Fluxograma: o que é, tipos e como fazer com 5 ferramentas gratuitas

Independente do tipo de atividade realizada pela empresa onde você trabalha, a necessidade de definir, mapear e simplificar processos, simples ou complexos, existe. O fluxograma é uma das ferramentas mais eficientes para tornar processos mais claros.

Para quem vê pela primeira vez um conjunto de retângulos, círculos, losangos e setas, acompanhados de palavras às vezes genéricas, os fluxogramas podem causar certo afastamento, ou até mesmo aparentar serem mais difíceis de criar e interpretar do que realmente são.

Por isso, este artigo tem como objetivo explorar o que é um fluxograma, explicar o porquê dele ser uma ferramenta fundamental para qualquer empresa e como ele pode mudar completamente como você compreende e gerencia processos. Vamos lá?

O que é fluxograma?

Um fluxograma é uma representação gráfica, geralmente feita por meio de um diagrama, de um processo.

O objetivo do fluxograma é demonstrar cada etapa que envolve um processo determinado, indicando, por meio de forma diversas, como cada uma dessas etapas ocorrem, quais são as partes envolvidas, os processos de decisão, entre outros pontos.

Por ser uma forma simples de ilustrar um fluxo processual, independente do seu objetivo, o fluxograma é uma ferramenta utilizada em diversas atividades diferentes, como na criação de sistemas, fluxos de algoritmos, entendimento de etapas de processos industriais e mapeamento de atividades.

História do fluxograma

O fluxograma foi desenvolvido na década de 1920 pelo casal de engenheiros Lillian e Frank Gilbreth. Tanto Lillian quanto Frank eram especialistas em eficiência industrial, desenvolvendo formas de melhorar as condições de trabalho das pessoas e o design de equipamentos para aumentar a produtividade.

O primeiro registro público do uso de um fluxograma pelo casal Gilbreth é de 1921, onde eles apresentaram o framework para a Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME, em inglês). Na época, eles chamavam a ferramenta criada de “gráfico de fluxos de processos”.

O modelo inicialmente apresentado pelos Gilbreth foi aperfeiçoado ao longo das décadas de 1930 e 1940, até que em 1947 a ASME padronizou um sistema de símbolos e formas geométricas para apresentar fluxogramas. Esse padrão ainda é, até hoje, amplamente utilizado.

Padronização de símbolos no fluxograma

Como existe uma larga abrangência de uso dessa ferramenta gráfica em diferentes ocasiões, há uma necessidade de padronização dos elementos utilizados para designar diferentes atividades em um fluxograma.

Para ler um fluxograma, deve-se utilizar o método de leitura padrão no ocidente: começa-se a leitura de cima para baixo e da esquerda para a direita.

Além disso, a ISO (Organização Internacional pela Padronização, em português) adotou, desde a década de 1970, um conjunto de padrões para a definição dos elementos que constituem um fluxograma.

Embora essa padronização seja regularmente otimizada, os principais elementos continuam estáveis.

Confira abaixo os símbolos básicos mais utilizados em fluxogramas e o que eles representam:

• Seta: representa a conexão entre dois elementos, indicando a direção do processo e o fluxo entre as atividades;
• Retângulo: representação de um processo dentre os mapeados no gráfico;
• Pílula: representa o início ou fim de um processo ou atividade. Sempre é utilizado no início e no final do fluxograma, mas também pode aparecer durante ele, caso atividades específicas tragam finais por si só;
• Diamante: representa uma decisão a ser tomada;
  Paralelogramo: representa a entrada ou a saída de um dado;
• Chave: utilizada para inserir comentários ao longo do fluxograma.

É importante ressaltar que existem muitos outros símbolos utilizados em fluxogramas, a depender do objetivo dele e de sua aplicação. Os representados acima são apenas os mais básicos e comumente utilizados.

Quais são os tipos de fluxograma mais comuns?

Como o fluxograma é uma ferramenta muito utilizada para diferentes tipos de atividades e que existe já no universo corporativo há muito tempo, ela foi adaptada para alguns tipos de padrão já estabelecidos.

Abordamos abaixo quatro tipos de fluxogramas muito utilizados atualmente. Confira!

Fluxograma de decisão

Como o nome já diz, o objetivo de um fluxograma de decisão é mapear uma cadeia de possibilidades e eventos que são desencadeados a partir de uma escolha.

Geralmente um fluxograma de decisão possui as opções “sim” e “não” para definir qual será a próxima etapa a ocorrer dentro do processo mapeado.

Fluxograma de processo

Já um fluxograma de processo serve especificamente para apresentar como as etapas de um processo se alinham para atingir o resultado esperado.

Esse tipo de gráfico é mais utilizado para mapeamento de atividades e para melhoria contínua de processos que possuem início, meio e fim.

