Comunicação Interna: Guia Completo

A comunicação interna de uma empresa é tão importante quanto a realizada com seu público externo. Isso porque ela visa seus esforços em garantir um bom relacionamento e alinhamento entre colaboradores, o que afeta a produtividade e os resultados do negócio.

Em um cenário em que a preocupação com a saúde mental e o bem-estar cresce no mercado, é fundamental garantir uma boa comunicação com os funcionários. Portanto, essa ferramenta é cada vez mais essencial e valorizada nas organizações.

Continue lendo e acompanhe nosso guia completo sobre o assunto!

Neste post, você entenderá:

• o que é comunicação interna?
• qual a importância da comunicação interna para uma empresa?
• quais são os tipos de comunicação interna?
• quais são os meios para fazer uma boa comunicação interna?
• quais são os benefícios da comunicação interna?
• como aplicar a comunicação interna na organização?

O que é comunicação interna?

De modo geral, a comunicação interna é uma área que foca as suas ações nos funcionários de um negócio. Na prática, ela é o compartilhamento e a transmissão de informações no ambiente corporativo.

O seu principal objetivo é alinhar os colaboradores à cultura organizacional a fim de garantir um local de trabalho amigável e uma equipe motivada. Além disso, ela mantém os profissionais alinhados com as causas, os valores, os objetivos e os discursos da empresa. Assim, é estimulado comportamentos que se encaixam com o que a organização prega.

Qual a importância da comunicação interna para uma empresa?

A comunicação interna vai muito além de apenas transmitir as informações adiante. Para isso ocorrer de forma eficiente, é preciso que a empresa crie um ambiente favorável ao desempenho, à criatividade, produtividade, inovação e satisfação profissional dos colaboradores.

Geralmente, a comunicação ou a falta dela cria um acordo entre as pessoas envolvidas. Esse exemplo permite que os gestores tenham uma visão mais clara do processo comunicativo no local de trabalho. Afinal, toda atividade depende da comunicação e quando ela falha, provoca muitos danos no processo, como clientes insatisfeitos, equipes improdutivas e funcionários desmotivados.

No entanto, essa ação somente terá sucesso quando a pessoa recebe, entende e interpreta a mensagem da forma correta. Por isso, todo conteúdo que será transmitido por meio da comunicação interna deve ser feito por meio de conversas contínuas e vias diretas. Dessa maneira, é possível construir uma comunicação eficaz, que gere a integração e interação entre os colaboradores.

Para iniciar esse processo, é interessante os profissionais de RH elaborarem um plano de comunicação. A partir dessa estratégia, é possível desenvolver uma comunicação efetiva. Além disso, conte com a tecnologia, uma grande aliada da comunicação interna e dos trabalhos remotos.

Nesse momento, lembre-se que o mais importante é manter a conexão entre os indivíduos. Isso porque formar funcionários interessados e engajados na comunicação do negócio faz com que eles sejam ouvidos e respeitados, gerando confiança e satisfação pessoal. Por fim, esse setor é importante, pois ajuda a construir a imagem da organização por meio da promoção dos seus valores.

Quais são os tipos de comunicação interna?

Existem vários tipos de comunicação interna, que variam conforme o objetivo e contexto de cada empresa. Esses modelos vão desde as clássicas salas de reuniões até recursos on-line. Entenda cada método!

Comunicação vertical

Esse modelo é direcionado aos líderes do empreendimento. Ou seja, é toda a comunicação voltada para os altos níveis hierárquicos, como gestores e cargos de alto escalão que envolve informações restritas e estratégicas.

Comunicação verbal

A comunicação verbal se refere às conversas faladas no cotidiano da organização. Portanto, ela envolve todos os colaboradores, equipes e gestores.

Um exemplo desse método são as reuniões entre os profissionais que geram diálogos, sugestões e trocas de opiniões para definem as ações da empresa. Nesse caso, a discussão e troca de feedbacks são ótimos caminhos para aproximar os colaboradores.

Contudo, as conversas informais entre os membros do time também fazem parte desse tipo de comunicação interna. Outros exemplos incluem palestras, treinamentos, confraternizações e workshops.

Comunicação escrita

Geralmente, ela é utilizada para alinhar as atividades da empresa e realizada por meio de e-mails, quadro de avisos, post-its e troca de mensagens por aplicativos. Logo, esse modelo é um dos mais usados no ambiente de trabalho.

