Como dar feedback negativo ao candidato no processo seletivo?

Conforme o andamento das etapas de um processo seletivo, o feedback — negativo ou positivo — para aqueles que passaram e não passaram para a próxima fase é um momento de grande importância.

O contato com o participante que é selecionado ocorre normalmente de forma fácil e agradável, visto que representa boas notícias para ambas as partes: para a empresa, que acaba de admitir um funcionário qualificado, e para o contratado, que conquistou a vaga para a qual se candidatou. Mas e como dar o feedback negativo ao candidato que não passou nos testes?

Antes do como fazer, é importante destacar a importância de por que fazer. Muitas empresas empregam grande esforço em como construir a melhor mensagem para aqueles que foram aprovados. Engajar o colaborador desde seu primeiro minuto na empresa é interessante, mas isso não pode se sobrepor à importância de não negligenciar o retorno aos candidatos reprovados.

De acordo com a pesquisa realizada pelo LinkedIn, o Global Talent Trends Report mostrou que a ausência de feedbacks é o motivo de maior frustração de candidatos em um recrutamento, seguido pela falta de transparência nas etapas e de job descriptions pouco objetivos.

Ignorar as pessoas que não passaram pelo crivo da seleção pode prejudicar a imagem da empresa e até mesmo atrapalhar futuras contratações. Por isso, confira agora mesmo o post que nós da Gupy preparamos e saiba com dar feedback para os candidatos não selecionados!


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Por que dar feedback para os candidatos não selecionados?

Com a redução nas equipes das empresas e o aumento constante das demandas, é comum que todas as etapas do recrutamento e da divulgação de vagas ao momento da contratação recaiam sob poucas pessoas. Isso torna o feedback para candidatos não selecionados uma atribuição cada vez mais difícil de ser cumprida.

Além da falta de tempo, dar um retorno a candidatos não aprovados nem sempre é uma atividade que os recrutadores se sentem à vontade para realizar. Ser portador de más notícias e quebrar as expectativas de um profissional não é uma tarefa confortável, e nunca se sabe como a pessoa vai reagir.

Porém, não faltam motivos para investir no contato com os profissionais que se candidataram ao processo de seleção e não foram aprovados. Quanto mais avançado o candidato foi no processo, mais informações sua empresa conseguiu coletar em relação à sua performance, logo, o feedback pode ser cada vez mais completo.

Inclusive, muitas empresas empregam grande esforço em construir a melhor mensagem para os candidatos aprovados. E, de fato, engajar o colaborador desde seu primeiro minuto na empresa é interessante — mas isso não pode implicar em negligenciar o retorno aos candidatos reprovados. Se o feedback for feito da maneira correta, no tom certo e com críticas construtivas, os efeitos podem ser muito positivos.

O motivo humano é um dos mais fortes para oferecer um retorno ao candidato. Processos seletivos podem ser fonte de ansiedade, insegurança e expectativa para seus participantes, e o retorno da empresa normalmente é bastante esperado, ainda que negativo.

Além de demonstrar respeito e consideração pelo profissional, que se interessou em fazer parte do quadro da empresa, o feedback é uma responsabilidade ética do recrutador.

Uma experiência desagradável no processo seletivo pode prejudicar futuros processos de contratação, já que desencoraja outros profissionais a encaminhar seus currículos — quase 80% dos candidatos compartilham sua experiência com amigos e familiares, conforme mostram algumas pesquisas.

A ausência de feedback também diminui as chances do candidato não selecionado de se candidatar novamente a outras vagas que talvez sejam mais adequadas a seu perfil na mesma empresa. Isso é bastante negativo se considerarmos que alguém pode não se encaixar nos requisitos de uma vaga, mas ser perfeito para outro cargo. Se a corporação não tiver uma atitude ética de fornecer o feedback para o candidato, pode perder uma ótima oportunidade.

Ademais, o feedback para os candidatos não selecionados pode indicar os pontos a melhorar e oferecer considerações importantes a respeito de seu desenvolvimento profissional. É uma oportunidade de crescimento que é fundamental para a carreira de cada candidato.

Dessa forma, um contato simples e direto pode gerar uma boa experiência de recrutamento aos participantes e contribuir para melhorar a imagem da empresa junto a seus colaboradores e futuros funcionários e parceiros.

Qual o melhor canal de comunicação para fornecer o feedback?

Primeiro, é importante que não haja demora para entrar em contato e, assim que for finalizada a seleção, o procedimento deve ser realizado. Quanto maior o tempo de espera, mais insatisfeito o candidato pode ficar e, com isso, a empresa corre o risco de ter sua imagem manchada.

Afinal, essas pessoas não selecionadas para aquela vaga proposta podem responder melhor a outros cargos. Por isso, não menospreze e nem ignore o profissional, até porque, possivelmente, ele deve ficar ansioso esperando uma resposta.

Os canais de comunicação mais usados para essa função são o e-mail, o telefone e pessoalmente. Cada um com suas particularidades e vantagens. Por exemplo, uma conversa frente a frente pode aumentar a sensação de empatia transmitida na resposta.

