A equipe de Pessoas da Escola Vereda entendeu a necessidade de automatizar seus processos para ter uma atuação mais estratégica, com automação e focada em resultados, e reduzir o esforço em tarefas operacionais.
Inicialmente apenas com o Gupy Recrutamento & Seleção, desde dezembro de 2020 o setor conta também com o Gupy Admissão para trazer mais agilidade, digitalização e praticidade para o processo.
“Toda mudança de processo gera preocupação, mas estávamos diante de uma oportunidade única de ter um software para o processo admissional.” Carla Dantas, Analista de Pessoas da Escola Vereda de Santo André
Mesmo com o alto número de contratações esperadas para o período - instituições de ensino têm forte sazonalidade entre dezembro e fevereiro nos processos de recrutamento, seleção e admissão -, o grande volume de tarefas e o pouco tempo disponível, a Vereda Educação decidiu implementar o Gupy Admissão.
Aline Barradas, Business Partner na Escola Vereda, conta que o principal fator que influenciou na tomada de decisão foi a parceria da Gupy. O apoio oferecido no processo de implementação foi essencial para que a equipe sentisse segurança e decidisse pela implementação do Admissão mesmo em um momento tão turbulento.
“Se a Gupy não tivesse abraçado essa demanda com a gente, não teria sido possível fazermos sozinhos naquela época. A escuta, acompanhamento e parceria na implementação fizeram toda a diferença, além do incentivo de mudança cultural, trazendo uma mentalidade de tecnologia e automação.”
Agilidade: com menos trocas de e-mail, processos centralizados na plataforma e comunicação facilitada, foi possível tornar o processo admissional mais rápido.
Uniformidade: entre três Escolas diferentes e uma Central, com o alto volume de contratações, os processos tomavam caminhos diferentes. Com as etapas do Gupy Admissão, os processos ganharam um direcionamento único.
Assinatura eletrônica: com a pandemia, o contato face a face fica praticamente nulo. Assim, ter a assinatura eletrônica na própria plataforma, sem necessidade de contratação de outro software, facilitou muito o processo.
Comunicação via plataforma: além da troca de mensagens ficar centralizada, a equipe não precisava mais usar o número de celular pessoal para entrar em contato com os pré-colaboradores.
Digitalização da documentação: agora, todo o processo de armazenamento de documentos é feito digitalmente pela plataforma, em conformidade com a LGPD e eliminando o trabalho extra de impressão e armazenamento físico de documentos.
Eficiência operacional: com a redução das atividades manuais, a equipe passou a focar em tarefas mais estratégicas.
“Perdíamos muito tempo com atividades manuais, como trocas de e-mail extensas, cobrança de envio de documentos - algumas vezes mesmo depois que o colaborador já começava suas atividades -, impressão dos arquivos para armazenar fisicamente.”
| Antes da Gupy | Com o Gupy Admissão |
|---|---|
| Troca de 15 comunicações (entre e-mail e WhatsApp) com pré-colaborador. | Redução de cerca de 3 vezes o volume de comunicações, com 5 comunicações via plataforma e e-mail com o pré-colaborador. |
| Pré-colaborador precisava preencher uma planilha com seus dados. | Todos os dados são fornecidos na plataforma e armazenados em conformidade com a LGPD. |
| Documentos enviados sem padronização, por diferentes canais e em momentos diversos | Documentação enviada inteiramente via plataforma e extração fácil de todos os arquivos |
| Armazenamento de documentos em pastas físicas. | Armazenamento digital dos documentos na plataforma. |
| Processos admissionais que podiam se estender por até 2 semanas. | Processo admissional concluído geralmente em 5 dias úteis, resultando em um processo 50% mais ágil. |
| 34 dias em média para admissão de um novo colaborador. | 9 dias em média para admissão de um novo colaborador - redução de 73% do tempo em apenas dois meses após a implementação. |
| Documentos pendentes mesmo após o início das atividades do novo colaborador. | Documentos enviados e aprovados com mais facilidade. |
| Alta taxa de rejeição de documentos e necessidade de reenvios constantes. | Queda de 80% na rejeição de documentos com a padronização e especificação sobre os documentos na plataforma. |
80% de queda
na rejeição de documentos recebidos
73% de redução
no tempo de conclusão de admissão em apenas três meses após implementação
3x menos trocas
de e-mails entre RH e pré-colaborador
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