O que é avaliação de desempenho, 9 tipos e como fazer?

Avaliação de desempenho é um método que tem como objetivo medir o desempenho dos funcionários na empresa. A avaliação de desempenho ajuda a comparar os resultados apresentados pelo colaborador com os planejados pela organização.


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Avaliação de desempenho

Você sabe o que é uma avaliação de desempenho? Essa é uma ferramenta de RH que vai além da análise da performance individual e coletiva dos colaboradores e seus comportamentos.

Por meio dela, é possível dar feedbacks sobre resultados, avaliar o nível de efetividade no trabalho, identificar talentos, averiguar a produtividade dos funcionários, entre outros pontos que vão contribuir para a elaboração de medidas e programas de treinamento para eliminar os problemas identificados e garantir a expansão da organização.

Vários métodos podem ser utilizados para realizar a avaliação de performance e se você quer conhecer os principais, continue a leitura deste texto!

E se quiser tirar uma dúvida específica, você pode ir direto nos tópicos do seu interesse:

O que é avaliação de desempenho?

A avaliação de desempenho é uma ferramenta utilizada pelo RH, mais especificamente pela área de gestão de pessoas, para mensurar a performance dos colaboradores ou áreas de uma empresa. Ela pode ser realizada periodicamente de acordo com as necessidades da organização.

Essa metodologia também ajuda a entender se o funcionário está abaixo, atende ou excede o desempenho esperado pela organização e, a partir de uma análise de hard skills e soft skills, ou seja, de habilidades técnicas e comportamentais, é possível traçar um plano estratégico de acordo com a necessidade daquele funcionário ou time, como treinamentos, promoção, bonificação, desligamento, etc. 

Além disso, a avaliação de performance auxilia em uma visão estratégica para a empresa, pois coloca em evidência pontos fortes e pontos de melhoria, tanto no que diz respeito a cada funcionário quanto no que concerne às equipes. Dessa forma, fica mais fácil visualizar formas de aprimorar processos e gerar mais resultados.

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Quais são os objetivos da avaliação de desempenho?

Entre os objetivos mais comuns, estão o desenvolvimento, a melhoria e a inovação. Os três pontos de atenção geram diferentes tipos de cobrança para o profissional ao serem desdobrados em metas.

Essas metas ajudam a mensurar o progresso e auxiliar no direcionamento do colaborador. Conheça algumas delas a seguir:

1. Metas de desenvolvimento

Correspondem ao crescimento profissional ou pessoal. Aqui, você identifica o potencial do colaborador e busca a promoção das competências-chave para concretizá-lo.

2. Metas de melhoria

São os casos de corrigir o desempenho. Isso ocorre quando os relatórios apontam uma performance aquém dos padrões e requisitos esperados, e o RH deve acompanhar a evolução dos indicadores.

3. Metas de inovação

Consiste na criação de novas funções para aumentar a entrega de produtividade. É um fator determinante para o sucesso da empresa, porque, como o mundo vem se transformando rapidamente, as organizações são constantemente chamadas a inovar.

4. Metas Smart

Escolhendo as metas de desenvolvimento, melhoria e inovação, ou focando em outro aspecto, será importante estabelecer níveis de exigência adequados. A metodologia smart pode auxiliar bastante, uma vez que estabelece que as metas devem ser:

Imagem da metodologia smart, sobre avaliação de desempenho
 
  • algo claramente identificável e particularizado (específicas);
  • aferíveis em termos quantitativos ou qualitativos(mensuráveis);
  • um patamar dentro das possibilidades, forças e recursos dos destinatários (atingíveis);
  • um fator realmente importante para empresa (relevantes);
  • concretizáveis dentro de um prazo (definidas no tempo).

Ao considerar os cinco critérios, você promoverá a transparência nas avaliações de desempenho. Afinal, todos saberão quais são as expectativas, e elas serão justas.

 

Qual a importância da avaliação de performance?

Apreciar a performance dos colaboradores não é apenas uma formalidade. Há algum tempo, cresce a quantidade de processos que demandam informações sobre as pessoas da organização para serem planejados adequadamente.

O mais óbvio é o treinamento e desenvolvimento humano. Qualificar requer o conhecimento dos níveis atuais de performance e o acompanhamento da evolução desses níveis à medida que os programas são implementados.

Outro reflexo das avaliações de desempenho é visto na distribuição de recompensas, porque quem tem a melhor performance acessa os melhores benefícios, como bonificações, premiações e oportunidades.

O aconselhamento também é auxiliado. Ao identificar um potencial ou fraqueza do colaborador, o RH pode instruir quanto a melhor maneira de evoluir e aumentar o valor agregado para a empresa.

