Ferramentas de RH e DP: as melhores para alavancar suas estratégias

Ter um RH e um DP digitalizados é sinônimo de avanço e adequação a um novo formato de recrutamento, capacitação e avaliação dos profissionais utilizando ferramentas de RH e DP com automação para dinamizar os processos e torná-los ainda mais eficientes e estratégicos.

Eis a era tecnológica, que invadiu o mundo, trouxe inovação e melhorias cada vez mais significativas para um departamento que se reinventou ao longo do ano — sobretudo, em função das novas formas de trabalho da atualidade.

Assim, neste artigo você vai entender melhor a relevância de ter setores de RH e DP digitalizados para ajudar os gestores da área em seus desafios e jornada. Veja, também, dicas de ferramentas de RH e DP para otimizar a rotina e deixar os setores ainda mais estratégicos.

Por que usar ferramentas de RH e DP?

Toda ferramenta desenvolvida tem o objetivo de otimizar os processos e aumentar a eficiência através da automatização de processos — o trabalho manual que dá lugar às atividades realizadas por um sistema ou aplicativo.

Em um cenário onde temos etapas, processos, relatórios, formulários, procedimentos e políticas, o RH (um departamento com grande volume de informação) está entre os que mais necessitam de ferramentas que possibilitem organizar as atividades.

Considerando que na área de gente e gestão existem subsistemas, e que cada um deles tem uma atribuição diferente, nem todos exigirão uma ferramenta tecnológica propriamente dita. As soluções para auxiliar os processos de RH e DP se baseiam, também, em métodos e aplicações que podem dar muito certo. É o que vamos ver a seguir. 

Lista das melhores ferramentas de RH e DP

As responsabilidades do departamento de RH são complexas, pelo fato de concentrar os principais aspectos que dizem respeito à gestão da empresa e como ela se relaciona com os funcionários para alcançar melhores resultados.

O papel do RH é de ser intermediador entre os gestores de área, as pessoas colaboradoras ou candidatos às vagas em aberto e suas funções estratégicas, amenizando conflitos, promovendo o bom relacionamento e identificando os perfis adequados às funções de cargos.

Nesse caso, as ferramentas de RH exercem influência positiva em seus subsistemas e dão suporte aos processos que contemplam os Recursos Humanos. 

Veja agora as soluções aplicáveis ao RH e as ferramentas que podem ser utilizadas para ajudar a empresa a alcançar os resultados desejados!

Ferramentas de recrutamento e seleção

O desafio da seleção está em encontrar os perfis ideais para ocupar as posições disponíveis na empresa. É preciso cruzar as informações e identificar competências e habilidades que sejam compatíveis com as exigidas em algumas vagas.

Assim, é fundamental contar com ferramentas que auxiliem nesse processo. 

1. Solução de Recrutamento e seleção da Gupy 

Um ATS – Applicant Tracking System ou Sistema de Rastreamento de Candidatos, como é o caso da Gupy – não é apenas um software de recrutamento e seleção, mas um sistema que auxilia todos os processos e disponibiliza as funcionalidades mais importantes para um RH.

Suas aplicações contemplam todas as etapas do processo seletivo — atração de candidatos, recrutamento, avaliação e seleção.

2. Plataformas de RH com chatbot para tirar dúvidas de candidatos

Um chatbot é um programa que executa tarefas simples, entre elas a resposta automática de mensagens. Para o mercado de RH, especialmente no recrutamento, existem diversas plataformas que utilizam chatbots para automatizar e aprimorar a comunicação com candidatos, tirando dúvidas e agilizando processos .

Veja algumas plataformas: 

Pandapé : Plataforma de recrutamento e seleção que utiliza inteligência artificial. Oferece um chatbot que interage com os candidatos nas etapas iniciais, tirando dúvidas, fazendo a pré-seleção e agendando entrevistas, o que melhora a experiência e a comunicação.

Bizneo HR : Possui um chatbot focado em recrutamento e seleção de talentos. Ele ajuda a responder perguntas frequentes dos candidatos, otimizando o processo para a equipe de RH.

