Time to fill: como reduzir tempo de contratação e melhorar resultados

Time to fill é um dos KPIs mais importantes da área de recrutamento e seleção. Ele mede o tempo de contratação do ponto de vista organizacional: do momento em que a vaga é aberta até a aceitação da oferta, mostrando a eficiência do processo e o impacto nas operações (custo de posição em aberto, atraso em projetos e perda de receita). 

Definir, medir e otimizar essa métrica de recrutamento ajuda o RH a otimizar o time to fill sem sacrificar a qualidade das contratações.

Em linhas gerais: time to fill = data da abertura oficial da vaga → data de aceite da oferta. Esse entendimento é adotado por referências do setor e materiais profissionais amplamente utilizados pelo mercado. 

O que significa time to fill?

É o número de dias para preencher uma vaga desde a requisição aprovada ou publicada até a aceitação da proposta pela pessoa finalista. 

Essa métrica é uma das mais relevantes do recrutamento e seleção, pois traduz o quão eficiente é o processo de contratação da empresa — desde o momento em que surge a necessidade até a chegada da nova pessoa contratada.

Na prática, o time to fill ajuda a equipe de RH a planejar capacidade e recursos, definir SLAs de recrutamento e prever impactos operacionais em caso de demora para preencher posições-chave. 

Por exemplo, um time comercial com vagas abertas por muito tempo pode representar perda direta de receita, enquanto áreas técnicas com posições críticas em aberto podem atrasar projetos estratégicos.

Monitorar esse indicador também permite identificar gargalos internos, como etapas de aprovação demoradas, entrevistas mal distribuídas ou falhas de comunicação entre recrutadores e lideranças.
Ao acompanhar o time to fill de forma contínua, a empresa cria uma visão mais precisa sobre:

• A agilidade do funil de recrutamento;

• A disponibilidade de talentos no mercado;

• A complexidade de cada vaga;

• E o custo de vacância — isto é, o prejuízo causado pelo tempo que uma posição permanece em aberto.

Em resumo, o time to fill não é apenas um número, mas um termômetro da maturidade do RH, capaz de orientar decisões, otimizar processos e alinhar as contratações à estratégia de negócio.

Time to fill vs time to hire: qual a diferença?

Embora estejam relacionados, time to fill e time to hire são indicadores distintos e complementares. Ambos ajudam o RH a medir o desempenho do processo seletivo, mas cada um analisa uma etapa diferente do funil de recrutamento.

• Time to fill: mede o período entre a abertura da vaga e o aceite da oferta. É um indicador mais organizacional, que mostra a eficiência de todo o processo — desde o pedido de aprovação da vaga, alinhamentos internos, divulgações, entrevistas e etapas de compliance até o aceite final.
  
  Em outras palavras, mostra quanto tempo a empresa leva para preencher uma posição desde o momento em que surge a necessidade até a efetivação da contratação.
  
  
• Time to hire: mede o intervalo entre o primeiro contato com a pessoa candidata (ou a entrada dela no pipeline) e o aceite da oferta. Está mais ligado à agilidade do funil de recrutamento — triagem, entrevistas, avaliações técnicas e tomada de decisão.
  
  Ou seja, mostra o tempo gasto a partir do engajamento da pessoa candidata até a finalização da contratação.

A principal diferença entre os dois indicadores é o ponto de partida: o time to fill começa na abertura da vaga; o time to hire, quando a pessoa candidata entra no processo. Entender essa distinção permite que o RH analise onde exatamente o processo está lento.

Um time to fill alto pode indicar problemas na aprovação interna de vagas ou alinhamento entre áreas, enquanto um time to hire elevado revela gargalos no funil de seleção, como entrevistas mal organizadas ou demora na resposta de lideranças.

Dica: monitore os dois KPIs.

O time to fill ajuda a identificar gargalos estruturais do processo; o time to hire revela a velocidade e a eficiência com que o time de recrutamento encontra e movimenta as pessoas certas no pipeline.

Como calcular time to fill

Fórmula por vaga
Time to fill (dias) = Data de aceite – Data de abertura da vaga.

Fórmula por período/portfólio de vagas
Time to fill médio = soma dos dias de todas as vagas preenchidas ÷ número de vagas preenchidas. 

Exemplo prático

• Abertura: 3 de março
• Aceite: 5 de abril
• Time to fill: 34 dias

Ao consolidar diversas vagas, crie um dashboard por senioridade (Jr/Pl/Sr), família de cargos e região para revelar sazonalidade e gargalos específicos (aprovação de vagas, disponibilidade de entrevistadores, etapas de compliance etc.).

