O manual do onboarding de novos funcionários

Contratar um novo funcionário para a companhia é uma grande responsabilidade e uma das principais atividades do RH, tendo em vista que uma admissão acertada é essencial para o crescimento do negócio.

Além disso, é uma tarefa muito complexa, considerando que engloba diversos desafios, e qualquer erro pode gerar vários riscos, por exemplo, queda de produtividade.

Por isso, investir nas boas práticas de onboarding é fundamental.

Com intuito de ajudar você a construir um onboarding eficiente na empresa, preparamos este conteúdo com os principais pontos sobre esse processo.

Imagem da gaia representando o artigo guia de onboarding

Aprenda:

incluindo para que serve, sua importância, como colocá-lo em prática e demais informações. Confira!

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O que é o onboarding de novos funcionários?

Imagem da mascote gaia em dúvida, sobre processo de onboarding

Em linhas gerais, onboarding trata-se de um processo para integrar o novo colaborador à equipe, cultura e forma de operação da organização, com o objetivo de assegurar a adaptação e a retenção desse profissional.

É o processo de integração de novos colaboradores em uma instituição, para que eles possam obter os conhecimentos, as habilidades e os comportamentos necessários a fim de efetivamente se tornarem parte da equipe.

Ele envolve várias etapas, como orientação, supervisão, acompanhamento e treinamento.

O momento adequado para iniciar esse processo é logo após a contratação, que é quando o profissional está motivado, engajado a mostrar um bom trabalho e aberto para receber orientação e se adaptar com maior facilidade. No entanto, ele deve se estender até o funcionário estar à vontade em sua função.

Por isso é uma prática que exige um grande planejamento por parte do setor de Recursos Humanos. Por meio dele, é possível motivar os funcionários desde o momento em que eles chegam para o primeiro dia de trabalho. Nesse sentido, pode ser entendido como uma estratégia crucial de gestão de pessoas.

Muitas companhias ainda ignoram a importância do onboarding de empregados e acabam realizando somente uma breve apresentação. Esse é um erro grave, principalmente porque o mercado se encontra cada vez mais competitivo, e as empresas que investem em talentos ficarão com os melhores profissionais.


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Imagem da mascote gaia, sobre onboarding Gupy


Qual a importância do onboarding para a organização e para os novos colaboradores?

Imagem da mascote gaia, sobre processo de onboarding

Após a admissão do profissional, é preciso inseri-lo na rotina da empresa e fazer com que ele se sinta integrado a ela. Isso contribui para um bom clima organizacional e evita o turnover dos novos contratados. Assim sendo, deve ser uma das grandes preocupações da gestão de RH.

O onboarding é importante por oferecer diversos benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador. A seguir, fique por dentro dos principais.

Retenção de talentos

Atrair e reter talentos que possuem um alto desempenho é uma das prioridades da empresa, contudo essa não é uma tarefa fácil.

É possível ter bons atrativos, por exemplo, bons benefícios e salários, mas definir os elementos abstratos, como boa relação com os gestores, alinhamento com os valores organizacionais, entre outros, já é mais complicado.

Nesse caso, é preciso estabelecer uma estratégia, afinal são esses atributos que vão fazer com que os candidatos prefiram uma instituição em vez da outra.

O onboarding permite a construção de uma base sólida para as características intangíveis que diferenciam a cultura da organização, e usar isso para atrair e reter profissionais talentosos é uma excelente alternativa.

Aumento do engajamento dos profissionais

Quando se compara uma empresa com outra, pode-se perceber que os valores e a cultura de cada uma são bem diferentes.

O ponto mais relevante é o engajamento do candidato, principalmente daqueles que se sentem dispostos assim que começam a executar suas atividades. Se a empresa integrar os novos profissionais ao programa de onboarding, será mais fácil estimular o engajamento e mantê-los por muito tempo na companhia.