Existe, ainda, a importância do desempenho enquanto pressuposto crítico das estratégias empresariais. Parece complicado, mas não é. Sem performance, os planos da empresa não prosperam. O melhor planejamento de vendas não se sustenta diante de maus vendedores, por exemplo.

Por fim, cabe menção aos processos iniciados por causa dos relatórios de performance. É no desempenho que se averigua os efeitos do desgaste do clima organizacional, de líderes que precisam ser substituídos, de erros no mapeamento dos processos de RH e dos investimentos em pessoas.

Quais os 9 tipos de avaliação de desempenho?

Imagem sobre os principais tipos de avaliação de desempenho

A ferramenta tem a finalidade de apreciar a performance individual e coletiva dos colaboradores, os comportamentos, o respeito a normas, o alinhamento com os objetivos do negócio, o valor agregado pelo profissional, o alcance de metas etc.

Busca-se a redução da distância entre o desempenho esperado e o existente. Os relatórios são o ponto de partida para mudanças, como treinamentos, substituição de líderes e políticas de fortalecimento da cultura organizacional.

Não há, portanto, uma única forma de utilizar, tampouco de aproveitar as mensurações. É importante se servir dos diferentes tipos de questionários de avaliação de desempenho e aplicar os que se revelarem mais aptos em cada momento. Logo abaixo, você pode aprender mais sobre as diferentes maneiras de avaliar:

1. Matriz 9 Box

Comumente chamada de Nine Box, essa ferramenta de desempenho e potencial tem sido uma das mais usadas pelas empresas para desenvolver sucessões e planejar melhor as mudanças ocorridas no quadro de colaboradores.

Ela é fundamental para promover uma melhor gestão de pessoas quando seu negócio precisa contratar um novo profissional, substituir alguém que foi promovido ou identificar e formar novos líderes. Assim, a Matriz 9 Box ajuda a avaliar os talentos da empresa, analisando o seu desempenho durante a sua trajetória e descobrindo os seus potenciais para o futuro.

Imagem de uma matriz 9 box, um dos tipos de avaliação de desempenho

Como usar a metodologia 9 box

A avaliação 9 box pode ser utilizada a partir de um sistema de gestão de desempenho que permita a sua aplicação. Também pode ser feita com o uso de planilhas.

Independentemente da escolha, será preciso criar colunas com critérios que considerem o potencial do colaborador (alto, médio e baixo), alinhadas a outras três colunas sobre seu desempenho (abaixo do esperado, esperado e acima do esperado).

Feito isso, começa, efetivamente, o uso da Nine Box. Nessa tabela, a pessoa que está responsável pela avaliação de desempenho insere os nomes de cada colaborador analisado em um dos “quadrados” da tabela, de acordo com seu potencial para melhoria e possível promoção e com seu atual desempenho na função em que atua.

Ao terminar o preenchimento do quando, você terá, então, clareza de quem são os profissionais mais prontos para assumir novas funções e aqueles que não estão atingindo os resultados esperados.

É uma forma de enxergar a equipe como um todo, criando a possibilidade de se promover um plano de ação para melhorar a performance geral.

2. Autoavaliação de desempenho

Esse é um tipo que pode ser muito vantajoso se você já tem uma equipe madura e engajada na melhoria dos resultados. Além disso, é uma excelente forma de fazer com que os colaboradores sintam-se como parte importante dos processos de melhoria pretendidos pela gestão para alcançar os resultados esperados.

Na autoavaliação, o próprio colaborador é incentivado a listar suas fraquezas e pontos fortes. Em uma segunda etapa do processo, ele discute essa autoanálise com seu líder. Assim, juntos, colaboradores e gestores podem procurar as soluções para eliminar possíveis gargalos e melhorar os processos.

O uso dessa ferramenta é um estímulo para que os profissionais possam refletir sobre a sua performance, promovendo seu autoconhecimento e oferecendo a chance de eles mostrarem seu grau de amadurecimento e sua capacidade de entender os feedbacks repassados pela gestão rumo à melhoria contínua.

Um ponto de atenção para a equipe de Recursos Humanos está em verificar a imparcialidade do colaborador e do seu líder no momento da análise. É fundamental que o diálogo seja transparente e que os resultados não sejam fruto apenas do atendimento aos interesses individuais dos profissionais que participam da autoavaliação.

3. Avaliação da equipe

Enquanto as avaliações individuais têm como objetivo o desenvolvimento do potencial de cada colaborador, as avaliações de equipe são fundamentais para que você tenha uma percepção de como os esforços conjuntos são capazes de impactar os resultados da empresa.