Benchmarks: qual é o tempo médio de preenchimento de vagas?

Benchmarks variam por país, setor e senioridade. Fontes de mercado citam médias na casa de 33–45 dias globalmente, com o Brasil frequentemente acima dos 35–40 dias. 

Estudos e relatórios apontam números próximos de 39–40 dias para o Brasil, podendo chegar a mais dependendo da complexidade. Use como referências indicativas, não como metas rígidas. 

Importante: defina benchmarks internos (por unidade de negócio, cargo e senioridade). Eles são muito mais úteis para gestão contínua do que comparar-se apenas a médias de mercado.

Por que monitorar o time to fill?

Acompanhar o time to fill é fundamental para compreender a eficiência do processo de recrutamento e o impacto que ele tem nos resultados da empresa. Essa métrica permite que o RH atue de forma mais estratégica, antecipando necessidades e evitando prejuízos causados por longos períodos com vagas em aberto.

Veja alguns principais motivos:

• Eficiência operacional: vagas abertas por muito tempo atrasam projetos, aumentam a carga de trabalho das equipes e geram sobrecarga emocional. Quando o RH mede e acompanha o time to fill, é possível identificar gargalos e ajustar etapas antes que isso afete a produtividade.
  
  
• Custo de vacância: cada dia sem a pessoa certa representa um custo para a organização — seja em horas extras, perda de receita ou queda de desempenho. Monitorar essa métrica ajuda a dimensionar financeiramente o impacto de uma vaga em aberto e a justificar investimentos em tecnologia ou estrutura de recrutamento.
  
  
• Experiência da pessoa candidata: processos longos e desorganizados geram frustração e reduzem o interesse. Já prazos claros e comunicações consistentes melhoram o NPS de recrutamento e fortalecem a marca empregadora.
  
  
• Competitividade: um processo ágil reduz a chance de perder talentos para concorrentes, especialmente em mercados de alta demanda, como tecnologia ou vendas.
  
  
• Gestão com dados: acompanhar o time to fill por área, tipo de vaga e nível de senioridade permite definir metas realistas, criar SLAs por etapa e priorizar posições estratégicas, tornando o RH mais orientado a indicadores e resultados.

Em síntese, monitorar o time to fill ajuda a equilibrar velocidade, qualidade e eficiência nas contratações — pilares de um recrutamento moderno e de alto impacto.

Fatores que influenciam o tempo de contratação

O tempo de contratação pode variar bastante de acordo com fatores internos e externos à empresa. Entender essas variáveis é essencial para planejar prazos realistas, evitar gargalos e criar estratégias personalizadas por tipo de vaga.

• Nível e raridade do perfil: quanto mais específica for a vaga, maior tende a ser o time to fill. Cargos de liderança, tecnologia e áreas altamente especializadas exigem processos mais longos, tanto pela escassez de talentos quanto pelo rigor nas etapas de avaliação.
• Complexidade do processo: empresas com múltiplas entrevistas, cases técnicos ou rodadas de aprovação acabam estendendo o prazo médio de fechamento das vagas. 
• Disponibilidade de talentos: em mercados aquecidos, a disputa por profissionais qualificados é intensa, o que impacta diretamente a velocidade da contratação. Já em regiões ou segmentos com escassez de pessoas candidatas, o tempo de busca tende a ser ainda maior.
• Marca empregadora: uma empresa com boa reputação e propósito claro atrai mais candidaturas qualificadas, aumentando a taxa de resposta e reduzindo o tempo até o aceite da oferta.
• Pacote de compensação: desalinhamentos salariais ou de benefícios podem atrasar negociações, levando a desistências e necessidade de reabertura da vaga.
• Sazonalidade e contexto macro: períodos como férias coletivas, datas comemorativas ou mudanças econômicas e políticas podem alongar o time to fill, alterando a disponibilidade de talentos e a prioridade das contratações.

Em resumo, acompanhar esses fatores permite ao RH atuar de forma proativa e estratégica, ajustando prazos, expectativas e ações de atração conforme o contexto de cada vaga.

Melhores práticas para otimizar time to fill - sem perder qualidade

1) Mapeie o funil e remova gargalos

• Acordos de nível de serviço (SLAs) para cada etapa.
  
  
• Entrevistas estruturadas e painéis combinados (evitar rework).
  
  
• Aprovação de vaga padronizada e rápida.