RecruBot (Recrutei) : Sistema que permite a candidatura via WhatsApp de forma facilitada. O chatbot guia o candidato pelo processo, coletando informações como e-mail e currículo, e valida dados, garantindo que o perfil esteja completo. O recrutador pode filtrar a origem dos candidatos que vieram pelo chatbot.

Paradox (Olivia) : Conhecida por sua assistente de recrutamento com IA, a Olivia. Ela automatiza diversas tarefas do recrutamento, como triagem de candidatos, agendamento de entrevistas e respostas a perguntas dos candidatos, o que reduz o tempo de contratação.

Humanly : Ferramenta de automação de recrutamento que usa IA para otimizar interações repetitivas em várias etapas do processo de contratação. Isso inclui triagem, agendamento e checagem de referências, com foco em alto volume de contratações.

Zoho Recruit : Plataforma que inclui um assistente de recrutamento com IA, projetado para ajudar os recrutadores a automatizar o processo, incluindo a interação com os candidatos.

Gupy: Utiliza agentes de IA para automatizar e escalar a comunicação com candidatos, especialmente nas etapas iniciais do recrutamento. A plataforma permite interações automatizadas — inclusive via WhatsApp — para condução da candidatura, aplicação de perguntas pré-entrevistas. Os agentes de IA da Gupy agilizam respostas dentro do fluxo do processo seletivo e reduzem o trabalho operacional do time de RH.

Vantagens do uso de chatbots para candidatos

Melhora a experiência da pessoa candidata: O chatbot oferece respostas imediatas 24/7, garantindo que os candidatos não fiquem sem resposta, mesmo fora do horário comercial.

Otimiza o processo : Automatiza tarefas repetitivas e demoradas, como a triagem de currículos e o agendamento de entrevistas, liberando a equipe de RH para focar em atividades mais estratégicas.

Aumenta o engajamento: A comunicação constante e ágil mantém os candidatos engajados durante o processo seletivo.

Reduz o tempo de resposta: Plataformas como a da Unilever mostraram que o tempo de resposta inicial pode ser reduzido significativamente com o uso de chatbots.

3. Gamificação

A gamificação tem o poder de fornecer eficiências significativas no  processo de recrutamento como uma ferramenta de atração e engajamento. Também ajuda a identificar rapidamente as pessoas com as habilidades corretas para uma função específica.

Além disso, pode ser usada para melhor conectar, comunicar e criar relacionamentos com candidatos no banco de talentos.

Ferramentas de Admissão e Onboarding

4. Solução de Admissão da Gupy

A solução de admissão digital da Gupy é uma ferramenta completa para quem deseja ter um setor de Departamento Pessoal mais tecnológico e mais ágil.

Com uma tecnologia exclusiva de validação de documentos, a solução é uma ferramenta que também auxilia na redução de impacto ambiental da sua empresa.

Afinal, a pessoa pré-colaboradora envia todos os documentos para sua empresa por meios digitais (seja o computador ou o celular), e você elimina as pilhas de papel acumuladas no setor.

A solução da Gupy é ideal para empresas que precisam ter um processo de contratação melhor e mais rápido.

5. Solução de treinamento da Gupy

O processo de onboarding de novas pessoas colaboradoras pode ser facilitado a partir de técnicas de aprendizagem organizacional e gamificação.

Em resumo, é possível facilitar os primeiros dias dos colaboradores na companhia através de treinamentos, cursos e quizzes que serão a ponte de aprendizado sobre a empresa.

A solução de treinamento da Gupy é uma plataforma de educação corporativa que pode ser utilizada neste momento. Além de conversar bem com o onboarding de novas pessoas colaboradoras, esta ferramenta de RH auxilia no desenvolvimento profissional e pode ser aproveitada em diversos outros treinamentos e alinhamentos estratégicos da empresa.

Ferramentas práticas para o DP

6. Controle de ponto online

O controle de ponto é uma das principais atividades do Departamento Pessoal. É através dele que o DP pode calcular as horas trabalhadas por cada pessoa colaboradora para definir salários, horas extras e horas faltantes em um mês e ajustar as folhas de pagamento.

