Nine Box: como fazer a matriz de avaliação de desempenho

A preocupação em fazer uma gestão de pessoas eficiente é cada vez mais comum. Com a importância do capital humano para os negócios sendo difundida dia após dia, gestores do mundo todo estão preocupados em reter talentos.

Metodologias, técnicas e ferramentas com o objetivo de compor times cada vez mais eficientes e engajados são criadas o tempo todo. Uma delas é o tema deste artigo, a matriz nine box. Prepare-se para descobrir as respostas para as seguintes perguntas.

• O que é a Matriz 9 Box e como ela funciona;
• Por que utilizar o método Nine Box e qual a sua importância;
• Quais as vantagens da matriz de desempenho e potencial;
• O que fazer e não fazer ao aplicar o 9 box?
• Como fazer uma matriz Nine Box?

Ao final deste artigo, você terá as ferramentas necessárias para revolucionar o Recursos Humanos da sua empresa de uma forma muito simples. Confira!

O que é a matriz Nine Box?

De acordo com a gigante McKinsey, a matriz Nine Box —também conhecida como a matriz de desempenho e potencial — surgiu no início dos anos 70. Naquela época, buscava-se o desenvolvimento de uma estrutura que pudesse lidar com as inovações trazidas pelas empresas que surgiam naquele momento. 

A princípio, era uma maneira de revelar a corporação onde era melhor investir o seu dinheiro. Organizações que operavam no esquema matriz filial deixavam de confiar nas projeções de cada unidade, para dar espaço à força que o setor poderia ter no futuro.

Hoje, a matriz Nine Box nada mais é que uma das ferramentas de avaliação de desempenho mais importantes para as empresas que se dedicam a uma atuação estratégica no que diz respeito à gestão de pessoas do negócio. 

De fácil aplicação, ela revela quais os profissionais que necessitam de ações para que possam se desenvolver ou que estejam aptos a alcançar outras posições dentro da empresa — seja em outros setores ou subindo de cargo.

Uma das grandes vantagens desta metodologia é que, além de ela expor o desempenho dos colaboradores de maneira visual, é um procedimento de baixíssimo custo.

Como ela funciona?

Cada caixa deve contemplar as características identificadas nos colaboradores, relacionadas ao seu desempenho e seu potencial. Ou seja, o foco está na performance e no comportamento do trabalhador.

Fonte: softwareavaliacao 

Geralmente, esses padrões são analisados diariamente pelos gestores, ainda que de forma não oficial. Mesmo que a sua empresa não tenha uma política de avaliação por meio de indicadores de desempenho, certamente os líderes saberão responder com bastante facilidade qualquer pergunta sobre a produtividade e habilidades individuais dos seus liderados.

O que deve acontecer para que a matriz possa funcionar é tornar esse acompanhamento oficial, definindo com clareza o que deve ser avaliado para que possa ser aplicado na estrutura.

Essa estrutura é composta por linhas e colunas, que representam:

• O potencial, no eixo vertical;
• O desempenho, no eixo horizontal.

A partir daí, o cruzamento de linhas e colunas revelam quais as reais competências de cada colaborador. E como o próprio nome sugere, são nove possíveis configurações para se enquadrar.

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Por que utilizar o método Nine Box? 

Por permitir uma análise completa das competências de um colaborador, a nine box sugere às empresas, de forma bastante segura, qual o destino que cada profissional pode ter dentro de uma organização.

Isso pode ser explicado de maneira muito prática, como neste exemplo:

Indivíduos identificados como trabalhadores de alto potencial podem estar mais preparados para assumir novas posições dentro da empresa.

Partindo do princípio onde uma cultura organizacional que valoriza as competências e resultados promovidos pelo seu capital humano é a base para uma equipe mais produtiva, a tendência é que a empresa amplie seus resultados.

Enquanto os resultados da nine box aparecem, esses profissionais podem ser preparados para os novos cargos por meio de programas de capacitação. O que também se reflete de maneira positiva na retenção de talentos.

Por outro lado, indivíduos classificados nos box da matriz pelo baixo potencial e desempenho também podem ser realocados para funções mais adequadas ao seu perfil ou, em último caso, demitidos. 