Hoje, muitos negócios usam blogs internos e redes sociais corporativas para manter seus funcionários informados.

Comunicação diagonal

A comunicação diagonal atinge diferentes níveis hierárquicos da empresa e pode ser direcionada para setores específicos. Ela é comumente aplicada quando há a necessidade de apresentar novidades na empresa.

Comunicação horizontal

Esse tipo de comunicação interna é feito entre os colaboradores dentro da organização. Por isso, ela independe de nível hierárquico e é elaborada para atingir todos os setores, posições e cargos.

Normalmente, ela é utilizada para melhorar as relações e criar proximidade. O seu conteúdo é composto por informações gerais sobre as conquistas, novidades, direcionamentos e entre outros momentos do trabalho.

Comunicação visual

A comunicação visual inclui todas as peças e anúncios de comunicação do ambiente de trabalho. O seu objetivo é criar um local agradável para os funcionários e organizar melhor os espaços do escritório.

Além disso, esse modelo aumenta a visibilidade de notícias e informações importantes. Alguns exemplos incluem placas de sinalizações, banners, quadros, cartazes e adesivos de parede.

Quais são os meios para fazer uma boa comunicação interna?

Após conhecer o que é comunicação interna e seus modelos, já pensou em como colocá-la em prática? Atualmente, há muitas mudanças de comportamentos dos indivíduos e na forma como se comunicam. Isso também influencia na maneira como as empresas conversam com seus colaboradores.

Por exemplo, a transformação digital no RH gerou muitos impactos, como mudanças no processo de trabalho, melhoria da produtividade e redução de erros. Ainda, os avanços tecnológicos desenvolveram inúmeras formas de se comunicar, tanto na internet quanto presencial.

Por isso, é fundamental criar um planejamento para definir quais canais de comunicação interna serão usados e com qual finalidade. Geralmente, a escolha desses meios depende do perfil dos profissionais da sua equipe, recursos disponíveis, estrutura física e entre outros elementos.

Apesar disso, existem algumas ferramentas interessantes que melhoram esse processo. Lembre-se de que cada canal tem seus objetivos e vantagens e cabe ao gestor de RH avaliar qual se enquadra melhor na estratégia da organização. Conheça os recursos mais utilizados na comunicação interna dos negócios.

Chat interno

A cada dia as organizações investem em canais de comunicação corporativos. Com eles, é possível enviar mensagens rápidas aos colegas e até criar um canal para avisos e informações que merecem destaque.

Apesar de muitos gestores pensarem que um simples envio de e-mail resolveria o problema, é importante pensar em todo o processo que envolve essa ação. Por exemplo, conversar um assunto longo por e-mail, além de ser desgastante, é confuso e demora mais tempo para obter as respostas.

Por isso, os chats internos funcionam como uma ferramenta que os funcionários trocam mensagens instantâneas com mais eficiência. Alguns exemplos incluem o Slack, Discord e o Skype.

Newsletter

A newsletter é uma ferramenta de comunicação interna bastante usada par informar os colaboradores e até motivá-los. Ela é um meio para dar destaque a eventos corporativos, sugerir conteúdos e outras atividades.

Basicamente, ela funciona como um pequeno jornal digital, mas além de ser personalizada de acordo com o seu público, ela é mais dinâmica, permitindo o uso de vídeos, gifs e imagens.

Mural

O mural é um recurso mais antigo, mas muito conhecido. Trata-se de um quadro na parede de escritórios em que as pessoas pregam folhas, escrevem recados, marcam datas importantes e notícias.

Um ponto importante dessa ferramenta é que os conteúdos disponibilizados nela devem ser vistos como importantes para todos os colaboradores. Para ter sucesso nessa comunicação interna, é interessante usar títulos chamativos, textos custos e objetivos.

E-mail

O e-mail é muito importante para as organizações e sua troca costuma ser feita com frequência, tanto entre clientes quanto entre os membros da equipe. Esse modelo pode ser informal ou formal, bem como transmitir informações de muita importância ou dados mais simples.

Um uso muito comum do e-mail nos negócios é para armazenar conversas relevantes, documentos e arquivos. Porém, isso não é indicado, já que esse local costuma receber informações internas e externas, dificultando a busca por qualquer documento quando necessário.

Quais são os benefícios da comunicação interna?