Crescimento do negócio

O engajamento e a motivação são os objetivos principais de qualquer ação de onboarding.

Porém, além desses benefícios visíveis, ele colabora para embasar a cultura organizacional e estreitar os relacionamentos no ambiente laboral. Os profissionais que são altamente envolvidos com as metas do negócio são muito mais produtivos e rentáveis que os demais.

Alinhamento às propostas

O onboarding educa e expõe aos contratados sobre quais são as medidas organizacionais.

Uma dica é que eles se reúnam com a liderança com a finalidade de receberem instruções diretas sobre como agir para evitar erros iniciais comuns e para realizarem as tarefas que compõem seus cargos de forma mais ágil.

Redução do turnover

Essa prática também vai auxiliar na diminuição dos índices de turnover, que se trata da rotatividade de pessoal dentro de uma organização. Essa diminuição se dá pela sensação de pertencimento vinda do colaborador, fazendo com que seu vínculo com a contratante se fortaleça.

Como deve ser a estrutura do onboarding?

Imagem da mascote gaia, sobre processo de onboarding

Para que o programa de onboarding dê certo dentro de uma empresa, ele precisa ser bem estruturado. Abaixo, veja como isso pode ser feito.

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Deixe tudo claro na hora da contratação

Informações importantes como salários, benefícios, período de experiência, data de início das atividades, entre outras, devem ser bem especificadas no momento da contratação. Para facilitar o entendimento do candidato, elas podem ser encaminhadas via e-mail.

A fim de que tudo dê certo no momento da integração do novo funcionário, agende o começo da jornada de trabalho para uma segunda-feira. Assim, a empresa terá um período ininterrupto de uma semana para investir na inserção dele nos valores e na cultura da companhia.

Prepare a chegada

Faça com que o novo empregado veja que está sendo esperado. Mostre isso a ele deixando tudo planejado para a sua chegada à empresa, especialmente no seu setor de trabalho. Isso é primordial para a valorização e a integração social.

Dias antes da data de começo definida, mande uma mensagem ou e-mail que demonstre o sentimento de aguardo e o quanto a empresa está feliz por tê-lo como membro da equipe.

A equipe deve estar preparada para receber o novo colega. Para isso, é possível enviar um e-mail para o time de modo a apresentar o funcionário que está para chegar. Conte um pouco do seu perfil, para que os colaboradores estejam familiarizados com o novo membro antes do início da sua jornada profissional na empresa.

Além disso, planeje com antecedência os treinamentos que serão aplicados no decorrer do período de experiência e realize um levantamento dos setores, para que todo o conteúdo seja atualizado de forma prévia e projetada.

Crie um evento para receber o novo funcionário

Para começar um processo de onboarding eficaz, crie um evento de boas-vindas no primeiro dia de trabalho do profissional. Defina uma data com os demais departamentos e convide seus membros para se apresentarem ao recém-contratado.

Essa é a hora para contar tudo que o funcionário precisa saber sobre a companhia.

Mesmo que ele já tenha algumas informações, é importante aproveitar esse contato inicial para explicar mais detalhadamente a história da empresa, quais são seus valores, quem são seus fundadores e quais são os objetivos para o futuro.

Algumas regras básicas e práticas recomendadas devem ser repassadas, por exemplo, trajes adequados e ocasiões em que é possível utilizar uma vestimenta mais informal. Essas informações ajudam a evitar desconfortos ou que o funcionário viole alguma regra por não conhecê-la.

Também é interessante exibir alguns cronogramas e a estrutura geral da empresa com o intuito de auxiliar o colaborar a entender melhor o local em que trabalhará.

Essa visão geral vai fazer o empregado compreender exatamente para quais setores ou funcionários ele poderá se direcionar quando precisar resolver alguma questão ou buscar informações.

Uma outra opção é realizar dinâmica de grupo, para que ele possa se soltar e se sentir menos nervoso e mais tranquilo, já que, dependendo de cada perfil, esse é um momento que pode gerar certa tensão.

