Como escolher um software para área de RH

Você já deve ter ouvido falar no conceito de RH Estratégico e, talvez, até saiba que ele atende muito mais às demandas do mundo contemporâneo do que o modelo tradicional. O conceito de uma área de Recursos Humanos operacional é muito presente nas organizações ainda nos dias de hoje. Neste cenário, burocracia, procedimentos e processos que não agregam valor ao cliente interno são muito presentes. Ou seja, são voltados somente à execução das próprias atividades, sem se atentar com o real resultado e impacto efetivo que é criado para a organização. Então como deixar de ter a perspectiva de uma área somente “realizadora de tarefas” para desenvolver um olhar crítico, dinâmico e com intenso viés para ação?

Existem diversas características fundamentais para que uma abordagem estratégica esteja presente nos pilares da Gestão de Pessoas de uma organização, como desenvolver um olhar sistêmico, direcionar o foco das ações sempre ao resultado, ter metas e objetivos claros para a área e organização, sempre desdobrados do plano estratégico. Além destas, destaca-se a necessidade de ampliar a eficiência dos processos da área.

Dessa forma, o que de repente você ainda não sabe é que obter um software de RH é uma decisão que facilita o desempenho de diversas dessas funções que podem se tornar mais estratégicas no setor.

Mas como escolher um sistema que traga a eficiência, segurança e o aprendizado que o RH espera? Destacamos aqui sete dicas para descomplicar essa decisão.

1. Identifique os processos críticos e necessidades

Antes de buscar um software de RH, saiba quais são as prioridades da sua empresa. Para isso, invista tempo realizando um diagnóstico do setor a fim de identificar quais são os processos de menor performance e encontre a causa-raiz dos baixos resultados que você pretende reverter ou daqueles que objetiva alavancar ainda mais. Junto aos gestores, listem as necessidades da empresa em ordem de prioridade. O mapeamento das necessidades em sua essência é fundamental para identificar a tecnologia que irá oferecer a solução e auxiliar na negociação com fornecedores.

Não se esqueça de apresentar aos potenciais softwares de RH o plano estratégico da empresa, o tamanho atual desta e a previsão de taxa de crescimento.

Em síntese, você deve levantar todas as necessidades que a ferramenta a ser adquirida deve ter, para encontrar uma tecnologia que atenda à sua verdadeira necessidade.

2. Defina os requisitos do software

Quando encontrar o processo crítico que pretende atacar, ou o KPI que pretende melhorar, é o momento de levantar as necessidades e benefícios esperados. Por exemplo, imagine que você tenha chegado à conclusão que a baixa performance da área comercial da sua organização é porque o time não possui um perfil aderente à cultura da empresa e consequentemente não consegue entregar os resultados de acordo com os processos de venda que estão estruturados. Certamente, você deverá fazer um processo seletivo mais assertivo e uma das funcionalidades da solução precisará ser análise de perfil do candidato.

Também é importante questionar se o software possui compatibilidade com outros sistemas já utilizados pela empresa, a fim de evitar futuros problemas de integração e processos.

3. Faça uma pesquisa detalhada

Imagem de busca de "software de RH" no Google

Hoje, na internet, é possível saber de quase tudo. Levante uma gama de possibilidades de fornecedores que atendam à sua necessidade e procure saber se suas tecnologias funcionam de maneira adequada, se há algum tipo de suporte e se realmente ele possui a performance divulgada.

Em alguns casos, no próprio site da empresa de software de RH, você pode conferir alguns de seus clientes e seus cases de sucesso. Uma oportunidade para validar ainda mais os resultados gerados nesses clientes, é entrar em contato para entender mais sobre o produto e o atendimento que o fornecedor que está sendo pesquisado oferece.

Mas antes de contratar um serviço, consulte empresas já usuárias desses sistema e informe-se a respeito do desempenho da plataforma, usabilidade, responsividade, entre outros. Assim você descobrirá a reputação do prestador através da opinião de outras pessoas que já o utilizaram.

4. Procure o diferencial

Atender às necessidades da sua empresa é essencial, mas busque também algo que destaque um software de todos os outros. Tenha em mente que este diferencial impactará na sua empresa, elevando-a a outro patamar.

5. Conheça seu orçamento e busque um preço acessível

O segredo é o custo-benefício! Buscar o mais barato nem sempre é a melhor escolha, pois muitas vezes são oferecidos produtos com menor qualidade, poucas funções, aparência indesejável, etc. E aí você terá a sensação de que jogou dinheiro fora.

