Admissão digital: o que é, como fazer e vantagens

A admissão digital é uma das grandes sacadas do avanço da tecnologia para o setor do RH, pois oferece excelência nos processos de contratação e a otimização do tempo do time de Departamento Pessoal e dos gestores da sua empresa.

Esse tipo de tecnologia é capaz de receber os documentos e dados das novas pessoas colaboradoras de forma totalmente online. Isso evita que os profissionais precisem ficar indo e vindo fisicamente até a empresa para entregar a documentação antes de seu primeiro dia de trabalho.

Não se preocupe, preparamos um artigo completo para explicar como a admissão digital funciona, suas principais vantagens e importância. Boa leitura!

O que é admissão digital?

O processo de admissão faz parte da rotina do Departamento Pessoal há muito tempo. Ele consiste no registro de uma nova pessoa colaboradora dentro da empresa.

Durante esta etapa da contratação, são pedidos diversos documentos necessários para fazer o registro deste novo profissional na organização. Portanto, é imprescindível ter atenção e cuidado ao realizar essa atividade.

Leia também: Documentos para admissão: confira a lista completa

Admissão tradicional x Admissão digital: qual a diferença?

Quando a admissão é feita de maneira tradicional, a pessoa colaboradora precisa tirar cópia de seus documentos e se locomover até a empresa para entregá-los e assinar a documentação.

No cenário de uma contratação remota — muito comum no período pós-pandêmico, o novo funcionário precisa escanear seus documentos e enviar para a organização.

Ou seja, há muitos gastos com todo esse processo. Por isso, a admissão sempre teve fama de ser uma etapa burocrática e trabalhosa tanto para o time de RH quanto para a pessoa colaboradora.

Além de todos esses inconvenientes que podem surgir para o funcionário, o que prejudica a sua experiência de contratação, a admissão tradicional também pode causar prejuízos para a empresa.

Imagine o seguinte cenário: ao levar muitas etapas, o processo de admissão pode se tornar mais demorado, o que consequentemente irá atrasar a chegada da nova pessoa colaboradora na empresa, prejudicando os índices de produtividade do time.

É justamente nesse ponto que a admissão digital, também chamada de admissão online, entra como diferencial no dia a dia das contratações.

Com ela, a nova pessoa colaboradora consegue digitalizar todos os documentos necessários sem precisar sair de casa. Vale lembrar também que em situações de adversidades, o problema pode ser resolvido de forma fácil, melhorando consideravelmente a experiência de contratação.

Uma solução de admissão online, como o Gupy Admissão, também é benéfica para as empresas, pois proporciona ganho de agilidade e assertividade nos processos de contratação.  

Qual é a importância de digitalizar o processo admissional?

A importância da admissão digital segue os mesmos preceitos da automatização de processos no RH: possibilitar que time de Recursos Humanos deixe a parte burocrática para as máquinas, enquanto se dedica a uma atuação cada vez mais estratégica.

Além disso, esse tipo de tecnologia atende muito bem a um conceito cada vez mais difundido na área e também uma das tendências dos próximos anos, que é justamente a melhoria da experiência da pessoa candidata.

Aqui você pode se perguntar o que a pessoa candidata tem a ver com o processo de admissão. No entanto, é fundamental entender o Recrutamento e Seleção e a Admissão de funcionários como duas etapas da contratação, em um processo que precisa ser fluido. 

Por isso, proporcionar bons momentos antes mesmo que a pessoa candidata inicie sua jornada na empresa é ideal para garantir uma boa experiência de marca empregadora, também conhecida como employer branding. 

Leia também: Employer branding: o que é, 11 estratégias de como aplicar e exemplos de sucesso!

Facilitar a vida desse profissional, permitindo que ele envie seus documentos pelo smartphone ou via internet — sem a necessidade de se deslocar até a empresa e tirar cópias e mais cópias dessas informações — conta muitos pontos a favor da organização.

Com o Gupy Admissão, você consegue receber e validar todos os documentos da pessoa pré-colaboradora em um único lugar. Mesmo que seja necessário pedir o reenvio de alguma documentação, vai ser tudo dentro da nossa solução! 

Quais são as principais vantagens da admissão digital?