Atualmente, existem softwares de controle de ponto que funcionam de forma digital e remota. Ao utilizar um controle de ponto online, a empresa automatiza diversos processos, inclusive o fechamento de ponto mensal. 

7. Folha de pagamento

Os softwares de folha de pagamento não poderiam deixar de contar nessa lista. São ferramentas que auxiliam o Departamento Pessoal e o setor financeiro da empresa, pois automatizam boa parte do processo de criação da folha de pagamento, bem como de envio de dados para o eSocial (que iremos explicar mais à frente nesse mesmo artigo).

Um bom software de folha de pagamento é uma ferramenta de DP que dá autonomia para o setor realizar somente uma revisão da documentação criada e, assim, focar em atividades estratégicas.

8. eSocial

Outra ferramenta essencial para o dia a dia de trabalho no Departamento Pessoal é o eSocial. Essa plataforma é um sistema em que as empresas enviam seus registros de caráter trabalhista, fiscal e previdenciária diretamente para o Governo Federal.

Para que os processos do DP estejam sempre em dia e de acordo com a legislação, o uso do eSocial é mandatório.

9. Gestão de benefícios

Para além do salário fixo, as companhias costumam oferecer diversos outros benefícios para as pessoas colaboradoras: Vale Transporte, Vale Alimentação, Vale Refeição, Auxílio Locomoção, entre outros. 

Sendo assim, outra atividade essencial do DP é a gestão de benefícios. Contar com uma plataforma digital pode auxiliar o setor a estruturar e organizar os benefícios de forma prática e efetiva no dia a dia. 

Ferramentas de gestão de RH e DP

A memória humana é treinada para reter informações e lembrar das principais tarefas do dia a dia. Acontece que, em empresas, o grande volume de dados, compromissos e atividades pode sobrecarregar e interferir na conclusão do planejamento.

Para ajudar a otimizar a rotina e garantir o cumprimento da agenda, veja algumas ferramentas que permitem gerir tarefas com maior eficiência e agilidade.

10. Trello

Se você tem muitas atividades que exigem gerenciamento e acompanhamento, o Trello é a ferramenta ideal, pois, ele permite a criação de um projeto e todas as etapas que envolvem o seu planejamento — quem, quando, como, porquê e quanto custará à empresa.

11. Asana

Sem a necessidade de utilização de um e-mail, o Asana é um software que permite produzir um novo projeto e gerenciar suas atividades. Cada etapa pode ser inserida nas configurações do projeto e ser acompanhada de perto por seus responsáveis.

São infinitas as possibilidades de utilização das ferramentas de gestão de tarefas para facilitar o trabalho do departamento de RH, valendo para auxiliar os processos de recrutamento, admissão e demissão de funcionários, bem como treinamentos.

12. Solução de Performance da Gupy

A solução de Performance da Gupy é uma plataforma voltada para gestão de desempenho e desenvolvimento de talentos de forma ágil e orientada por dados.

Ela permite às empresas criar avaliações personalizadas, centralizar e analisar dados de desempenho em um único lugar, e estimular o desenvolvimento contínuo das pessoas com feedback contínuo, planos de desenvolvimento individual (PDIs) e diálogos estruturados entre líderes e liderados.

A ferramenta também utiliza Agentes de IA para acelerar a análise dos resultados e gerar devolutivas mais assertivas, ajudando a tomar decisões mais estratégicas e alinhadas aos objetivos da organização.

13. Solução de Engajamento da Gupy

A solução de Engajamento da Gupy é uma plataforma voltada para ajudar empresas a ouvir, analisar e agir sobre o engajamento dos seus colaboradores com inteligência e dados.

Ela combina pesquisas flexíveis (como pulse surveys, jornadas do colaborador e pesquisas personalizadas) com suporte de Agentes de IA para acelerar análises, identificar riscos de turnover voluntário, gerar diagnósticos e destacar áreas críticas, além de oferecer recomendações de especialistas para planos de ação mais eficazes.

Tudo isso é gerenciado por meio de dashboards intuitivos que permitem transformar insights em ações direcionadas para melhorar o clima organizacional e a retenção de talentos. 

