Admissão: saiba o que é, datas e documentos necessários

O processo de admissão é a contratação de novos funcionários e não à toa, ele gera muitas expectativas: da empresa, que deseja um bom profissional, do governo, que espera o cumprimento da lei e da nova pessoa colaboradora, que deseja o apoio necessário para se integrar às equipes.

Por isso mesmo, definir o passo a passo e manter checklists para não esquecer nenhum detalhe é super importante. Não se trata de algo difícil, mas é preciso que você fique atento para cumprir todas as tarefas e etapas do processo de admissão.

Se você quer evitar erros, então é hora de ler nosso conteúdo especial!

Que tal seguir em frente e saber tudo sobre admissão? Continue a leitura!

O que é admissão?

A admissão é o processo para formalizar a contratação de uma pessoa colaboradora e leva em consideração uma série de procedimentos para autorizar a prestação de serviços via pessoa física ou pessoa jurídica.

Você pode escrevê-la, dizê-la ou simplesmente deixar que alguém trabalhe na empresa sem oposição— em todos esses casos, nasce um contrato de trabalho fruto de admissão de colaboradores.

Mas além do aspecto jurídico, é preciso encarar outras questões dentro deste processo: como fazer para que a admissão atenda aos interesses da empresa? Como garantir a integração da pessoa colaboradora recém-contratada ao dia a dia da organização?

Logo, quando pensamos em admitir talentos, haverá uma série de atividades importantes que precisam funcionar bem. O papel do RH é minimizar entradas (recursos, esforço, tempo) e maximizar saídas (competências agregadas, adaptação do profissional, redução do risco jurídico) em todas elas.

Como você provavelmente já encara esses desafios no seu trabalho, vamos falar bastante de dicas práticas e etapas para otimizar os seus resultados. Vamos lá?

Como funciona a legislação sobre o tema?

A admissão costuma ser concretizada após o sucesso de um candidato em processo seletivo efetivo. Nesse caso, a empresa solicita toda a documentação e orienta quanto ao cumprimento das formalidades.

Há, contudo, duas outras maneiras na lei.

• Acordos Verbais: a primeira delas, se tudo isso ocorrer, acontece apenas com estes acordos. você comunica oralmente a admissão, o profissional inicia a prestação de serviços e pronto— sem nenhum termo ou contrato por escrito;
• Tácita: isso significa um comportamento que caracteriza a admissão, ainda que sem manifestação verbal ou escrita. Um exemplo: imagine que uma pessoa frequenta um canteiro de obras e ajuda nas tarefas. Feliz com o suporte, durante várias semanas, um superior paga pelo auxílio e orienta o seu trabalho.

O motivo é simples. Se fosse de outra maneira, bastaria o empregador descumprir os procedimentos legais para se isentar do pagamento de encargos e verbas trabalhistas. A lei seria fácil de burlar, não é mesmo?

No entanto, que fique bem claro: isso não significa dizer que você pode deixar os registros em segundo plano, tampouco que sejam opcionais. Todos os passos posteriores, se não realizados dentro da lei, podem gerar punições. Outro ponto: eles apenas não descaracterizam o vínculo quando são negligenciados.

Outra situação, por exemplo: Uma empresa contrata uma auxiliar de serviços gerais e não realiza a anotação na carteira de trabalho e previdência social (CTPS). Nesse caso, o contrato de emprego existirá e será válido, mas o desrespeito à lei não vai passar impune e você pode ser multado.

E se tudo isso já não bastasse, quando a empresa erra a formalização das admissões temporárias, o vínculo frequentemente é convertido em definitivo. Por exemplo, se o contrato de experiência não respeita o prazo limite de 90 dias, ele vira por tempo indeterminado.

Qual a importância do processo de admissão?

Contar com profissionais qualificados é uma das condições para alcançar os resultados pretendidos pelas empresas. Logo, a admissão de pessoas colaboradoras não é uma tarefa avulsa. Busca-se o profissional com o perfil “A” porque esse perfil melhor atende aos objetivos da organização.

