Planilha de RH: 11 modelos prontos para otimizar a gestão

Organizar e otimizar os processos de Recursos Humanos é um desafio constante para empresas de todos os portes. As planilhas de RH surgem como ferramentas práticas, acessíveis e extremamente úteis para quem busca controlar informações, acompanhar indicadores e garantir a eficiência das rotinas administrativas.

Essas planilhas são utilizadas em diversas funções: controle de ponto, recrutamento e seleção, gestão de férias, avaliação de desempenho, entre outras atividades. Apesar da crescente digitalização com o uso de softwares de gestão, muitas empresas ainda preferem o uso de planilhas pela facilidade de implementação e pelo baixo custo.

Se você busca modelos prontos para facilitar sua rotina, aqui você encontrará 11 planilhas de RH gratuitas, explicadas em detalhes para você baixar e começar a usar agora!

Principais tipos de planilhas para gestão de RH

Para otimizar a rotina de Recursos Humanos, diferentes tipos de planilhas podem ser utilizadas. Confira alguns exemplos:

• Controle de ponto: Registro de entrada e saída dos colaboradores.
• Recrutamento e seleção: Organização de processos seletivos.
• Gestão de férias: Controle de períodos aquisitivos e concessivos.
• Avaliação de desempenho: Acompanhamento do desenvolvimento de funcionários.
• Controle de admissões: Gestão de prazos e documentação para novos colaboradores.
• Pesquisa de clima: Avaliação do ambiente organizacional.

Cada planilha atende a uma necessidade específica, e a escolha correta pode gerar mais agilidade e eficiência na gestão de pessoas.

Como escolher a planilha de RH ideal para sua empresa?

Para selecionar a planilha ideal, é importante analisar alguns pontos:

• Tamanho da empresa: Pequenas e médias empresas podem se beneficiar de modelos mais simples.
• Complexidade dos processos: Empresas com muitos funcionários ou rotinas complexas podem precisar de planilhas mais detalhadas.
• Objetivo de uso: Defina se a planilha será para controle de férias, recrutamento, ponto ou outro objetivo.
• Facilidade de atualização: Prefira planilhas intuitivas e de fácil manutenção.
• Possibilidade de integração: Algumas planilhas permitem importação/exportação de dados para softwares de gestão.

Ao considerar esses critérios, o RH pode utilizar as planilhas de forma estratégica para otimizar o tempo e reduzir erros.

11 planilhas de RH grátis

Conheça agora 11 modelos gratuitos que você pode utilizar para facilitar a gestão do seu Departamento Pessoal:

1. Eficiência operacional de recrutamento

O processo de Recrutamento e Seleção é a porta de entrada para a admissão de profissionais na empresa. Logo, essa atividade – supostamente simples – se não for realizada corretamente, pode ocasionar problemas muito sérios para a companhia, entre eles o desgaste, descrédito e prejuízo financeiro.

O seu papel é encontrar no mercado os profissionais mais adequados às posições disponibilizadas para fazer a corporação crescer e se tornar um grande sucesso. Ele é responsável por trazer novos talentos para a companhia por meio da atração de pessoas candidatas e sua alocação nas vagas abertas.

Investir na automação desse processo é investir na otimização da capacidade produtiva conferindo mais eficiência operacional e isso significa aprimorar os resultados e produtividade fazendo uso de técnicas de gestão.

Por isso, te convidamos a conhecer a eficiência operacional do seu Recrutamento e Seleção a partir de uma planilha simples, pela qual é possível verificar quanto tempo sua equipe de RH atua no processo de R&S e quanto dinheiro tem sido investido para isso.

Ao fazer o download da planilha eficiência operacional de recrutamento, você encontrará:

• a explicação de como utilizá-la;
• a mensuração da eficiência operacional do seu R&S;
• como a Gupy pode ajudá-lo a aperfeiçoar a ferramenta.
  

2. Dashboard de Indicadores do RH

Também conhecidos como Key Performance Indicators (KPIs) os indicadores de Recursos Humanos são recursos de mensuração, extremamente, importantes para o bom funcionamento de uma empresa.

