11 habilidades essenciais do profissional de Departamento Pessoal

Por muitos anos, houve um equívoco popular ao acreditar que as habilidades de um profissional de Departamento Pessoal eram limitadas apenas à gestão de pessoas.

No entanto, a realidade é que suas funções englobam desde a participação ativa nos processos de recrutamento e seleção até a análise de dados comportamentais para mensuração do desempenho das equipes, passando pela gestão de admissões e demissões.

O papel do profissional de Departamento Pessoal evoluiu significativamente, desenvolveu competências diversas que vão além do conhecimento em legislação trabalhista e processamento de folha de pagamento.

Com base neste contexto, preparamos este post para que você conheça mais sobre a profissão do Departamento Pessoal, e quais são as onze habilidades mais importantes para trabalhar no DP.

Continue a leitura do conteúdo para conferir!

O profissional de Departamento Pessoal

Uma pessoa que trabalha na área de Departamento Pessoal possui uma rotina que envolve processos que exigem extremo cuidado com prazos e leis trabalhistas. Estão entre eles:

• Admissão de colaboradores;
• Apuração de ponto;
• Benefícios;
• Folha de pagamento;
• Demissão.

Cargos do setor de Departamento Pessoal 

As estruturas costumam variar a depender da necessidade da empresa, mas os principais cargos são:

Gerente ou Coordenador de Departamento Pessoal 

É a posição de liderança da área, e desempenha um papel fundamental na gestão estratégica da área. Além de supervisionar as atividades externas do departamento, esse profissional é responsável por definir metas e objetivos, elaborar políticas e procedimentos, e garantir a conformidade com as leis trabalhistas e regulamentações vigentes. 

O Gerente ou Coordenador precisa ter um amplo conhecimento das práticas de RH e DP, bem como habilidades de liderança e comunicação para orientar e motivar a equipe. Além disso, é comum que esse cargo exija uma formação acadêmica em Administração ou áreas correlatas, além de experiência prévia na área de Departamento Pessoal.

Analista de Departamento Pessoal 

Profissional que já possui um pouco mais de experiência na área. O Analista de Departamento Pessoal exercendo um papel crucial na execução das atividades relacionadas à folha de pagamento e às rotinas trabalhistas. Esse profissional realiza diversas tarefas, como o cálculo de pagamentos, benefícios e encargos sociais, a emissão de guias de recolhimento de impostos, o controle de ponto dos colaboradores e a elaboração de relatórios gerenciais. 

Além disso, o Analista de Departamento Pessoal é responsável por analisar e interpretar a legislação trabalhista e previdenciária, garantindo o cumprimento das obrigações legais. É essencial que esse profissional tenha um conhecimento aprofundado das normas e procedimentos do setor, bem como habilidades analíticas e atenção aos detalhes para identificar e corrigir possíveis erros ou inconsistências na folha de pagamento.

Assistente de Departamento Pessoal 

O Assistente de Departamento Pessoal trabalha um papel fundamental no suporte operacional e administrativo do setor. Ele é responsável por auxiliar nas rotinas externas, realizando atividades como a organização e arquivamento de documentos, o preenchimento de dados em planilhas e sistemas, o controle de ponto dos funcionários e a elaboração de contratos de trabalho. 

Além disso, esse profissional também pode ser encarregado de fornecer informações básicas relacionadas aos funcionários sobre benefícios, férias, licenças e demais assuntos relacionados às políticas internas da empresa.Ele muitas vezes serve como uma base sólida para o desenvolvimento de uma carreira futura na área de DP.

Quanto ganha um profissional de Departamento Pessoal?

De acordo com o Glassdoor, em junho de 2022, a média salarial nacional do profissional assistente de Departamento Pessoal é de R$2.102. 

Já o analista de Departamento Pessoal tem o salário médio de R$2.890 e o gerente de Departamento Pessoal recebe em média R$5.036 reais. 

O assistente de Departamento Pessoal, como profissional de nível inicial, tende a receber um salário mais baixo, que pode variar dependendo da região e do tamanho da empresa.

