A Gupy e a LGPD

Conheça o posicionamento da Gupy e o seu software de contratação frente à nova Lei Geral de Proteção de Dados.

Ilustração capa

Quem é a Gupy no tratamento de dados?

A Gupy é, assim como seus clientes, uma controladora de dados — a quem, nos termos do art. 5º, V, da LGPD, "competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais". Isso porque a Gupy (i) faz a coleta dos dados diretamente com os candidatos; (ii) gerencia toda a comunicação com os candidatos, inclusive apresentando-lhes sua a política de privacidade e fornecendo-lhes os meios para que exerçam seus direitos; (iii) estabelece política de retenção de dados e o fundamento legal para tratamento dos dados; (iv) determina quais dados serão coletados e como será feito o tratamento; e (v) aplica a inteligência artificial para apontar os candidatos mais compatíveis com a vaga. Assim, as responsabilidades de controlador são divididas entre Gupy e seus clientes, mas, para o melhor funcionamento da plataforma e para melhor atender nossos clientes, a Gupy centraliza algumas ações, decisões e comunicações - assumindo a responsabilidade por eles.

Longe de trazer desvantagens para nossos clientes, a medida é uma forma de compartilhar responsabilidades e centralizar na Gupy decisões e comunicações com os candidatos, que os clientes teriam que fazer de forma independente. Pela nossa qualidade de controladores, nossa barra é tão alta quanto à de nossos clientes no que diz respeito ao cumprimento da lei.

Qual é o fundamento legal do tratamento dos dados?

É o legítimo interesse dos nossos clientes e da Gupy na participação de candidatos de processos seletivos e em bancos de talentos, combinado com o interesse manifestado pelo candidato nessa participação, nos termos do artigo 10, II, da LGPD. Entendemos que esse interesse manifestado pelo candidato persiste enquanto ele se mantém ativo na plataforma, inscrevendo-se em novas posições e participando de novos processos seletivos. Uma vez que a atividade cessa, se aplica a nossa política de retenção de dados, discutida abaixo.

É com base nesse fundamento legal que os dados são compartilhados entre Gupy e cliente e, em se tratando de consultoria de recrutamento, também com o cliente que contratou a consultoria para que realizasse seus processos seletivos.

O candidato dá algum consentimento para uso dos seus dados pela plataforma?

O candidato não dá consentimento para uso dos seus dados pela plataforma quando do cadastro, mas, nesse momento, ele dá o aceite aos termos de uso e à política de privacidade, em que explicamos o tratamento de dados e como seus direitos são protegidos. Consentimento aqui sequer poderia ser aplicado, considerando que o tratamento dos dados é condição indispensável para a participação do processo seletivo.

O consentimento, no entanto, será solicitado para uso de dados sensíveis, como a informação sobre se o candidato é pessoa com deficiência e o uso de sua foto. Caso o candidato não dê consentimento, nesses casos, o processo seletivo poderá seguir normalmente sem tais dados.

Quais dados são coletados?

Coletamos nome, CPF, RG, endereço, telefone, data de nascimento, gênero, formação acadêmica, experiência profissional e perfis no LinkedIn e Facebook. Além desses dados, coletamos dados considerados sensíveis, como mencionado acima, como se o candidato é pessoa com deficiência, bem como sua foto.

O cliente também pode customizar seu processo seletivo com a inclusão de perguntas adicionais, bem como incluir informações sobre o candidato na timeline de seu perfil, obtidas quando das entrevistas. Tais informações são apenas armazenadas pela Gupy, sendo de responsabilidade do cliente seu uso de acordo com as normas da lei. Recomendamos que aqui seja aplicado o princípio da minimização dos dados, ou seja, que sejam feitos questionamentos e/ou incluídas apenas informações que façam sentido para o processo seletivo e não prejudiquem o candidato.

Posso extrair os dados da plataforma? Para que posso usá-los?