Como consequência, as medidas para recrutar, selecionar e integrar pessoas colaboradoras serão componentes da estratégia de negócios. E entender o que a empresa pretende será fundamental para realizar boas contratações.

Há casos, ainda, em que a própria formalização influencia os resultados diretamente. Nos setores de varejo, indústria e turismo, por exemplo, é comum admitir profissionais temporários para dar conta dos períodos de alta, evitando o custo de manter colaboradores ociosos na baixa.

Se isso já não bastasse, você também vai precisar alinhar a admissão com o contexto. No mundo da geração millennial, não dá para uma empresa contar com processos de admissão lentos e burocráticos.

O segredo é alinhar tudo muito bem. Recrutamento, seleção e admissão devem ser organizados de maneira coerente com os objetivos organizacionais. Todos devem caminhar na mesma direção.

O Gupy Admissão é uma ferramenta completa para quem busca mais agilidade e assertividade nas contratações. Com ela, é possível receber e validar arquivos de forma prática com a ajuda da Inteligência Artificial. Saiba mais!

Leia também:

• Clínica de exame admissional: cuidados ao escolher uma
• Exame admissional: Como garantir uma avaliação correta
• 14 documentos para admissão de um funcionário: o checklist definitivo

Como acontece o processo de admissão

Além da formalização, você conviverá com uma série de outros processos ligados à admissão de pessoas candidatas.

É preciso buscar no mercado de trabalho, receber currículos, identificar as melhores pessoas candidatas e, posteriormente, integrar as novas pessoas colaboradoras à empresa. Basta imaginar a admissão como o centro de um mapa mental, com diversos pontos de conexão.

A forma mais eficaz de evitar erros e ser bem-sucedido na admissão de pessoas colaboradoras é planejar o processo com cuidado e conhecer previamente todas as etapas. Assim, você pode montar checklists e acompanhar o trabalho já realizado.

Os passos a seguir correspondem ao que precisa ser feito logo após o encerramento da seleção de candidatos — em que o RH geralmente decide pelos profissionais para ocupar vagas, embora também exista a possibilidade de formar bancos de talentos.

Um alerta é que muitos dos passos devem ser pensados em conjunto com o recrutamento e seleção. Você terá problemas se realizar uma divulgação de vaga efetiva e, na hora da admissão, usar um contrato temporário, por exemplo.

Os principais tipos de contrato de trabalho

Antes de firmar um contrato de trabalho, é preciso conhecer os modelos que podem ser aplicados e analisar quais deles atendem as necessidades da empresa.

Quanto ao tipo de contrato, as seis formas mais utilizadas são as seguintes:

Contrato por tempo indeterminado

Corresponde à contratação plena, ou seja, em que não há data prevista para encerramento do vínculo. Assim, normalmente o rompimento ocorre apenas se houver demissões ou pedidos de dispensa.

Contrato de experiência

É previsão de período para que as partes vejam se tem certeza da escolha. Pode ser fixado por até 90 dias. A CLT permite dividir esse período em até 2 partes. Por exemplo, você pode contratar por 30 dias e, depois, prorrogar a experiência por mais 60.

Contratação temporária

Pode ser realizado por até 2 anos, admitindo-se a prorrogação por até mais 2. Aqui, é preciso se enquadrar em uma das situações previstas em lei:

• Atividade transitória, por exemplo, as contratações em épocas de alta turística ou de final de ano;
• A natureza do serviço justifica a contratação a prazo, como no caso dos jogadores de futebol, artistas e radialistas.

As contratações temporárias e por experiência exigem certos cuidados porque os erros podem converter o contrato em definitivo.

Trabalho autônomo

O trabalho autônomo é aquele realizado por um profissional que atua de forma independente, sem vínculo empregatício.

Geralmente são designados para um projeto em específico da empresa, já que o planejamento e execução de tarefas são realizados sem que ele seja subordinado a alguém.

