HRIS: O que é e como otimizar a gestão de RH

O HRIS (Human Resource Information System), é um "Sistema de Informações para Recursos Humanos" que integra e automatiza várias funções de RH.

A eficiência na gestão de Recursos Humanos tornou-se fundamental no sucesso das empresas. Por conta disso, a implementação de sistemas tecnológicos avançados, como o HRIS, surge como uma solução indispensável.

Afinal, esse tipo de sistema tem se tornado necessário para empresas que buscam otimizar suas operações e melhorar a gestão de seu capital humano.

Você já conhece o HRIS e como ele funciona? Descubra como essa ferramenta pode transformar a gestão de pessoas na sua empresa e levá-la a novos patamares de eficiência e produtividade.

Como funciona o sistema HRIS?

O funcionamento de um HRIS envolve a coleta, armazenamento e gerenciamento de dados em um sistema digital centralizado, operando da seguinte forma:

• Coleta de dados: informações sobre as pessoas colaboradoras são coletadas e inseridas no sistema;
• Armazenamento: armazenam-se todos os dados em uma base de dados central, acessível a partir de diferentes departamentos;
• Automação de processos: funções como recrutamento, gestão de desempenho e processamento de folha de pagamento são automatizadas, reduzindo erros e aumentando a eficiência;
• Relatórios e análises: o sistema gera relatórios detalhados e análises que ajudam na tomada de decisões estratégicas sobre a gestão de pessoal;
• Acesso remoto: muitos sistemas HRIS modernos são em nuvem, permitindo acesso remoto e seguro aos dados.
  
  

HRIS, HRMS e HCM: qual é a diferença?

É importante entender as diferenças entre os sistemas HRIS, HRMS e HCM, pois cada um deles tem funcionalidades específicas e atende a diferentes necessidades das empresas.

• HRIS (Human Resource Information System)

O HRIS é o sistema de informações de Recursos Humanos, focado principalmente na coleta, armazenamento e organização de dados das pessoas colaboradoras.

Ele cobre áreas como folha de pagamento, benefícios, informações pessoais e registros de empregados, permitindo o acesso fácil a esses dados sempre que necessário.

• HRMS (Human Resource Management System)

Já o HRMS é um sistema de gestão de recursos humanos que, além das funcionalidades do HRIS, oferece recursos mais completos para a gestão do ciclo de vida da pessoa colaboradora. 

Ele inclui módulos para recrutamento, treinamento, avaliação de desempenho, gestão de benefícios e até mesmo gestão de salários e planos de carreira. 

O HRMS é mais abrangente e oferece uma visão estratégica sobre a gestão de talentos.

• HCM (Human Capital Management)

O HCM vai além do HRMS, tratando-se de uma abordagem mais estratégica para a gestão do capital humano.

O HCM foca no alinhamento da gestão de pessoas com os objetivos organizacionais, considerando o desenvolvimento contínuo das pessoas colaboradoras e o impacto delas no sucesso da empresa. 

O HCM é um sistema mais orientado à performance, com foco na maximização do potencial das pessoas colaboradoras para alcançar os resultados empresariais.

Quais as vantagens do sistema HRIS?

A adoção de um HRIS traz inúmeras vantagens para as empresas, impactando diretamente a eficiência, precisão e qualidade da gestão de RH. Aqui estão as principais vantagens de implementá-lo:

Acesso a dados organizados e centralizados

Armazenam-se todas as informações em um único sistema, facilitando a gestão dos dados.

Além disso, este acesso é rápido e eficiente, podendo a pessoa colaboradora estar em qualquer lugar e a qualquer momento, especialmente em sistemas baseados na nuvem.

Decisões baseadas em dados

O HRIS oferece ferramentas avançadas para geração de relatórios e análises detalhadas, fornecendo insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas sobre gestão de pessoal.

Também permite o acompanhamento contínuo de métricas de desempenho e outras KPIs (Indicadores Chave de Desempenho), ajudando a identificar áreas de melhoria e sucesso.

Automação de tarefas de RH

O HRIS automatiza tarefas repetitivas e administrativas, como processamento de folha de pagamento, gerenciamento de benefícios e atualização de dados, permitindo que a equipe de RH se concentre em atividades estratégicas.

Além disso, ele também reduz o tempo necessário para realizar tarefas manuais e diminui os custos operacionais associados a erros humanos e retrabalho.

Flexibilidade e escalabilidade

Pode-se personalizar o HRIS para atender às necessidades específicas da organização, desde pequenas empresas até grandes corporações.

Dessa forma, à medida que a empresa cresce, ele escala para acomodar um número maior de funcionários e processos mais complexos.

Melhoria na experiência das pessoas colaboradoras

Muitos sistemas HRIS incluem portais de autoatendimento para as pessoas colaboradoras, permitindo que elas atualizem suas próprias informações, acessem seus dados de pagamento e solicitem benefícios sem a necessidade de intervenção direta do RH.

