Como fazer um orçamento de RH: 4 passos, dicas e ferramentas

O último trimestre do ano, além de trazer a preocupação de atingimento das metas traçadas, é também o momento de iniciar o planejamento para o seu próximo ano, definindo o orçamento de RH.

Afinal, o planejamento orçamentário é um ponto bastante estratégico para qualquer setor. Portanto, o objetivo deste artigo é explicar como fazer um orçamento de RH e trazer dicas que apoiem equipes e gestores a estruturarem as possibilidades neste momento.

Hoje, você vai entender:

• O que é e qual a importância do orçamento no RH;
• Como criar um orçamento de Recursos Humanos em X passos;
• Como devemos preparar um planejamento estrutural para o orçamento do ano;
• Entender quais dados devem ser levantados para otimizar os custos da área;
• Quais são os indicadores indispensáveis para seu processo de RH.

O que é orçamento de RH e por que é importante

Orçamento para o RH é o planejamento de gastos, despesas e investimentos que o setor terá nos próximos meses com o intuito de criar uma mapa, em números, do direcionamento do estratégico para os próximos meses. O objetivo de um orçamento é não deixar o setor às cegas, desenvolvendo uma visão a longo prazo do progresso do setor e auxiliando nas tomadas de decisão.

Por que dessa forma, ao planejar os números de gastos, investimentos e despesas futuras, fica mais simples definir em qual mês deve-se investir em uma ferramenta nova ou contratar novos colaboradores, por exemplo. Essa também é uma boa maneira de entender se o setor vem utilizando os recursos financeiros da melhor forma possível.

Como fazer um orçamento de RH em 4 passos

Existem algumas formas de se executar um planejamento, umas mais complexas que as outras, mas o objetivo é o mesmo: dar direcionamento ao setor. Portanto, antes de colocar os números no papel, é preciso pensar no objetivo que o RH busca alcançar. 

1. Defina um objetivo

Você pode considerar a estratégia da empresa para definir o objetivo do RH, assim o setor atuará ativamente nos resultados da empresa. Mas, utilizando de um exemplo, imagine que o objetivo estratégico da empresa é aumentar, em 12 meses, a geração de MRR em mais de 50%.

Sabendo desse objetivo, você pode pensar em como o RH pode trabalhar para auxiliar no seu alcance. Considerando o exemplo anterior, provavelmente a empresa terá que aumentar o quadro de funcionários para alcançar seu objetivo estratégico. Dessa forma, o objetivo do RH pode ser aumentar quadro de funcionários em 15% até o fim do ano sem perder eficiência e produtividade, e mantendo-se dentro do orçamento.

E, com esse objetivo do RH definido, você pode planejar a contratação de um software de recrutamento e seleção para ajudar na construção de um processo eficiente e menos trabalhoso para o RH. E, claro, também considerar esse novo investimento no seu orçamento.

2. Elenque as despesas atuais do setor

Agora que você possui o seu objetivo definido e sabe o que precisa ser feito, já pode começar a listar as despesas, gastos e investimentos atuais do setor. Liste todos os números e separe em categorias, isso facilitará a classificação dentro do planejamento orçamentário. Alguns desses números são:

• Salários
• Encargos trabalhistas
• Benefícios
• Treinamentos
• Software de recrutamento e seleção
• Ferramenta de admissão online

3. Planeje as despesas, gastos e investimentos futuros

E, pensando no futuro, você agora precisa planejar, considerando os números atuais, o orçamento para os próximos meses. Novamente, é preciso considerar o objetivo do RH e quais ações que o setor executará durante o ano que precisarão de novos investimentos em ferramentas ou contratações, por exemplo.

E, a partir desse planejamento, você poderá acompanhar a execução, mês a mês, do orçamento realizado pelo RH em relação ao planejado. 

• Novas contratações
• Desligamentos
• Promoções
• Treinamentos
• Investimento em novas ferramentas

4. Acompanhe o planejado versus realizado

Nas etapas anteriores, para entender o panorama do setor, você listou todos os números atuais; e para planejar o futuro, você projetou o orçamento para os próximos meses. Até aqui, você já conseguiu montar o seu orçamento, mas ainda falta uma etapa importante: o acompanhamento. Porque, no fim, planejamento nada adianta se não for seguido.

Então, em uma planilha, monte duas colunas com o realizado x planejado. Assim, você poderá ver quanto do planejado foi, de fato, executado. E caso algo saia dos trilhos (como gastos inesperados, como demissões), é mais simples tomar uma decisão rápida para voltar ao orçado e, caso necessário, replanejar.

