Como engajar as pessoas a utilizarem o seu novo software de RH

Com dificuldades para adotar um software de RH?  Hoje, falaremos sobre como você pode virar o jogo e ter sucesso na implementação desse sistema para sua corporação.

A inovação está chegando no RH, e já não era sem tempo!

Atualmente, você consegue encontrar no mercado inúmeras soluções para o recrutamento, gestão de pessoas e treinamentos da sua empresa.

Esses tipos de softwares já foram muito caros e demandavam muito trabalho durante o processo de implantação. Hoje, eles estão cada vez mais acessíveis e práticos.

Se você já presenciou o processo de adoção de um novo software de recrutamento e seleção, deve saber que a mudança não acontece da noite para o dia. Ou ainda, que muitas pessoas resistem a ela, e querem continuar fazendo as coisas do jeito que estão acostumadas.

Esse artigo foi criado para ajudar você caso esteja trazendo, ou pensando em trazer, uma nova plataforma para a sua empresa, mas está preocupado com a adoção da mesma por parte do seu time e/ou clientes. Continue a leitura para descobrir!

Lembre-se: um novo processo não existe sem as pessoas

É difícil, senão impossível, ter sucesso na mudança sem o engajamento dos mais impactados.

Imagine que um gerente de RH traz um software para a sua empresa, mas o time dele não adere à solução. Eles continuam voltando ao modo tradicional de executar o trabalho, mesmo com uma plataforma inovadora disponível.

Ou então o RH adere à solução, mas seus clientes, os funcionários da empresa, não. Já viu isso acontecer?

Não confunda esse fenômeno com má vontade por parte das pessoas da sua empresa. Maria E. Malott, psicóloga organizacional e autora do livro Paradoxo da mudança organizacional (Paradox of Organizational Change) aplicou os conceitos da psicologia organizacional para analisar os processos de mudança das empresas.

Para ela, se a maioria das pessoas impactadas não está aderindo a um novo processo, o problema deve estar no processo em si, ou na implantação do mesmo.

Muitas vezes, as pessoas que implementam novos softwares dão muita ênfase ao desenho dele, sem analisarem com profundidade como engajar as pessoas que vão executá-lo.

Isso porque há quem acredite que o comportamento humano é algo misterioso e imprevisível, dependendo da personalidade de cada um. O que é um equívoco, pois a psicologia já conhece princípios comuns ao comportamento de todos os seres humanos.

Eles vão ajudar você no seu processo de gestão de mudança.

Dois problemas diferentes: gerar um comportamento e mantê-lo

Para compreender como mudar um comportamento, pode ser útil entender o conceito de tríplice contingência, da psicologia comportamental.

Segundo esse conceito, a emissão de qualquer comportamento obedece um padrão claro:

imagem de conceito de tríplice contingência

Primeiro, todo o comportamento é emitido a partir de um contexto. Exemplo: A definição do bônus atual de um funcionário pode ser um contexto para que o gestor agende uma conversa de feedback.

Um treinamento pode ser o contexto para que uma pessoa passe a executar determinado  processo de um jeito novo. E esse novo comportamento, que é o foco de qualquer mudança, passa a ser emitido a partir desse contexto.

Porém, o que define se ele continuará acontecendo é a consequência: algo que acontece depois, e não antes do comportamento emitido.

O maior erro das empresas está em focar todo o processo de gestão da mudança em treinamentos ou comunicados.

Esse tipo de intervenção é útil para que as pessoas saibam o que precisam fazer, mas são pouco efetivos para que as pessoas efetivamente mudem sua forma de agir.

Mudar um comportamento demanda energia - é muito mais fácil continuar dentro da zona de conforto de um repertório já adquirido. Se manter comportamentos indesejados não gerar consequências negativas ou emitir comportamentos alvos não gerar consequências positivas, é bem improvável que o seu novo processo seja executado conforme o planejado.

Recompensar ou punir?

Você já entendeu que não vai conseguir intervir nas atitudes das pessoas focando apenas em treinamentos. Sem planejar consequências para os comportamentos alvos, a mudança dificilmente se mantém.

Isso nos leva a um outro ponto: o que é mais eficiente? Investir em punições para erros ou não conformidades, ou recompensar o comportamento correto?

Muitas vezes, os gestores da mudança acreditam que, quando as pessoas passam a seguir um novo processo, estão apenas cumprindo com suas obrigações e não merecem nenhum tipo de recompensa por isso.

Focam, ao invés disso, em punir quem não está agindo como o planejado. Essas punições vão desde feedbacks negativos, repreensões públicas e até mesmo demissões.

Punir a não conformidade é mais eficiente do que investir apenas em treinamentos, mas ainda não é a maneira mais eficiente de promover a mudança.

Se as pessoas impactadas não percebem ganhos, vão resistir a ela. Essa resistência pode se manifestar como reclamações constantes sobre a sua nova plataforma, ou na busca de justificativas para não usá-la em determinados processos.

Além de gerar resistência, quando você pune seus funcionários por não se comportar do jeito que você gostaria, provavelmente você vai conseguir que eles façam apenas o que foram solicitados a fazer. Recompensar é muito melhor, pois só assim as pessoas ficarão engajadas a entregar mais do que havia sido especificado previamente.

Para aplicar esse princípio, mapeie os benefícios individuais dos impactados e comunique-os durante o seu processo de gestão de mudança.

Para um Gerente de RH de uma grande empresa, o interesse com a nova solução pode estar em dashboards automatizados. Para um analista, na diminuição de trabalho operacional no seu dia a dia.

Se achar que as consequências espontâneas do novo processo não são o suficiente, você ainda pode investir em recompensas artificiais, como atrelar o uso da nova plataforma às metas individuais dos funcionários da sua empresa.