Por conta disso, os processos se tornam mais rápidos e eficientes, juntamente com um melhor acesso a informações e recursos, aumentando a satisfação e o engajamento.

Segurança e confidencialidade

O HRIS garante a segurança, transparência e confidencialidade dos dados, com sistemas robustos de controle de acesso e proteção contra ameaças cibernéticas.

Além disso, as soluções HRIS modernas geralmente incluem recursos de backup automático e recuperação de dados, garantindo que as informações estejam sempre seguras e acessíveis em caso de falhas ou desastres.

Redução de custos operacionais

A implementação de um HRIS pode resultar em significativa redução de custos operacionais, principalmente ao automatizar tarefas repetitivas e reduzir a necessidade de intervenção manual. 

Processos como o pagamento de salários, a gestão de benefícios e a coleta de dados podem ser realizados de forma mais eficiente, economizando tempo e recursos.

Qual a composição de um HRIS?

A composição de um HRIS pode variar dependendo da plataforma escolhida, mas em geral, inclui os seguintes componentes:

• Base de dados centralizada: Armazena todas as informações das pessoas colaboradoras de forma organizada.
• Módulos de folha de pagamento e benefícios: Automatiza o processamento de salários, benefícios e impostos.
• Ferramentas de recrutamento e seleção: Facilitam o gerenciamento de vagas, triagem de currículos e agendamento de entrevistas.
• Gestão de desempenho: Permite a avaliação e acompanhamento do desempenho das pessoas.
• Treinamento e desenvolvimento: Oferece recursos para gestão de treinamentos, avaliações de habilidades e planos de carreira.
• Relatórios e análises: Gera relatórios detalhados sobre todos os processos de RH, permitindo a análise e a tomada de decisões baseadas em dados.
  
  

Como o HRIS otimiza a gestão de talentos?

O HRIS é uma ferramenta poderosa para otimizar a gestão de talentos, auxiliando em processos como recrutamento, desenvolvimento e retenção de funcionários.

Recrutamento e seleção

O HRIS facilita a triagem de currículos, automatizando a classificação de pessoas candidatas com base em critérios predefinidos. 

Ele também permite o agendamento de entrevistas e o acompanhamento do progresso de cada pessoa durante o processo seletivo. Com isso, o recrutamento se torna mais ágil e eficiente, garantindo a contratação dos profissionais mais qualificados.

Desenvolvimento de talentos

O HRIS apoia o desenvolvimento das pessoas colaboradoras, oferecendo ferramentas para o planejamento de treinamentos e a avaliação contínua de desempenho. 

Ele também permite a criação de planos de carreira personalizados, alinhando o crescimento da pessoa colaboradora com os objetivos da empresa.

Como escolher o HRIS certo para sua empresa?

Escolher o HRIS ideal para sua empresa envolve considerar diversos fatores, como:

• Escalabilidade: O sistema deve ser capaz de acompanhar o crescimento da empresa.
• Usabilidade: A interface deve ser intuitiva e fácil de usar para todos os membros da equipe de RH.
• Integração: O HRIS deve ser compatível com outros sistemas já utilizados pela empresa, como ERP e CRM.
• Segurança: Verifique as medidas de segurança do sistema para proteger os dados das pessoas colaboradoras.

Como implementar o software HRIS?

Implementar um HRIS requer planejamento e execução cuidadosos para garantir uma transição suave e maximizar os benefícios. Aqui estão os passos essenciais:

• Avaliação de necessidades: identifique as necessidades específicas da sua empresa em termos de gestão de RH;
• Planejamento e configuração: desenvolva um plano detalhado de implementação e configure o sistema de acordo com as especificações da sua empresa;
• Treinamento: capacite sua equipe para utilizar o novo sistema de forma eficaz;
• Lançamento e monitoramento: lance o sistema e monitore seu desempenho, fazendo ajustes conforme necessário para otimizar seu uso.

Como a Gupy pode ajudar sua empresa com HRIS?

A Gupy oferece um HRIS completo que pode otimizar diversos processos de Recursos Humanos na sua empresa. 

Com a nossa  plataforma, é possível automatizar o recrutamento, realizar o acompanhamento de desempenho e promover o desenvolvimento das pessoas colaboradoras de forma mais eficiente. 

O sistema também é altamente escalável e seguro, atendendo às necessidades das empresas de diferentes tamanhos.

Ao adotar a Gupy Recrutamento e Seleção, você assegura uma abordagem estruturada e moderna para a contratação, que não só melhora a eficiência do processo, mas também contribui para uma experiência positiva tanto para as pessoas candidatas quanto para a equipe de recrutamento. Clique na imagem abaixo e faça uma demonstração gratuita agora mesmo!