Gestão do conhecimento: o que é e como aplicar na empresa?

Nos dias atuais, percebe-se cada vez mais a busca por produtividade e desenvolvimento dentro do ambiente interno das empresas. Para isso, muitos gestores apostam no investimento em ferramentas tecnologias e inovações, visando alcançar resultados positivos e se despontar frente à concorrência. Vale ressaltar que, somado a isso, os líderes também devem se preocupar com o engajamento e a qualidade de serviço do seu time.

Ou seja, além de recursos e ferramentas tecnológicas é fundamental que toda a equipe tenha a qualificação necessária para desenvolver com eficiência as suas funções. Nesse caso, a gestão do conhecimento vem como uma grande aliada. Isso porque ela permite colher o conhecimento gerado dentro das atividades empresariais, geri-los e distribuir para todos os colaboradores.

Ainda ficou com dúvida sobre o que é essa gestão? Então, confira agora este artigo. Nele, separamos as principais informações sobre o tema!

O que é a gestão do conhecimento?

Primeiramente, é fundamental falarmos sobre o que consiste a gestão do conhecimento. Essa expressão foi utilizada pela primeira vez na década de 90 por Peter Drucker, famoso escritor, professor e estudioso de administração. Segundo Drucker, é por meio da coordenação e exploração das fontes de conhecimento organizacional que se obtém benefícios e vantagens competitivas no mercado.

Dessa forma, de modo prático esse conceito se refere à criação, compartilhamento e uso do conhecimento de um grupo específico. Pode ser abordada como um tema multidiciplinar que serve para garantir a eficiência dos trabalhos e funções realizadas dentro da empresa por meio da melhor organização e distribuição dos dados. 

Nesse sentido, vale citar que muitas corporações já têm um setor direcionado a tratar dados e informações da empresa. Nesse caso, encontram-se profissionais de negócio, tecnologia voltadas à informação, Recursos Humanos etc. 

Quais os princípios e características da gestão do conhecimento?

Tomando como base o seu princípio, a gestão do conhecimento diz respeito ao que sua empresa já gerou de dados e informações. Sendo assim, para que essa estratégia seja realizada de forma produtiva, é importante compreender sobre as suas principais características. 

No caso do time responsável por esse departamento, é preciso pontuar que ele deve criar um processo articulado, organizado e apoiado por uma geração, além de promover a disseminação e apropriação de conhecimento para alcançar um nível em que todos da corporação saibam especificamente onde é preciso ir para encontrar uma determinada informação. 

Lembrando que a gestão do conhecimento é formulada em três grandes conceitos: dado, informação e conhecimento. Confira um pouco mais sobre cada um deles!

Dado

Quando nos referimos ao universo empresarial, o dado pode ser interpretado como um registro de atividade, operações e estrutura. Na prática, acaba sendo aquelas informações que ainda estão cruas, exigindo que sejam trabalhadas. Como exemplo, podemos encontrar esse conceito em pauta no fim de uma reunião ou em uma planilha para reunir contatos. 

Informação

Muitos gestores tratam dados como informações, mas isso dentro do ambiente corporativo apresenta conceitos distintos. A informação é criada no momento em que uma mensagem dispondo de dados faz sentido e tem emitente ou receptor. De maneira básica, é o posto alcançado depois de conferir e analisar todos os dados encontrados, sendo interpretados, relevantes e propícios a gerar conhecimento. 

Conhecimento

No momento de alcançar o conhecimento, é necessário reunir todos os tipos de informações, sejam elas de caráter macro ou micro, a fim de gerar conteúdo relevante. Para os estudiosos Davenport e Prusak, o conhecimento é como um ser vivo que sofre mudanças à medida que aumenta a interação com o ambiente.

Dessa forma, é possível interpretar que o conhecimento é algo que está em constante alteração, sendo necessário uma gestão para controlá-lo.

Como aplicar a gestão do conhecimento na empresa?

Agora que você tem uma melhor noção sobre o que é uma gestão do conhecimento e para que ela serve é fundamental compreender como colocar em prática essa estratégia.

Saiba que por envolver o aperfeiçoamento da comunicação e qualificação de todo o time da instituição, essa é uma medida que necessita de várias técnicas e desenvolvimento corporativo. Sendo assim, confira agora mesmo as principais dicas de como implementar a gestão do conhecimento no seu negócio!

