Como fazer um evento de RH online em 8 passos

A aceleração dos processos de transformação digital e consequente maior facilidade para disponibilizar conteúdos online revolucionou o mercado de eventos. Se antes o modelo presencial era predominante, hoje é possível utilizar a tecnologia para realizá-los de maneira inteiramente remota.

E para os setores de RH que buscam formas de inovar na atração de talentos, a criação de eventos online (como seminários e bootcamps) têm se mostrado uma boa forma de se destacar em um mercado concorrido.

Apesar de ser uma opção cada vez mais acessível no mercado, é necessário tomar muitos cuidados para ter sucesso nesta empreitada. Pensando nisso, convidamos a Netshow.me para contar como fazer um evento online em 8 passos — utilizando o exemplo do Gupy Conecta. Vamos nessa?

Por que fazer um evento online?

Antes de começar este guia, que tal repassarmos todos os benefícios de se fazer um evento online? Primeiramente, vale apontar o fato do formato oferecer um aumento de alcance, podendo ser assistido em qualquer localidade. Além de permitir uma audiência maior, oferece mais comodidade ao público.

Além disso, eventos online oferecem redução nos custos em relação ao modelo presencial. Gastos logísticos e com espaço físico são diminuídos drasticamente — ou até zerados caso o evento seja 100% online.

Para o RH, eventos online são uma ótima maneira de expor a marca empregadora da empresa, atraindo possíveis candidatos e construindo seu posicionamento e relacionamento com o mercado de trabalho.

É uma forma de atrair olhares curiosos para sua empresa e, assim, construir uma base de profissionais interessados na sua cultura e oportunidades (sejam elas de curto ou longo prazo).

São ótimos benefícios, não é mesmo? Agora é hora de colocar a mão na massa conferir nosso guia para fazer um evento online como o Gupy Conecta.

Faça o planejamento do evento

Como se pode esperar, o primeiro passo da produção de um evento online é o planejamento. Para fazê-lo, deve-se primeiro definir seu objetivo— por exemplo, ele pode ser treinamento corporativo, interação dos colaboradores ou até atração de talentos.

Em seguida, você deve definir qual é o público-alvo do evento. Este ponto é crucial para você definir como será o conteúdo, a linha editorial e ais estratégias de produção adequadas.

Além disso, é o momento de criar o conceito do evento. Isto permitirá que você planeje o escopo e o qual será o propósito e tema do evento. Assim, pode-se pensar em como 

Pegando o exemplo do Gupy Conecta, seu tema foi A Nova Jornada da Empregabilidade e contou com mentorias abertas e fechadas. Foram trazidos grandes nomes do mercado como Mário Sérgio Cortella para dar palestras e entrevistas, trazendo conhecimento ao público.

Faça o planejamento de conteúdo

Com o planejamento inicial traçado, deve-se pensar nos conteúdos que serão oferecidos ao público. Assim, deve-se definir quais serão os speakers - sejam eles pessoas da própria empresa ou convidados externos.

Neste planejamento de conteúdo, deve-se escolher o formato de cada atração - pode ser mesas redondas, palestras, painéis e até entrevistas. E, é claro, este planejamento de conteúdo passa pela definição de todos os temas que serão abordados no seu evento online.

Nesta etapa, vale ressaltar a importância de definir o roteiro do evento e de cada atração. Estruture os tópicos que serão abordados e todos os elementos audiovisuais que serão usados.

E como o assunto é conteúdo, uma dica importante é usar a criatividade para migrar diversos formatos - e, consequentemente, potencializar a experiência. Caso deseje, é possível gravar tudo previamente e transmitir no dia do evento.

Escolha o tipo de evento online

Pegando o gancho da etapa anterior, não se pode esquecer de definir qual será o tipo de evento digital que você fará. Entre as principais opções, vale ressaltar as seguintes:

1. Workshops. Nesse tipo de evento realiza-se uma reunião de pessoas interessadas em aprender sobre uma determinada temática. Normalmente o foco é em atividades práticas e debates. 
2. Palestras e conferências. Em palestras, profissionais costumam apresentar seu conhecimento sobre um assunto específico. Dessa forma, elas podem incluir painéis, debates e mesa redonda. Conferências, por sua vez, são muito comuns para apresentar resultados e traçar novas metas.
3. Meetups. Esse é um tipo de evento mais informal cujo objetivo é fazer networking e trocar conhecimento com outros profissionais da área. 
4. Seminários. Nesse tipo de evento reúnem-se especialistas de determinado assunto para um debate que promoverá uma conclusão dentre os participantes.

Defina o modelo de evento online

Antes de nos aprofundarmos em outras questões técnicas, gostaríamos de ressaltar a importância de pensar no modelo de evento online a ser utilizado. Como assim?

Por definição, um evento online é transmitido para um público que o acompanhará exclusivamente por meio de plataformas digitais - sejam elas redes sociais ou uma plataforma OTT.

Assim, é possível produzi-lo de maneiras diferentes. Por exemplo, todos os speakers podem participar à distância, cada um na própria casa. Outras opções é ter alguns participantes atuando num estúdio profissional ou até todos - claro, seguindo todos os protocolos de segurança.

Qual é a melhor opção? Para definir, deve-se analisar o orçamento disponível e qual delas se adequa melhor à proposta do seu evento.

Um adendo importante é sobre um formato que se apresenta como tendência no mercado: os eventos híbridos. Este modelo é um evento físico que possui público presencial e também é transmitido para uma audiência à distância.