Fluxograma de trabalho

Diferente do fluxograma de processo, o fluxograma de trabalho procura identificar como uma operação ou projeto deve seguir em relação às diferentes etapas das atividades e, em conjunto a isso, às diferentes barreiras, aprovações, solicitações e desafios que podem aparecer ao longo do percurso.

Nesse caso, o objetivo não é apenas mapear um processo, mas também fornecer uma espécie de manual gráfico de como proceder em diferentes etapas do trabalho, caso seja necessária uma solicitação de atividade para outra área ou uma mudança de priorização da atividade em um determinado momento, por exemplo.

Fluxograma de dados

O fluxograma de dados, também desdobrado como o fluxograma de documentos, tem como finalidade apresentar a entrada e saída de dados em um tipo de processamento.

O objetivo aqui é entender como as informações estão indo de um lugar ao outro e como estão sendo processados no caminho.

Esse tipo de fluxograma é muito utilizado por setores financeiros e contábeis, por exemplo.

Principais benefícios dessa ferramenta

Como qualquer outro tipo de documentação de processos, os principais benefícios para as empresas estão relacionados à padronização e o entendimento por todos os envolvidos de como as atividades devem ser realizadas.

Em empresas onde não há uma preocupação com a documentação de processos, alterações no quadro funcional de uma área podem causar problemas de curto e médio prazo, com o tempo de aprendizado da pessoa não só na sua função, mas também para entender os procedimentos da equipe.

Quando se documenta um processo por meio de um fluxograma, todos os envolvidos nas atividades conseguem visualizar, de maneira ágil e simples, como que as atividades ocorrem, em qual ordem e como deve-se proceder em diferentes situações.

Centralizar a documentação de um processo por meio de um fluxograma, portanto, traz benefícios como:

• Rápido entendimento de como as atividades ocorrem e se relacionam;
• Todos ficam cientes do seu papel no processo;
• É mais fácil entender possíveis gargalos e antecipá-los;
• Torna-se possível entender o processo como um todo para implementar melhorias.

Como aplicar o fluxograma no RH?

Já foi possível entender que as possibilidades de uso de um fluxograma são várias, certo? Entretanto, como aplicar essa ferramenta no contexto do departamento de Recursos Humanos?

De forma geral, os fluxogramas podem ser utilizados para documentar diferentes processos ou atividades que possuem etapas bem definidas.

Nesse sentido, é possível mapear inúmeras possibilidades de uso, como:

• Desenvolver fluxos de atividades que devem ocorrer da mesma forma;
• Gerenciar projetos por meio do mapeamento de processos;
• Identificar gargalos em tarefas.

No caso do RH, especificamente, o desenho de processos por meio de um fluxograma pode ser utilizado em vários casos, entre eles:

• Desenhar o processo de seleção, recrutamento e admissão de pessoas candidatas;
• Definir a estrutura de treinamentos corporativos;
• Mapear processos de reembolso por despesas corporativas;
• Acompanhar as etapas de processos de desligamento;

Criar um processo de onboarding estruturado.

Leia também: Fluxograma de admissão de colaboradores: o que é, modelos e boas práticas

O departamento de RH é uma área responsável por muitas atividades que podem e devem ser padronizadas, com o objetivo de diminuir esforços repetitivos e retrabalho, além de proporcionar mais tempo para que as pessoas envolvidas possam trabalhar de forma mais estratégica.

Nesse contexto, a criação de fluxogramas para diferentes atividades recorrentes é fundamental para não apenas facilitar a compreensão de como esses fluxos ocorrem, mas também para possibilitar a melhoria contínua desses processos.

5 ferramentas gratuitas para criar fluxogramas

Agora que você tem todo o conhecimento necessário para entender o que é um fluxograma, como ele é feito e quais são as suas aplicações, confira cinco exemplos de plataformas gratuitas e online que ajudarão você a desenhar os seus processos:

• Canva: ferramenta gratuita que tem não só modelos de fluxograma para serem criados diretamente pelo navegador, mas também várias outras possibilidades de design em geral;
• Lucidchart: ferramenta intuitiva e específica para criação de fluxogramas. É gratuita para a criação de três fluxos com até 60 formas cada;
• Miro: solução criada para vários tipos de ferramentas gráficas, como mapas mentais, lousas online, diagramas, scrum e também fluxogramas. Também é gratuito para a criação de três fluxos e dispõe de mais de 2500 templates prontos;
• Draw.io: aplicativo online que permite o usuário desenhar um fluxograma diretamente no navegador e salvar em diferentes locais, como Google Drive, One Drive, diretamente no computador, entre outros.
• Google Docs: também é possível desenhar um fluxograma a partir da ferramenta de documentos em texto do Google! É necessário utilizar o recurso “Desenhos Google” para montar.