Avalie a situação atual da empresa

A primeira dica que podemos citar referente à aplicação da gestão do conhecimento no seu negócio é diagnosticar a situação atual da empresa. Sendo assim, para realizar esse levantamento inicial, deve-se observar alguns pontos. O primeiro diz respeito às características do seu time. Busque respostas para as seguintes perguntas:

• quem são as pessoas da corporação?
• quais são as informações necessárias para que realizem seus trabalhos?
• como esse pessoal se comunica e interage no dia a dia?
• há o compartilhamento efetivo entre essas pessoas?
• Existe a separação de grupos que não compartilham informações?
• A organização dos papéis e funções de cada um estão sendo executadas de modo correto?

Ao realizar essa autoanálise da empresa é possível encontrar os problemas da distribuição do conhecimento e propor novas mudanças. O outro ponto que deve ser estudado diz respeito aos processos, ou seja:

• quais podem ser considerados os processos principais da empresa?
• Como ocorre o sequenciamento das funções e atividades?
• Quais são as relações entre os processos?
• Quais são as divergências entre o que é registrado e a execução real dos processos?

Outro ponto que deve ser conferido dentro da corporação é sobre as características do conteúdo que é dado como conhecimento. Para isso, podemos fazer as seguintes perguntas: 

• o conhecimento trabalhado na instituição reflete o real cenário do segmento no mercado?
• Quais são as contribuições que são possíveis obter no meio interno e externo para aumentar o conhecimento organizacional?
• Quais são os passos que são possíveis serem dados para a retenção do conhecimento?

Além disso, deve-se encontrar os fatores que estruturam a cultura da empresa. Para isso, faça perguntas como:

• a cultura empresarial contribui de forma efetiva para o compartilhamento do conhecimento?
• As informações internas são vistas como um conteúdo pessoal no lugar de ser corporativo?
• A cultura favorece a facilidade da comunicação no meio organizacional?

Por fim, deve-se encontrar respostas para os assuntos referentes à tecnologia utilizada no negócio. Ou seja:

• como as informações, dados e conteúdos são armazenados?
• Há uma estrutura tecnológica adequada e condizente com a demanda atual da empresa?
• Existe algum tipo de gestão de manutenção do conhecimento na corporação?
• As ferramentas de gestão, como programas, plataformas e aplicativos estão devidamente atualizadas e licenciadas?

Certamente ao realizar toda essa avaliação, você será capaz de visualizar os pontos deficientes da gestão e dessa forma traçar planos e estratégias para proporcionar uma melhor gestão do conhecimento.

Pratique benchmarking

A estratégia de benchmarking pode ser considerada como um processo de fundamental importância para a gestão do conhecimento. Desse modo, vale ressaltar que a capacidade de analisar a concorrência e compreender os seus processos e demandas é um grande atributo para fazer com que o negócio desenvolva e aperfeiçoe os seus próprios processos, produtos e serviços, permitindo se tornar cada vez mais competitiva. Sendo assim, temos como passos essenciais do benchmarking:

• a escolha de como esse processo será realizado;
• a definição de quais parâmetros serão usados para comparação;
• a escolha dos indicadores de desempenho que serão válidos para a comparação;
• a coleta dos dados;
• a avaliação dos resultados;
• o desenvolvimento de um plano de ação pós-benchmarking;
• a elaboração de suporte de acompanhamento para o plano de ação traçado.

Realize reuniões

Uma boa forma de obter conhecimento dentro da empresa é por meio da implementação de um bom relacionamento entre os colaboradores. A qualidade da comunicação interna contribui para que as informações, dados e conteúdos sejam coletados e distribuídos com mais efetividade. Uma forma de melhorar esse relacionamento é por meio da promoção de reuniões constantes contendo a presença de todo time.

Nelas serão válidas abordagens sobre as condições atuais dos processos, como se encontra a interação entre os colegas de trabalho e vários outros temas que provocam a ineficiência da obtenção do conhecimento.

Crie canais de discussão

Por fim, juntamente da realização de reuniões periódicas os gestores devem se preocupar em implementar novos canais de discussão. Na atualidade já é possível encontrar diversas ferramentas que cumprem a função de facilitar o diálogo entre os colaboradores de uma empresa. 

Nesse caso, podemos citar os softwares de gestão que garantem a organização de funções e distribuição de informações para os setores específicos da empresa. Outro exemplo são as ferramentas sociais, como WhatsApp, que permite formar grupos de discussão e melhorar a comunicação entre os departamentos da empresa. 

Portanto, essas foram as principais informações sobre o que é e como aplicar a gestão do conhecimento dentro da sua empresa. Vale destacar a importância dessa estratégia para as empresas poderem obter crescimento e produtividade interna. 

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