Qual a sua importância?

O mercado de trabalho evolui de diversas formas, incluindo na competitividade em relação aos indivíduos disponíveis para a contratação.

Sabendo que o capital humano de uma empresa é um dos principais motores para o sucesso e que permite que uma empresa alcance essa evolução, é preciso garantir a atração e retenção dos grandes talentos.

Da parte dos profissionais, o investimento em formação está cada vez mais intenso. Mesmo assim, encontrar mão de obra qualificada e com um perfil que esteja de acordo com as demandas da empresa é um desafio.

Por isso, contar com uma metodologia que contribui para que os bons colaboradores permaneçam no negócio de maneira produtiva e engajada é fundamental.

Quais as vantagens da Matriz Nine Box?

Até agora, você aprendeu o conceito desse método e como ela pode ser aplicada. Possivelmente, já deve ter reconhecido alguns benefícios durante a leitura.

Mesmo assim, trouxemos algumas vantagens para que a sua importância fique ainda mais nítida. Confira.

1. Direcionamento

A nine box permite que o desempenho dos colaboradores possa ser orquestrado, já que os seus resultados podem ser utilizados como um feedback para garantir melhorias.

Os resultados dos quadrantes deixam bem claro o que a empresa espera de cada um, seus pontos fortes e fracos. Ou seja, os profissionais têm a oportunidade de entenderem perfeitamente o que a empresa espera deles.

Esse benefício é uma via de mão dupla. Enquanto a empresa ganha com um capital humano mais comprometido, os próprios colaboradores têm a chance de desenvolver melhor as suas competências e habilidades.

2. Análise bem fundamentada

Como a matriz nine box pode ser integrada a outras ferramentas, seus resultados são muito mais seguros e próximos da realidade.

Com isso, a empresa pode ficar tranquila quanto aos processos de tomada de decisão. O método diminui consideravelmente as chances de errar.

3. Retenção de talentos e motivação

A adoção da ferramenta faz com que as aplicações das políticas de incentivo sejam muito mais justas. Além disso, contribui para que possam ser utilizados diversos níveis de premiação, de acordo com o posicionamento de cada colaborador dentro da matriz.

O resultado não poderia ser outro: a retenção de talentos. O profissional não só sente que o seu trabalho é reconhecido, como visualiza exatamente os motivos de ter garantido cada conquista.

Mais do que isso, nas próximas oportunidades, pode se esforçar para alcançar patamares cada vez maiores. Portanto, seja criativo na hora de definir quais incentivos serão oferecidos. 

4. Qualificação de equipes de forma constante

Já falamos sobre isso até aqui, mas vale a pena reafirmar esse grande benefício da nine box: a capacidade de facilitar a gestão de recursos humanos, no que diz respeito a atuação do indivíduo dentro de um plano de ação moldado pela empresa.

O resultado do cruzamento dos dados permite o desenvolvimento dos pontos fracos dos colaboradores. Uma vez que a empresa sabe onde eles estão, fica mais fácil trabalhar essas questões.

Isso sem contar na capacidade de mensurar os destaques e permitir que essas qualidades sejam tonificadas no decorrer da rotina corporativa. Um programa de capacitação continuado não só mantém as equipes qualificadas, como contribui para elevar o seu desempenho.

O que fazer e não fazer ao aplicar a Matriz Nine Box?

Nossa missão aqui é facilitar o seu trabalho, aplicando as ferramentas certas para trazer mais qualidade aos produtos e serviços prestados.

Por isso, preparamos uma lista rápida sobre o que fazer e não fazer ao aplicar a matriz nine box. Vamos começar com o que fazer:

• Buscar e incluir todos os dados já registrados — quanto mais anos tiver os arquivos sobre o desempenho dos colaboradores, melhor;
• Adotar diversas fontes de informação;
• Estabelecer a matriz como parte rotina de gestores, líderes e outros profissionais envolvidos com a gestão em pessoas.

Respeitando esses três passos básicos, você certamente estará no caminho certo para que as respostas fornecidas pela matriz sejam mais adequadas à realidade.

Veja agora o que evitar para que a aplicação seja um sucesso.

