Como a IA pode reduzir o seu tempo de preenchimento de vagas?

Garantir agilidade em processos de recrutamento e seleção tende a ser um verdadeiro desafio. Isso acontece porque a velocidade com que o mercado de trabalho se move já não é mais a mesma. 

Na hora de encontrar talentos incríveis para a sua empresa é preciso considerar esse ritmo acelerado, e o tempo de preenchimento das vagas não pode ficar para trás.

Mas como conciliar essa alta demanda na hora de selecionar bons profissionais sem que isso consuma muito tempo do seu time de RH? 

Além de manter um processo de R&S muito assertivo, soluções tecnológicas como a Inteligência Artificial (I.A) são grandes aliadas na otimização de processos e aumento de produtividade. 

Saiba como a I.A é capaz de ajudar na redução do tempo de preenchimento das vagas da sua empresa no artigo que preparamos para você!

O que é tempo de preenchimento de vagas?

Também conhecido pelo termo time-to-fill, o tempo de preenchimento de vagas é justamente o período de tempo que um cargo leva para ser preenchido. Esse período corresponde ao intervalo entre a aprovação de uma criação de vaga na empresa e o aceite da pessoa candidata selecionada pelos recrutadores do seu time de RH. 

Essa métrica ajuda a mensurar o tempo médio que uma empresa leva para repor uma vaga. Quando o assunto é o preenchimento de um cargo estratégico para a organização, um time-to-fill longo acaba gerando gastos para a empresa, além de impactar a área que precisa deste novo profissional.

Por outro lado, um ciclo reduzido de preenchimento de vagas significa a otimização do trabalho da equipe de RH — que vai poder focar em outras atividades estratégicas — e impacta positivamente na experiência do candidato, fortalecendo o employer branding da sua empresa.

Time-to-fill X time to hire

Ainda que sejam termos parecidos, time-to-fill é diferente de uma outra métrica essencial para a área de RH das empresas: o time to hire. Além de serem termos similares, são métricas complementares. 

O time to hire, que na tradução livre fica tempo de contratação, significa especificamente o intervalo de tempo em que a pessoa candidata foi contratada, subtraindo o número de dias desde sua aplicação no processo seletivo.

O time-to-fill, ou tempo de preenchimento de vagas, por sua vez, engloba um período de tempo maior, abrangendo o ciclo completo de uma nova admissão em uma organização. 

Ambas as métricas são fundamentais para que o time de RH possa manter uma boa taxa de sucesso em contratações, no menor tempo possível.

Importância do tempo de preenchimento de vagas

Buscar estratégias para manter o tempo de preenchimento de vagas cada vez mais reduzido tem relação direta com o período de tempo investido em uma contração. Uma das maiores vantagens em acompanhar essa métrica de perto, é garantir a transição entre a necessidade de um cargo e a contratação ocorra de forma ágil e sem imprevistos.

De um ponto de vista mais macro, quando essa métrica é somada ao time to hire, é possível identificar as etapas do processo de R&S que precisam de mais atenção. Essa análise pode mensurar o quanto a descrição de cargo, por exemplo, está verdadeiramente alinhada ao perfil de profissionais que se candidatam a vagas na sua empresa.

Como calcular o tempo de preenchimento de vagas?

Agora que você já sabe o que é o tempo de preenchimento de vagas e sua importância para a área de RH da sua empresa, chegou a hora de entender como calcular esse valor. 

Assim como para calcular o time to hire, a fórmula para o time-to-fill é bastante simples. Confira como o cálculo para esse métrica funciona:

Time-to-fill = nº de dias entre a abertura do processo seletivo e o preenchimento da vaga

O ideal é criar uma média geral de quantos dias a organização precisa para preencher uma vaga. O próximo passo é somar o time-to-fill de cada processo seletivo e então dividir pela quantidade de oportunidades levadas em consideração.

Outro dado importante para ser monitorado é o tempo de preenchimento de vagas para cada tipo de departamento, equipe ou cargo específico. Isso é importante, pois áreas como tecnologia, por exemplo, podem demandar processos seletivos mais complexos e, consequentemente, mais longos. Ao não levar em consideração essas especificidades, a análise de métricas pode apresentar falhas.

Para evitar falhas nesse processo, você pode contar com a aba de tempos e conversões da Gupy, que é responsável por auxiliar a sua empresa a visualizar como está a taxa de conversão de pessoas candidatas nos seus processos de recrutamento e seleção. Isso possibilita identificar as etapas que apresentam os maiores gargalos. 