Porém, é necessário que, se esse for o meio escolhido, certifique-se de reafirmar o conteúdo por e-mail para que, em caso de dúvida, o profissional possa conferir o meio sem maiores constrangimentos. Lembre-se de nunca usar e-mails prontos e genéricos demais. Valorize quem tenta se encaixar na sua empresa.

Para isso, é importante escrever todo o nome do candidato e a função para qual ele se candidatou; ir direto ao assunto para diminuir a ansiedade; explique como ele pode ficar a par de futuras vagas. Dessa forma, você aumenta as chances de se conectar com o profissional e fazer com que sua empresa seja bem vista.

Qual prazo para fornecer essas informações?

Como estamos dizendo, quem tenta fazer parte da sua corporação deve ser tratado com todo profissionalismo e respeito. Isso inclui não demorar muito a enviar um feedback negativo sobre o processo seletivo.

Assim que a sua decisão for tomada, entre em contato com aqueles profissionais que não conseguiram se encaixar nos requisitos para determinada vaga e evitar que esses sofram de ansiedade ou sintam-se menosprezados pela empresa.

O mais recomendado é fazer o primeiro contato via e-mail e marcar posteriormente uma conversa por telefone ou pessoalmente para detalhar mais o feedback negativo. Assim você deixa o profissional preparado receber uma possível má notícia.

Uma dica importante é sempre mencionar que o currículo daquele candidato vai ser mantido na base de dados da empresa e, caso haja alguma vaga em que ele se encaixe nos requisitos, a empresa entrará em contato.

Como dar o feedback negativo?

Na hora de comunicar a um candidato que ele não foi escolhido para determinada vaga, existem alguns aspectos que devem ser levados em consideração pelo recrutador. Veja o que é adequado para esse processo a seguir.

Não demore a entrar em contato

É importante, já no momento da entrevista, estipular um prazo para oferecer aos candidatos a posição da empresa sobre sua aprovação ou reprovação no processo seletivo. É fundamental que esse prazo seja cumprido conforme o comunicado.

Dessa forma, assim que a decisão for tomada, deve ser feito o feedback para os candidatos não selecionados. Essa atitude demonstra consideração por parte da empresa e evita que o profissional se sinta menosprezado ou ignorado, o que ocorre frequentemente e pode torná-lo um detrator da sua marca.

Tenha cuidado e cautela

Lembre-se de que você está lidando com outro ser humano que, assim como você, tem emoções, uma história de vida, habilidades, dificuldades e um jeito próprio.

Muito provavelmente, a vaga de emprego em questão tem um significado importante na vida dessa pessoa, seja para suprir as necessidades básicas de sua família ou visando a realização de um sonho. Portanto, seja cuidadoso e cauteloso na maneira com que for falar.

Seja breve e claro

Na hora de conversar com o candidato e comunicar a decisão da empresa, dê preferência ao telefone e evite estender o assunto além do necessário. Explique com clareza a recusa e agradeça pelo interesse e compreensão do candidato.

Apenas tome o cuidado necessário para que essa brevidade não soe como uma postura grosseira e apressada para se livrar logo da pessoa. Seja breve, mas educado.

Seja pessoal

Não há nada pior para um candidato do que receber uma recusa genérica e impessoal. Na hora de dar feedback para os candidatos não selecionados, ofereça considerações pessoais a respeito de seu desempenho no processo seletivo. Reconheça seus pontos positivos, faça elogios construtivos, mas também deixe claros os motivos da rejeição.

Tente ser positivo

Tente sempre mostrar positividade ao candidato: imagine que a sua resposta é, para ele, uma notícia ruim. O ideal é começar o seu diálogo com um elogio construtivo — mas sem a necessidade de florir a situação ou soar de maneira forçada. Trata-se apenas de um reconhecimento em relação às forças do candidato.

Assim, quando apresentar o feedback negativo, explique as razões por trás dele — não precisa detalhar. Seja breve e conciso, finalizando com outro elogio construtivo ou um incentivo, e agradeça a sua participação no processo seletivo.

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Não minta

Muitos recrutadores, só para evitar o conflito com um candidato que é dispensado, criam justificativas que não são verdadeiras ou então dizem que o currículo recusado será armazenado em um “banco de talentos” para futuras oportunidades.

Se isso não for realmente acontecer, evite esse tipo de mentira. Por mais que muitos candidatos saibam que isso é usado como desculpa, ainda há profissionais jovens ou inexperientes no mercado, que vão acreditar no que você dirá e poderão se iludir.

Caso um candidato descubra que aquilo que você falou era mentira, dificilmente ele retornará para algum processo futuro, além de serem grandes as chances de ele se tornar um detrator da sua marca.

Tenha empatia com o candidato

Se colocar no lugar do profissional antes de falar é essencial para que ele se mantenha motivado a seguir em frente. Afinal, é frustrante tentar uma vaga e não conseguir, certo? É preciso pensar nesse lado ao se comunicar com quem foi reprovado para não ferir ninguém e ainda conseguir mantê-lo motivado a continuar tentando.

