11 habilidades essenciais do profissional de Departamento Pessoal

Durante muitos anos, houve um pensamento popular equivocado de que as habilidades do profissional de departamento pessoal deviam ser somente segmentadas para a gestão de pessoas.

No entanto, o fato é que suas funções dentro da empresa abrangem uma série de responsabilidades, que vão desde a participação ativa nos processos de recrutamento e seleção, passando pela gestão de admissões e demissões, até a análise de dados comportamentais para mensuração de desempenho das equipes.

Com base neste contexto, preparamos este post para que você conheça mais sobre a profissão do Departamento Pessoal, e quais são as onze habilidades mais importantes para trabalhar no DP.

Continue a leitura do conteúdo para conferir!

O profissional de Departamento Pessoal

Uma pessoa que trabalha na área de Departamento Pessoal possui uma rotina que envolve processos que exigem extremo cuidado com prazos e leis trabalhistas. Estão entre eles:

• Admissão de colaboradores;
• Apuração de ponto;
• Benefícios;
• Folha de pagamento;
• Demissão.

Cargos do setor de Departamento Pessoal 

As estruturas costumam variar a depender da necessidade da empresa, mas os principais cargos são:

• Gerente ou Coordenador de Departamento Pessoal 

É a posição de liderança da área, por isso, precisa ter uma visão estratégica sobre todas as atividades que são realizadas no DP. Geralmente, o profissional nesse nível de senioridade tem uma formação acadêmica em Administração.

• Analista de Departamento Pessoal 

Profissional que já possui um pouco mais de experiência na área. Costuma realizar a conferência final da folha de pagamento ou de rescisão de contratos para garantir que não houveram descontos indevidos.

• Assistente de Departamento Pessoal 

É uma pessoa que possui pouca experiência com DP, portanto dá suporte para todas as rotinas da área. Cuida da organização de documentos, scanners, arquivos, fichas e preenchimento de dados em planilhas. 

Quanto ganha um profissional de Departamento Pessoal?

De acordo com o Glassdoor, em junho de 2022, a média salarial nacional do profissional assistente de Departamento Pessoal é de R$2.102. 

Já o analista de Departamento Pessoal tem o salário médio de R$2.890 e o gerente de Departamento Pessoal recebe em média R$5.036 reais. 

É preciso fazer faculdade para trabalhar com o Departamento Pessoal?

Atualmente, a formação tecnológica de Gestão de Recursos Humanos é a mais apropriada para quem deseja atuar no Departamento Pessoal. Também é possível com a formação em Administração de negócios.

No entanto, vale mencionar que a exigência de uma formação profissional específica depende muito da estrutura da empresa que você deseja trabalhar.

11 habilidades essenciais do profissional de Departamento Pessoal

1. Comunicação bem desenvolvida

Ter habilidades de comunicação bem desenvolvidas é praticamente um "pré-requisito" para um profissional de departamento pessoal. Isso, devido ao fato de que ele tem responsabilidades importantes como:

• alinhar os objetivos dos colaboradores às normas da organização;
• solucionar problemas e esclarecer as possíveis dúvidas que possam surgir;
• repassar as informações aos demais membros da equipe.

É necessário que esse profissional seja comunicativo porque, além de ter contato diário com o público interno da empresa, ele também deve ser um porta-voz que sabe representar a organização perante o público externo.

Não é por coincidência que, muitas vezes, relaciona-se inteligência emocional no trabalho e capacidade de comunicação clara e cordial ao perfil do profissional de departamento pessoal.

2. Empatia

Entre as habilidades que se espera de um profissional de departamento pessoal a empatia é indispensável. 

Afinal, note que a palavra-chave é "pessoal", o que significa que é preciso ter sensibilidade para com o próximo, já que sua posição na empresa influencia na convivência e no ambiente organizacional.

Em suma, empatia é a capacidade de um ser humano se colocar no lugar do outro, o que é fundamental para uma pessoa cujas funções na organização envolvem lidar com questões muito particulares dos colaboradores que integram o time de talentos.

Ao se colocar no lugar dos colegas de equipe e demais envolvidos no ambiente organizacional, é possível ter mais tato na hora de solucionar questões do dia a dia sem ser muito rigoroso e, ao mesmo tempo, sem negligenciar a função de conduzir os colaboradores na realização de seus deveres.

3. Postura motivadora

Como indivíduo, esse profissional deve ser uma fonte de inspiração para cada pessoa com quem tiver contato dentro do ambiente de trabalho. 

Ter uma postura motivadora significa saber se posicionar de forma proativa e positiva.

Podemos afirmar que uma das grandes vantagens dessa habilidade é que um profissional motivador tem mais facilidade em conquistar a credibilidade e confiança em suas ações. 

Ou seja, ao evidenciar que ele gosta do que faz, os colaboradores sentem-se mais motivados a darem o melhor de si em suas atividades.

4. Domínio sobre a cultura de feedback

Saber trocar feedbacks sem abusar da autoridade e desmotivar os colaboradores, isto é, com total profissionalismo, é uma qualidade muito bem-quista no meio corporativo. 

As empresas estimam bastante profissionais que têm essa habilidade, pois ela impacta diretamente no bem-estar organizacional, na produtividade e na retenção de talentos.