Para compreender a relevância da comunicação interna neste guia, acompanhe algumas das vantagens que ela proporciona para os gestores e empresas.

Reduz a taxa de turnover

O turnover ou rotatividade é o fluxo de entrada e saída de colaboradores de uma organização. Nesse caso, a comunicação influencia nessa taxa, reduzindo-a. Afinal, bons diálogos e proximidade entre os funcionários é capaz de gerar uma maior permanência dos profissionais no local.

Além disso, funcionários que são reconhecidos e motivados no trabalho são mais felizes e quase não têm motivos para se desligarem do cargo. 

Diminui os boatos e as fofocas

Uma situação desagradável e que prejudica todo ambiente de trabalho são os rumores, fofocas e boatos internos. Normalmente, eles circulam devido às informações escondidas, divergentes e mal distribuídas pelos gestores e membros da equipe.

Além disso, quando ocorre essas situações, é possível espalhar dados incompletos, o que abre espaço para preocupações e especulações internas. Por isso, manter uma boa comunicação interna é fundamental para evitar esses casos desnecessárias e que atrapalham o desempenho dos funcionários.

Favorece o clima organizacional

Ter um clima organizacional eficiente melhora os resultados da empresa e o desempenho do time. De modo geral, ele é um conjunto de características que influenciam no comportamento e na percepção dos profissionais.

Imagine uma situação em que as pessoas do trabalho não interagem entre si. Essa ocasião, além de gerar problemas, causa desconforto. Portanto, ela tem total influência no clima da empresa, pois é a partir dela que os gestores mantêm seus colaboradores engajados e motivados.

Além disso, com um envolvimento maior dos funcionários, é possível melhorar a produtividade, fortalecer a equipe e contribuir para um escritório mais respeitoso, leve e harmonioso.

Melhora a integração de novos colaboradores

Investir na comunicação interna faz com que novos talentos sejam incluídos no ambiente de trabalho. Afinal, o negócio terá colaboradores receptivos e mais comunicativos, o que gera um melhor integração. Ainda, esse indivíduo chega no serviço entendendo sobre a organização, quais funções ele cumprirá e quais os objetivos devem ser atingidos.

Portanto, isso evita que novos funcionários fiquem isolados e criem barreiras que impeçam uma boa troca de informações.

Minimiza os efeitos de uma crise

Quando um setor da empresa passa por um momento de crise, por exemplo, a boa comunicação interna é capaz de unir os profissionais para resolverem esse problema. Isso proporciona um trabalho em equipe e novos desafios.

No entanto, vale lembrar que isso só ocorre da forma adequada se todos os pontos citados forem definidos. Por isso, não espere esse comportamento de um colaborador, se ele está insatisfeito e desalinhado com os objetivos do negócio.

Uma dica para garantir uma melhor comunicação interna é permitir que sua e equipe participe de reuniões importantes e decisões estratégicas.

Aumenta a produtividade da equipe

A comunicação permite que cada colaborador entenda seu papel na empresa e o impacto que seu trabalho gera nos resultados da companhia. Dessa forma, eles entendem o quanto são importantes para o negócio e seu time.

Ainda, as conversas claras e transparentes geram mais empatia e um maior engajamento. Isso reflete diretamente na motivação de cada indivíduo e nos seus projetos, aumentando a produtividade.

Como aplicar a comunicação interna na organização?

Durante anos a comunicação das empresas tinham apenas o objetivo de aumentar as vendas dos seus produtos. Contudo, hoje, ela é fundamental para impulsionar os colaboradores e garantir mais produtividade na equipe. Portanto, ela tem um papel muito amplo e influencia em diversos setores e aspectos internos.

Para colocá-la em prática, comece pela abertura de canais para que os colaboradores e os gestores tenham oportunidade de ouvir uns aos outros. Ainda, incentive a troca de opiniões e expressão dos funcionários. Lembre-se de que uma comunicação eficiente proporciona um melhor desempenho do negócio no mercado.

Além disso, desenvolva um planejamento e uma gestão estratégica de RH a fim de impulsionar a companhia em direção ao futuro. Isso impactará a comunicação interna, auxiliando nos processos e reduzindo os desafios.

Este guia foi útil? Aproveite e se inscreva na nossa newsletter gratuitamente para receber informações sobre a área de Recursos Humanos no seu e-mail!