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Como a gestão da mudança no uso da Gupy trouxe uma redução de 30% no tempo de fechamento das vagas

A Time-Now é uma gerenciadora de projetos com mais de 24 anos de existência e 700 colaboradores, sendo uma das 15 maiores empresas de engenharia consultiva do Brasil.

Negócio

B2B

Indústria

Engenharia

Colaboradores

700

Sobre a Time-Now

A empresa trabalha na gestão de grandes projetos, com equipes atuando em todo o país em empreendimentos dos mais variados segmentos industriais. Ela desenvolve soluções em gerenciamento de implantação de projetos, gestão de portfólio de projetos e gestão de paradas de plantas industriais.

O Desafio

Com um modelo de negócio voltado para projetos, a Time-Now possui um desafio gigante na contratação de técnicos e engenheiros de planejamento, com uma senioridade elevada, nível de prontidão imediato e que precisam ter disponibilidade para deslocamento.

Por conta do cronograma de projetos, a Time-Now possui uma média de 19 dias para finalizar a mobilização desses profissionais como conta Pollyanna Vila Nova, Gerente de Pessoas e Cultura na Time-Now Engenharia:

“É um desafio gigante. Nosso time de recrutamento e seleção é enxuto e temos uma média de 40 a 60 contratações ao mês. Além disso, precisamos de profissionais muito específicos e que, na maioria das vezes, não residem no local do projeto, exigindo uma mudança de cidade ou estado.”

Quando finalizam uma contratação, a empresa não tem tempo hábil para o treinamento, além disso os profissionais já entram com uma data de finalização do projeto, sendo possível a renovação ou não.

Dados esses desafios, a Time-Now precisava de uma ferramenta para gestão ágil dos processos seletivos. A empresa utilizava uma solução de banco de talentos com uma base com 70 mil candidatos passivos.

Como conta Pollyanna, a Time-Now contratou o Gupy Recrutamento e Seleção em junho de 2017, mas na época o time responsável pelo RH não utilizava todos os recursos oferecidos pela ferramenta.

“O time não acreditava no potencial da Gupy e não confiava que era possível conseguir os 70 mil currículos que a Time-Now tinha dentro do banco de talentos do concorrente.”

Em outubro de 2019, com a chegada da Pollyanna no time de Recrutamento e Seleção, um cronograma com 4 fases para gestão da mudança foi estabelecido, contemplando uma mudança operacional e de comportamento:

  1. Mudança do mindset do time e inclusão de todas as novas vagas dentro da ferramenta;
  2. Venda para a diretoria e inclusão retroativa de vagas e candidatos;
  3. Treinamento de gestores para o uso da plataforma;
  4. Educação dos candidatos do banco de talentos.

“A primeira coisa que fizemos quando eu entrei foi cancelar o contrato com o banco de vagas. A segunda foi oficializar para o RH que, a partir daquele momento, 100% das vagas estariam dentro da Gupy. Foi uma mudança brusca que encontrou resistência dentro do time.”

Solução

No início, o acompanhamento dessa mudança foi diário.

“Estabelecemos a seguinte meta: toda nova vaga dentro da Gupy tinha que ser acompanhado de uma vaga retroativa. Nessas semanas, as mesas tinham pilhas e pilhas de currículos impressos, e essa foi outra mudança de hábito: restringimos a impressão de currículos. Falei brincando que eu ia proibir o papel dentro do RH! Lembro que o time queria ouvir qualquer palavra menos Gupy.

Com o tempo, a resistência do time com o uso da plataforma foi diminuindo.

“Foi difícil convencer o time de que tínhamos que "ensinar" a ferramenta sobre as nossas necessidades, e que incluir informações retroativas no sistema iria acelerar a aprendizagem da ferramenta sobre os perfis que nós precisávamos"

O próximo passo dessa gestão da mudança foi a educação da diretoria com a Gupy. Uma série de reuniões foram realizadas explicando os benefícios operacionais que a plataforma oferece.

“Foi muito bom porque assim que explicamos o potencial que a Gupy teria dentro do nosso negócio em relação ao tempo de fechamento das vagas e agilidade no processo, a diretoria nos apoiou e comprou na hora o projeto.”

Com o time de recrutamento e a diretoria embarcados no projeto, o próximo passo era a educação dos gestores. Antes da Gupy, as indicações eram enviadas diretamente por email para o RH.

“Nós criamos uma resposta automática para nosso email do RH. Todo mundo que mandava indicação era comunicado que o RH não iria recebê-la por email. Mostramos também um passo a passo de como fazer essa indicação via Gupy. Nosso telefone corporativo recebia de 2 a 3 ligações por dia com indicações, e aos poucos fomos ensinando as pessoas de que a melhor forma de indicar um colaborador era através da plataforma.”

Além disso, um trabalho corpo a corpo foi feito com gestores influenciadores dentro da empresa.

“Escolhemos alguns gestores, e fizemos uma demonstração da plataforma. Mostramos os benefícios que ela os entregava. Foi muito legal porque eles não só compraram a ideia, como ajudaram a disseminar a Gupy para o restante da empresa.”

Além disso, um trabalho corpo a corpo foi feito com gestores influenciadores dentro da empresa.

“Foi realmente um trabalho de formiguinha, mas quando os gestores viram que a plataforma funcionava e que as indicações estavam sendo vistas pelo RH, eles começaram a se acostumar com o novo processo.”

Com RH, gestores e diretoria comprados no projeto, a última etapa foi a educação retroativa dos candidatos. O RH realizou um mapeamento de todos os perfis dentro do banco de talentos antigo. Um e mail foi enviado explicando como era o novo processo via Gupy, convidando-os para adicionar o currículo dentro da plataforma.

Todos esses resultados trouxeram uma redução de 30% no tempo de fechamento das vagas, algo essencial dado o contexto do recrutamento e seleção da Time-Now.

15%

de aumento no número de inscrições;

18%

de aumento na conversão de inscritos para aplicação completa, somando

30%

redução no tempo de fechamento das vagas dentro da plataforma

"Quando olhamos para os números eu me surpreendi. Sabia que as coisas estavam melhorando, mas os resultados dessa mudança superaram minhas expectativas. A gestão da mudança pode ser dolorosa e é preciso muita resiliência durante o processo, mas quando olhamos para trás sentimos muito orgulho."

Pollyanna Vila Nova
Gerente de Pessoas e Cultura na Time-Now Engenharia

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