Contrato de Estágio

O estágio, assim como o trabalho autônomo, não configura vínculo empregatício. Na realidade, não existe contrato entre o estagiário e a empresa, mas um termo de compromisso que devem trazer as atividades a serem desempenhadas pelo estudante de forma clara e definida.

Menor aprendiz

O programa Menor Aprendiz é uma iniciativa do Governo Federal, estabelecida pela Lei da Aprendizagem, nº 10.097/00.

Esse contrato também é feito por tempo determinado — máximo de 02 anos — e voltado aos estudantes com idade entre catorze e dezoito anos.

A anotação deve ser feita normalmente na CTPS e o contrato deve estar atrelado a frequência desse aprendiz na escola. Ou seja, é imprescindível que o indivíduo esteja matriculado e assistindo às aulas.

Por isso, o horário de trabalho deve ser o contra turno escolar e, consequentemente, o salário compatível com a quantidade de horas trabalhadas, mas baseado no salário-mínimo.

Como fazer a admissão de uma nova pessoa colaboradora na prática?

Agora que você está por dentro dos principais tipos de contrato de trabalho, veja como admitir um colaborador, na prática. Esse passo a passo se inicia após a conclusão do processo de recrutamento e seleção.

Redigir a oferta de emprego

Após negociar com o candidato e firmar o compromisso, a empresa deve comunicar a escolha. Os itens que compõem a proposta são estes:

• Lista de documentos necessários;
• Prazo para apresentar documentos;
• Data do exame admissional;
• Data do início da prestação de serviços;
• Condições da contratação;
• Aviso de que o não cumprimento implica possibilidade de desistência da oferta.

A comunicação deve ser feita de modo que possibilite a comprovação do que foi encaminhado, porque é preciso evitar problemas entre a oferta e a assinatura da carteira de trabalho.

Pedir a rubrica em uma cópia da folha ou enviar um e-mail resolvem o problema sem burocracia. Dependendo do perfil da empresa, não descarte o uso de aplicativos, a questão central é ser um meio que deixe registro.

Elaborar o contrato

A relação pode ser registrada apenas na CTPS. No entanto, a melhor prática é complementar os dados da carteira com um documento escrito, em que constem todas as condições.

Nessa linha, o termo deve prever remuneração, jornada de trabalho, data de admissão, tipo de contratação, direitos e deveres das partes. Tudo isso deve ficar dentro dos tetos e pisos previstos em lei. Por exemplo, não é admitido contratar por menos de um salário-mínimo.

Lembre-se também de que é possível negociar tudo o que não for proibido pela legislação. Prêmios, comissões, planos de saúde e outros benefícios podem compor as cláusulas do contrato. Além disso, o termo é uma boa oportunidade para informar as regras de conduta da empresa.

Realizar as anotações na CTPS

As informações mais importantes do contrato também constarão na carteira de trabalho e previdência social. A partir da entrega do documento, a empresa terá 48 horas para registrar o seguinte:

• Informações do empregador;
• Cargo;
• CBO;
• Localização do colaborador nos livros da empresa;
• Data de admissão;
• Remuneração;
• Condições especiais.

No conceito de “condições especiais”, entra tudo o que fugir do trabalho por tempo indeterminado para jornada de 8 horas diárias e 44 horas semanais, como a jornada de 12x36, de meio expediente e afins.

Veja bem, a anotação não é difícil porque basta seguir os itens previstos na própria CTPS. Além disso, a empresa pode imprimir as anotações e colar no local indicado na carteira de trabalho para evitar informações confusas ou o trabalho de escrever à mão.

Cadastrar a admissão no E-Social

Desde 10 de abril de 2019, o cronograma para implementação do E-Social chegou à etapa de inclusão dos eventos não periódicos — que não se repetem mês a mês, semestre a semestre, ano a ano etc. — por todas as entidades privadas.

Assim, a admissão de colaboradores deve seguir por esse caminho em substituição às comunicações ao Ministério do Trabalho, INSS e Receita Federal. Isso facilitou bastante porque basta preencher os dados e enviar a documentação exigida na plataforma digital.