Eles atuam como instrumentos de avaliação do conjunto de circunstâncias no qual o empreendimento está inserido, contribuindo para que os gestores sejam capazes de identificar inconformidades nos processos e as possíveis soluções.

No dashboard de Indicadores de RH você encontra tudo que precisa para administrar a rotina da sua equipe de Recursos Humanos com foco total em resultados.

De maneira fácil e intuitiva, conheça e entenda mais a fundo sobre os 7 principais indicadores de RH e R&S e acompanhe em tempo real a performance do RH.

Nessa planilha dashboard de indicadores de RH são:

• absenteísmo;
• turnover;
• tempo de fechamento de vaga;
• vagas fechadas no prazo;
• custo de contratação por vaga;
• retenção de talentos
• employee Net Promoter Score (eNPS).
  

3. Custo de turnover da empresa

Turnover é o indicador que mede a rotatividade de funcionários de uma organização, ou seja, por meio desse indicativo o RH consegue mensurar a frequência com que profissionais entram e saem da empresa.

Medir o índice de rotatividade de funcionários é essencial para verificar a se os processos de recrutamento e seleção estão sendo efetivos e para saber como anda a qualidade do clima organizacional, dentre outros processos.

Uma corporação com alta rotatividade de funcionários demonstra que não está conseguindo selecionar e os seus novos funcionários corretamente ou que não há uma promoção eficiente para um bom ambiente de trabalho.

Além disso, a rotatividade é um grave problema para a saúde financeira da empresa, pois gera m ciclo vicioso de altos custos com rescisões, novas contratações e treinamentos.

Com a planilha de custo de turnover você poderá descobrir quanto seu empreendimento está perdendo em dinheiro. Nela você encontra:

• custo das vagas em aberto;
• custo do recrutamento;
• outros custos que compõem o Turnover

4. Calculadora de horas extras

Conforme determina o artigo 7° da Constituição Federal (CF) e o artigo nº 58 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a jornada de trabalho corresponde a 8 horas diárias e 44 horas semanais. O expediente realizado após a jornada normal de trabalho é considerado horas extras.

Dessa forma, a jornada que supera esse tempo determinado pela legislação, necessita pagamento superior à remuneração mensal mínima. Por isso, o cálculo da hora extra deve ser realizado com bastante cuidado e atenção para garantir o cumprimento da Lei.

Se um profissional trabalha 8 horas diárias de segunda a sábado, por exemplo, sua jornada semanal é de 48 horas. Sendo assim, mesmo que o limite diário não foi ultrapassado, suas atividades excedem a jornada determinada para a semana e as horas excedentes devem ser pagas.

Esse é um cálculo que necessita muita atenção, é um processo oneroso e bem lento, ainda mais quando feito à mão e pode incorrer em erros e inconsistências gravíssimas que prejudicarão tanto a empresa quanto o funcionário.

Com o objetivo de te ajudar nesse processo, A Gupy desenvolveu uma calculadora de horas extras que você pode baixar gratuitamente, automatizar e otimizar essa tarefa do seu Departamento Pessoal.

Com a calculadora de horas extras você pode:

• acompanhar o banco de horas de cada funcionário diário e mensal;
• mensurar a jornada de trabalho no mês;
• calcular automaticamente o saldo a pagar de horas extras de cada colaborador (dias úteis e finais de semana).

5. Cadastro de pessoas colaboradoras

A gestão de pessoas dentro de uma organização é um dos processos mais complexos, já que envolve uma série de elementos administrativos e humanos, propriamente dito.

Por isso, a automatização das atividades administrativas deve ser realizada, visando reduzir toda onerosidade, aumentando o tempo disponível para questões que envolvem o desempenho e a evolução dos funcionários nos processos produtivos que estão diretamente ligados aos resultados da companhia.

Uma das tarefas que devem ser automatizadas é o cadastro de funcionário. Essa é uma tarefa simples, mas que pode tomar bastante tempo e ainda apresentar falhas.