A partir dela, a gestão é capaz de enxergar como está o alinhamento do grupo e descobrir de que forma pode promover mais trocas de conhecimentos e experiências entre os colaboradores, aumentando as chances de atingir as metas esperadas. Na avaliação de equipe, o que você deve focar é, basicamente, comunicação e relacionamento.

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4. Avaliação de desempenho 180º

A avaliação de desempenho 180º é um meio tradicional, em que o desempenho individual do funcionário é averiguado pelo seu gestor direto, que acompanha de perto suas tarefas de rotina. Entre seus benefícios, está a garantia da padronização nos critérios de análise, o que possibilita que todos sejam avaliados sobre os mesmos tópicos.

Porém, se a relação entre líder e subordinado não for muito boa, a imparcialidade nos resultados pode ficar comprometida. Atritos e conflitos podem tirar a objetividade das aferições, levando o RH a cometer erros.

Uma forma de minimizar o problema é a calibragem de avaliação de desempenho. A partir dela, todos os relatórios são submetidos a um comitê composto pelo gestor de pessoas, por representantes do RH e por profissionais de diferentes níveis hierárquicos.

A ideia é analisar os critérios utilizados pelos líderes para deixar o nível de exigência mais uniforme e evitar a contaminação dos relatórios por problemas pessoais entre líder e liderado.

5. Avaliação de desempenho 360º

A avaliação de desempenho 360º é muito usada nas grandes empresas. Por meio dela, todos os profissionais, independentemente de hierarquia, podem ser avaliadores e avaliados. Essa ferramenta permite que o funcionário seja avaliado por si mesmo, por seus superiores e pares/colaboradores.

Consequentemente, chega-se a uma análise complexa que oportuniza uma identificação clara sobre muitas variáveis que influenciam na produção de resultados. Afinal, as diferentes perspectivas se complementam para um relatório mais preciso.

O sucesso do método depende da garantia do anonimato dos avaliadores e exige um alto grau de maturidade dos envolvidos, assegurando a todos maior privacidade e liberdade para mensurar o desempenho de colegas e liderança.

Assim, tem-se um feedback verdadeiro e imparcial e sugestões de estratégias para oportunizar mudanças de posturas que resultem no aprimoramento dos comportamentos da equipe e superiores.

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6. Avaliação por competência

Nesse caso, a competência é dividida em duas partes:

  • comportamental: forma muito ligada com o comportamento do colaborador (proatividade, comprometimento, trabalho em equipe, relação interpessoal, entre outros);
  • técnica: modo que varia de acordo com o cargo e a função, mas a análise deve sempre estar fundamentada na atividade-fim da empresa (conhecimento específico em software, máquina, equipamento etc).

Se o que você precisa é descobrir quais são as competências necessárias para determinada função ou para um setor da empresa, então é essa a ferramenta que deverá ser utilizada. A partir dela, o gestor poderá focar a análise no que realmente importa para ele.

Para isso, deve determinar quais serão os parâmetros utilizados para o diagnóstico e estabelecer metas para os colaboradores. Assim, será possível avaliar suas competências técnicas e comportamentais (habilidade para o trabalho em equipe, proatividade, engajamento etc. e conhecimentos específicos para exercer sua função, especificamente).

7. Avaliação por objetivos

Criada nos Estados Unidos na década de 1950, a análise por objetivos é uma das mais eficazes para promover o sentimento de pertencimento na equipe. Isso porque, além de fazer o próprio estudo de desempenho, os colaboradores são responsáveis por estabelecer as providências que são necessárias para que os resultados sejam alcançados.

Isso significa que os profissionais deverão traçar objetivos a serem alcançados e um cronograma para que isso ocorra. Para tanto, são eles que fazem:

  • as revisões do cumprimento das metas;
  • a análise de como estão atuando para atingir os resultados esperados;
  • os rumos que eles devem tomar para que aumentem seu potencial dentro da empresa.

8. Escala gráfica

A escala gráfica é, provavelmente, uma das formas mais simples de promover a avaliação de desempenho em uma empresa. Por isso mesmo, ela pode ser considerada uma das ferramentas mais tradicionais.

Trata-se, de uma tabela em que, em uma coluna serão enfileiradas as habilidades que serão avaliadas, como criatividade, pontualidade, trabalho em equipe, assiduidade, entre outras. Nas demais colunas, serão inseridos valores para cada habilidade. Podem ser divididos, por exemplo, entre excelente, bom, regular, ruim e péssimo.

escala-grafica-avaliacao-desempenhoImagem: Pinterest

Se preferir, pode usar uma escala numérica, com notas de zero a cinco ou de zero a dez. Essa simplicidade é sua maior vantagem, mas também pode ser considerada a sua fraqueza: afinal, há uma limitação nesse tipo de avaliação, pois ela não permite um aprofundamento das questões que devem ser melhoradas no desempenho de cada um.