Já o analista de Departamento Pessoal, que possui uma experiência maior e assume responsabilidades adicionais, pode receber um salário um pouco mais elevado.

O gerente de Departamento Pessoal, como cargo de liderança e com maior grau de responsabilidade, geralmente é remunerado com um salário mais alto em comparação aos demais cargos.

É importante que esses profissionais estejam atualizados em relação às tendências do mercado de trabalho e busquem constantemente aprimorar suas habilidades e conhecimentos, o que pode contribuir para o crescimento de sua remuneração ao longo da carreira.

É preciso fazer faculdade para trabalhar com o Departamento Pessoal?

Embora a formação acadêmica seja valorizada e possa oferecer uma base sólida de conhecimento para atuar no Departamento Pessoal, não é obrigatoriamente um requisito obrigatório para ingressar nessa área. Muitas empresas consideram a experiência prática e as habilidades adquiridas por meio de cursos profissionalizantes e capacitações relevantes como critérios igualmente importantes na contratação de profissionais para o Departamento Pessoal.

A formação tecnológica em Gestão de Recursos Humanos é frequentemente vista como uma opção adequada, pois abrange temas específicos relacionados à administração de pessoas, legislação trabalhista, contabilidade de folha de pagamento e outras competências relevantes para o cargo. Além disso, uma formação em Administração de Negócios também pode ser considerada adequada, uma vez que proporciona uma compreensão abrangente de diversas áreas empresariais, incluindo recursos humanos.

No entanto, é importante destacar que cada empresa tem suas próprias políticas e critérios de contratação, e algumas podem exigir uma formação acadêmica específica, enquanto outras podem priorizar experiência prática e conhecimentos específicos. Portanto, é essencial pesquisar as exigências e expectativas das empresas em relação ao Departamento Pessoal para entender quais são os requisitos mais comuns e se preparar. Além disso, buscar aprimoramento constante, por meio de cursos, certificações e participação em eventos da área, também pode ser uma forma eficaz de se destacar e expandir as oportunidades de carreira no Departamento Pessoal.

11 habilidades essenciais do profissional de Departamento Pessoal

1. Comunicação bem desenvolvida

Ter habilidades de comunicação bem desenvolvidas é praticamente um "pré-requisito" para um profissional de departamento pessoal. Isso, devido ao fato de que ele tem responsabilidades importantes como:

• alinhar os objetivos dos colaboradores às normas da organização;
• solucionar problemas e esclarecer as possíveis dúvidas que possam surgir;
• repassar as informações aos demais membros da equipe.
  
  

É necessário que esse profissional seja comunicativo porque, além de ter contato diário com o público interno da empresa, ele também deve ser um porta-voz que sabe representar a organização perante o público externo.

Não é por coincidência que, muitas vezes, relaciona-se inteligência emocional no trabalho e capacidade de comunicação clara e cordial ao perfil do profissional de departamento pessoal.

2. Empatia

Entre as habilidades que se espera de um profissional de departamento pessoal a empatia é indispensável. 

Afinal, note que a palavra-chave é "pessoal", o que significa que é preciso ter sensibilidade para com o próximo, já que sua posição na empresa influencia na convivência e no ambiente organizacional.

Em suma, empatia é a capacidade de um ser humano se colocar no lugar do outro, o que é fundamental para uma pessoa cujas funções na organização envolvem lidar com questões muito particulares dos colaboradores que integram o time de talentos.

Ao se colocar no lugar dos colegas de equipe e demais envolvidos no ambiente organizacional, é possível ter mais tato na hora de solucionar questões do dia a dia sem ser muito rigoroso e, ao mesmo tempo, sem negligenciar a função de conduzir os colaboradores na realização de seus deveres.

3. Postura motivadora

Uma das habilidades essenciais para um profissional do Departamento Pessoal é a postura motivada. Essa capacidade vai além de apenas realizar as tarefas do dia a dia, envolvendo também a capacidade de inspirar e motivar as pessoas ao seu redor. Um profissional com uma postura motivada é capaz de criar um ambiente de trabalho positivo, estimulando o engajamento e o desempenho dos colaboradores.