2) Use tecnologia para acelerar as etapas

• ATS para triagem, comunicação e organização do pipeline.
  
  
• Automação de e-mails/status e agendamento inteligente de entrevistas.
  
  
• Checklists e templates de avaliação.

3) Fortaleça a atração

• Job descriptions claras e anúncios com requisitos essenciais.
  
  
• Employer branding ativo para aumentar taxa de resposta e aceites.

4) Acelere triagem e decisão

• Triagem por critérios objetivos e pontos de corte.
  
  
• Entrevistas por competências e cases padronizados.
  
  
• Comitê de decisão com agenda reservada.

5) Comunicação transparente

• Prazos combinados, feedbacks rápidos e propostas claras reduzem desistências.

6) Planejamento de talentos

• Talent pools por família de cargos.
  
  
• Requisições pré aprovadas para vagas recorrentes.
  
  
• Banco de pratas da casa e mobilidade interna.

Como definir metas de time to fill (e acompanhar)

1. Estabeleça baselines por função/senioridade (ex.: Operacionais: 20–25 dias; Tech Sr: 45–60).
   
   
2. Defina metas progressivas (ex.: -10% em 90 dias nas áreas com maior impacto).
   
   
3. Monitore semanalmente com semáforos por etapa.
   
   
4. Faça post-mortem de vagas acima do SLA para corrigir o processo.

Dado que o Brasil frequentemente apresenta processos mais longos do que a média global, metas realistas combinam benchmark interno + evolução contínua. 

Como reportar time to fill para a liderança

• Visão executiva: mediana geral, % dentro do SLA, top 5 gargalos.
  
  
• Visão tática: por área/hiring manager, fase do funil e motivo de atraso.
  
  
• Visão de qualidade: correlação com time to hire, qualidade de contratação e turnover inicial. 

Tabela comparativa: time to fill vs time to hire

Indicadores complementares para uma visão 360°

Listamos alguns indicadores complementares, acompanhe:

• Qualidade da contratação (QoH): desempenho pós-admissão e retenção inicial.
  
  
• Taxa de aceite de oferta: ofertas aceitas ÷ ofertas enviadas.
  
  
• Tempo por etapa: sourcing, triagem, entrevistas, aprovação, oferta.
  
  
• Time to start: aceite → data de início (avisos/pré-aviso impactam).
  
  
• NPS de pessoa candidata: experiência do processo. 

Playbook de 30–60–90 dias para reduzir time to fill

0–30 dias

• Mapear etapas e medir tempo por fase.
  
  
• Criar SLAs e templates (job description, scorecards, e-mails).
  
  
• Treinar entrevistadores em entrevistas estruturadas.
  
  

31–60 dias

• Consolidar talent pools de vagas críticas.
  
  
• Implantar agendamento inteligente de entrevistas.
  
  
• Rodar piloto de entrevistas em bloco para alto volume.
  
  

61–90 dias

• Revisar benefícios/ofertas vs. mercado.
  
  
• Ajustar metas por família de cargos.
  
  
• Criar post-mortem mensal das vagas acima do SLA.

Erros comuns que alongam o time to fill

• Requisições sem escopo, senioridade e faixa salarial claros.
  
  
• Funis com muitas entrevistas e pouca padronização.
  
  
• Falta de agenda dedicada de quem entrevista e decide.
  
  
• Atrasos em aprovações internas e background checks.
  
  
• Comunicação lenta ou sem feedbacks intermediários.

Estudos de caso rápidos (ideias para aplicar)

• Tech Sr: reduzir de 65 → 48 dias ao agrupar entrevistas e pré-agendar janelas com lideranças.
  
  
• Comercial Pleno: reduzir de 35 → 24 dias ao usar talent pool + entrevistas estruturadas.
  
  
• Operacional alto volume: reduzir de 20 → 14 dias ao automatizar triagem e testes online.

Conectando com objetivos de negócio

• Receita: posições em vendas e produto têm custo alto de vacância; priorize-as.
  
  
• CX/Operações: SLAs mais curtas evitam sobrecarga e queda de qualidade.
  
  
• Marca empregadora: processos previsíveis elevam taxa de aceite e reputação.

Time to fill é uma alavanca estratégica para RHs orientados por dados. Ao medir corretamente, comparar com time to hire e atacar gargalos (processo, tecnologia, comunicação e marca empregadora), o RH reduz o tempo de contratação, preserva a qualidade e melhora resultados do negócio.

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