De toda forma, ela pode ser usada como ponto de partida para outros tipos de análise de desempenho. A escala gráfica pode ser, por exemplo, uma boa aliada da avaliação 360 graus, possibilitando o cruzamento das informações obtidas com o uso das duas ferramentas.

9. Avaliação do líder

Por fim, e não menos importante, é fundamental que a empresa promova, também, a análise da sua liderança. Para os gestores, o feedback da equipe pode ser o caminho para entender se sua atuação é efetiva na condução dos colaboradores rumo aos resultados esperados para o sucesso do negócio.

Nesse caso, é a equipe quem responderá a perguntas sobre a performance dos seus líderes. Eles também serão analisados pelos seus superiores, podendo obter uma visão mais completa sobre seu trabalho e quais pontos devem ser melhorados.


Confira outros artigos sobre o tema, produzidos por especialistas da Gupy:

Imagem da mascote da gaia representando a avaliação de desempenho


 

Como escolher o tipo e o método de avaliação?

Um objetivo bem-definido dará clareza sobre, dentre as opções disponíveis, quais devem ser utilizadas. Afinal, o tipo e o método devem ser coerentes com o propósito da análise.

Tipo de avaliação

Antes de tudo, a opção exige considerações sobre quais pessoas devem ser avaliadores e avaliadas. Afinal, o processo pode abranger o próprio colaborador, a equipe, o líder ou, até mesmo, todos em conjunto.

Escolher entre autoavaliação, 180 graus, 360 graus etc. requer também uma análise sobre os conflitos internos e sobre o nível de maturidade dos profissionais.

Pense na função de avaliador como um poder. Quanto menor a segurança sobre a imparcialidade e equilíbrio do responsável, mais mecanismos para dividir a condução do processo e evitar resultados enviesados devem estar em pauta.

Entre os problemas mais comuns, está o viés de confirmação. A partir dele, o avaliador focará apenas nas informações e eventos que corroboram sua opinião inicial. Se o líder já não reconhece a competência de um colaborador, há riscos dele buscar apenas os dados que confirmem esse conceito.

Outro risco é o efeito halo. Aqui, o erro está em tirar conclusões a partir de uma única característica. Imagine um membro da equipe particularmente habilidoso ou deficiente em sua comunicação, isso pode afetar positiva ou negativamente a análise de outras competências.

Há ainda o mais ligado a conflitos e amizades no local de trabalho, o viés de afeição. Nesse caso, ainda que inconscientemente, o diagnóstico é prejudicado pela proximidade e relação entre avaliador e avaliado.

Método de avaliação

A escolha do método é decisiva para criação do histórico de avaliações e para tornar a mensuração da performance mais precisa. Ocorre, nesse momento, a definição dos parâmetros de pesquisa e do modo como as informações serão coletadas.

Escalas gráficas

Tradicionalmente, os avaliadores utilizam um formulário baseado em duas colunas. Na primeira, anota-se o critério de análise; na segunda, o desempenho do profissional. A ideia é obter um grau de performance (excelente, bom, regular, ruim, péssimo) para cada um dos parâmetros.

Escolha forçada

A escala gráfica é substituída por listas de frases sobre o desempenho do profissional. Por exemplo, em vez de classificar de 0 a 5, o formulário solicitaria a marcação da sentença que melhor descreve o comportamento do colaborador: "raramente se ausenta do trabalho", "algumas vezes já se ausentou", "frequentemente falta".

Pesquisas de campo

A terceira possibilidade é mais voltada para o aspecto qualitativo. Nele, o RH comanda uma série de entrevistas no local de trabalho e colhe a percepção das pessoas-chave para o resultado, normalmente, com questões mais abertas.

A modalidade fornece um feedback mais completo, mas exige um trabalho complementar para transformar as respostas em dados estatísticos. Diferente das escalas e da escolha forçada, em que é possível rapidamente transformar o resultado em números, exige-se a interpretação das respostas.

Avaliação participativa por objetivos

A APPO corresponde à tentativa de criar um modelo mais democrático. Os pilares dessa análise são 5, conforme Chiavenato:

  • definição de objetivos consensuais entre gerente e colaborador;
  • negociação da disponibilização de recursos;
  • desempenho do profissional, ou seja, a estratégia e os meios empregados para alcançar o resultado;
  • monitoração dos resultados em autoavaliação ou com auxílio do gerente;
  • retroação intensiva com constante melhoria a partir das informações obtidas no monitoramento.

Indicadores-chave de desempenho

A performance é avaliada objetivamente por resultados estatísticos finais ou instrumentais. Por exemplo, os vendedores frequentemente são comparados pelo número de vendas, taxa de conversão de oportunidades em acordos, ticket médio etc.