É por meio desse cadastro que todas as informações sobre todos os trabalhadores de uma corporação são reunidas e centralizadas em um documento, facilitando o acesso e manuseio do time do RH.

A Gupy elaborou um planilha totalmente customizável para que você possa realizar o cadastro dos seus funcionários de maneira fácil e rápida.

Ao baixar a planilha cadastro de pessoas colaboradoras você poderá:

• cadastrar os dados pessoais necessários;
• preencher as informações profissionais para admissão;
• realizar consultas rápidas dos dados de cada funcionário;
• analisar as informações visando um entendimento melhor do quadro de funcionários.
  

6. Calculadora para gerenciamento de prazos na admissão de novos funcionários

No mundo dos negócios tempo é dinheiro, por isso desperdiçar tempo no processo de admissão é um erro que pode perfeitamente ser evitado por meio da automatização.

O tempo investido nesse processo pode ser gerenciado e controlado por meio de uma planilha de gerenciamento. Nela deve ser adicionada a data de entrada de cada funcionário e o cálculo de todas as datas é feito automaticamente.

A Gupy possui uma ferramenta exclusiva que você pode ter acesso. Basta fazer o download gratuito da planilha para gerenciamento de prazos na admissão de novos colaboradores e acompanhar o tempo gasto em cada processo.

A partir daí, é possível analisar o desenvolvimento e desempenho da equipe de Recrutamento e Seleção e possíveis gargalos no processo de admissão, buscando soluções mais favoráveis e benéficas para os resultados da empresa.

Por fim, os líderes que lidam diretamente com a administração de uma empresa sabem da necessidade de ter os seus processos organizados, para ter disponibilidade imediata e segura de todas as informações.

7. Avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho é uma ferramenta estratégica para medir a performance dos funcionários, identificar pontos fortes e oportunidades de desenvolvimento, além de embasar decisões de promoção, treinamento e desligamento. Ter um processo de avaliação bem estruturado impacta diretamente a produtividade e o clima organizacional.

Existem diversas metodologias aplicáveis à avaliação de desempenho, como:

• 9-box: Matriz que cruza performance e potencial de crescimento para mapear talentos.
• Avaliação 360°: Coleta de feedbacks de líderes, pares, subordinados e até clientes.
• OKRs (Objectives and Key Results): Avalia a entrega de resultados estratégicos baseados em objetivos claros e metas mensuráveis.

Nossa planilha de Avaliação de Desempenho gratuita oferece uma estrutura completa para aplicar essas metodologias. É possível personalizar critérios de avaliação conforme a estratégia da sua empresa, inserir pesos diferentes para competências técnicas e comportamentais, além de gerar relatórios automáticos.

Com a planilha de avaliação de desempenho da Gupy, você poderá criar um processo justo e transparente, fortalecendo o engajamento e a evolução do time.

8. Controle de férias

Gerenciar as férias dos funcionários é fundamental para manter a conformidade legal e o equilíbrio entre o bem-estar da equipe e a operação da empresa. Um controle ineficiente pode gerar multas, passivos trabalhistas e desmotivação do time.

Legalmente, as férias devem ser concedidas em até 12 meses após o término do período aquisitivo, respeitando prazos e regras específicas para abono pecuniário e divisão de férias (até três períodos, conforme a CLT).

A planilha de controle de férias da Gupy traz campos para:

• Registro do período aquisitivo e concessivo;
• Programação de férias;
• Cálculo de férias proporcionais e abono pecuniário;
• Alertas para vencimentos próximos.

Além disso, oferecemos dicas práticas para programar férias de forma eficiente, evitando acúmulo de períodos e gargalos na operação.

Organize as ausências do time com a planilha de controle de férias de funcionários e mantenha sua empresa em dia com a legislação!

9. Gerador de etapas para processo seletivo

Organizar todas as etapas de um processo seletivo é essencial para garantir uma boa experiência a pessoa candidata e eficiência no recrutamento. Desde a publicação da vaga até a integração do novo funcionário, cada fase precisa ser acompanhada de perto.