Faça um tour pela empresa

Um passeio pela empresa é essencial para o primeiro dia do recém-contratado. Mesmo nas pequenas empresas, isso ajuda o novo colaborador a se sentir mais confortável e familiarizado com seu novo ambiente.

Faça a apresentação aos demais funcionários, promovendo a integração da equipe de maneira menos formal. É importante que os líderes da equipe participem desse momento, já que eles são os maiores responsáveis por divulgar a cultura organizacional.

Se possível, apresente-o também aos grandes executivos, afinal, conhecer seus CEOs e ter a chance de conviver com eles é mais um fator motivador para o profissional.

Além disso, os gestores devem se colocar disponíveis para tirar dúvidas e auxiliar sempre que necessário. Isso mostra uma relação de respeito entre todos os níveis hierárquicos.

Mesmo já tendo se encaminhado à empresa para realizar entrevistas, o novo colaborador ainda não conhece completamente o ambiente no qual trabalhará. Mostrar onde fica o banheiro, a cozinha, a impressora, entre outros, permite que ele se acostume com mais rapidez ao local.

Apresente o setor de trabalho

Dentro desse processo de integração de recém-admitidos, é necessário considerar não só a companhia, mas também o setor para o qual o profissional trabalhará.

Nessa fase, o mais apropriado é que o departamento de Recursos Humanos e o gestor responsável pela equipe dessa nova contratação trabalhem juntos para repassar todas as informações relevantes daquele time, seus desafios, especificidades, metas e projetos.

Uma opção interessante é recomendar um almoço em conjunto nesse primeiro dia, para que o novo membro possa ser apresentado e conhecer seus colegas de uma forma mais descontraída, ajudando na integração.

Organize o ambiente de trabalho

O ideal é manter o ambiente de trabalho organizado. Essa é uma forma de não deixar o novo funcionário perdido no primeiro dia.

Organize os materiais dele e deixe separado tudo que será utilizado para a execução da função. Lembrancinhas, bilhetes ou qualquer outro tipo de agrado personalizado é sempre uma boa alternativa.

Deixe também um informativo impresso com o número dos ramais, nome da área, responsáveis etc.

Isso vai ajudar em um primeiro momento, já que informações básicas nessa hora podem ser de grande valia. Já entregue um e-mail padrão e uma senha disponível a ele para que possa fazer seu primeiro acesso à rede e explorar o programa da empresa.

Estabeleça a programação para a rotina de trabalho e entregue ao empregado um cronograma com os compromissos e as metas para o dia. Assim, ele vai compreender que é preciso ser organizado para se dar bem e conseguir desenvolver todos os processos diários do negócio.

Com todo esse cuidado, o novo colaborador vai entender que está sendo esperado e que houve um interesse em relação à sua chegada. É muito importante que ele se sinta valioso e saiba que várias expectativas giram em torno da sua contratação.

Escolha um funcionário para auxiliar

No primeiro dia de trabalho, é muito normal que o novo funcionário tenha diversos questionamentos, por exemplo, os nomes das pessoas, a localização de certo departamento, como ele faz para pegar um cafezinho, entre outras coisas básicas.

Partindo da premissa de que existem vários perfis de pessoas e que cada um pode reagir de uma forma diferente, isso pode atrapalhar a integração social. Por esse motivo, é preciso que o setor de RH se preocupe em esclarecer o máximo de dúvidas possíveis nesse primeiro momento.

Um recurso que pode dar resultado é a elaboração de um documento, espécie de guia detalhado, que inclua as principais indagações ocorridas no começo do trabalho. As informações a que ele terá que recorrer com certa frequência até se acostumar também devem estar inseridas.

Além de terem um bom efeito visual, tais medidas impedem que a pessoa tenha que perguntar sobre questões simples que poderiam ser esclarecidas em ferramentas oficiais.

