Eficiência operacional em processos admissionais: conheça o case de sucesso do Ailos Sistema de Cooperativas com o Gupy Admissão

Sobre o Ailos Sistema de Cooperativas

O Ailos é composto por 13 cooperativas de crédito, uma corretora de seguros e a cooperativa central. O sistema de cooperativas está em plena expansão, tanto física como tecnológica, para desenvolver soluções cada vez mais eficazes, assim como produtos e serviços financeiros que fazem a diferença na vida de mais de 1,4 milhão de cooperados. Com atuação em mais de 110 municípios presentes nos estados de Santa Catarina, Rio Grande do Sul e Paraná, sua missão é oferecer soluções competitivas de proteção pessoal e patrimonial, através de atendimento especializado às cooperativas, garantindo a tranquilidade e o equilíbrio financeiro dos cooperados.

Quais os principais desafios destacados ao longo do processo de admissão?

No Ailos Sistema de Cooperativas, todo o processo admissional era feito anteriormente de forma manual. “Nós solicitávamos ao candidato em média 20 documentos admissionais entre pessoais, formulários de benefícios e de dependentes. O nosso contrato tinha cerca de 30 páginas, incluindo documentos duplicados para entregar ao colaborador. Tudo isso era impresso e arquivado depois.” (Gabriel Correia, Assistente de Gestão de Pessoas na Central Ailos). Esse processo implicava na utilização de diversos documentos em papel e espaço para armazenamento de arquivo, além do grande gasto de tempo que a equipe de RH precisava dispor para realizar as atividades no prazo.

Por se tratar de um trabalho minucioso, cada etapa levava bastante tempo para ser concluída, o que impactava diretamente na experiência tanto do pré-colaborador quanto do time interno. Por isso, a empresa passou a buscar uma forma de solucionar essas questões e ainda agregar mais inovação e economia ao modo de conduzir toda a sua jornada admissional. Além do ganho de tempo, outras necessidades consistiam em também ter um processo centralizado, com uma comunicação fluida entre as etapas e uma visão unificada de todos os momentos do pré-colaborador desde o início.

A solução: Admissão com a Gupy

Como o principal desejo da equipe era encontrar soluções ágeis e simplificadas para seus processos de um modo geral, a contratação da Gupy veio como a resposta nesse quesito. Toda a fase de implementação ocorreu de maneira tranquila para os colaboradores do Ailos Sistema de Cooperativas e contou com uma rápida adaptação ao uso da plataforma no dia a dia do RH, que estava ansioso para colher os resultados dessa novidade.

O Ailos Sistema de Cooperativas já utilizava o Recrutamento e Seleção da Gupy, mas decidiu ir além e agregar o Gupy Admissão, o que gerou um enorme ganho de tempo no processo de ponta a ponta. Com o Gupy Admissão, houve uma diminuição significativa no tempo desde o momento da carta proposta até a admissão em si, onde a otimização das tarefas foi o mais impactante. Agora, o time interno consegue focar em outras atividades do negócio, além de ter todas as integrações funcionando de forma muito fluida na plataforma Gupy.

Os ganhos: rapidez, centralização e otimização dos processos de ponta a ponta

O RH do Ailos comenta que a fluidez dos processos mudou a rotina de trabalho para melhor, impactando diretamente na operação. A digitalização do processo admissional foi fundamental para que o time alcançasse resultados extraordinários, pois o uso de papel foi reduzido a quase zero, o que resultou em uma economia de dinheiro e espaço. Além disso, a inovação dos processos também foi citada pela equipe como um dos grandes benefícios.

Outro aspecto relatado foi a comunicação mais fluida, totalmente centralizada na plataforma Gupy. Em uma só ferramenta é possível que o pré-colaborador passe por etapas diferentes, mas possua uma visão unificada de toda a jornada, o que para o time do Ailos Sistema de Cooperativas também é muito importante para garantir uma boa experiência. Desde então, o Ailos Sistema de Cooperativas vem utilizando muito bem a plataforma e até já foi premiada no Gupy Destaca 2022 - uma oportunidade dos RHs mostrarem seus projetos e serem reconhecidos por suas contribuições no setor.

Indicadores de sucesso

Em 2022, o Ailos Sistema de Cooperativas atingiu marcos excepcionais no uso do Gupy Admissão. Neste tópico, entre os indicadores de sucesso com maior destaque estão:

• Mais de 278 mil inscrições em vagas pela Gupy;

• SLA médio geral de vagas em torno de apenas 33 dias;

• Envio de feedbacks para mais de 94% das pessoas candidatas;

• Quase 2 mil admissões realizadas ao longo desse período;

• Apenas 5 minutos entre conferência e cadastro da nova admissão;

• Tempo médio de 15 dias entre o convite para a plataforma e a admissão concluída;

• E por fim, em média 40 mil documentos foram recebidos e arquivados na plataforma.