Onboarding de funcionários: o que é e como receber os novos talentos?

Saiba o que é onboarding de funcionários, como o processo foi otimizado nos últimos anos, as etapas necessárias e a importância do checklist de verificação.

O onboarding de funcionários é um dos processos mais importantes para as organizações porque, quando feito com excelência, garante a retenção dos profissionais e o sucesso da companhia no mercado.

Veja alguns dados relevantes sobre o onboarding, segundo Christine Marino:

  • Os programas de integração aumentam a retenção de colaboradores em 25%, além de melhorar o desempenho dos profissionais em 11%;
  • Os colaboradores que participam de programas de integração eficientes têm 69% mais chances de permanecer na empresa por, no mínimo, três anos;
  • 15% dos profissionais optam pelo desligamento da companhia quando não há um programa de onboarding bem estruturado no negócio.

Ciente desses dados, vamos aprender um pouco mais sobre como elaborar um onboarding de funcionários bem estruturado na sua organização e como colocá-lo em prática o mais breve possível:

O que é onboarding de funcionários?

O onboarding de funcionários, também conhecido como o processo de integração de novos colaboradores, é o momento de receber os recém-contratados e estimular o pertencimento na organização e equipe.

No entanto, ele não se limita apenas ao primeiro dia de trabalho dos colaboradores. Começa na contratação e se estende até o talento se sentir confortável em assumir as atividades do cargo com independência.

A fase final é marcada pela integração completa ao time e empresa, além de se sentir completamente integrado e familiarizado com a cultura do negócio.

Como o onboarding foi reinventado durante a pandemia?

Logo que a pandemia chegou, muitas organizações passaram a exercer suas atividades home office e, como consequência, a integração de novos talentos também se tornou remota.

Em um cenário como esse, os profissionais de recrutamento e seleção, do RH e os gestores corporativos precisaram aprender a contratar e integrar à distância. O que consiste também em reinventar o processo de onboarding de suas organizações para que funcionasse inteiramente online.

Por exemplo, as entrevistas de emprego, dinâmicas em grupo e integração dos recém-contratados, antes presenciais, passaram a ocorrer via chamadas de vídeo em diversas plataformas.

Como Danielle Balow, consulting practice director da Click, afirma: “temos que jogar o livro de regras pela janela e repensar como o onboarding deve ser. Agora, mais do que nunca, o ambiente, a dinâmica de integração e a experiência do colaborador precisam ser alterados consideravelmente para serem eficazes”.

Leia mais aquiOnboarding digital: saiba o que é, seus processos e estratégias.

As 7 etapas básicas de um onboarding de novos talentos

Como já visto o que é onboarding de fncionários, e como esse processo precisou ser reinventado na pandemia, vamos pontuar as sete etapas básicas da integração. Logo em seguida, a importância de um checklist de verificação, acompanhe.

1. Recrutamento e seleção de colaboradores

A integração já começa nessa primeira etapa, o momento de recrutamento e seleção de colaboradores.

Aqui, é indispensável comunicar as expectativas das atividades desempenhadas pelo cargo, as políticas da organização e sua missão, valores e cultura. Além disso, é preciso revisar a linguagem do recrutador e a forma de estabelecer contato via plataforma ou anúncio de vaga.

Por fim, é fundamental explicar como o processo de contratação funciona, assim como o seu cronograma, as próximas etapas do processo e o meio de comunicação, sempre agradecendo a participação.

Lembre-se que para ter uma recepção assertiva, é imprescindível entregar uma boa experiência aos envolvidos desde o primeiro contato com a empresa.

2. Visita ao ambiente corporativo

Na primeira visita ao ambiente corporativo, os candidatos conhecem o espaço, incluindo cozinha ou refeitório, sala de descanso, estacionamento e garagem se houver, e demais ambientes de convivência.

Nesse momento, também é pertinente apresentar os profissionais para o restante do time e todas as pessoas que encontrarem durante o tour pelas dependências da empresa.

Essa fase do processo pode contar ainda com um tour virtual ou até mesmo um blogpost, vídeo ou postagem nas redes sociais apresentando a sede com fotos reais dos ambientes.

3. Envio da carta de oferta

Após as duas primeiras etapas, é hora de escolher o candidato ideal para a vaga, o que é realizado via carta de oferta por e-mail.