O fato é que o momento do feedback é sempre um pouco tento, tanto para o liderado quanto para o líder, que terá a difícil tarefa de apontar falhas. 

Não gerar mágoas e ressentimentos é algo que depende muito, entre outros aspectos, da capacidade de comunicação e empatia, ou seja, inteligência emocional.

Ao trocar um feedback de maneira eficiente, evita-se conflitos e, ainda, faz com que o funcionário se sinta acolhido pela empresa. A ideia jamais é julgar, mas sim abrir os olhos do colaborador para que ele deixe de cometer determinados erros e se torne um profissional melhor. 

5. Visão preventiva de problemas

O profissional de departamento pessoal precisa ter — além de soft skills — conhecimentos técnicos e perspectiva abrangente sobre os processos cotidianos da empresa.

Uma visão preventiva de problemas significa que ele é capaz de analisar uma determinada questão e "prever" cenários futuros, o que permite a antecipação.

Nos tempos atuais, essa habilidade é potencializada com o uso de tecnologias no RH. 

Softwares inovadores que contam com algoritmos, Big Data e Inteligência Artificial, por exemplo, são capazes de automatizar uma série de tarefas e, ainda, gerar dados analíticos que fomentam a tomada de decisão.

Esse tipo de recurso somado à visão preventiva coloca o profissional de departamento pessoal em uma posição estratégica privilegiada.

6. Visão analítica para mensurar dados

Por falar em tecnologia no RH e perspectiva ampla, uma das habilidades do profissional de departamento pessoal é a visão analítica para mensurar dados.

Essa característica, se aplicada em um bom sistema de análise de dados, permite que o RH mensure e acompanhe métricas sobre qualquer área da empresa.

Por exemplo, se a equipe do departamento pessoal consegue analisar o índice de turnover e tomar decisões que impactem positivamente, os demais setores da organização irão olhá-la com mais valor.

7. Facilidade para o trabalho em equipe

Trabalhar bem as relações interpessoais pode ser um verdadeiro desafio dentro das empresas, já que cada profissional tem um perfil e uma visão diferentes, o que nem sempre abre margem para afinidade entre as pessoas.

Portanto, trabalhar em equipe, com os devidos cuidados para que as pequenas distinções não impactem de forma negativa no engajamento dos funcionários. Somente dessa maneira é possível proporcionar benefícios a todos os envolvidos.

8. Agilidade

Por ser uma área que lida com processos burocráticos, a pessoa que atua com Departamento Pessoal precisa ter um mindset ágil para incorporar mais dinamismo no dia a dia da profissão.

Muitas pessoas confundem o mindset ágil com a capacidade de organização, mas essa habilidade vai um pouco além disso. Ter o mindset ágil significa, não somente a qualidade da produtividade no trabalho, ter uma mente inovadora. 

Para desenvolver uma visão ágil é necessário ter uma visão mais estratégica da atuação no DP, perguntando-se quais são as atividades que precisam de melhoria contínua. 

9. Afinidade com informática

A tecnologia já é uma realidade no Departamento Pessoal e o profissional que evitar o uso terá muita dificuldade em se manter no mercado. 

Considerando a quantidade de atividades que hoje essa área exerce, é praticamente impossível manter um ritmo constante de atividades contando apenas com fichas impressas. 

Para ilustrar essa afinidade com a tecnologia: recentemente, o profissional de DP precisou se adaptar à obrigatoriedade do sistema do Governo Federal: o eSocial.

Essa plataforma online é um sistema informatizado da Administração Pública, que unifica todas as obrigações da área trabalhista e jurídica das empresas. 

Utilizar o eSocial não é complexo, mas exige noções básicas de informática, planilhas e uso de sistemas tecnológicos. 

10. Networking 

Construir uma rede de relacionamentos também é uma outra habilidade que não pode faltar para quem trabalha com o Departamento Pessoal.  

Algumas pessoas acreditam que o Networking não é uma habilidade relevante, pois não entendem o quão estratégico pode ser uma boa rede de parceiros de negócios. 

Sem contar o desenvolvimento de soft skills relacionadas a comunicação, o Networking proporciona que você tenha contato com pessoas que vivem uma realidade diferente da sua. 

Isso aumenta muito a chance de você conhecer outras estratégias ainda não experimentadas em sua empresa. 

Além disso, uma boa rede de relacionamentos também pode te levar até fornecedores e clientes decisivos para o seu negócio

11. Visão de processos

Uma visão processual irá ajudar o profissional que atua com Departamento Pessoal a ter um planejamento e a priorizar as ações que realmente tem resultado. 

O fluxograma de admissão de colaboradores é um ótimo exemplo disso: esse fluxograma é uma representação visual de quais são as etapas que o pré-colaborador precisa passar até que a sua contratação seja efetivada.

O checklist de documentos para admissão também é uma visão de processos, afinal, com essa lista em mãos o profissional de DP tem a possibilidade de conferir e validar todas as informações do novo colaborador. 

Conclusão

Como você pôde conferir, as habilidades do profissional de departamento pessoal abrangem uma série de soft skills e hard skills, pois ele deve ter inteligência emocional e capacidade de comunicação desenvolvidas ao mesmo tempo que é capaz de lidar com questões mais técnicas e burocráticas, como a análise de dados.

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