Ademais, evitam que a insegurança tome conta no primeiro dia, promovendo o bem-estar dela. Vale salientar que esse guia deve ser objetivo e atrativo.

Um funcionário que esteja há um certo tempo na empresa deve retomar o conteúdo do guia e tirar eventuais dúvidas relativas à área do novo colaborador, principalmente no que se refere ao período de treinamentos iniciais.

Caso não consiga sanar todos os questionamentos, ele deverá orientar o colega a se dirigir até o departamento de Recursos Humanos.

Aplique um treinamento personalizado

Toda companhia e cada setor precisam de conhecimentos básicos específicos para a execução das atividades. Porém, apenas ensinar não é garantia de uma rápida absorção do conteúdo nem de retorno do investimento realizado no processo seletivo.

Para assegurar a real eficácia do treinamento, invista no acompanhamento individual sobre as necessidades de cada profissional contratado.

Conforme suas experiências prévias, ele poderá ter facilidade ou dificuldade em algumas atividades, que serão identificadas e solucionadas por meio dos treinamentos.

Forneça capacitação extra em determinadas áreas para eliminar as dificuldades e estimule para que ele seja o mais aberto possível sobre suas necessidades de aprendizado.

A empresa deve propiciar um ambiente de inserção adequado. Logo, por meio desse treinamento personalizado, torna-se viável realizar o acompanhamento da forma como esse colaborador efetivamente se alinha ao novo ambiente corporativo.

Um mentor previamente definido, que será responsável pelo treinamento, deverá monitorar os primeiros passos, responder dúvidas e corrigir erros. Nessa etapa, é pertinente fazer uma avaliação, por isso notas e considerações sobre o desempenho do recém-contratado e seus interesses em relação à organização podem ser atribuídas.

Como inserir melhorias por meio de feedbacks e como coletar essas informações?

Com a intenção de sempre engajá-lo, é importante mostrar que o mentor está constantemente acompanhando e auxiliando, mas, ao mesmo tempo, confia no novo colaborador.

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Nesse sentido, é essencial dialogar nas primeiras semanas e, após esse período, a cada mês. Se essas conversas estiverem integradas às avaliações de desempenho, é necessário reservar um tempo para discutir sobre a contribuição do empregado e também para o esclarecimento de dúvidas sobre processos, pessoas, cultura da empresa, metas, entre outros.

O feedback é fundamental nesse processo de melhoria contínua, já que, por meio dele, será possível identificar se não há contratempos, como desconforto com a equipe, problemas de alinhamento com os valores do negócio, dificuldade na realização das tarefas e demais fatores que possam impedir o desenvolvimento e o interesse do novo funcionário.

Além disso, é possível perceber em que ele se adequou melhor, qualidades que não puderam ser percebidas durante o processo seletivo e ações para aproveitar da melhor forma as competências apresentadas por ele.

Quais as melhores práticas para tornar o onboarding atraente?

Para tornar as práticas de onboarding mais atraentes, diversas medidas podem ser implementadas como forma de alcançar os objetivos pretendidos, principalmente, integração, engajamento e retenção de talentos. Conheça algumas delas.

Crie um caminho de onboarding misto

Elabore uma experiência que estimule o conhecimento formal, prático e social com fundamento em objetivos claros. Ela pode ser ligada ao aprendizado contínuo que deve suceder o programa inicial.

Permita o acesso a canais de conhecimento

Divulgação de informações e criação de conteúdos acontecem constantemente, e novos colaboradores precisam acessar canais de conhecimento para fortalecer o conteúdo disponível em tempo apropriado.

Além disso, eles podem começar a conhecer os especialistas na companhia em áreas importantes, para que possam buscar orientações quando for preciso.

Torne o cenário pessoal e gere experiência

Toda ação de onboarding deve ser diferente em relação à estrutura e ao conteúdo para poder se adequar às necessidades de cada contratado e às suas competências atuais, por exemplo, função exercida, processos que deve conhecer nas primeiras semanas, o que deve ser priorizado, entre outros.