Ao demonstrar entusiasmo e paixão pelo trabalho, esse profissional transmite uma energia positiva que pode influenciar diretamente os outros. Além disso, ele está apto a reconhecer o trabalho bem feito, elogiar as conquistas e fornecer feedback construtivo, confiante para o desenvolvimento e crescimento profissional dos membros da equipe.

A postura motivadora também está relacionada à capacidade de lidar com desafios e pressionar de forma resiliente, transmitindo confiança e encorajando os colaboradores a superarem os obstáculos. Esse profissional entende que o ambiente de trabalho é composto por indivíduos com diferentes habilidades e necessidades, e é capaz de adaptar sua abordagem para obter o melhor de cada um.

4. Domínio sobre a cultura de feedback

Saber trocar feedbacks sem abusar da autoridade e desmotivar os colaboradores, isto é, com total profissionalismo, é uma qualidade muito bem-quista no meio corporativo. 

As empresas estimam bastante profissionais que têm essa habilidade, pois ela impacta diretamente no bem-estar organizacional, na produtividade e na retenção de talentos.

O fato é que o momento do feedback é sempre um pouco tento, tanto para o liderado quanto para o líder, que terá a difícil tarefa de apontar falhas. 

Não gerar mágoas e ressentimentos é algo que depende muito, entre outros aspectos, da capacidade de comunicação e empatia, ou seja, inteligência emocional.

Ao trocar um feedback de maneira eficiente, evita-se conflitos e, ainda, faz com que o funcionário se sinta acolhido pela empresa. A ideia jamais é julgar, mas sim abrir os olhos do colaborador para que ele deixe de cometer determinados erros e se torne um profissional melhor. 

5. Visão preventiva de problemas

O profissional de departamento pessoal precisa ter — além de soft skills — conhecimentos técnicos e perspectiva abrangente sobre os processos cotidianos da empresa.

Uma visão preventiva de problemas significa que ele é capaz de analisar uma determinada questão e "prever" cenários futuros, o que permite a antecipação.

Nos tempos atuais, essa habilidade é potencializada com o uso de tecnologias no RH. 

Softwares inovadores que contam com algoritmos, Big Data e Inteligência Artificial, por exemplo, são capazes de automatizar uma série de tarefas e, ainda, gerar dados analíticos que fomentem a tomada de decisão.

Esse tipo de recurso somado à visão preventiva coloca o profissional de departamento pessoal em uma posição estratégica privilegiada.

6. Visão analítica para mensurar dados

Por falar em tecnologia no RH e perspectiva ampla, uma das habilidades do profissional de departamento pessoal é a visão analítica para mensurar dados.A visão analítica é uma habilidade crucial para um profissional de Departamento Pessoal, pois ele lida com uma grande quantidade de dados e informações relacionadas aos colaboradores da empresa. Ter essa visão analítica permite que o profissional interprete e mensure esses dados de forma eficaz, fornecendo insights valiosos para tomadas de decisões estratégicas.

Um profissional com visão analítica é capaz de coletar, organizar e analisar dados relacionados a diversos aspectos, como desempenho dos colaboradores, absenteísmo, rotatividade, custos de pessoal, entre outros. Ele utiliza ferramentas e técnicas para identificar tendências, padrões e correlações, envolvendo dados brutos em informações úteis e relevantes para a gestão de pessoas.

Por exemplo, se a equipe do departamento pessoal consegue analisar o índice de turnover e tomar decisões que impactem positivamente, os demais setores da organização irão olhá-la com mais valor.

7. Facilidade para o trabalho em equipe

A habilidade de trabalhar em equipe é essencial para um profissional do Departamento Pessoal, pois esse setor lida diretamente com pessoas e interage com diversos departamentos dentro da empresa. Um profissional que possui facilidade para trabalhar em equipe demonstra habilidades de comunicação eficaz, colaboração e capacidade de construir relacionamentos positivos.

Trabalhar em equipe envolve a capacidade de ouvir atentamente as ideias e perspectivas dos outros, aguardar opiniões divergentes e estar aberto ao diálogo. Esse profissional é capaz de contribuir com ideias, compartilhar conhecimentos e se comprometer com os objetivos coletivos, buscando soluções que beneficiem a equipe como um todo.