A data de admissão de colaboradores no eSocial

Atualmente, o prazo para envio é o dia útil imediatamente anterior ao início da prestação de serviços, mas é possível realizar o registro preliminar apenas com CNPJ/CPF do empregador, CPF do trabalhador, data de nascimento e data de admissão do empregado. Nesse caso, ganha-se mais 7 dias para regularizar o restante.

O processo de admissão pode ser visto de forma detalhada no Manual do E-Social, item 3.1 e seguintes.

O Gupy Admissão, as pessoas pré-colaboradoras têm a possibilidade de fazer sua qualificação cadastral direto no eSocial, sem que seja necessário que a sua equipe precise desprender tempo com essa tarefa. 

Tomar as providências adicionais

Para encerrar, você precisa tomar uma série de providências de âmbito interno:

• Agendar o exame admissional em médico registrado no Ministério do Trabalho;
• Verificar a necessidade de assinatura em outros termos, como o de solicitação do vale-transporte e banco de horas;
• Atualizar os registros internos, especialmente o livro de funcionários;
• Convocar o colaborador para assinar todos os termos;
• Entregar a carteira de trabalho assinada e guardar o recibo de entrega.

Documentos obrigatórios para a admissão de novos funcionários

Todos os passos seguintes exigem informações presentes nos documentos admissionais. Reunimos tudo em uma única lista a seguir para que você possa preencher os dados no E-Social e nos registros internos da empresa:

• Foto 3x4 para o livro de empregados;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• Documento de Identidade;
• Comprovante do CPF;
• Número do PIS/PASEP;
• Título de eleitor;
• Comprovante de endereço;
• Certificado de reservista (homens maiores de idade).

• Certidão de nascimento dos filhos;
• Caderneta de vacinação ou equivalente (filhos até 6 anos de idade);
• Comprovante de invalidez (dependente maior de 14 anos);
• Declaração de frequência escolar emitida pela instituição de ensino (filhos maiores de 6 anos);

• Carta de recomendação;
• Diplomas e certificados de conclusão;
• Carteira de Motorista;
• Carteira de Conselho Profissional.

Da lista apresentada, apenas a CTPS sofrerá alterações por parte da empresa, logo, é o único documento que precisa ser o original, os demais podem ser cópias, a não ser que você queira verificar a autenticidade.

A retirada e entrega da carteira de trabalho deve ser feita com a utilização de recibos para comprovar a transferência da mão do colaborador para a da empresa e vice-versa.

Por fim, nunca peça por informações que possam constranger o colaborador, como exame de HIV, declaração do SPC, teste de gravidez e afins.

Leia também: Documentos para admissão: confira a lista completa

O Gupy Admissão ajuda a sua equipe de RH a economizar tempo e a otimizar na hora de admitir novas pessoas colaboradoras com a checagem automática de documentos. Saiba mais! 

O exame admissional

O exame admissional é uma etapa do processo de admissão de um colaborador que está previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Seu texto é bastante claro: os empregadores são obrigados a submeter os novos colaboradores a esses exames, que consistem em avaliações físicas e mentais. Faz parte desse processo:

• avaliar a pressão arterial;
• observar os batimentos cardíacos;
• registrar o histórico de doença familiar;
• verificar o quadro clínico do futuro colaborador.

Exames como o de visão e audição não são obrigatórios a todas as funções, apenas se exigidos para os cargos e de acordo com a Norma Regulamentadora. No entanto, em qualquer função, exames como o de gravidez ou HIV não podem ser solicitados.

Para que serve o exame admissional?

O principal objetivo é comprovar se o profissional está realmente apto para exercer as atividades propostas pelo empregador. Vale ressaltar que a avaliação médica deve ser realizada periodicamente durante a vigência do contrato.

O exame admissional é um benefício de mão dupla, já que promove uma jornada mais segura para contratante e contratado. Enquanto a empresa fica com a certeza de que o candidato não tem nenhuma doença pré-existente, o futuro colaborador garante seus direitos indenizatórios.