Hoje em dia, há diversos indicadores de desempenho. A escolha dos números a serem acompanhados dependerá do objetivo da pesquisa e dos cargos avaliados. É possível utilizar KPI's de competência, resultados do setor, satisfação do cliente e muitos outros.

Crie processos

Para que tudo saia como previsto e o objetivo da análise seja alcançado, é importante criar processos. A organização dá maior previsibilidade quanto ao cumprimento de prazos e permite acompanhar com clareza o fluxo de trabalho.

Como é um modelo de avaliação de desempenho?

O primeiro passo para fazer essa avaliação é entender as medições como eventos cíclicos. Dentro de um período preestabelecido, mês, trimestre, semestre, ano etc., o RH retorna ao processo e, aos poucos, cria um histórico dos profissionais da empresa.

Logo, para estruturar os processos de gestão, é preciso escolher um modelo que, a cada aplicação das pesquisas, torne a mensuração mais adequada para extrair as informações necessárias para tomar decisões. A sugestão é o ciclo PDCA.

Planejar (Plan)

A primeira etapa é o planejamento do processo, que inclui tanto a definição da análise como de questões práticas, cronograma, orçamento, alocação de recursos, responsáveis etc.

Fazer (do)

A segunda é a execução dos planos, ou seja, as ações concretas para tirar o que foi estabelecido do papel.

Checagem (check)

O passo seguinte é monitorar o andamento das atividades para assegurar o cumprimento das diretrizes e levantar erros e acertos.

Agir ou ajustar (act or adjust)

A última parte do circuito é atuar para corrigir erros e padronizar acertos, bem como alimentar os futuros planejamentos com as informações para promover melhorias.

O ideal é reiterar as etapas de gestão durante o processo e entre processos. No primeiro caso, ocorre a tentativa de adequar as ações à medida que os imprevistos acontecem. No segundo, as lições aprendidas em um diagnóstico são utilizadas na seguinte.

Mulher sorrindo à direita, com os dizeres "e-Book - RH estratégico e seus princípios"

 

Como fazer uma avaliação de desempenho de um funcionário?

Agora que você sabe o que é, quais os objetivos, a importância, os principais tipos de análise de desempenho e conhece também o principal modelo usado no mercado, chegou o momento de compreender como todo esse processo acontece na prática — com todos os detalhes. 

Vamos lá?

1. Faça o planejamento e defina os objetivos

O início inclui a definição das expectativas, metas, trabalho, responsabilidades e tarefas. Há diferentes ferramentas para organizar essas informações e o ideal é dividir o planejamento em etapas.

A metodologia mais simples é a 5w2h. A sigla é uma referência aos pronomes da língua inglesa— What, Why , When, Where , Who , How and How Much.

Imagem da metodologia 5w2h, sobre avaliação de desempenho
Fonte: https://endeavor.org.br/

A partir de questões com "o que", "por que", "quando", "onde", "quem", "como" e "quanto", é possível visualizar as informações com clareza e montar um plano de ação.

Nessa situação específica, as perguntas essenciais são:

  • O que será avaliado? Defina o objetivo da análise de performance — se é entender os resultados, meios empregados, competências, pressupostos críticos para sucesso etc.
  • Por que será avaliado? Estabeleça a motivação — se é oferecer recompensas, promover desligamentos, planejar os treinamentos, suceder lideranças, aconselhar os colaboradores etc.
  • Quando será avaliado? Escolha data inicial e final em que a performance será avaliada, bem como o cronograma para levantamento das informações.
  • Onde será feita a avaliação? Escolha os setores e pessoas abrangidas pelo processo.
  • Quem realizará a avaliação? Defina quais pessoas serão responsáveis pelo estudo e quem estará na coordenação do processo.
  • Como será avaliado? Defina o tipo de análise e o método mais adequado para obter as informações necessárias. Logo após, pense na forma de conceder o feedback sobre os resultados
  • Quanto custa a avaliação? Elabore um orçamento com os gastos estimados do projeto.

A partir do esboço dado pela 5w2h, é importante se aprofundar nos tópicos e aplicar técnicas específicas para que o plano ganhe corpo e se torne cada vez mais claro.

2. Elabore o formulário de avaliação

A redação dos formulários é sempre uma associação entre quesito e resposta. De um lado, coloca-se a questão, critério ou competência a ser apreciada; do outro, a afirmação, o grau ou a estimativa do avaliador. Não à toa, a formatação mais comum é a tabela com duas colunas principais.

Defina padrões

A uniformidade dos formulários é essencial. Imagine, por exemplo, a migração da autoavaliação para avaliação 360 graus, se o desempenho do colaborador piora, isso é causado por uma mudança de performance ou da forma de aferir?