Além disso, a facilidade para trabalhar em equipe implica em ser um bom mediador de conflitos, buscando resolver desentendimentos de forma diplomática e construtiva. Esse profissional entende a importância da colaboração e reconhece que o sucesso do Departamento Pessoal está basicamente ligado ao conjunto de trabalho e à entre os membros da equipe.

A capacidade de estabelecer relacionamentos interpessoais saudáveis ​​e positivos também é uma característica importante para o trabalho em equipe. Um profissional do Departamento Pessoal que possui essa habilidade é capaz de construir confiança, demonstrar empatia e promover um ambiente de trabalho harmonioso, onde todos se sintam valorizados e respeitados.

8. Agilidade

A agilidade é uma habilidade valiosa para um profissional do Departamento Pessoal, pois esse setor lida com prazos, demandas urgentes e processos em constante evolução. Ser ágil significa ser capaz de se adaptar rapidamente às mudanças, agir com eficiência e tomar decisões assertivas em um ambiente dinâmico.

Um profissional ágil nessa área é capaz de gerenciar múltiplas tarefas e prioridades de forma eficiente, garantindo que os prazos sejam cumpridos e os processos sejam cumpridos no tempo estipulado. Ele possui habilidades de organização e planejamento, além de saber gerenciar o tempo de forma eficaz.

Além disso, a agilidade está diretamente relacionada à capacidade de aprender rapidamente e se adapta a novas situações. Esse profissional está disposto a buscar conhecimento atualizado sobre as leis trabalhistas e práticas do setor, bem como estar atento a novas tecnologias e ferramentas que possam otimizar os do Departamento Pessoal.

9. Afinidade com informática

A tecnologia já é uma realidade no Departamento Pessoal e o profissional que evitar o uso terá muita dificuldade em se manter no mercado. 

Considerando a quantidade de atividades que hoje essa área exerce, é praticamente impossível manter um ritmo constante de atividades contando apenas com fichas impressas. 

Para ilustrar essa afinidade com a tecnologia: recentemente, o profissional de DP precisou se adaptar à obrigatoriedade do sistema do Governo Federal: o eSocial.

Essa plataforma online é um sistema informatizado da Administração Pública, que unifica todas as obrigações da área trabalhista e jurídica das empresas. 

Utilizar o eSocial não é complexo, mas exige noções básicas de informática, planilhas e uso de sistemas tecnológicos. 

10. Networking 

O networking é uma habilidade valiosa para um profissional do Departamento Pessoal, pois essa área envolve-se positivamente com colaboradores, gestores, profissionais de RH e outros departamentos da empresa. Ter uma rede de contatos sólida pode trazer uma série de benefícios, tanto para o desenvolvimento profissional quanto para o desempenho eficaz das responsabilidades no Departamento Pessoal.

Essa ferramenta permite que o profissional estabeleça conexões com pessoas de diferentes áreas e níveis hierárquicos, o que pode fornecer oportunidades de aprendizado, troca de informações e até mesmo abrir portas para futuras colaborações e parcerias. Essas conexões podem fornecer insights valiosos sobre as melhores práticas do setor, tendências emergentes, mudanças na legislação trabalhista e outras informações relevantes.

11. Visão de processos

Uma visão processual irá ajudar o profissional que atua com Departamento Pessoal a ter um planejamento e a priorizar as ações que realmente tem resultado. 

O fluxograma de admissão de colaboradores é um ótimo exemplo disso: esse fluxograma é uma representação visual de quais são as etapas que o pré-colaborador precisa passar até que a sua contratação seja efetivada.

O checklist de documentos para admissão também é uma visão de processos, afinal, com essa lista em mãos o profissional de DP tem a possibilidade de conferir e validar todas as informações do novo colaborador. 

Como você pôde conferir, as habilidades do profissional de departamento pessoal abrangem uma série de soft skills e hard skills, pois ele deve ter inteligência emocional e capacidade de comunicação desenvolvidas ao mesmo tempo que é capaz de lidar com questões mais técnicas e burocráticas, como a análise de dados.

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