Fluxograma de admissão de colaboradores: o que é, modelos e boas práticas

Você tem a impressão de que alguns processos de rotina do DP poderiam ser mais bem organizados se pudessem ser visualizados em uma grande imagem, no lugar de usar planilhas e arquivos de computador?

De fato, uma representação gráfica realmente pode ajudar na visualização das atividades e aumentar a sua produtividade. 

Especificamente no processo de contratação de novos colaboradores, o fluxograma de admissão é uma ferramenta que pode facilitar ainda mais o processo.

Para descrever melhor para você o que é o fluxograma de admissão, preparamos este artigo sobre como ele funciona, suas vantagens, como criá-lo, principais tipos e modelos, além de boas práticas. Acompanhe! 

O que é um fluxograma de admissão? 

Um fluxograma é uma representação gráfica de um processo.

Na admissão de funcionários, o fluxograma funciona como um mapeamento de todas as etapas necessárias para que o processo de admissão de um colaborador seja realmente eficiente. 

Como o fluxograma de admissão funciona?

O fluxograma de admissão começa com a elaboração de um diagrama que contém todas as etapas de um processo de contratação de novos profissionais.

Para que ele funcione, é preciso que todo o passo a passo seja bem detalhado. Por este motivo, o ideal é que as etapas sejam nomeadas por ícones ou símbolos.

Sendo assim, o recrutador só pode seguir para a próxima fase quando as obrigações atuais forem concluídas.

Por que criar um fluxograma para admissão de funcionários?

Os benefícios do fluxograma de admissão afetam não só a experiência do pré-colaborador, mas também auxilia a equipe de departamento pessoal a ter uma padronização de processos.

Para isso, é necessário que a pessoa responsável pelo fluxograma tenha uma visão detalhada do processo de admissão.  

Fluxogramas com datas e riqueza de detalhes — como canais de divulgação de vaga e limite para que a contratação seja finalizada — costumam resultar em contratações mais certeiras.

Além disso, também é importante inserir quais são os documentos para admissão específicos para a vaga e seu nível de senioridade. 

Outro benefício do fluxograma de admissão é que ele ajuda a fazer um comparativo dos candidatos, por meio de um esquema de visualização mais limpo e objetivo. 

Também evita erros e esquecimento durante o processo, resultando em um recrutamento mais ágil e de alta qualidade.

Principais tipos e modelos de fluxograma de admissão

No geral, a elaboração de um fluxograma envolve as seguintes fases e símbolos:

Início e fim

O início e o término de um processo são simbolizados por uma espécie de cápsula horizontal — ou um retângulo com cantos arredondados — que orienta o primeiro e o último passo.

Processo

Cada fase do processo deve ser simbolizada por um retângulo. No caso do processo de admissão simples, os principais processos são:

• divulgação da vaga;
• triagem de currículo;
• teste de perfil comportamental;
• entrevista.

Decisão

As etapas que demandam uma tomada de decisão devem ser simbolizadas por um losango. Em nosso exemplo de fluxograma de admissão, a etapa após a entrevista pode ser anexada ao cronograma dentro de um losango — significando que o processo só pode avançar quando os finalistas à vaga forem escolhidos.

Fluxo

A sequência correta das etapas devem ser conectadas por uma seta, para que o recrutador avance pelo processo de modo correto e organizado.

Documento

Um processo de admissão demanda a entrega de documentações para que possa ser concluído. De um lado, candidatos devem apresentar diplomas e certificados. De outro, a empresa precisa de uma série de documentos para formalizar a contratação de acordo com a legislação brasileira.

Para que nada se perca no meio do caminho, é necessário anexar um retângulo com a parte inferior ondulada, indicando os documentos que são gerados ou solicitados em cada fase do processo seletivo.

Espera

Representado por um retângulo com apenas o lado direito arredondado, a espera deve simbolizar o tempo necessário para avançar no processo.

Por exemplo, indicando quantos dias o gestor tem para dar o retorno de suas impressões sobre os candidatos entrevistados e a admissão seguir para a etapa de decisão de contratação.

Em posse de todos esses símbolos e das etapas do fluxograma, ele pode ser construído da maneira que você julgar mais fácil de visualizar: na vertical, horizontal, em colunas ou em círculo.

O importante é contemplar todas as etapas, informações necessárias, que esteja bem organizado e de fácil entendimento por toda a equipe.

Como criar um fluxo de admissão de colaboradores 

Um fluxograma de admissão eficiente deve trazer as informações, divididas em etapas que contemplam o processo como um todo, desde o recrutamento, seleção e admissão. 

Após escolher o melhor formato de fluxograma, considere as seguintes etapas:

Etapas específicas do Recrutamento e Seleção 

• descrição do cargo — mapear corretamente todas as atividades que serão desempenhadas, salário oferecido, benefícios, plano de carreira, entre outras informações pertinentes;
• atribuições do cargo — hard skills e soft skills desejáveis para o desempenho da função;
• canais de divulgação — definição dos meios que serão utilizados para que a vaga chegue até os profissionais mais qualificados do mercado;
• triagem de currículos — estabelecer quando os currículos começam a ser analisados e se isso acontece de forma automatizada ou manual;
• realização de testes — definição dos testes de personalidade e conhecimentos específicos que devem ser aplicados para cada função antes da entrevista;
• entrevista — escolha de datas, local de aplicação, quantidade de entrevistas e responsáveis por cada etapa e quando os resultados serão discutidos;
• decisão de contratação — determinando a data em que os resultados das etapas anteriores serão apresentados para chegar a decisão final;

Etapas específicas da Admissão de funcionários

• Envio da carta proposta — comunicação à pessoa colaboradora sobre os benefícios corporativos, salário e jornada de trabalho;
• Exame clínico admissional — realização de exame clínico para certificar do atual estado de saúde física e bem-estar do pré-colaborador;
• Entrega de documentos —  solicitação dos documentos necessários para cadastro do colaborador no quadro de funcionários, também especificando as necessidades por cargo e/ou senioridade;
• Registro dos dados da pessoa colaboradora — etapa de aprovação da qualidade dos documentos e solicitar nova via, se necessário;
• Efetivação da contratação —  data limite para registro em carteira de trabalho e comunicação no portal do e-social.  
  
  

Boas práticas para o uso do fluxograma de admissão

Antes de iniciar a construção do seu fluxograma de admissão, é necessário escolher a ferramenta ideal para que ele seja criado. É importante considerar que as pessoas envolvidas na contratação tenham fácil acesso ao diagrama.

Você também vai precisar apresentar o esquema para os envolvidos, de modo que todos entendam todas as etapas e a importância de seguir o fluxograma à risca para que a contratação seja um sucesso.

Outra dica é trazer detalhes das etapas e atividades. Por exemplo, ao fim da fase de contratação, você já pode considerar o próximo passo - o onboarding.  

Destacamos que, assim como o fluxograma de admissão, todo processo de contratação, admissão, retenção e treinamento de colaboradores pode ser mais eficiente quando são digitalizados. Na dúvida, opte sempre pelas facilidades promovidas pela tecnologia.

O Gupy Admissão é um software de admissão digital que centraliza todos os seus processos, organiza os documentos das pessoas colaboradoras e os mantém seguros de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados.

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