Como montar um processo interno de escolha de um software de recrutamento e seleção

A competição para contratar os melhores talentos do mercado está cada dia mais acirrada. Por isso, os profissionais de RH precisam estar sempre antenados nas tendências do setor e as empresas precisam buscar a ajuda de tecnologia de ponta. 

Ter um software de recrutamento e seleção - ou ATS - é um bom exemplo de tecnologia aliada na hora de recrutar talentos.

Neste artigo, você vai encontrar o passo a passo para montar um processo de escolha de um ATS, com dicas especiais e reais de alguns dos nossos clientes para ajudar na estratégia da sua empresa. Confira!

Observação: deixamos uma dica bônus no final do texto, com uma dica avançada e perfeita para suportar o processo de escolha da sua empresa! Continue lendo para descobrir.

O que é um ATS?

O ATS ou software de recrutamento e seleção é uma ferramenta que auxilia times de RH a recrutar talentos de forma mais rápida, assertiva e automatizada. 

Com um software de recrutamento e seleção é possível abrir programas de contratação em larga escala, atrair candidatos, aplicar testes e realizar todas as etapas de um processo seletivo em uma única plataforma.

Passo a passo para escolher o software de recrutamento e seleção da sua empresa

Antes de contratar qualquer produto ou serviço, empresas precisam pesquisar bem para entender qual solução se encaixa melhor em seus processos. Para escolher um ATS não é diferente, por isso, pesquisamos e reunimos um passo a passo para te ajudar a escolher o melhor para sua empresa. 

1. Mapeie o processo de recrutamento e seleção da sua empresa

Como funciona o processo de R&S atualmente na sua empresa? É importante levantar cada etapa, como por exemplo:

• Requisição de vagas;
• Atração de talentos;
• Ideação de vagas;
• Descrição das vagas;
• Onde são anunciadas;
• Quais os testes são exigidos;
• Quantas entrevistas são necessárias;
• Até chegar na admissão.

E não se esqueça de levantar os indicadores de cada etapa, para entender o engajamento dos candidatos, tempo de contratação e assim conseguir identificar em quais pontos um ATS pode ajudar mais o seu RH.

2. Identifique os gargalos

Depois de levantar o funcionamento do processo de recrutamento e seleção, é hora de identificar onde estão os gargalos. Para isso, faça perguntas como:

• Quais são as principais dores desse processo tanto para o RH, quanto para os candidatos?
• Quais métricas estão ruins? 
• Os recrutadores estão conseguindo trazer os talentos certos?
• O tempo de fechamento das vagas está ideal?

Case de sucesso: Sicredi

Para exemplificar, trouxemos o case de um dos nossos clientes, a Sicredi. Eles já utilizavam um software de recrutamento e seleção, porém, a plataforma não conseguia suprir as necessidades dos processos da empresa. 

Então, o time de RH resolveu fazer uma atividade de ideação colaborativa com os  gestores e stakeholders da área em todo o Brasil, através do qual levantaram as principais dores do processo de R&S e o que um novo ATS precisaria para suprir essas necessidades.

A partir desse levantamento, o time da Sicredi elencou 10 funcionalidades básicas que um ATS precisava ter para atender a demanda do processo de recrutamento e seleção da empresa. 

Compararam as opções que o mercado oferecia e escolheram o software da Gupy.

“A ferramenta da Gupy nos traz para outro momento de RH, a gente consegue ser mais assertivo nos processos seletivos, a gente melhora a experiência de todos os nossos usuários.”. Ressalta Maurício Folli, coordenador de Gestão de Pessoas na Sicredi.

3. Defina as necessidades da sua organização

Depois de realizar o mapeamento do seu processo de R&S e identificar quais os problemas precisam ser resolvidos, é hora definir quais requisitos um ATS precisa ter para atender a sua empresa.

Entenda se ele vai te ajudar a:

• Reduzir o tempo de fechamento das vagas;
• Aumentar o NPS do processo seletivo;
• Diminuir o turnover de novas contratações;
• Aumentar o engajamento de gestores no processo seletivo;
• Criar um cultura data driven, com análise de dados do recrutamento;
• Diminuir o custo de aquisição de novos colaboradores.

A partir disso, já é possível realizar o próximo passo de pesquisar os softwares disponíveis no mercado.

4. Pesquise e estude as soluções do mercado

Como citamos acima, chegou a hora de pesquisar quais os softwares já existem no mercado,para entender qual deles é capaz de suprir as necessidades da sua empresa. 

Atente-se aos benefícios e funcionalidades que cada ATS oferece, quais os diferenciais que o produto pode trazer para o seu trabalho do dia a dia. Além disso, busque referências, veja o que os clientes estão falando sobre a solução.

Certifique-se que a implementação acontecerá dentro do prazo que sua empresa precisa, observe se a interface oferece uma boa experiência. O pós-vendas é um dos grandes diferenciais de uma empresa, por isso, não deixe de se atentar à qualidade do suporte e atendimento oferecido.

5. Elenque as melhores soluções 

Depois de realizar a pesquisa, é preciso elencar as melhores soluções levando em consideração:

• Preço;
• Diferenciais;
• Usabilidade;
• Tempo de implementação;
• Suporte oferecido;
• Funcionalidades.

Após selecionar as melhores soluções, é hora de decidir qual ATS atende as necessidades da sua empresa, envolva o time de RH e outras pessoas que podem influenciar na decisão de compra, como gestores que também poderão utilizar a plataforma. 

Bônus: Design Thinking para ajudar na escolha do ATS

Algumas empresas utilizam a metodologia do Design Thinking na hora de escolher as melhores soluções para as dores do dia a dia. Essa técnica também pode ser utilizada em vários processos do RH, inclusive, na hora da escolha de um ATS.

O que é Design Thinking?

O Design Thinking é um processo criativo realizado com a colaboração de diversas pessoas e tem como objetivo encontrar novas soluções para um problema existente.

E o método é composto por 5 fases, como mostra a imagem abaixo:

Fonte: Redspark

Um dos nossos clientes, a Vivo, utilizou esse método na hora de escolher o melhor ATS para atender as necessidades da sua equipe - e é um pouco mais desse processo que você pode conferir no vídeo abaixo.

Fizemos um workshop para ajudar a aplicar o Design Thinking no RH. Inscreva-se aqui para aprender mais sobre a metodologia e como aplicá-la na sua equipe.

Escolher certo na hora de contratar um software para sua empresa é essencial para escalar os processos de forma assertiva e rápida. Por isso, é importante ficar atento a cada passo que descrevemos ao longo deste artigo. 

E se você quiser conhecer mais sobre as soluções do ATS da Gupy, basta clicar no banner abaixo para tirar dúvidas com a nossa equipe.