Ferramentas de planejamento estratégico de RH e DP

Para acompanhar a estratégia da empresa, considerando objetivos e metas, o RH também precisa se organizar e planejar. Portanto, para tornar o setor menos reativo e mais proativo, ações e ferramentas devem ser utilizadas. Essa é a maneira ideal de direcionar os esforços para resultados concretos e coerentes.

14. Orçamento de RH

Para ser eficiente no planejamento, você não pode esquecer a parte de orçamento. Para alcançar seus objetivos, você terá que contratar pessoas, ferramentas ou implementar novos processos? Tudo isso você pode planejar na ferramenta de Orçamento de RH, e organizar as finanças da área de forma estratégica.

15. Notion

Padronização de processos é um dos grandes desafios dos setores de DP e RH. Para te ajudar nisso, você pode contar com o Notion — uma ferramenta para documentação corporativa por meio de bloco de notas e conteúdo em vídeo.

Ali, sua equipe pode compartilhar boas práticas e playbooks de atuação para cada processo, o que ajudará na padronização até das tarefas mais complexas. Todos esses itens vão auxiliar no planejamento e deixá-lo mais robusto e estratégico.

Ferramentas de armazenamento de dados em nuvens

Em um passado recente, as informações eram armazenadas nos computadores e equipamentos instalados dentro da empresa. Somente em situações muito específicas, os profissionais tinham autorização para extrair informações para algum dispositivo e utilizar em ambiente externo.

Com o tempo e o advento da tecnologia, surgiram novas ferramentas que possibilitam o acesso a informações importantes, de qualquer lugar que disponha de internet. Assim, um processo seletivo, por exemplo, não precisa mais ser, exclusivamente, realizado dentro da empresa.

Estamos falando das soluções em nuvem, que permitem o armazenamento dos dados em uma base virtual, sem a necessidade e limitação de um ambiente físico. Assim, a nuvem acaba guardando as informações na internet, de modo seguro e com acesso online. 

16. Google Drive

A gigante Google sempre pensou em oferecer soluções práticas a seus usuários. Sempre à frente do seu tempo, desenvolveu o Google Drive, para disponibilizar um serviço de armazenamento em nuvem com sincronização de todos os arquivos.

Dessa maneira, fica fácil a edição de documentos e criação de apresentações e planilhas, que podem ser editados em tempo real e compartilhados entre usuários.

17. OneDrive

A Microsoft não ficou para trás e desenvolveu o sistema em nuvem OneDrive que armazena e hospeda arquivos diversos, por meio de uma conta.

É possível configurar a conta para que os arquivos sejam públicos (com acesso irrestrito), somente para amigos ou usuários definidos (algumas pessoas que terão acesso a uma determinada pasta ou arquivo).

18. Dropbox

A Dropbox é mais uma que apostou no formato de armazenamento em nuvem e oferece aos usuários opções seguras para guardar arquivos e documentos, que podem ser compartilhados conforme definição de acesso.

Com essas ferramentas, a equipe de RH  consegue realizar o mesmo processo de recrutamento e seleção em mais de uma unidade da empresa, mantendo a padronização dos documentos, ainda que seja necessária alguma alteração ou adequação de última hora.

Ferramentas para otimização e desenvolvimento profissional

19. Linkedin

Um profissional inovador que trabalha com Departamento Pessoal precisa ficar por dentro das principais tendências do setor.

O Linkedin é uma rede social profissional que pode te conectar ao que há de novo no mercado, e, ao mesmo tempo, pode te aproximar de outras pessoas com desafios parecidos com o seu.

O primeiro passo para fazer sucesso no Linkedin é preencher o seu perfil com todas as suas experiências de trabalho e seu histórico acadêmico. Vale também postar regularmente seus insights na plataforma convidando suas conexões a interagirem com as postagem.

As ferramentas de RH são essenciais e trazem velocidade, autonomia e gestão, permitindo um departamento estratégico, com condições de atender os prazos demandados pela empresa para mantê-la, cada vez mais competitiva.

A Gupy oferece diversas ferramentas de gestão com soluções tecnológicas para facilitar a vida do seu time de RH e DP. Clique na imagem abaixo e solicita uma demonstração gratuita agora mesmo!