Os Softwares de Recrutamento vieram para ajudar e não substituir

É comum que alguns profissionais de recursos humanos vejam o software de recrutamento como uma ameaça ou algo que os substituirá no trabalho, como se a atividade de recrutador fosse deixar de existir um dia. Isso está bem longe de ser verdade! Aliás, esse tipo de sistema veio justamente para ajudá-los.

A ideia central dos softwares de recrutamento não é substituir os profissionais que atuam nesse importante setor das organizações, mas sim auxiliá-los em suas atividades, otimizando o tempo e aumentando a produtividade.

Buscando desmistificar a informação falsa de que a tecnologia vai tornar a equipe de recursos humanos obsoleta, preparamos este artigo para que você entenda melhor os benefícios que um software de recrutamento pode gerar no setor. Continue a leitura e fique por dentro!

Centralização das informações

Com um software de recrutamento, você terá todas as informações necessárias centralizadas em um único local. Esqueça aqueles fichários enormes, com currículos e informações em papéis que podem ser perdidos a qualquer momento e dão muito mais trabalho para analisar.

Com um software de recrutamento, você vai poder ter acesso imediato — a qualquer hora e em qualquer lugar — a um banco de currículos atualizado e organizado pelas características desejadas, ver de forma dinâmica os dados dos candidatos, organizar os processos seletivos que estiver aplicando, entre outras funções. Tudo isso em apenas um programa!

Além das facilidades para o cotidiano de trabalho e do consequente aumento da produtividade, esse recurso ainda possibilita a diminuição dos gastos com papel e impressões e libera mais espaço físico dentro da empresa, pois não será preciso guardar tantos arquivos e documentos impressos.

Triagem automática

Fazer a triagem dos currículos é uma tarefa que não é muito simples para um gestor de RH. Afinal, é preciso olhar com cuidado as informações de cada candidato que se colocou à disposição para preencher alguma vaga da empresa, verificando os pré-requisitos e selecionando as qualidades e características. Há, ainda, a necessidade de analisar a formação e a experiência profissional de cada pessoa.

Os melhores e mais completos softwares de recrutamento disponíveis no mercado auxiliam nessa atividade por meio de uma triagem automatizada. Desse modo, com apenas um comando simples, é possível selecionar apenas os currículos de profissionais que cursaram pós-graduação ou que já trabalharam em um determinado setor, por exemplo.

Dessa forma, a equipe não precisa perder tempo fazendo uma tarefa que pode ser facilmente automatizada, já que envolve apenas a separação dos currículos em categorias pré-definidas, e não uma análise aprofundada que exija os conhecimentos especializados do colaborador — isso virá mais à frente no processo de seleção.

Facilidade na implementação

Engana-se quem pensa que um software de recrutamento é necessariamente difícil de usar e de ser implementado nas empresas. Geralmente, escolhendo uma boa opção de programa, tudo é bastante intuitivo. Assim, qualquer pessoa com conhecimentos básicos em informática vai ser capaz de operá-lo.

As empresas desenvolvedoras dos softwares também costumam proporcionar treinamentos para que seus clientes saibam como utilizar todos os recursos do programa. Além disso, algumas delas ainda têm áreas de “Sucesso do Cliente”, em que disponibilizam funcionários para que a aplicação e a utilização do software seja satisfatória.

Portanto, é muito importante escolher com cuidado a empresa fornecedora do seu software de recrutamento. O produto deve ser de alta qualidade e alinhado às necessidades do seu setor, é claro, mas isso não deve ser o único critério de escolha. Poder contar com um excelente atendimento e suporte é imprescindível não apenas para tirar dúvidas de uso, mas também para os casos de problemas técnicos.

Eficiência na comunicação do setor

Quando mais de uma pessoa trabalha como recrutador no setor de RH de uma empresa, podem acontecer erros se a comunicação dentro da equipe — e dentro da empresa como um todo — não for bem desenvolvida. Problemas como dois profissionais enviando mensagens diferentes para um mesmo candidato ou deixando outro sem nenhuma resposta são mais comuns do que você imagina!

Já com um software de gestão, tudo fica registrado. Isso faz com que todos os colaboradores do setor tenham acesso às tarefas que já foram realizadas e às que ainda estão pendentes. Isso facilita muito na comunicação e torna as atividades mais produtivas, pois qualquer informação sobre seleções que tornar-se necessária para um colaborador em determinado momento poderá ser facilmente encontrada.

Outra vantagem é quando o software de recrutamento permite que os gestores sejam envolvidos no processo de seleção. Engajando esses tomadores de decisão dentro da própria plataforma, todos ficam cientes do andamento de seus processos seletivos, facilitando a comunicação e evitando retrabalho.