Se você chegou até aqui, já percebeu o quão positiva a admissão digital pode ser para o seu negócio. Confira as principais vantagens desse tipo de processo a seguir:

1. Segurança

Quando você escolhe um software de gestão de Recursos Humanos de qualidade, como a Gupy, você garante que as informações sobre as pessoas colaboradoras da sua empresa fiquem armazenados de forma segura — e em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Mais do que armazenar esses documentos em um local apropriado, também é um meio prático, rápido e confiável de enviar os dados aos profissionais que cuidam das obrigações fiscais, como os contadores, por exemplo.

Isso sem falar na possibilidade de integração com o eSocial. Ao optar por um software que faça essa integração, você garante que todos os procedimentos relacionados à admissão de uma pessoa colaboradora estejam totalmente dentro dos parâmetros legais, evitando problemas com o Governo Federal.

2. Agilidade

Como já mencionamos aqui neste artigo, quando um processo admissional é feito de forma manual, costuma ser longo. Também é preciso considerar que, muitas vezes, o profissional de RH não vai lidar apenas com uma contratação por vez, o que torna a rotina muito mais onerosa.

Com uma solução como o Gupy Admissão, seu time de RH consegue validar os documentos necessários das contratações em apenas 120 minutos. Clique na imagem abaixo e descubra como reduzir em até 50% o tempo médio das suas admissões!

3. Praticidade

Uma das principais vantagens em contar com uma solução de admissão digital é justamente oferecer muito mais praticidade para o seu time de RH.

Enquanto documentos são preenchidos, assinados e entregues online, o processo de admissão é agilizado e o custo por contratação diminui, sobrando tempo para que os profissionais de Recursos Humanos possam investir em estratégias de valorização do capital humano.

Vale lembrar que um bom software também pode auxiliar nos cálculos trabalhistas e realizar integrações com diversas ferramentas, tornando a rotina ainda mais prática.

4. Sustentabilidade

Em meio a segurança e a praticidade, não poderíamos esquecer de mencionar os benefícios que a admissão digital traz à natureza.

A sustentabilidade é assunto cada vez mais recorrente em nossa sociedade e uma tendência do mundo corporativo. 

Cuidar do planeta é tarefa de todos nós e digitalizar os processos de admissão contribui com isso justamente por possibilitar que todos os processos de contratação sejam realizados totalmente online, eliminando a necessidade do uso  de papel.

É possível, inclusive, usar a ferramenta como um meio de conscientização, ao mesmo tempo que agrega valor à marca.

5. Inovação

É impossível falar em tecnologia sem citar a inovação. E não há dúvidas de que permitir que a nova pessoa contratada inicie sua relação com a empresa acessando uma ferramenta moderna e inovadora pode garantir uma experiência única ao profissional.

As pessoas colaboradoras são os verdadeiras embaixadoras da marca, suas percepções sobre o empregador se refletem para o mundo. Dentro disso, é muito importante garantir uma impressão positiva logo no primeiro contato. 

6. Relacionamento

A atuação estratégica do RH em prol da valorização do capital humano pode — e deve — contemplar a pessoa colaboradora nos primeiros momentos da sua contratação.

Adotando a admissão digital, sobra mais tempo durante esse processo para que esse relacionamento seja trabalhado de forma mais estratégica e assertiva.

Como o novo colaborador não vai precisar se preocupar com pilhas de papéis e a entrega de documentos, os encontros podem focar mais em integração, debates sobre a cultura organizacional, responsabilidades do cargo, onboarding e demais assuntos pertinentes às atividades que serão realizadas no dia a dia.

Neste momento, cabe ao gestor de Recursos Humanos ser criativo e aproveitar essa oportunidade da melhor forma.

Leia também: Onboarding: o que é, processos e como implementar

Como fazer um processo de admissão digital?

Depois de ter contratado uma solução como o Gupy Admissão o processo todo de contratação é muito simples. O passo a passo completo você confere a seguir:

• Definição do tipo de contrato de trabalho;
• Criação do termo para a oferta de trabalho;
• Solicitação dos documentos necessários para a contratação; 
• Realização das devidas anotações na CTPS (Carteira de Trabalho) da pessoa pré-colaboradora;
• Aplicação no eSocial.
  
  

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