Afinal, quanto custa substituir um colaborador? Entenda aqui!

Em uma empresa, muitas vezes, é preciso substituir colaborador por outro, seja por um dia ou até mesmo semanas, devido às faltas, férias ou licenças. No entanto, para que isso se torne possível é necessário que a organização consiga manter a execução das tarefas desse funcionário durante esse período, a fim de não prejudicar a operação.

No entanto, essa condição pode contribuir para a geração de custos, como o salário substituição. Isso porque, conforme a jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho (TST), em SUM-159 — Substituição de caráter não eventual e vacância do cargo — o funcionário que estiver cobrindo o outro, tem direito de receber o mesmo valor do salário do colaborador substituído.

Diante da importância desse tema, preparamos este post para que você entenda como funciona esta substituição de funcionário, bem como os possíveis custos gerados. Acompanhe!

Como funciona a substituição de colaboradores?

Quando um funcionário falta, sai de licença ou férias, a empresa continua a realizar as suas atividades, mas para não ser prejudicada em virtude de quem está ausente, ela precisa dar conta de todas as tarefas que devem ser realizadas ao longo da jornada de trabalho para manter a sua produtividade.

Diante disso, é necessário que outro colaborador assuma todos os serviços de quem está afastado, e essa substituição deve ser realizada com cuidado, tanto a dos gestores quanto dos membros do RH. Isso porque, conforme estabelecido no artigo 468 da CLT, o funcionário pode recusar substituir o colaborador, pois essa condição não é obrigatória.

Além disso, os períodos de substituição têm previsibilidade, isto é, não são situações eventuais, pois se sabe o início e o fim de quando será preciso suprir o cargo.

Quanto custa substituir um colaborador?

Substituir um colaborador exige que a empresa pague ao responsável por cobrir essa ausência o mesmo valor do salário. Quanto esse custo é o mesmo, não há muita alteração. Porém, um fator que pode alterar esse custo é a diferença salarial, pois caso a pessoa ausente receba um valor maior, ele deve ser pago a quem o substituirá.

Essa condição permanece somente enquanto houver a substituição, sendo que, após esse período, o funcionário que está substituindo terá a garantia do seu cargo anterior. Ainda vale ressaltar que é o dever da empresa certificar que o pagamento esteja sendo realizado de maneira adequada, pois, caso contrário, isso poderá resultar em ação trabalhista e tanto a jurisprudência quanto as regras agirão em favor do funcionário.

O que é salário substituição?

O salário substituição é quando a empresa paga ao colaborador substituto o mesmo valor do salário do trabalhador que ficará ausente durante o intervalo de tempo. Essa condição está garantida no artigo 5 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Também está estabelecido no artigo 450, que diz “ao trabalhador chamado a ocupar, em comissão, interinamente, ou em substituição temporária ou eventual, cargo diverso do que executa na empresa, será garantida a contagem do período naquele serviço, como também à volta ao serviço anterior”.

Como é o cálculo do Salário de Substituição?

Conforme a CLT e TST, o colaborador que estiver realizando a substituição de outro que receba um salário maior terá direito ao mesmo valor. Nesse caso, é preciso que o RH estabeleça as diferenças entre os salários e insira na folha de pagamento como adicional.

Para exemplificar, suponha que um empregado receba 15 reais por dia e substitua alguém que recebe 21 reais, os R$ 6,00 de diferença devem ser incluídos no pagamento. Os valores do exemplo é diário devido ao salário substituição ser extensivo com o período em que um funcionário estará substituindo o outro.

Assim, um empregado que esteja cobrindo um trabalhador que se ausentou por 15 dias, por exemplo, deverá receber apenas o equivalente a esse tempo e não o salário cheio. Dessa forma, para evitar erros, o cálculo do salário de substituição deve-se sempre utilizar os valores diários e multiplica-los pelo período em que o trabalhador assumiu as tarefas do outro.

Como a empresa deve realizar essa substituição?

Há diversos pontos que a empresa precisa ficar atenta ao realizar a substituição de um colaborador. Entre principais de alteração, podemos citar:

• salário de substituição — quando o valor é maior e há acúmulo de função;
• observação na CTPS — descrever quando um empregado é solicitado a substituir temporariamente outro funcionário;
• livro de registro da empresa — a empresa deve realizar as anotações no contrato de trabalho do colaborador substituído;
• folha de pagamento — consiste no adicional de substituição que deve ser discriminada.

Além disso, no processo de retorno ao trabalho do empregado substituto, a empresa deverá realizar novas alterações nesses mesmos itens. Sendo que essa condição termina imediatamente quando o funcionário ausente volta às suas atividades normais.

Vale a pena substituir colaborador?

Situações como licenças, férias e faltas de um colaborador faz com que a empresa sinta a necessidade de substitui-lo por outro para continuar a sua produtividade e não ser prejudicada. No entanto, esse processo deve ser feito com atenção, pois embora para ser algo simples, há particularidades e leis trabalhistas que precisam ser seguidas.

A vantagem é que o funcionário que cobrirá temporariamente as tarefas do outro tem direito de receber o mesmo valor do salário contratual do substituído e essa observação deve constar na CTPS e na ficha de registro. Além disso, se houver acúmulo de tarefa poderá haver um incremento salarial.

A desvantagem é que o colaborador deverá assumir por completo todas as tarefas do substituído, executando exatamente as mesmas atividades além daquelas que já são de suas obrigações e isso pode não ter tanto desempenho quanto o trabalhador ausente.

Contudo, mesmo diante destes procedimentos, substituir o colaborador por outro da mesma organização ainda é mais válido do que iniciar um processo seletivo para contratação. Isso porque os custos de mão de obra podem sair mais caros, já que há gastos com recrutamento, treinamentos, benefícios, além de outros itens são cobrados, como impostos e encargos que devem ser considerados. Assim, é importante entender esses processos e optar o melhor para a sua empresa.

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