Defina as ferramentas de evento online

Claro, não é possível organizar um evento online sem utilizar as ferramentas adequadas. A lista é extensa e, por isso, citaremos como escolher cada opção de maneira que façam sentido para o seu projeto. Confira:

1. Plataforma de transmissão ao vivo

Primeiramente, deve-se pensar em onde o seu evento online será transmitido. Existem muitas opções de plataformas de transmissão ao vivo e cada uma possui seu valor estratégico - assim, deve-se olhar para seus objetivos e ver qual faz mais sentido para atingi-los.

Por exemplo, você pode utilizar redes sociais como Facebook, Instagram, Twitch e até YouTube. São ferramentas gratuitas e você não precisará investir pra usá-las. No entanto, não permitem sigilo de informações e oferecem menores possibilidades de monetização - isso sem contar com a ausência de relatórios de público e impedirem a captação de leads.

São benefícios bons demais para serem deixados de fora, não é mesmo? Assim, uma opção mais atrativa é o uso de um software de transmissão ao vivo profissional - por exemplo, o Gupy Conecta utilizou o Netshow.me Live.

Outra opção é utilizar a própria plataforma OTT para transmitir seu evento online - pode até ser criada exclusivamente para o evento. Este tipo de plataforma de vídeo oferece todos os benefícios mencionados acima e permitem o uso outros tipos de conteúdo como podcasts, e-books e artigos.

2. Software de videoconferência

Como os eventos online possuem participantes atuando remotamente, é necessário utilizar um software de videoconferência para conectá-los à transmissão através do encoder profissional. Opções como Zoom, Microsoft Teams e Skype são as principais do mercado.

Na maioria dos casos, não haverá interação do público com estas pessoas diretamente na sala de videoconferência. Como assim? Em eventos como Meetups, será necessário contar com a interação - e, por isso, deve-se usar este software de maneira complementar à plataforma de transmissão ao vivo escolhida.

3. Encoder profissional

Mencionamos este item no tópico anterior e é hora de detalharmos. Para fazer um evento online profissional, deve-se usar um encoder profissional. Este software converte todas as informações eviadas pelos dispositivos e repassa para a plataforma de transmissão ao vivo.

Desta forma, o uso de um encoder permite a adição de elementos audiovisuais como imagens mais de uma câmera, vinhetas, trilha sonora, Motion Graphics e Closed Caption. Além disso, permite a retransmissão de videoconferência para colocar palestrantes remotos no evento.

Existem muitas opções no mercado, com a mais recomendada sendo o OBS Studio. Afinal, trata-se de um programa gratuito e de fácil uso.

4. Link de internet dedicado

Como se pode imaginar, os eventos virtuais exigem uma conexão de internet robusta para funcionarem. Todos os participantes precisam contar com uma velocidade de upload alta, assim permitindo que os dispositivos enviem informações à rede de maneira sustentável.

Para garantir isso, é recomendável a contratação de um link de internet dedicado. Desta forma, será possível transmitir o evento com estabilidade e qualidade - assim, sem travamentos, garantindo uma boa experiência ao usuário.

5. Produção de vídeo profissional

Por se tratar de uma solução que exige profissionalismo, é crucial contratar produção de vídeo profissional. Afinal, você não vai querer que seu evento passe uma imagem amadora, não é mesmo?

Existem muitos pontos a serem considerados antes de contratar uma produtora audiovisual. O principal deles é optar por uma equipe de produção com experiência em transmissões ao vivo - afinal, o formato possui características que a diferenciam de um conteúdo gravado.

6. Defina as ações de marketing do evento

Escolheu todas as ferramentas e planejou o conteúdo? Não esqueça de planejar as ações de marketing do seu evento. Tenha em mente o seu público-alvo e utilize a linguagem certa para abordá-lo. 

Desta forma, você poderá usar recursos como landing pages, ferramentas de automação de marketing, postagens em redes sociais e blogs a seu favor. Além disso, um recurso útil pode ser uma live de aquecimento para anunciar o evento.

Neste ponto, deve-se considerar que a experiência de um evento online começa no momento que o público descobre o evento e termina somente na última interação pós-evento. Assim, você pode usar os recursos citados acima para engajá-los e potencializar seus resultados.

7. Disponibilize o conteúdo do evento

Como comentamos no começo deste guia, um dos benefícios deste formato é a possibilidade de disponibilizar o conteúdo produzido e usá-lo de maneira estratégica após o evento. Esta decisão não é uma regra exata e depende do que fizer sentido na sua estratégia. 

Por exemplo, o Gupy Conecta disponibilizou todo o conteúdo por 15 dias após o evento. Depois, priorizaram alguns perfis e, por isso, este material não ficou aberto para todo o público.

Apesar da íntegra dos conteúdos não estar disponível, diversos trechos foram utilizados em ações nos meses posteriores ao evento.

8. Mensure os resultados do evento

Seu evento acabou? Agora é hora de analisar todos os resultados a fim de saber se seus objetivos foram alcançados - e, é claro, calibrar sua estratégia para eventos futuros. Como fazer isso?

Entre as opções está o uso de enquetes, pesquisas de satisfação e feedbacks de participantes. Mas estas não são as únicas métricas que você pode usar, podendo analisar números de audiência, comentários, leads obtidos e até vendas de produtos ou conteúdos.

Agora você sabe todos os passos para fazer o seu evento online. Quer saber outros insights valiosos para este nicho? Acesse o blog da Netshow.me!