Admissão na nova lei trabalhista: o que mudou?

A reforma trabalhista impactou diretamente os processos de admissão de colaboradores. Antes, as empresas poderiam adotar as seguintes modalidades:

• jornada integral: jornada de trabalho de oito horas diárias ou 40 horas semanais;
• jornada parcial: jornada de trabalho de 25 horas semanais, sem horas extra e remuneração proporcional equivalente ao valor recebido pelos colaboradores que executam a mesma função em jornada integral;
• trabalho temporário: voltado aos profissionais contratados para atender as demandas sazonais ou eventuais de um negócio.

A reforma trabalhista trouxe mais diversidade para essas modalidades, modificadas pelas leis 13.429/2017 e 13.467/2017. Enquanto a primeira libera a contratação de terceirizados para determinadas atividades específicas, a segunda é um pouco mais abrangente. Entenda.

Mudanças que vieram com a Lei 13.467/2017

A Lei 13.467/2017 trouxe duas novas modalidades de admissão de colaboradores: o trabalho home office e o contrato intermitente.

O trabalho home office consiste na prestação de serviços fora das dependências da empresa, em que as tarefas são desenvolvidas por meio de recursos tecnológicos e de comunicação. Mesmo assim, a atividade não anula a obrigatoriedade do colaborador precisar se deslocar até a empresa em algum momento.

Também é preciso que seja acordado previamente como será o pagamento pelos custos sobre equipamentos, insumos e outras despesas de casa, como energia elétrica. As informações devem fazer parte do contrato.

Já o trabalho intermitente corresponde aos períodos alternados em que a função é exercida, que pode ser em horas, dias ou meses. Por exemplo, a pessoa pode ter uma jornada das 8h00min às 12h00min, e das 18h00min às 21h00min.

Nos intervalos, o colaborador é livre para prestar seus serviços para outras empresas. Mesmo assim, tem acesso aos direitos trabalhistas de maneira proporcional.

Benefícios de um processo de admissão bem estruturado

Se você organizar tudo, o processo de admissão será eficiente e contribuirá para os objetivos da empresa. Há, pelo menos, quatro vantagens competitivas importantes.

Reduzir Custos

A primeira delas é cortar despesas. Você vai diminuir o volume de processos trabalhistas, as horas necessárias para concluir a admissão, o retrabalho, a burocracia, os desperdícios etc.

Minimizar o risco jurídico

A obediência à legislação também será um ganho. No Direito do Trabalho, você deve não só cumprir com o script, mas também documentar todos os pontos-chave. Uma admissão bem estruturada é fundamental para manter tudo em ordem.

Desenvolver a estratégia de negócios

A contratação será, ainda, uma forma de agregar profissionais qualificados para ea empresa e desenvolver a estratégia de negócios. Para isso, recrutamento e seleção devem se basear em boas práticas, como processo de rampagem, automação de tarefas, testes psicológicos e afins.

Reduzir o turnover

A rotatividade de pessoal está frequentemente associada a erros de contratação, especialmente quando o processo seletivo não considera aspectos como fit cultural, perfil psicológico, habilidades comportamentais etc.

Conheça os principais erros em processo de admissão

Agora que você já viu a importância do processo de admissão, vamos falar bastante sobre como ser eficiente nessa área. Vamos começar com os erros mais cometidos para que você aprenda e não repita na sua empresa. Vamos lá?!

Esquecer passos importantes

A contratação exige diversas providências, como exame admissional, assinatura da carteira, inserção dos dados no E-Social, entre outros. Assim, um erro comum é não realizar alguma etapa.

Descumprir prazos

Mais frequente ainda é perder a data limite para praticar os atos. Por exemplo, a carteira de trabalho deve ser devolvida em 48 horas, e o cadastro no e-social concluído até dia imediatamente anterior ao da prestação de serviços.

