos colaboradores.

Essa tarefa exige tempo, conhecimento e a aplicação de ferramentas como avaliação de desempenho, questionários sobre a satisfação e outros recursos que possam definir as demandas e desejos dos profissionais.

O que a empresa deve fazer para melhorar o desempenho do departamento pessoal?

O setor de recursos humanos e departamento pessoal realmente tem muito trabalho a fazer. Como as atividades são estabelecidas por lei, é muito importante que os processos sejam bem organizados, minimizando possíveis falhas.

Do contrário, a empresa pode enfrentar processos trabalhistas. Para que isso não aconteça, a tecnologia e a adoção de novas políticas podem auxiliar. Veja como:

• o controle de ponto eletrônico pode ser otimizado por meio de um sistema próprio;
• as informações do banco de dados devem ser armazenadas em nuvem;
• o recrutamento interno deve ser feito para trazer agilidade e economia aos processos seletivos e ainda contribuir com a retenção de talentos;
• deve ser estabelecida uma política efetiva de controle de horas extras, como prazo para cumprir o banco de horas ou eventuais penalidades, caso o colaborador ultrapasse o máximo diário permitido por lei, o que ajuda a evitar erros ou gastos excessivos relacionados ao pagamento;
• a folha de pagamento e o controle de férias também podem ser organizados por um sistema.

Com base nesse checklist, você pôde perceber que a automação é o caminho mais simples e seguro para que as obrigações sejam cumpridas e a rotina do RH seja otimizada. Há diversos softwares e aplicativos de gestão disponíveis no mercado e muitos são muito bem recomendados para ajudar com a organização do departamento.

A otimização das rotinas de departamento pessoal por meio da tecnologia, sem dúvidas, aumenta a produtividade do setor. Também permite que os gestores de RH tenham um posicionamento cada vez mais estratégico.