Fique atento, nesse sentido, à conversão de respostas abertas e fechadas. Por vezes, é necessário categorizar o relato de uma entrevista para definir se o resultado foi positivo ou negativo. A tarefa exige parâmetros para que a mesma resposta não seja boa para um e ruim para outro.

Coloque informações claras e concisas

Os formulários não podem gerar dupla interpretação e devem privilegiar frases curtas para esclarecer quesitos e respostas . O segredo é se ater ao essencial para responder aos questionamentos do RH.

Lembre-se também de que o diagnóstico de performance deve ser prático e objetivo.

Divida as questões em categorias

Uma boa prática de redação é criar categorias e desmembrar subitens para os quesitos. Para apreciar as soft skills do colaborador, por exemplo, o formulário pode apresentar uma série de habilidades específicas, como trabalho em equipe, comunicação, resiliência, assiduidade e disciplina.

Essa opção é bastante indicada no caso de avaliações mais longas.

Siga a checklist

Os elementos variam conforme o tipo de análise e a metodologia utilizada. No entanto, isso não impede a criação de uma checklist com os itens mais comuns para que você se oriente e possa redigir um formulário. Veja o passo a passo:

  • cabeçalho: nome da empresa e do departamento responsável pela análise.
  • título: tipo de diagnóstico escolhido (Avaliação Participativa por Objetivos - APPO, por exemplo).
  • identificação do avaliado: nome, cargo e departamento do avaliado.
  • identificação do avaliador: nome, cargo e departamento do avaliador, caso não seja uma avaliação anônima.
  • instruções: descrição resumida de como realizar a análise conforme a metodologia escolhida.
  • quesitos e respostas: indicação dos itens a serem avaliados e das possibilidades de respostas, geralmente em duas colunas.
  • comentários do avaliador: espaço para que o avaliador faça apontamentos sobre as respostas dadas, se o RH julgar pertinente.
  • resultado da avaliação: indicação de local para anotação posterior do resultado, que pode ser uma nota, um índice, a menção a aprovação ou reprovação etc.
  • autenticação: data, local e assinatura dos participantes do estudo, exceto nos caso de avaliação anônima em que o ideal é o RH autenticar.

O formulário não tem uma formatação obrigatória, cabendo ao RH definir a melhor maneira de organizar e exibir as informações. Na dúvida, aposte em uma tabela, colocando cada item mencionado em uma linha e sempre destinando o espaço necessário para inserir informações.

Escolha os tipos de questões

Além disso, os campos de quesitos e respostas compõem o corpo do formulário de avaliação de desempenho. Na prática, essa é a parte que muda conforme metodologia e tipo adotados no processo.

  • Questões discursivas: muito utilizadas em entrevistas, esse formulário contém uma série de perguntas para o avaliador, que dá respostas discursivas. Os exemplos são os mais variados:
    • "Como você avalia a participação do avaliado na tarefa?";
    • "Por que o desempenho foi satisfatório ou insatisfatório?".

  • Questões objetivas: a segunda opção é mais comum por causa da facilidade de conduzir a análise de performance. O formulário traz as respostas predefinidas, confira algumas abaixo.
  •  
    • De zero a cinco, qual nota você daria para os seguintes itens?
    1. iniciativa: 1 ( ), 2 ( ), 3 ( ), 4 ( ) ou 5 ( );
    2. trabalho em equipe: 1 ( ), 2 ( ), 3 ( ), 4 ( ) ou 5 ( );
    3. disciplina: 1 ( ), 2 ( ), 3 ( ), 4 ( ) ou 5 ( ).
  • Escalas: os formulários passam a realizar comparações baseadas em graus de proximidade e distância.
    • De 0 a 5, quanto o colaborador:
    1. aceita mudanças ( );
    2. acata ordens ( );
    3. toma a iniciativa ( ).
  • Checklist: as listas de verificação auxiliam na hora de coletar os dados para compor um relatório. Como muitas vezes a avaliação se baseia em KPI's, o formulário facilita o trabalho dos avaliadores. Veja um exemplo abaixo.
    • Indicadores de venda:
    1. potenciais clientes abordados ___;
    2. reuniões marcadas ___;
    3. total de vendas ___;

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3. Colete as informações

Esse é o momento de aplicar a pesquisa pelos avaliadores dentro do cronograma estabelecido. Tudo que trouxemos nas etapas de planejamento e elaboração do formulário serão aplicados aqui.

Por ser uma etapa que varia muito dependendo do tipo de metodologia e questionários adotados, não aprofundaremos tanto — até porque se seguiu os passos anteriores, terá a estrutura e suporte necessários para coletar as informações certas e de forma tranquila.