Saiba como indicar o mentor

A aplicação da integração tem como finalidade fazer com que o novo colaborador possa se sentir em casa e encontrar uma maneira rápida de atingir bons resultados.

O mentor ideal deve ter a capacidade de ensinar sobre pontos importantes a respeito da organização, dar conselhos e ajudar na execução do trabalho.

Os funcionários devem ter a viabilidade de se conectar facilmente com seus mentores e ter liberdade para fazer perguntas que talvez não realizassem aos gestores por não se sentirem confortáveis.

Faça com que o treinamento se transforme em resultado

Certifique-se da objetividade do programa. A intenção do programa deve ser claro e possibilitar a avaliação e a análise do seu sucesso. Procure retorno no meio de recursos disponíveis, como testes, dinâmicas, formulários, entre outros, de modo a aprimorar as próximas ações.

Envolvas as pessoas adequadas

Os membros envolvidos devem estar preparados e comprometidos com o objetivo de transformar o programa em uma tarefa bem-sucedida. É importante criar uma lista de desempenho que vai orientar e facilitar o aprendizado dos recém-chegados.

Invista na imagem externa da companhia

A disputa pelos melhores profissionais disponíveis no mercado é real, por isso averígue se o acompanhamento oferecido aos funcionários que deixam a empresa se encontra alinhado com a maneira como é feito o acolhimento dos novos profissionais.

Aqueles que saem da instituição com uma impressão positiva são suas referências no mercado de trabalho e podem contribuir para a identificação e o incentivo de futuras contratações. Por esse motivo, o monitoramento profissional daqueles que rescindem o contrato de trabalho com a empresa pode alimentar o processo de contratações.

Aposte nas transições internas

A queda de desempenho e motivação pode acontecer na mudança de cargos dentro da organização. Assegure que os empregados que se aproveitam da mobilidade interna também sejam acompanhados no novo cargo.

Promova a inclusão

O foco da maioria das empresas é o recém-contratado, no entanto, muitas vezes, esquece-se que essa contratação envolve toda a equipe do setor. As organizações que buscam ser grandes referências preparam os funcionários antigos para que compreendam quem está chegando e entendam seus papéis nesse processo.

Utilize a tecnologia como aliada

O processo de integração de novos colaboradores pode ser otimizado por meio do uso da tecnologia.

Existem opções disponíveis no mercado que podem auxiliar na gestão de RH, tornando o programa mais simples e contribuindo para a qualificação por meio de ferramentas e recursos eficazes para a organização.

Assim, é possível ter um time mais alinhado com a cultura e a meta do negócio, além de expectativas claras e maior entusiasmo para trabalhar na instituição.

Em vista de tudo isso, é possível perceber a correlação entre onboarding de novos contratados e engajamento com a empresa.

Investir nesse ponto pode ser muito benéfico tanto para o negócio quanto para o funcionário, já que eleva o nível de motivação, aumenta a eficiência e a produtividade do time e, consequentemente, reduz os custos.

Por meio do onboarding, é viável conquistar o resultado esperado por toda empresa que contrata novos colaboradores, que é a satisfação de se juntarem ao time e realizar um bom trabalho.

Então, esse é o momento de avaliar as ações e elaborar um novo plano com detalhes importantes que podem ser aplicados desde o momento do processo seletivo.

Com a abordagem adequada, todos se sentirão integrados e unidos em prol de um objetivo em comum, que é o alcance do sucesso e a expansão do negócio.

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Guilherme Dias | GUPY

Guilherme Dias | GUPY

Atua com Marketing e Growth sendo CMO & Co-founder na Gupy. Através de uma consultoria de business em que foi sócio, descobriu que adora otimizar processos, redesenhar soluções de gestão e trazer resultados mais agressivos para negócios. É curioso e apaixonado por Recursos Humanos, séries e gastronomia.