O que é e o que deve ter um procedimento operacional padrão?

Diversas são as empresas que possuem atividades padronizadas. E, para que os colaboradores possam seguir passo a passo como executá-las, existe um documento chamado procedimento operacional padrão.

Afinal, não tem como todas as pessoas saberem todas as atividades executadas pela empresa, certo? É preciso um guia descritivo que assegure a qualidade e garanta a boa execução.

Se você quer entender um pouco mais sobre o procedimento operacional padrão e como aplicá-lo na sua empresa, acompanhe!

O que é o procedimento operacional padrão?

O Procedimento Operacional Padrão, ou POP, é um documento que descreve detalhadamente as etapas e instruções necessárias para realizar uma determinada atividade ou processo de forma padronizada e eficaz.

Ele fornece diretrizes claras sobre como executar tarefas específicas em diferentes áreas da organização, visando garantir consistência, qualidade e segurança no trabalho.

Qual é o objetivo do procedimento operacional padrão?

O objetivo principal do POP é padronizar as operações na empresa, fornecendo um conjunto claro de instruções.

Ele é essencial para garantir eficiência na execução das tarefas, reduzindo erros, minimizando o retrabalho, facilitando o treinamento de novos colaboradores e garantindo a conformidade com normas e regulamentos aplicáveis.

O que deve constar no POP?

Um Procedimento Operacional Padrão deve conter uma série de elementos essenciais para garantir sua eficácia e utilidade, tais como:

• Descrição do processo: explicação detalhada do processo ou atividade, incluindo seu propósito e contexto;
• Documentação e registros: orientações sobre como documentar e registrar as atividades realizadas, garantindo rastreabilidade e conformidade com requisitos legais ou regulamentares;
• Indicadores de desempenho: definição dos critérios ou métricas que serão utilizados para avaliar o desempenho do processo e garantir sua eficácia;
• Instruções: descrição minuciosa das etapas necessárias para executar o processo, incluindo quaisquer procedimentos específicos, precauções de segurança, entre outros;
• Objetivos: definição clara dos objetivos a serem alcançados com a execução do processo;
• Procedimentos de contingência: planos de ação em caso de falhas, problemas ou situações de emergência;
• Procedimentos de controle de qualidade: instruções sobre como monitorar e controlar a qualidade do processo;
• Recursos: materiais, equipamentos e recursos necessários para realizar o processo de forma adequada;
• Responsabilidades: pessoas ou áreas responsáveis por cada etapa do processo, bem como suas atribuições específicas;
• Revisão: procedimentos para revisar e atualizar periodicamente o POP, garantindo sua relevância e adequação às mudanças nas operações da organização.

Quais são os procedimentos operacionais padrão?

Alguns exemplos comuns de procedimentos operacionais padrão incluem:

• Administrativos: descrevem as atividades administrativas rotineiras;
• Atendimento ao cliente: orientam os colaboradores sobre como atender aos clientes de forma eficiente e satisfatória;
• Emergência: estabelecem os planos e protocolos em situações de emergência;
• Manutenção: estabelecem as diretrizes para a manutenção preventiva e corretiva de equipamentos e instalações;
• Produção: descrevem as etapas necessárias para fabricar um produto específico;
• Qualidade: estabelecem os padrões de qualidade em todas as etapas do processo produtivo;
• Segurança: descrevem as medidas e práticas de segurança a serem seguidas pelos colaboradores para prevenir acidentes, lesões e danos materiais;
• Treinamento: detalham os processos de treinamento e capacitação de funcionários.

Como fazer um POP passo a passo?

Criar um procedimento operacional padrão envolve várias etapas para garantir que o documento seja completo, claro e eficaz:

1. Identifique o processo: escolha o processo ou atividade e defina claramente seu objetivo;
2. Mapeie as etapas: liste todas as etapas, desde o início até a conclusão, identificando as atividades específicas;
3. Defina responsabilidades: atribua responsabilidades a cada etapa do processo, identificando quem será responsável por executar, supervisionar ou aprovar as atividades;
4. Elabore instruções detalhadas: descreva cada etapa do processo em detalhes, incluindo quaisquer procedimentos específicos, precauções de segurança, requisitos de qualidade ou conformidade;
5. Lista de materiais e recursos: enumere todos os materiais, equipamentos e recursos necessários para executar o processo com sucesso;
6. Revise e valide: revise o POP com as partes interessadas, para garantir que todas as etapas e instruções sejam precisas e compreensíveis;
7. Aprovação: obtenha a aprovação final do POP e implemente-o oficialmente;
8. Treinamento: treine os colaboradores envolvidos no processo sobre o novo POP, explicando suas diretrizes e procedimentos;
9. Monitoramento: monitore a implementação na prática, coletando feedback dos colaboradores e realizando revisões periódicas.

Quais as vantagens do procedimento operacional padrão?

Implementar um POP traz diversas vantagens para uma organização, tais como:

Conformidade com normas e regulamentos

O POP ajuda a garantir que as operações da organização estejam em conformidade com normas, regulamentos e padrões de qualidade estabelecidos por órgãos reguladores e certificadores.

Além disso, ele também inclui procedimentos de segurança e contingência, o que ajuda a minimizar os riscos associados às operações da organização, protegendo tanto os colaboradores quanto os ativos da empresa.

Melhoria da comunicação e na qualidade

Ao fornecer diretrizes claras e compartilhadas, o POP melhora a comunicação entre os membros da equipe, reduzindo a probabilidade de mal-entendidos e conflitos.

Ao mesmo tempo que estabelecendo procedimentos de controle de qualidade, ele contribui para a melhoria contínua da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela organização.

Padronização das operações

O POP garante que todas as atividades sejam executadas de maneira consistente e seguindo as melhores práticas estabelecidas pela organização.

Dessa forma, otimiza os processos operacionais, contribuindo para o aumento da eficiência e da produtividade da organização. Isso resulta em uma utilização mais eficaz de recursos e tempo, com menos erros.

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