• Tenha atenção com os resultados: eles jamais devem ser interpretados ou compartilhados sem que haja uma reunião antes;
• Ouça o que os líderes de cada colaborador têm a dizer a respeito da posição ocupada na matriz e avalie se deve haver alguma mudança;
• Jamais rotule um colaborador considerando sua opinião — isso é tão importante que será reforçado pelo menos mais uma vez ao longo do artigo.

Prontinho! Sabemos que nada no mundo corporativo tem uma fórmula mágica para dar certo, mas essas informações são extremamente valiosas para a hora que você finalmente for estruturar a matriz e começar a sua aplicação na empresa.

Como fazer uma matriz Nine Box?

Achou a metodologia interessante? Finalmente chegou a hora de aprender como ela pode ser aplicada na empresa. Confira o nosso passo a passo!

1. Crie a matriz Nine Box na empresa

A matriz nine box pode ser criada por meio de um software específico ou em uma planilha comum no computador. Seja qual for o canal escolhido, a técnica obrigatoriamente deve ser estruturada em três linhas e três colunas, onde:

• as linhas devem ser nomeadas de cima para baixo da seguinte forma: A — alto, M — médio, B — baixo;
• as colunas, da esquerda para a direita, devem trazer: 1 — abaixo do esperado, 2 — esperado, 3 — acima do esperado.

Essas configurações dizem respeito ao potencial do colaborador, expressa nas linhas, e o desempenho categorizado pelas colunas.

O objetivo é que no final, a estrutura seja composta por nove quadrados, em que os que estão localizados ao lado superior direito expressam o mais alto potencial e desempenho e os situados na parte inferior esquerda representam potencial e desempenho baixos.

2. Faça a relação entre linhas e colunas

Os quadrados devem ser preenchidos com o nome dos colaboradores, de acordo com o perfil de cada um. Para que isso seja possível, é preciso aplicar as seguintes legendas ao relacionar linhas e colunas:

• A1: alto potencial e baixo desempenho (profissional enigma);
• A2: alto potencial e desempenho esperado (forte desempenho);
• A3: alto potencial e desempenho acima do esperado (alto potencial);
• M1: potencial mediano e baixo desempenho (questionável);
• M2: potencial e desempenho em nível mediano (mantenedor);
• M3: potencial mediano e desempenho acima do esperado (forte desempenho);
• B1: potencial baixo e desempenho abaixo do esperado (insuficiente);
• B2: baixo potencial mas atinge o desempenho esperado (eficaz);
• B3: baixo potencial e desempenho acima do esperado (comprometido).

Atenção à essa etapa: ela pode ser integrada a qualquer sistema eletrônico de avaliação de desempenho, trazendo ainda mais eficiência, agilidade e precisão ao resultado da análise sobre as habilidades e competências de cada profissional.

3. Defina os métodos para avaliação

Pegando carona no tópico anterior, é necessário escolher uma técnica de avaliação para definir os níveis de potencial e desempenho de um profissional. Afinal, o objetivo é avaliar a verdadeira performance de cada indivíduo, e não apenas registrar opiniões pessoais.

Caso a sua empresa ainda não tenha essas informações registradas com o departamento de RH, você pode utilizar metodologias como:

• avaliação 360 graus;
• indicadores de desempenho;
• levantamento de metas;
• NPS.

4. Aplique os resultados

Todo método a ser implementado deve ser feito com um objetivo. Não seria diferente com a nine box.

O que sua empresa espera com a sua aplicação? Promover cortes na equipe ou encontrar novos diretores? Seja qual for o intuito, ao seguir os passos anteriores, a matriz vai revelar as escolhas mais adequadas.

No entanto, deixe que seus colaboradores saibam que estão sendo avaliados pela matriz e dê uma chance para que tentem melhorar suas colocações antes de bater o martelo.

Independentemente da área de atuação da sua empresa, a matriz nine box é uma metodologia que pode — e deve — fazer parte das estratégias que visam estimular a produtividade e o engajamento dos colaboradores, bem como a retenção de talentos.

A metodologia contribui para aprimorar ainda mais a gestão de pessoas de uma empresa. Aproveite para conferir nosso guia completo sobre o assunto.