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Mais certeza e dados bem estruturados

Um grande problema enfrentado em muitos processos seletivos é a aparente subjetividade com que os candidatos são analisados. Muitas vezes, o RH e os gestores divergem durante o processo de seleção e, então, falta embasamento para sustentar a escolha de um candidato ou de outro.

Um software de recrutamento, por sua vez, pode analisar em poucos segundos as milhares de informações de todos os inscritos. Dessa forma, fica muito mais fácil comparar os candidatos, descobrir quais são aqueles que têm o perfil mais adequado à vaga e chegar a uma conclusão de quais devem avançar para as próximas etapas ou mesmo serem contratados.

Diminuindo esse fator da subjetividade e aumentando a clareza e a certeza na contratação, o turnover da empresa tende a diminuir. Isso acaba evitando o retrabalho do time de RH e diminuindo custos, já que não será necessário fazer todo um novo processo de seleção para uma vaga que foi preenchida há pouco tempo.

Ao contar com avaliações mais diversificadas, você garante que realmente está contratando as melhores pessoas para cada vaga — e terá o que for necessário para provar esse fato. Além disso, o software facilita bastante a comparação entre cada um dos candidatos para que eles possam ser analisados em diferentes competências e habilidades de forma mais dinâmica e ágil.

Aqui, não se trata de deixar o software "tomar" a decisão. Ele apenas fornece as informações de forma mais estruturada e automatiza dados importantes para embasar a escolha do departamento e, assim, facilita a seleção e diminui as incertezas ou confusões.

Construção e fortalecimento da marca por meio da inovação

Hoje, mais do que nunca, estamos diante de um mercado extremamente competitivo. Além disso, os clientes e profissionais nunca foram tão exigentes quanto na atualidade. E não podemos nos esquecer, é claro, do avanço constante e veloz da tecnologia, tão presente em cada ponto de nossa vida — tanto pessoal quanto profissional.

Ufa! Como lidar com tudo isso dentro da sua empresa? Pois esse é justamente o papel da inovação, que chega na companhia por meio da implementação de recursos, como o software de recrutamento.

Com ele, o setor de RH da sua empresa imediatamente dispara na frente de quaisquer outras que continuam fazendo o processo de seleção sem o importante auxílio da tecnologia.

Por fazerem parte de uma seleção mais dinâmica e eficiente, os candidatos também vão perceber o quanto a empresa é inovadora e, portanto, ficarão ainda mais interessados em fazer parte da sua equipe. Consequentemente, você tem maiores chances de atrair os melhores talentos para as vagas em aberto na organização.

Enquanto isso, todas as consequências do uso do software de recrutamento (produtividade, dinamismo, agilidade, melhor aproveitamento de recursos) significam um aprimoramento de diversas atividades da equipe. Isso é percebido e apreciado por todos que entrarem em contato com a empresa — desde clientes e candidatos até fornecedores e parceiros comerciais — mesmo que de forma indireta.

Custo-benefício do software de recrutamento

Em meio a tantas vantagens, o custo-benefício para as empresas que utilizam esse tipo de programa é algo importante e que deve ser analisado. Como vimos neste artigo, o software tende a otimizar muito o tempo gasto no setor de RH.

Por isso, o que você deve analisar é quanto tempo do seu time de RH pode ser economizado para ser utilizado em outras atividades, comparando ao investimento do software que for adquirir. Uma ótima ideia é preencher uma planilha para fazer o cálculo de custo dos seus processos de recrutamento e seleção, nela você poderá registrar os dados necessários para essa análise de custo-benefício.

Por fim, um outro ponto importante a se analisar no custo-benefício é a redução de turnover que um software desse tipo pode trazer. O cálculo de o quanto o turnover pode onerar a sua empresa também é muito importante para que você entenda exatamente onde e como a companhia pode estar desperdiçando recursos — que poderiam ser melhor empregados com a aquisição do software de recrutamento.

Viu só como o software de recrutamento veio para agregar e aprimorar o setor de RH e não para substituir o trabalho de ninguém? Com ele, a empresa otimiza o aproveitamento dos talentos e a expertise da sua equipe em demandas e decisões que realmente exijam um profissional, enquanto o software dá conta de tudo aquilo que pode ser automatizado.

E então, está esperando o que para levar essa tecnologia para a sua empresa? Entre em contato conosco e saiba como obter um software de recrutamento hoje mesmo!

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Bruna Guimarães | GUPY

Bruna Guimarães | GUPY

Formada em Administração de Empresas pela UFRRJ e com MBA executivo pela Coppead UFRJ, é COO & Co-founder da GUPY. Bruna é especialista em recrutamento e seleção e entende com profundidade as dores dessa área. Construiu sua carreira em uma grande multinacional onde era responsável pelo recrutamento de toda a organização através da sua paixão por RH, pessoas e foco em resultado.