Checklist: 14 documentos para admissão de um funcionário

Quando um profissional está prestes a ser contratado, é importante ficar atento aos documentos para a admissão. Esses papéis são fundamentais para contemplar várias informações trabalhistas e formalizar o contrato.

Sabemos que as leis trabalhistas exigem uma série de formalidades e que, muitas vezes, os profissionais de RH se confundem em meio a tantos processos e burocracias. Por isso preparamos este post.

Neste texto, vamos tirar algumas dúvidas a respeito dos documentos para admissão de um novo funcionário e outros assuntos que envolvem o tema. Acompanhe!

Para que servem os documentos de admissão?

A parte final do processo de contratação de um funcionário demanda que ele envie uma série de documentos ao departamento de gestão de pessoas da empresa.

Apesar de ser um processo que às vezes é questionado como trabalho excessivo, há uma série de razões que justificam a necessidade dessa documentação.

Os registros civis servem para que a empresa identifique e conheça melhor o novo colaborador, além de ter acesso às suas informações básicas. Informações sobre dependentes financeiros também são importantes para cálculos de direitos trabalhistas, como IRRF e pensão alimentícia.

A admissão de uma pessoa só pode ser efetivada a partir da apresentação dos dados contidos nas certidões, e a regularidade da organização depende disso.

Atenção! A qualquer momento, fiscais do Ministério do Trabalho podem realizar uma auditoria, e é fundamental que a empresa cumpra as burocracias para se enquadrar na lei.

Quais são os documentos para admissão?

Alguns documentos são solicitados ao novo colaborador durante o processo de admissão. Separamos os 13 principais, são eles:

  • cópia da carteira de identidade;
  • cópia do CPF;
  • original e cópia da carteira de trabalho;
  • comprovante de endereço;
  • título de eleitor;
  • inscrição no PIS;
  • cópia do comprovante de escolaridade;
  • certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
  • certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
  • atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional);
  • cópia da certidão de nascimento de filhos até 21 anos;
  • cartão de nascimento e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos;
  • foto 3×4.

Quais documentos não podem ser exigidos na admissão?

Também existem documentos que não podem ser, de maneira nenhuma, exigidos pelo empregador — e que, se feito, acarreta multas e penalidades. São eles:

  • exame de HIV;
  • exames que comprovem gravidez;
  • registros de dívidas ou não do candidato, como certidão negativa no SPC e Serasa;
  • dados de antecedente criminal;
  • documento comprovando ausência de ações trabalhistas do candidato, ou seja, comprovando que ele nunca entrou em uma ação contra uma empresa.

Esses itens são considerados de caráter discriminatório quando solicitados ao empregado e, caso uma empresa os solicite — causando constrangimento e preconceito no ambiente de trabalho —, ela pode sofrer uma ação trabalhista e ser gravemente multada.

Alguns documentos adicionais também podem ser solicitados pela empresa a depender do cargo. Por exemplo: se for uma vaga para motorista de ônibus que estiver sendo ofertada, é necessário que o candidato tenha em seu nome a CNH tipo D.

E aí, pronto para admitir novas pessoas para a sua empresa e exigir os documentos para admissão conforme a lei?

Agora, o que acha de conhecer mais sobre os direitos trabalhistas dos estagiários? Clique no link e saiba mais!

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Guilherme Dias | GUPY

Guilherme Dias | GUPY

Atua com Marketing e Growth sendo CMO & Co-founder na Gupy. Através de uma consultoria de business em que foi sócio, descobriu que adora otimizar processos, redesenhar soluções de gestão e trazer resultados mais agressivos para negócios. É curioso e apaixonado por Recursos Humanos, séries e gastronomia.