Não documentar os atos praticados

Na justiça do trabalho, frequentemente o trabalhador não precisa apresentar provas de suas afirmações. Logo, se a empresa não tiver tudo muito bem documentado, as chances de fraude são grandes. Por exemplo, o que acontece se você anotou tudo apenas na CTPS, e o colaborador jogou o documento fora e pediu a 2ª via?

Errar nas etapas anteriores

Tudo o que dá errado nos estágios anteriores deságua na admissão. Logo, um processo de seleção ineficiente será a porta de entrada para problemas. É o caso de contratações realizadas às pressas ou que optaram pelo recrutamento tradicional, em que perfil psicológico e fit cultural ficam em segundo plano.

Ter uma interação negativa com o candidato

Processos excessivamente burocráticos podem fazer o candidato perder o interesse na vaga. Isso ocorre quando a admissão demora muito para ser concretizada, expondo a empresa ao risco do profissional encontrar outra oferta. Por isso, a atenção dedicada à parte jurídica também influencia esse aspecto.

Ter a ausência de um plano de integração

A empresa deve deixar claro qual será o papel do colaborador e esclarecer as normas internas de conduta. Além disso, é importante que o líder participe do processo, contribuindo para evitar o turnover.

Como é o passo a passo do processo demissional?

Baixo desempenho, crises financeiras, condutas inadequadas, por diversos motivos, a empresa pode demitir colaboradores. Então, agora que já falamos bastante sobre admissão, que tal dar uma olhada no final? Vamos lá!

Aviso prévio

Quando a demissão ocorre sem justa causa, o colaborador tem o direito a ser comunicado com antecedência. Hoje, o prazo do aviso é proporcional ao tempo de serviço e pode ser calculado assim:

aviso prévio = 30 dias + (3 dias x número de anos completos de trabalho).

Um ponto importante é que o prazo nunca será superior a 90 dias (30 dias de valor-base + 60 dias de adicional).

Durante o aviso prévio demissional, o colaborador pode escolher se deseja sair duas horas mais cedo ou folgar 7 dias seguidos para procurar um novo emprego.

Há também a possibilidade de indenizar o período de aviso para realizar a dispensa imediata do profissional.

Rescisão contratual

No primeiro dia útil após o cumprimento do aviso prévio, a empresa deve realizar o pagamento das verbas de rescisão:

• saldo de salário;
• 13º salário proporcional aos meses trabalhados no ano;
• férias vencidas;
• férias por vencer proporcionalmente;
• multa de 40% sobre o saldo da conta do FGTS;
• demais prestações vencidas, como horas extras, adicionais, prêmios etc.

Se o aviso prévio for indenizado, o prazo para pagar será de 10 dias corridos após a comunicação da demissão ao colaborador.

Na ocasião da rescisão, é preciso entregar as guias do FGTS e do seguro-desemprego, se for o caso. Lembre-se também de obter a assinatura do colaborador no termo de rescisão para comprovar o pagamento das obrigações.

Cadastro no E-Social

O desligamento também deve ser informado no E-Social. O procedimento é similar ao de admissão, em que basta acessar a plataforma e preencher todas as informações conforme previsto no Manual WEB.

Garanta um processo sem erros

Quer seja na admissão, quer seja na demissão, não há nenhuma tarefa realmente complexa. A única questão é ter atenção e separar todos os documentos com antecedência.

Se você já contar com a tecnologia na gestão do RH, provavelmente a maioria das informações já estará disponível no momento de formalizar a operação.

Como recomendação, é importante navegar pela plataforma do E-Social com o manual WEB em mãos. A prática dará familiaridade com os recursos e agilizará os procedimentos quando for o momento de contratar.

Por fim, lembre-se: se você quer um processo de admissão de funcionários eficiente, busque sempre a combinação entre planejamento das atividades e aplicação de recursos de tecnologia disponíveis.

Quer saber mais sobre como a tecnologia pode facilitar o processo de admissão? Converse com um especialista sobre o Gupy Admissão para saber mais sobre como a nossa ferramenta pode te ajudar!