Algumas recompensas são mais eficientes que outras

Agora você já sabe:

  • Treinamentos não são o bastante para garantir uma boa gestão da mudança;

  • É necessário certificar-se de que os impactados receberão consequências ao aderir a sua nova plataforma;

  • Você também entendeu a diferença entre punição e recompensa, e que recompensar é mais eficiente que punir.

Agora, é importante você entender que nem todas as recompensas têm o mesmo poder sob o comportamento alvo das pessoas.

Por exemplo, um problema clássico do departamento de gestão de pessoas é que os gestores evitam dar feedbacks. Espera-se que comportamentos desejados sejam o contexto para feedbacks positivos, e comportamentos indesejados, para feedbacks negativos.

Por que é tão difícil promover essa mudança? O RH já explicou, por meio de comunicados ou treinamentos, que feedbacks constantes garantem uma melhor performance e, portanto, um maior resultado do time.

Acontece que a melhoria na performance é uma recompensa positiva de longo prazo. As consequências imediatas são:

  • Atividades atrasadas devido ao tempo investido no feedback;

  • No caso de feedbacks negativos, comportamentos indesejados para o gestor gerenciar, como resistência ao feedback.

Geralmente um comportamento gera consequências negativas e positivas ao mesmo tempo. Essas consequências podem ser imediatas ou de longo prazo.

A regra geral é essa: consequências imediatas são sempre mais poderosas que consequências de longo prazo.

Uma outra característica da consequência relevante para definir o seu poder sob o comportamento dos indivíduos é a sua probabilidade de ocorrência. Se, ao emitir determinado comportamento, uma pessoa sempre recebe determinada consequência, o seu poder reforçador é maior do que quando essa consequência é improvável.

Por exemplo, mesmo se um gestor fornecer feedbacks regularmente, não necessariamente ele conseguirá uma melhor performance na sua área. Por vezes, fatores externos à gestão, como questões pessoais de alguém do time, ficam no caminho.

Por outro lado, sempre quando ele para e dá feedbacks, ele deixa de realizar outras atividades. As consequências negativas aqui são mais prováveis do que as positivas.

O gráfico abaixo demonstra a relação entre as características de uma consequência e o seu poder sobre o comportamento alvo:

No mais, o valor reforçador de uma recompensa varia de pessoa a pessoa, então é importante conhecer as motivações individuais dos impactados que são chave na sua mudança.

Se você mapear que a implementação da sua nova plataforma vai trazer mais consequências punitivas do que recompensadoras em um primeiro momento, você precisará ter um plano para lidar com isso. Pode até ser algo simples, como buscar reconhecer e elogiar os funcionários que aderirem mais rápido a sua nova solução.

Estratégias mais elaboradas envolvem atrelar o uso da plataforma com metas ou planos de desenvolvimento.

O primeiro passo para engajar seus funcionários é ter um RH estruturado. Descubra como aqui!

Estruture os seus processos de RH

Outros fatores de sucesso

No mundo de desenvolvimento de softwares, é comum dizer que plataformas para empresas não precisem se preocupar com usabilidade e experiência de usuários, pois os funcionários serão “obrigadas” a utilizar a solução de uma forma ou de outra.

Essa ideia é perigosa. Se a plataforma que você adquiriu é pouco intuitiva ou difícil de operar, a adoção da mesma será muito prejudicada.

Para ter sucesso na implementação, você deve buscar uma solução intuitiva e fácil de se operar. Ao longo do processo de compras, tente analisar:

  • É necessário efetuar poucos cliques para se concluir as operações básicas na plataforma?

  • A interface é amigável intuitiva?

  • Há materiais de apoio ou acesso fácil ao time de suporte?

Além disso, se possível, investigue com outros usuários se a plataforma tem muitos erros ou fica muito tempo fora do ar. Esses fatores são aversivos e podem comprometer a experiência dos seus usuários.

Uma plataforma com uma boa usabilidade pode trazer melhores resultados do que uma que tenha muitas funcionalidades, mas uma usabilidade ruim.

Entendi! O que eu faço agora?

Nesse artigo apresentamos alguns conceitos básicos da psicologia comportamental. Para aplicá-los, você deverá mapear quem são as pessoas ou grupos impactados pela sua nova plataforma e quais consequências irão atuar sobre o comportamento deles.

Feito isso, liste os comportamentos alvos desejados para a adoção dos novos processos e entenda se eles irão gerar recompensas positivas.

Aplicando o que abordamos, a adoção da sua nova plataforma ocorrerá de modo natural e sem resistência. Se quiser saber mais sobre o tema, recomendamos o livro "O Que Todo Chefe Deve Saber Sobre Treinamento" de Robert F Mager. Ele pode ajudá-lo a entender quando treinamentos são as respostas para os seus problemas ou não.  

O que achou desse artigo? Inscreva-se na nossa newsletter no botão ao lado para receber novos conteúdos como este! →

New call-to-action

Inscreva-se na nossa Newsletter

Ebook: Como escolher as melhores perguntas para entrevistas de Candidatos
Painel de Indicadores de Recrutamento e Seleção Planilha Custo do Recrutamento e Seleção
Mariana Dias | GUPY

Mariana Dias | GUPY

Formada em Administração de Empresas pela USP e com especialização em Empreendedorismo e Inovação, Mariana é CEO & Co-founder da GUPY. Descobriu sua paixão por RH logo no início de sua carreira e foi Business Partner da área para toda a América Latina em uma multinacional do setor de bebidas. É apaixonada desafios e por tudo relacionado a gestão de pessoas e inovação.