Um preço acessível é aquele que não é necessariamente o menor, mas que está dentro das possibilidades de seu orçamento. Lembre-se de que todo investimento rende resultados diferentes. Avalie economias que serão feitas em médio e longo prazo, além de um provável aumento na produtividade e verifique se vale a pena.

6. Peça uma demonstração antes de comprar

Por mais importante que seja a opinião de clientes que utilizam o sistema que você está analisando, é fundamental que sua empresa tenha clareza se ele atende ou não às necessidades que você levantou previamente. Para isso, entre em contato com a empresa e peça uma demonstração detalhada do produto para visualizar na prática as funcionalidades da plataforma em questão. Quanto mais autonomia você tiver para testar a ferramenta quando tiver em dúvida, melhor para sua empresa.

Quando você for para a etapa da experiência prática, ou seja, quando estiver testando o software, ou analisando uma demonstração com o fornecedor, fique atento em determinados aspectos:

  1. Analise a integração da nova ferramenta com os demais sistemas utilizados pela empresa.
  2. Veja se ele oferece uma flexibilidade, podendo ser modificado de acordo com novas necessidades.
  3. Perceba se é de fácil assimilação, medindo o grau de dificuldade.
  4. Identifique com o fornecedor oferece canais de comunicação para escutar suas necessidades e te fornecer ajuda quando preciso

A partir disso, você vai compreender melhor como será o impacto para os colaboradores, vislumbrando possíveis pontos que precisarão ser trabalhados. Planeje-se e aumente as chances de sucesso na sua escolha.

Entenda como um software pode ajudar a melhorar seus processos de RH

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7. Analise os impactos da mudança e se prepare

Toda mudança gera impactos no cima organizacional. Substituir antigos procedimentos por um sistema é mexer em toda uma rotina já estabelecida. Dependendo do perfil dos colaboradores, da faixa etária e da área que atuam, contratar um software de RH para substituir processos pode ser de fácil adesão ou não.

A resistência à mudança é uma característica bastante comum, enfrentada por gestores diante de novas ações. Por isso, se você já imagina que este fator pode ser um obstáculo, prepare-se previamente.

Visto que a necessidade de mudança existe na empresa, e a questão é somente qual plataforma será adquirida, o RH pode desde o momento de prospecção do fornecedor atribuir a um de seus colaboradores a responsabilidade de gestor da mudança. Essa pessoa deve ser responsável por conectar as alterações que acontecerão (sejam elas tecnológicas, processuais ou culturais) com a realidade e dia a dia dos colaboradores.

Dessa forma, é importante encontrar fornecedores que possam apoiar sua empresa nesse processo e que tenham, não somente o domínio da tecnologia, mas também experiência e conhecimento das dores de um setor de gestão de pessoas, para que possam oferecer insights de como a implementação de seu sistema pode ser o mais bem-sucedida possível, de preferência oferecendo um suporte de customer success.

E uma dica extra...

Uma última dica é que sua empresa se prepare também para o aprendizado que o sistema pode trazer para sua rotina. Com o uso de novas tecnologias, uma área pode (e deve) adquirir novos conhecimentos sobre os processos ou sobre os colaboradores, tendo em prática um novo método de execução das suas tarefas. Como sua empresa vai aprender com o sistema? A própria tecnologia é capaz de aprender com as tarefas que executa para deixar seus processos cada vez mais assertivos? Como gerar melhoria contínua e não se acomodar uma vez que o sistema for implementado na organização?

O software da Gupy, por exemplo, aprende continuamente com as contratações que são realizadas e com a performance dos colaboradores para recomendar candidatos cada vez mais aderentes às vagas.

Você já está pronto para escolher um software para o seu RH? Deixe um comentário no post nos contando e vamos juntos tornar essa área cada vez mais inteligente!

Imagem da Gupy com a frase 'A plataforma completa de Inteligência Artificial para seu RH: estruturar o processo de recrutamento, engajar gestores e candidatos e acertar nas contratações.' com botão de 'Saiba mais'

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Mariana Dias | GUPY

Mariana Dias | GUPY

Formada em Administração de Empresas pela USP e com especialização em Empreendedorismo e Inovação, Mariana é CEO & Co-founder da GUPY. Descobriu sua paixão por RH logo no início de sua carreira e foi Business Partner da área para toda a América Latina em uma multinacional do setor de bebidas. É apaixonada desafios e por tudo relacionado a gestão de pessoas e inovação.