Quais os benefícios da assinatura eletrônica para o RH?

Assinatura eletrônica para o RH é a modalidade digital de aprovação de documentos. Essa forma de assinatura reduz burocracias, agiliza processos do setor e é totalmente confiável, uma vez que precisa ser validada judicialmente.


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Pessoa assinando em um tablet para representar uma assinatura eletrônica

O mundo dos negócios está se automatizando cada dia mais, todas as funções que antes necessitavam de grandes esforços físicos ou uma diversidade de materiais e pessoas para serem efetuadas, estão passando a ser realizadas apenas com o uso de um computador ou algum outro aparelho eletrônico. Um grande exemplo dessa evolução é a assinatura eletrônica para o RH.

Nenhuma empresa funciona sem o setor de RH, sendo sempre um das áreas burocráticas mais movimentadas e cheias de trabalho, afinal, lá é onde quase todas as decisões sobre funcionários são tomadas. Sendo assim, é um setor que necessita de muita atenção e investimentos, e nada melhor do que implementar o modelo de assinatura eletrônica.

Essa modalidade veio para facilitar os processos burocráticos, agilizar envios e solicitações, além de automatizar processos e muito mais. Para entender um pouco mais sobre o que é assinatura eletrônica e sua importância, continue com a gente e conheça seus benefícios para o RH.

O que é a assinatura eletrônica?

Todas as pessoas que trabalham com gestão e administração conhecem as famosas pilhas de papéis compostas de cartas, contratos, requerimentos, entre outros, e sabem o quão cansativo e incômodo é analisar cada uma a mão, e ainda no final colocar a sua assinatura como forma de encerramento.

Para facilitar este cenário o modelo virtual tem se tornando uma grande tendência. Com isso, a assinatura eletrônica se tornou uma forma muito mais viável que a convencional, ao autenticar e enviar documentos. Com essa tecnologia não há necessidade de contar com o papel mãos, pois a forma digital permite assinar e autenticar qualquer documento.

Esse modelo de assinatura é extremamente confiável, pois deve ser validado judicialmente antes de ser colocado em prática, tanto no individual como no coletivo, tudo para deixá-lo 100% confiável e legal.

Mulher sorrindo à direita, com os dizeres "e-Book - RH estratégico e seus princípios"

Como a assinatura eletrônica é utilizada no RH?

Apesar de ser chamada de assinatura, este modelo não é especificamente um nome escrito e digitalizado para ser colocado no rodapé de um papel. O termo abrange uma área muito maior, englobando qualquer tipo de transação de documentos e sendo realizada por dispositivo digital autenticado por uma empresa.

As assinaturas são chaves digitais criptografadas e no setor de RH podem ser utilizadas por profissionais de maneira fácil. Isso porque com apenas um clique o encarregado pelo documento pode inserir a chave ao arquivo, assim o autenticando como verdadeiro e podendo ser enviado.

Da mesma forma que envia, o RH consegue receber e analisar contratos enviados por clientes ou parceiros que também possuem assinatura digital, devido esta tecnologia poder ser feita de maneira simples. Ainda se for o caso, o cliente pode desenvolver uma assinatura própria para aquela empresa, devido ao compartilhamento no banco de dados.

Quais os benefícios da tecnologia para o setor de RH?

A digitalização de processos é uma das melhores formas de dar aquele upgrade a sua empresa, pois, afinal de contas, é uma tecnologia que veio para entregar uma série de benefícios e deixar de lado os empecilhos dos velhos métodos.

A assinatura eletrônica para o RH, como parte da digitalização, vem carregada de vantagens que qualquer setor gostaria. Todos esses benefícios giram em torno de praticidade e agilidade de processos, comodidade e, claro, economia de dinheiro para a empresa. Veja abaixo as principais vantagens desse modelo.

Reduzir gastos com papel

Imagine um setor onde incontáveis documentos são impressos diariamente, formando pilhas de folhas distribuídas entre seus funcionários, e de repente com a implementação de um novo método a impressora se torna obsoleta e o uso de papel impresso quase não existe mais, pois essa é uma das principais vantagens dessa assinatura.

Toda empresa possui um orçamento destinado a materiais de papelaria, mas com a assinatura eletrônica esses gastos se tornam muito menores, devido à quantidade de papel a ser utilizado diminuir drasticamente, salvando o dinheiro da empresa que agora pode ser investido em áreas com maiores necessidades.

Outra grande vantagem envolvendo o uso menor de papel, que gera consequências que vão além da empresa, são os impactos ambientais. Pois, menor consumo, gera resíduos reduzidos, evitando desperdícios de material.

Dar agilidade a processos internos

Dezenas de documentos, horas de análises, modificações, ligações para alteração, reuniões internas e externas, tudo isso faz com que o tempo dentro de um setor de RH seja muito precioso e seja bem-aproveitado. Assim, a economia de tirar o processo de imprimir um documento, o assinar, colocar na pilha ao lado e depois encaminhar ao destino, acaba aumentando o período na empresa.

Diante disso, qualquer meio que gere agilidade e aproveitamento de tempo é muito bem-vindo a um escritório, pois adianta processos e torna a vida dos funcionários ainda mais simples. O tempo antes gasto desnecessariamente, agora é automatizado e concluído muito mais rápido que antes.

Qual a importância da assinatura eletrônica para o RH?

A implementação desse novo método de autenticação está se tornando tão importante que as empresas que ainda não o têm já pensam no ‘’quando’’, e não mais no ‘‘se’’ irão adotar esse modelo. Como vimos anteriormente, suas vantagens são inúmeras, pois isso faz parte das tecnologias que vão dominar o mercado no futuro, e é o desejo e dever de qualquer gestor estar em dia com tudo que a tecnologia tem a oferecer para melhor o funcionamento de uma empresa.

A segurança é vital para o RH, pois são diversos documentos importantes que passam por essa área, e a assinatura eletrônica permite transações com o maior nível de cuidados possível. As chaves de segurança só podem ser usadas por aqueles que elas pertencem, o que evita fraude de assinaturas e confirma totalmente a integridade do documento.

Além de garantir que o documento não possa ser alterado ilegalmente após a inserção da assinatura eletrônica, pois todos os dados que dizem respeito ao momento que o documento foi assinado ficam salvos juntos à sala de entrega.

Estamos em uma época em que não aderir aos novos modelos que as tecnologias nos oferecem é ficar para trás no mercado, o que atrapalha no desenvolvimento total de uma empresa. Principalmente em momentos como o atual, onde o mundo tem trabalhado a distância, a assinatura eletrônica para o RH vem não somente para nos atualizar, mas também para ajudar a manter qualquer setor funcionando sem nenhum problema.

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