A planilha Gerador de Etapas para Processo Seletivo ajuda a:

• Planejar as fases do recrutamento (triagem de currículos, entrevistas, testes, dinâmicas, propostas, contratação);
• Atribuir responsáveis e prazos para cada etapa;
• Visualizar o status de cada candidato, reduzindo o risco de falhas no acompanhamento.

Com essa ferramenta, o RH ganha mais organização e rapidez, e as pessoas candidatas têm uma experiência mais estruturada e transparente.

Comece a organizar seu recrutamento agora mesmo com o Gerador de Etapas para Processo Seletivo.

10. Gestão de vagas

A gestão de vagas é uma etapa crucial para o sucesso do recrutamento. Sem um controle adequado, há risco de perder prazos, não atualizar os status das vagas e comprometer o planejamento de expansão da equipe.

Nossa planilha de Gestão de Vagas permite:

• Registrar todas as vagas abertas, pausadas ou fechadas;
• Definir a quantidade de posições abertas e prazos de fechamento;
• Detalhar os perfis desejados para cada cargo.

Além disso, essa planilha pode ser utilizada em conjunto com o Gerador de Etapas para Processo Seletivo, criando um fluxo de recrutamento ainda mais integrado e eficiente.

Mantenha o histórico de contratações organizado e facilite a gestão do seu pipeline de talentos com a planilha de Gestão de Vagas!

11. Pesquisa de clima organizacional

Medir o clima organizacional é essencial para entender a satisfação, o engajamento e o alinhamento dos funcionários com a cultura da empresa. Realizar pesquisas periódicas permite identificar pontos de melhoria e criar ações que fortalecem o ambiente de trabalho.

Nossa planilha gratuita de Pesquisa de Clima ajuda a:

• Criar questionários personalizados com diferentes dimensões (liderança, comunicação, benefícios, desenvolvimento);
• Configurar escalas de avaliação (de 1 a 5, por exemplo);
• Analisar os resultados de forma segmentada (por departamento, senioridade, tempo de casa).
• O material também oferece dicas para interpretar os dados, construir relatórios visuais e elaborar planos de ação eficazes com base nas percepções do time.

Amplie a inteligência da gestão de pessoas com a planilha de Pesquisa de Clima Organizacional!

Planilha de RH ou software de gestão? Quando fazer a transição?

Embora as planilhas sejam soluções práticas, chega um momento em que elas deixam de atender plenamente às necessidades do RH, principalmente com o crescimento da empresa.

Sinais de que as planilhas não são mais suficientes:

• Volume de dados elevado e difícil de gerenciar.
• Riscos de erros manuais e inconsistências.
• Dificuldade para gerar relatórios rápidos e integrações com outras áreas.

Benefícios de adotar um software de gestão de RH:

• Centralização de informações.
• Automatização de processos como recrutamento, treinamento e avaliação.
• Relatórios gerados em tempo real para a tomada de decisão estratégica.

Ao considerar a migração, analise:

• Custo-benefício da solução.
• Funcionalidades que melhor atendem seu momento atual e futuro.
• Facilidade de integração com sistemas já existentes.
• Processos prioritários para automatizar incluem: gestão de recrutamento, clima organizacional, avaliação de desempenho e treinamento corporativo.

A Gupy oferece plataformas especializadas para cada uma dessas necessidades, dentro do seu ecossistema, como por exemplo:

• Plataforma de Recrutamento e Seleção
• Plataforma de Educação Corporativa
• Plataforma de Clima e Engajamento
• Plataforma de Performance e Desenvolvimento

Conte com a Gupy para transformar a gestão de pessoas da sua empresa, com tecnologia, inteligência de dados e muito mais eficiência.  A Gupy é o ecossistema completo para recrutar, contratar, admitir, treinar, engajar e desenvolver seu time de forma simples com uma solução completa e com atendimento especializado. Clique na imagem abaixo e faça uma demonstração gratuita agora mesmo.