Essa carta deve conter as congratulações ao candidato selecionado, assim como as responsabilidades do cargo, requisitos e expectativas, negociações salariais e data de início das atividades.

Para os candidatos que não foram selecionados para a vaga, agradeça o interesse na vaga e participação no processo. Destaque que a empresa se mantém de portas abertas para incluí-los em novas seleções.

4. Integração antecipada para novos talentos

A integração antecipada consiste em algumas ações importantes como:

  • Documentações que devem ser distribuídas e coletadas para o novo talento, como formulários fiscais, jurídicos, bancários para folha de pagamento e benefícios que a organização oferece;
  • Compartilhamento de informações e documentações importantes para as atividades do cargo, além de materiais de treinamento corporativo e itinerários;
  • Compartilhamento de informações de acesso à ferramentas, softwares e recursos indispensáveis para a comunicação da equipe;
  • O preparo do ambiente de trabalho do recém-contratado. Em caso de home office, o envio dos equipamentos para trabalho remoto.

Além disso, essa quarta etapa também abrange os seguintes tópicos:

  • Informações sobre o aniversário de colaboradores, feriados e datas comemorativas, e eventos exclusivos da organização;
  • O envio do e-mail de boas-vindas para o recém-contratado, pontuando as partes positivas de se trabalhar na empresa e os motivos de estarem animados para receber o novo integrante do time;
  • Contato com o novo colaborador para o RH e os líderes de equipe se colocarem à disposição para eventuais dúvidas ou preocupações que esse novo profissional possa ter.

5. Recepcionar o profissional no primeiro dia de trabalho

A quinta etapa consiste no primeiro dia de trabalho na empresa, onde o profissional é recepcionado e receberá informações pertinentes ao início das atividades.

No horário do almoço, é recomendado reunir a equipe para estimular a sensação de pertencimento, entregando um pacote de boas-vindas com brindes, uniforme e suprimentos de escritório.

É aconselhável reservar esse primeiro dia para conhecer mais sobre a organização. E interessante disponibilizar vídeos e outros arquivos como apresentações da liderança, missão da companhia, história e outras experiências.

Inclusive, é indispensável a revisão das políticas da empresa e, se necessário, explicá-las ao recém-contratado em caso de dúvidas.

6. Integração e orientação nas primeiras semanas

Aqui, é indicado conversar com o novo talento a respeito das principais metas do cargo, ampliando os objetivos do negócio e pontuando a aprendizagem do colaborador.

Para encorajá-lo, também é possível fornecer informações sobre o potencial de crescimento no cargo. Inclusive estipulando um plano de carreira para esse recém-contratado após o seu período de experiência.

Ainda na sexta etapa, é a hora de estimular o relacionamento dos demais colaboradores com o novo talento. Para isso, é indicado agendar encontros e cumprimentos com os gestores, líderes e colaboradores de alto desempenho. Eles podem compartilhar histórias e experiências para inspirar e servir de exemplo ao novo integrante.

As orientações devem ser dadas a respeito das atividades do cargo, da comunicação em caso de dúvida e de treinamentos corporativos, caso aplicável.

7. Engajamento contínuo com a equipe e com a organização

Por fim, a última etapa é sobre a importância do engajamento contínuo do recém-contratado com a equipe e com a organização. Para isso, a cultura de feedback é empregada, compreendendo como o novo membro se sente em relação à nova experiência, suporte, recursos e equipamentos disponibilizados pela organização.

Também é recomendado responder à pesquisa de experiência para avaliar a eficácia do programa de onboarding de funcionários, independentemente de ser remoto ou presencial.

Conte com a checklist de verificação no onboarding de funcionários

A checklist de verificação para o onboarding de funcionários otimiza o processo de integração porque pauta os pontos essenciais que o RH e os líderes precisam seguir para receber o recém-contratado.

Veja quais são as cinco etapas da checklist de onboarding no vídeo abaixo:

Vale ressaltar que cada etapa tem seus próprios passos para colocar em prática promovendo uma integração realmente envolvente para os colaboradores que estão chegando na organização agora.

Sabendo o que é onboarding e como receber com sucesso, chega o momento de investir no treinamento corporativo dos colaboradores. Além dos novos talentos, inclua os profissionais que já fazem parte da empresa e conte com o auxílio da Niduu para que a estratégia seja um sucesso.

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