Na qualidade de controlador dos dados, Você, cliente, pode extrair os dados e usá-los da forma que entender necessária, desde que dentro dos limites da finalidade que justificou a coleta e o tratamento em primeiro lugar: o legítimo interesse das partes envolvidas na realização de um processo seletivo e formação de banco de talentos. Qualquer uso fora desses limites, como envio de e-mails marketing para candidatos por exemplo, são considerados em descumprimento da LGPD.

Posso incluir dados na plataforma?

Dados podem ser incluídos na plataforma desde que o candidato tenha manifestado seu interesse nesse sentido. Assim é que, caso Você tenha uma base de talentos ou caso faça o hunting de candidatos, recomenda-se que Você envie o link de uma posição específica ou da vaga de banco de talentos para o candidato via e-mail, convidando-o a se candidatar. Dessa forma, o legítimo interesse do candidato é manifestado e a lei, observada.

Por quanto tempo posso manter os dados dos candidatos?

Você pode manter os dados dos candidatos pelo tempo que fizer sentido para o cumprimento da finalidade de tratamento de dados apresentada, ou seja, pelo tempo que permanecer o legítimo interesse do candidato. Conforme dito acima, entendemos que esse interesse do candidato persiste enquanto ele se mantém ativo na plataforma e, para implementar esse entendimento, um (1) ano após o início da inatividade do candidato enviaremos um e-mail questionando-o sobre seu interesse em manter seus dados na plataforma. Caso o candidato não se manifeste, excluiremos seus dados.

O que acontece com os dados dos candidatos quando o contrato entre Gupy e cliente é encerrado? E com os dados imputados pelo cliente?

Tendo em vista que a Gupy também é controladora de dados, ela detém uma relação com os candidatos independente da relação Gupy-cliente. Assim, quando encerrado o contrato entre Gupy-cliente, o cliente pode extrair os dados dos candidatos da plataforma, mas eles também serão mantidos pela Gupy, que poderá continuar tendo sua relação com o candidato.

Quanto aos dados imputados pelo cliente, eles serão pseudonimizados para fins de eventuais demandas judiciais futuras. Os dados são separados em bases diferentes, criptografados e armazenados sem qualquer contato com a plataforma, para que possam ser reconstituídos apenas e tão somente em caso de demanda judicial que tenha por objeto os processos seletivos realizados e que demande a utilização daqueles dados.

Como os candidatos exercem seus direitos na plataforma?

O candidato tem acesso a todos os seus dados pessoais e pode alterar ou excluir dados, tudo em seu perfil na plataforma. As alterações para que o candidato possa excluir sua conta, bem como solicitar a portabilidade, com a extração de relatório com seus dados, também pelo seu perfil na plataforma, estão sendo implementadas. Atualmente o candidato exerce esses direitos por meio do nosso suporte.

A Gupy contrata operadores para tratarem os dados?

Sim, a Gupy, na qualidade de controladora dos dados, assume a responsabilidade pelos operadores que contrata para a prestação dos seus serviços. Tais operadores estão ligados ao armazenamento dos dados (Amazon Web Services), aos serviços de geolocalização (Here e Google Maps), suporte na plataforma (Zendesk), testes (Primeira Escolha) e envio de e-mails (MailGun).

Além disso, a Gupy disponibiliza API pública, o que permite que nossos clientes façam a integração com seus sistemas internos. Em caso de integração, o cliente é responsável pelo compartilhamento de dados com o terceiro e pela observância da lei pelo terceiro.

Onde os dados ficam armazenados?

Os dados ficam armazenados na Amazon Web Services, na Virgínia (EUA). A AWS possui a certificação Privacy Shield, por meio da qual é reconhecido que, apesar de os EUA não figurarem como um dos países com proteção de dados adequada segundo a União Europeia, as empresas com tal certificação possuem níveis de segurança adequados para transferência de dados internacional.

A Gupy possui Encarregado de Dados?

Sim! Nossa encarregada é a Renata Benjamin (renata.benjamin@gupy.com.br) e está disponível para auxiliar os candidatos e Vocês, clientes, com relação a dúvidas relacionadas à LGPD.

Atualizado em 28 de agosto de 2020.