Para garantir uma ótima gestão do processo de recrutamento e seleção, é fundamental contar com indicadores para otimizar o processo. Um desses indicadores é o funil de contratação, que tem dois objetivos:

• Dar visibilidade sobre a conversão de candidatos em cada uma das etapas do processo de R&S;
• Possibilitar a análise de tempo para contratação a partir da publicação da vaga.

A partir desses dados é possível entender quais são os principais gargalos do processo, possibilitando ajustes, tomadas de decisão mais assertivas e uma comunicação mais objetiva com os demais envolvidos na gestão deste fluxo em sua empresa.

Como reduzir o tempo de preenchimento de vagas?

Quem trabalha com recrutamento e seleção sabe o quão desafiador é reduzir o tempo de fechamento de uma vaga, ainda que seja uma meta vital para o time de RH.

Dados levantados em 2021 pela Indeed, apontam que o tempo médio entre a primeira entrevista da pessoa candidata e a contratação é de 42 dias. No mercado de TI, esse intervalo de tempo é ainda maior, chegando a completar 51 dias em alguns casos.

No entanto, para acompanhar a velocidade e competitividade do mercado de trabalho, tanto do ponto de vista dos recrutadores quanto da pessoa candidata, aumentar o tempo de espera está longe de ser o ideal.

Para reverter esse cenário é preciso estruturar um processo de recrutamento e seleção mais ágil e preciso, que otimize etapas normalmente burocráticas e que consomem um tempo valioso da sua equipe, além de prejudicar a experiência do candidato.

A Inteligência Artificial, quando aplicada no mercado de RH, desempenha justamente o papel de otimizar essas etapas, trazendo ganho de tempo e agilidade para o processo seletivo. 

Quando o assunto é R&S, as plataformas que contam com IA como parte de sua solução tecnológica, como a Gupy,  são capazes de reduzir a chance de erros na análise dos currículos das pessoas candidatas, além de diminuírem consideravelmente o trabalho operacional do processo.

É importante ressaltar que a IA é uma aliada dos times de RH e veio para descomplicar processos antes muito demorados e burocráticos, mas essa tecnologia não substitui o seu time de recrutadores. Ela vai entrar para acelerar o processo, garantir que todos os currículos sejam considerados em uma vaga - sem deixar passar nenhum, independente da quantidade - e dar mais tempo para que sua equipe de RH possa focar em ações mais estratégicas.

Quais são os benefícios de contar com IA em processos de R&S?

Uma das principais vantagens da IA em processos seletivos é possibilitar que os recrutadores cheguem muito mais rapidamente nas pessoas candidatas, fazendo com que as etapas e a busca por pessoas candidatas aconteçam de forma muito ágil e fluída.

Isso é possível porque esse tipo de tecnologia aumenta significativamente a capacidade de análise de currículos na sua empresa, tornando a classificação de candidaturas muito mais ágil.

Em processos seletivos embasados pela IA, é possível observar o impacto direto na redução do tempo de preenchimento de vagas. Outro fator relevante é que essa solução ajuda a evitar perder boas pessoas candidatas que poderiam desistir da oportunidade em um processo longo.

Existem ainda outros benefícios em utilizar a IA como aliada nos seus processos seletivos:

• Maior aderência com a vaga;
• Aumento da performance do profissional de RH;
• Otimização do custo efetivo da contratação.

Com a Gaia, Inteligência Artificial da Gupy, foi observado uma redução na média do tempo de preenchimento de vagas de 42 para 36 dias. 

Se antes os processos seletivos estavam atrelados a não conseguir gerir e analisar todo o volume de currículos, muitas planilhas e emails, a nossa IA veio com o objetivo de otimizar os processos e fazer com que todas as pessoas candidatas sejam consideradas em uma vaga, dando muita visibilidade para o crescimento na curva de atração de novos talentos e, em contrapartida, dando conta de fazer a análise de 1 milhão de currículos por segundo.

Os impactos que a Gaia traz para a redução de time-to-fill foram significativos: mais de 15 mil horas economizadas por clientes com análises ágeis e que facilitam a busca por pessoas candidatas. 

Mas a Gaia não veio apenas com a missão de acelerar os processos de recrutamento e seleção, ela vai além disso:

• Combate a vieses inconscientes;
• Seleção de pessoas candidatas com a maior chance de correspondência para a vaga;
• Ordenação de pessoas candidatas em constante atualização durante o processo;
• Uma IA que aprende com o seu time RH gradativamente, a partir de boas descrições de vaga e histórico de contratações.

Pensar em processos seletivos como meta importante da sua empresa agrega valor à marca e deixa as pessoas candidatas e colaboradores muito mais engajados, desde o primeiro contato com a organização.