Para ajudar você em todo esse processo, confira a seguir nosso kit de orçamento de RH. No kit você encontrará uma planilha de orçamento, checklist e outros materiais para construir um bom orçamento de RH.

4 dicas de como fazer um orçamento de RH certeiro

1. Olhando para o cenário atual: qual o primeiro passo?

Ainda hoje, é muito comum o RH se distanciar dos interesses estratégicos por estar muito focado nas demandas do dia-a-dia.

Se, por exemplo, fizer parte dos planos da empresa um projeto de expansão, o RH será diretamente afetado por essa estratégia, tendo que gerir o aumento no número de contratações de novas pessoas.

Assim, a primeira dica é: conheça os desafios estratégicos da empresa. Ter os dados da área “na ponta da língua” e ter visibilidade das metas macro da empresa faz com que o RH consiga compartilhar da mesma visão estratégica.

Consequentemente, você consegue ganhar espaço no orçamento do RH, porque contribui para um planejamento mais assertivo, sendo uma forma de evitar eventuais recálculos ou ajustes da provisão de custos no decorrer do período.

Saber o que deverá ser priorizado a médio prazo não é uma tarefa simples, principalmente se você considerar a previsão de custos fixos e variáveis dentro do departamento e tudo o que vai acontecer no próximo ano para mensurar quanto isso custará.

Alguns exemplos para você entender melhor:

• Quanto tempo sua equipe de Recrutamento e Seleção leva para fechar uma vaga, supondo a abertura de uma nova filial da empresa?
• Sua empresa está decidindo atuar numa nova frente de mercado. Como será essa expansão, em performance, volume de pessoas, ou equipamentos?
• Veja que esses são fatores que afetam diretamente a área de RH. Use-os para entender qual será a agilidade nas contratações, gastos com folha de pagamento, cotação de fornecedores, etc.

2. Busque informações para um orçamento colaborativo

Outra dica é estruturar um orçamento colaborativo com a sua área e outras áreas que possam ter correlação com o RH.

Tente sair da rotina e refletir sobre o processo. Criar uma lista de iniciativas pode ajudar a ter um orçamento mais detalhado, isso sem nunca esquecer de traçá-las baseando-se nos objetivos macro da empresa.

Saber, por exemplo, se o foco será crescer em pessoas ou performance te dará perspectivas se a prioridade do investimento será em Recrutamento e Seleção ou treinamento.

3. Tome decisões baseadas em dados

Procure buscar dados para identificar quais são os principais pontos a melhorar no processo de RH. Por exemplo, onde sua equipe mostra um ponto em que poderia ter uma melhoria? Vocês possuem metas definidas e fáceis de serem acompanhadas?

Caso não tenha, busque estruturar o People Analytics para sua área, colete as informações e compreenda o comportamento dos seus colaboradores. Isso vai ajudar com as variáveis e a aperfeiçoar o seu trabalho com a gestão de pessoas e procedimentos internos.

4. Alguns indicadores básicos para você ter na ponta da língua

• Headcount: Quantos colabores você possui?
• Índice de turnover: Como está a rotatividade entre as equipes?
• Índice de satisfação dos colaboradores: Como está o engajamento da sua equipe?
• Investimento em treinamento: Seus colaboradores são referência em suas áreas?
• Gastos com folha de pagamento: O quão saudável está sua folha?

Bônus: dicas extras para planejar o seu orçamento do RH

Lembre-se, o foco é contribuir com a empresa para alcançar os objetivos macros do próximo ano. Por isso, tenha sempre atenção para eventuais melhorias no seu processo.

Buscar no mercado tecnologias que possam automatizar processos simples, como a gestão da sua folha de pagamento, gestão de benefícios, recrutamento e seleção, são fundamentais para aumentar o desempenho e a produtividade da sua equipe.

Iniciativas internas também podem ser funcionais se consideradas para economia no orçamento. Você também pode levar em conta possíveis reduções, como: materiais de escritórios, copos plásticos, papéis, energia elétrica...

Pode até mesmo padronizar os processo de recrutamento para minimizar as contratações erradas e custos com a rotatividade; pode contribuir significativamente com o melhor aproveitamento do orçamento para que o foco maior possa ser voltado para questões mais estratégicas ao longo do ano.

Por fim…

Planejamento e antecedência são iniciativas fundamentais para um planejamento orçamentário embasado e coerente. Esses são fatores que mostram o quanto a área de RH compartilha de um pilar muito estratégico das decisões de uma empresa.