4. Realize uma documentação

A documentação corresponde, além dos formulários e relatórios, ao fluxo do trabalho, que é importante para separar o esforço já realizado dos passos seguintes. O objetivo é que qualquer profissional qualificado possa dar andamento ao processo, consultando os registros do RH.

Suporte físico, eletrônico ou híbrido

A primeira decisão a ser tomada diz respeito ao meio de empregado. Quanto mais digitalizado, maior será a facilidade de visualizar e cruzar informações. Assim, é importante que, pelo menos, a gestão do processo ocorra por software, ainda que os formulários sejam impressos.

Arquivamento

Os formulários e os relatórios de desempenho são documentos de valor administrativo, porque auxiliam na gestão de consequências. Logo, o arquivamento deve ocorrer em local de fácil consulta posterior, sendo realizada a transferência para o arquivo morto quando o profissional deixar a empresa.

Nesse sentido, um software de gestão do RH pode resolver o problema centralizando as informações em um único local. A tecnologia coloca todo o histórico do desempenho à disposição dos gestores sempre que necessário.

Processo

Os passos para documentar a análise de performance são relativamente simples. Inicialmente, os formulários físicos ou eletrônicos devem ser disponibilizados para os avaliadores que, após concluírem o processo, enviam os relatórios para o RH dentro do prazo previsto.

Por sua vez, o RH deve atualizar o andamento das atividades, cobrar a realização das tarefas e reunir todas as informações. Ao final, também caberá ao departamento a escolha do formato e dos dados a serem disponibilizados para os avaliados.

5. Calibre a avaliação

É natural que algumas avaliações contenham pequenos equívocos, problemas de peso de critérios e outros, principalmente quando aplicadas pelas primeiras vezes. Por isso, é essencial submeter dos relatórios a um comitê de avaliação dos critérios utilizados.

Esse comitê pode ser composto por outras lideranças da equipe, dependendo do seu tipo, ou por integrantes do time de Recursos Humanos mesmo. A ideia é que pessoas que não foram diretamente envolvidas na elaboração do questionário e da sua aplicação tenham um momento para analisar os resultados e apontar o que não está coerente.

6. Conceda o feedback

O retorno sobre a performance obtida deve ser suficiente para reconhecer o trabalho bem-feito e gerar autocrítica sobre os pontos de melhoria. Não à toa, o planejamento do feedback é tão importante quanto a avaliação em si. Tome os seguintes cuidados!

Aposte em elementos visuais

O ponto de partida é dar ao relatório um formato que aumente a compreensão do profissional sobre o próprio desempenho. Hoje, mesmo em softwares mais simples, como os editores de texto, é possível rapidamente transformar um formulário em gráficos e curvas de desempenho.

Seja específico

O feedback deve apontar exatamente os pontos positivos e negativos, sem generalizações. Além disso, tome cuidado com afirmações que possam ser levadas para o lado pessoal e busque opções para auxiliar na melhoria do desempenho, se for o caso.

Aborde as questões diretamente

Nem sempre conceder o retorno sobre a performance de um colaborador é uma tarefa fácil. Ainda assim, a melhor forma de abordar o problema é ir direto ao ponto. Fugir do assunto durante a reunião só aumentará a ansiedade do avaliado, que, normalmente, já suspeita de qual é o resultado da avaliação.

Defina a modalidade de comunicação

Você deve se preocupar também com a forma de entregar o resultado. Será uma reunião, o envio do relatório com feedback escrito, a convocação de líder e colaborador em conjunto?

Não se esqueça de que você realiza a Gestão de Pessoas nesse processo. Procure analisar as relações de poder, os potenciais conflitos e as formas de preservar o avaliado contra constrangimentos ao definir a comunicação.

Defina um plano para mudança

Quem concede o feedback deve olhar para frente. Os erros do avaliado precisam ser encarados como oportunidades de melhoria, negociando-se um plano para corrigir o desempenho. Busca-se a autocrítica e o comprometimento com a mudança.

7. Faça a gestão de consequências

Aplicação dos resultados em programas de treinamento, distribuição de recompensas, promoções, cálculo do employee lifetime value, aconselhamento, promoção da empresa enquanto marca empregadora etc.

Das etapas apresentadas, a elaboração dos formulários, a coleta de informações, a documentação e a calibragem ocorrem durante o processo. Já as demais são posteriores ou anteriores.

Para aprender mais sobre o mundo do RH, ouça o RH sem filtros, um podcast Gupy sobre cultura de inovação e estratégia para a área de recursos humanos.

 

Como evitar erros e melhorar esse processo?

Por ser muito importante para a elaboração de estratégias que atenderão várias necessidades do negócio, é essencial adotar medidas para garantir os melhores resultados. Conheça algumas delas a seguir!

