Informe de rendimentos: prazo em 2025 e dicas para o DP

O informe de rendimentos é um dos documentos mais importantes no processo de declaração de impostos, tanto para os empregados quanto para os departamentos pessoais (DP) das empresas.

Em 2025, esse processo assume uma importância ainda maior devido a mudanças nas legislações fiscais e à crescente digitalização dos serviços relacionados à gestão tributária.

Confira os prazos para a entrega do informe de rendimentos em 2025 e dicas para o Departamento Pessoal garantir que os processos sejam realizados de forma eficiente e sem erros.

O que é o Informe de Rendimentos?

O informe de rendimentos é um documento que reúne todas as informações sobre os rendimentos recebidos pelo trabalhador ao longo do ano, incluindo salários, bonificações, horas extras, comissões, entre outros.

Ele serve como base para a declaração de Imposto de Renda de pessoas físicas, seja para aqueles que precisam pagar imposto, seja para os que têm direito à restituição.

Além disso, o informe de rendimentos também inclui informações sobre os descontos efetuados, como contribuições ao INSS, ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e os impostos retidos na fonte.

Prazo para Emissão e Envio do Informe de Rendimentos em 2025

Em 2025, o prazo para entrega do Informe de Rendimentos aos colaboradores segue as diretrizes estabelecidas pela Receita Federal.

O prazo para que as empresas entreguem esse documento aos seus empregados é, geralmente, até o final de fevereiro do ano seguinte ao ano-base.

Ou seja, o prazo final para a entrega do Informe de Rendimentos de 2024 será até 28 de fevereiro de 2025.

As empresas devem emitir e fornecer esse informe de forma clara e detalhada, para que as pessoas colaboradoras possam utilizá-lo na hora de preencher a Declaração de Imposto de Renda, que pode ser feita a partir de março de 2025.

Dicas para o Departamento Pessoal

A emissão do Informe de Rendimentos exige precisão e organização. Para que o Departamento Pessoal (DP) consiga atender ao prazo de entrega e evitar erros que possam prejudicar as pessoas colaboradoras, aqui vão algumas dicas:

1. Organize as informações de forma antecipada

O primeiro passo para garantir que tudo será entregue a tempo é organizar as informações com antecedência.

No decorrer do ano, o DP deve manter o controle detalhado dos pagamentos realizados as pessoas colaboradoras, incluindo salários, benefícios, descontos e impostos.

Além disso, deve garantir que os dados de cada empregado estejam atualizados, incluindo informações de endereço e estado civil.

2. Automatize o processo de emissão

Utilizar sistemas de gestão de recursos humanos (RH) e folha de pagamento pode facilitar bastante o processo de emissão do Informe de Rendimentos.

Muitos desses sistemas já oferecem a funcionalidade de gerar o informe automaticamente, com todos os dados preenchidos corretamente, o que minimiza a chance de erro.

A automação também permite que o DP emita os informes de forma mais rápida, o que ajuda a cumprir os prazos com maior facilidade.

3. Revise os dados antes de enviar

Antes de enviar os informes as pessoas colaboradoras, é fundamental realizar uma revisão detalhada dos dados.

Verifique se todos os rendimentos, descontos e tributos foram corretamente lançados e se as informações pessoais dos funcionários estão corretas.

Uma revisão cuidadosa pode evitar problemas futuros, como erros na declaração do Imposto de Renda ou até mesmo o pagamento de impostos errados.

4. Comunique-se com as pessoas colaboradoras

Além de enviar o informe dentro do prazo, é importante garantir que as pessoas colaboradoras compreendam o documento.

Uma boa prática é enviar uma comunicação clara, explicando o conteúdo do informe e como utilizá-lo na declaração do Imposto de Renda.

Isso ajuda a reduzir dúvidas e minimiza a chance de o colaborador precisar solicitar ajustes posteriormente.

5. Fique atento às mudanças na legislação

O Departamento Pessoal deve estar sempre atualizado em relação às mudanças nas legislações fiscais.

Alterações nas regras de impostos, como novas faixas de tributação ou mudanças nas contribuições ao INSS, podem impactar diretamente a forma como o informe de rendimentos é preenchido.

Portanto, é fundamental acompanhar as orientações da Receita Federal e as atualizações sobre as obrigações fiscais, principalmente antes de emitir os informes de 2025.

6. Emita o informe de rendimentos para os ex-funcionários

Outro ponto importante é a emissão do informe de rendimentos para ex-funcionários que tenham trabalhado durante parte do ano.

Essas pessoas também devem receber o documento dentro do prazo estabelecido.

O DP deve garantir que esses informes sejam enviados, mesmo que as pessoas colaboradora já não esteja mais na empresa, evitando problemas com a Receita Federal e com o próprio ex-colaborador.

7. Utilize a Plataforma Digital de entrega

Uma prática cada vez mais comum é o envio do Informe de Rendimentos por meios digitais, como e-mail ou plataformas de RH.

Isso facilita o acesso e o armazenamento do documento, além de ser uma alternativa mais rápida e segura.

Contudo, é importante garantir que todos os funcionários tenham acesso ao documento de forma confidencial e que a plataforma digital esteja em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Como vimos, o Informe de Rendimentos é um documento essencial tanto para a pessoa colaboradora quanto para a empresa, pois facilita o processo de declaração do Imposto de Renda.

Em 2025, o Departamento Pessoal deve ficar atento aos prazos e às boas práticas para garantir que o informe seja entregue de forma precisa e pontual.

Ao seguir as dicas apresentadas, as empresas podem evitar erros comuns e garantir que seus colaboradores recebam todas as informações necessárias para cumprir suas obrigações fiscais sem dificuldades.

A organização, a automatização e a revisão cuidadosa são fundamentais para garantir que o processo seja bem-sucedido e que o DP cumpra seu papel de maneira eficaz. 

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