Defina claramente os objetivos

O principal objetivo é avaliar o desempenho e, assim, melhorar a qualidade dos serviços prestados pelos colaboradores, equipe e empresa. Então, tenha isso bem claro ao aplicar a avaliação.

Imagem da capa do livro gestão de pessoas, de idalberto chiavenato, sobre avaliação de desempenhoTomando as lições de Chiavenato, em "Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações", é possível medir quatro coisas:

  • resultados: o que se pretende concretizar em certo prazo;
  • desempenho (em sentido estrito): comportamentos e meios empregados pelos profissionais na busca pelos resultados;
  • competências: hard skills, soft skills e perfil comportamental aportadas pelo colaborador;
  • fatores críticos de sucesso: elementos fundamentais para as metas e estratégias empresariais.

Note que os diferentes tipos de análise de desempenho são adaptados conforme os objetivos definidos. Por exemplo, uma autoavaliação pode ter como parâmetro um fator crítico de sucesso ou a reflexão sobre a competência profissional.

Preze pela transparência

Anote todas as funções de todos os funcionários. Descreva com detalhes as atividades que eles devem executar para não cobrar aquilo que não foi demandado, mas somente o que é justo. Dessa forma, fica mais fácil evitar conflitos.

Resumidamente, não basta chegar ao objetivo, a forma como os colaboradores se sentem a respeito do processo é fundamental. Se os critérios forem transparentes e o resultado imparcial, o profissional estará mais encorajado a promover mudanças.

Esse cuidado é importante porque a avaliação não é um fim em si mesma. Quanto mais você facilitar os próximos passos, maior será o valor agregado para organização no longo prazo.

Busque o auxílio de ferramentas

Existem algumas ferramentas disponíveis no mercado que podem ajudar bastante na identificação da performance dos funcionários, trazendo excelentes resultados. Claro que a mais adequada vai depender das necessidades do negócio.

Como exemplo de uma delas, podemos citar o Badges. Trata-se de simbolizar os marcos alcançados pelo colaborador, como melhorias de desempenho, aquisição de competências e níveis de produtividade. A dinâmica é típica dos videogames atuais, em que as conquistas do jogador são representadas por medalhas digitais.

No processo, cuide também da tecnologia aplicada. Um bom software facilitará o inventário das forças, fraquezas e resultados das equipes, além de organizar os relatórios para formar um histórico visível do desempenho do colaborador.

Por fim, fique atento ao crescimento da People Analitycs. Muitas empresas migraram para um modelo de pesquisa total ou parcialmente científica. A partir de uma questão central, que pode versar sobre o desempenho humano, ocorre a coleta e análise de dados estatísticos para se chegar às respostas.

Faça o uso adequado da avaliação

É importante utilizar a avaliação para incentivar os funcionários. Eles precisam saber os resultados da medida. Por isso, elabore algumas metas com base no crescimento ideal de cada um, concedendo algum tipo de prêmio para quem superar as expectativas.

Outro ponto importante é investigar as causas dos problemas apresentados. Há situações em que relatórios ruins têm mais a ver com o ambiente, qualidade de vida no trabalho, fit cultural ou liderança do que com a competência dos colaboradores, por exemplo.

Então, não descarte a possibilidade de buscar informações complementares, com o uso da People Analitycs, pesquisas de clima organizacional, avaliação da cultura etc.

Dê feedbacks

É no feedback pós-avaliação que se dá o resultado de todo o procedimento de análise de desempenho. Não é possível buscar melhorias sem ter informações das notas obtidas. Por isso, a empresa precisa dar mais atenção a esse ato e, em sequência, dar andamento ao Plano de Desenvolvimento Individual (PDI).

Uma boa prática é a reunião one on one entre líder e colaborador. Nela, o profissional pode apresentar um plano de ação para gerar as mudanças necessárias e evoluir nos relatórios futuros, cabendo ao líder verificar se a estratégia faz sentido e propor alternativas.

A vantagem dessa abordagem é a aposta no maior comprometimento do profissional. Ao participar da decisão, espera-se que a pessoa reconheça a oportunidade e se dedique para alcançar as metas propostas.

Imagem com dicas sobre avaliação de desempenho

Viu como é importante fazer esse acompanhamento da performance e manter candidatos e colaboradores alinhados e engajados a atingir os objetivos almejados? Sabemos que para a aplicação de uma avaliação de desempenho de sucesso, são necessárias muitas etapas — e diferentes decisões.

Para te ajudar com isso, criamos um kit completo sobre avaliação de desempenho. Nele, reunimos um conjunto de boas práticas e exemplos de sucesso para você se inspirar. Confira!

 

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