De novo, tenha em mente que é com um ser humano que você está lidando, então é preciso levar em conta sua história de vida, as dores, dificuldades, erros e acertos. Por isso, é fundamental que você seja cauteloso na forma de falar.

Porém, isso não é motivo para deixar a sinceridade de lado e omitir informações ou deixá-lo acreditar em fatos que não são reais e só atrapalhariam o seu crescimento para amenizar um impacto negativo.

Lembre-se de enfatizar os requisitos da vaga, critérios de seleção, quantos tentaram a oportunidade, o desempenho na entrevista e provas etc. E ainda, mencione que há vagas futuras em que o profissional pode se encaixar melhor.

Desenvolva sua inteligência emocional

Para conseguir ter esse desempenho ao criar empatia com os sentimentos do candidato, é necessário que você saiba lidar com as emoções. Por isso, é preciso que a sensação de insegurança e de mal-estar não sejam transmitidas no momento da conversa.

Mesmo que o que você esteja repassando seja uma má notícia, seja racional e concentre-se em realizar a sua função e missão de modo mais assertivo possível. Afinal, para construir relacionamentos saudáveis e construtivos é preciso que haja empatia e conhecimento emocional.

Evite templates e respostas genéricas

Templates prontos por e-mails ou respostas genéricas se destoam completamente do que foi mencionado no tópico acima: empatia. Essas mensagens prontas passam uma sensação de superficialidade e diminuem drasticamente as chances de existir qualquer relação entre o profissional e a empresa.

Tenha sempre em mente que manter essa relação e um banco de dados com bons currículos é fundamental para o futuro da empresa quando novas oportunidades ou vagas surgirem. Afinal, o que faz uma corporação ter sucesso são os profissionais envolvidos nela.

Lembre-se de que você é o representante da empresa

Assim como você avalia o candidato, sua empresa também é avaliada por ele. Por isso, o processo seletivo torna-se uma via de mão dupla em que é preciso ter a maior cautela possível.

O gestor de RH, responsável pelo processo seletivo, funciona como um espelho da empresa e representa a corporação. Dessa forma, todas as atitudes tomadas por ele vão refletir na forma como o profissional enxerga a organização.

A maneira como você trata quem não se deu tão bem na seleção também conta na avaliação e é decisivo para a imagem do local. Por isso, é importante manter uma postura ética, cordial, respeitosa e expressar suas ideias com cuidado para que o feedback negativo sirva para construir uma boa relação entre profissional e empresa.

Mostre que o esforço foi válido

A sensação de que tentou algo importante mas acabou ‘’morrendo na praia’’ também não é nada prazerosa. Por isso, é fundamental mostrar ao candidato que, mesmo com a reprovação, seu esforço foi válido e ele não deve desistir de continuar buscando seu espaço no mercado de trabalho.

Para isso, adote palavras de incentivo e ofereça sugestões de forma clara e empática. Faça isso de modo específico e não esqueça de destacar também os pontos positivos durante o processo seletivo, e não só os negativos. Lembre-se de agradecer também ao candidato por sua participação e interesse em fazer parte da empresa.

Quais erros não podem ser cometidos ao dar um feedback negativo?

Assim como alguns pontos devem sempre ser levados em conta pelo recrutador no momento da avaliação, existem alguns erros que jamais podem ser cometidos. Confira quais são os principais a seguir.

Comparar o candidato a outros profissionais

Fazer comparações não é uma tática inteligente em nenhum tipo de feedback. No caso de candidatos não aprovados, essa atitude pode gerar descontentamento e até irritação, o que, com certeza, causará danos à imagem da empresa enquanto recrutadora de talentos. Afinal, ninguém gosta de ser colocado em uma posição inferior em relação a outras pessoas, sobretudo no âmbito profissional.

Apontar as falhas do candidato e os caminhos para sua evolução é sempre válido, até para que ele tenha mais chances nos próximos processos seletivos da organização. Mas sempre faça isso de forma individualizada, sem citar competências ou trajetórias de concorrentes pela vaga. Do contrário, o que poderia ser uma avaliação construtiva acabará se tornando um episódio constrangedor.

Usar definições desmotivadoras

Risque do vocabulário palavras como “descomprometido” ou “irresponsável”. Isso vale tanto para feedbacks de processos seletivos quanto para avaliações de talentos já contratados. Por mais que haja críticas ao comportamento do profissional, é preciso sempre usar um tom polido, pacífico e construtivo ao oferecer o feedback.

Usar adjetivos negativos denota uma agressividade que não condiz com o objetivo da conversa, que é ajudar o profissional a crescer e mantê-lo interessado em fazer parte da equipe. Em vez de dizer “você não é pontual”, ofereça uma orientação como “na nossa próxima conversa, procure chegar alguns minutos antes do horário marcado”, por exemplo.

Fazer a avaliação publicamente

Feedbacks negativos jamais devem ser dados publicamente. Receber críticas coloca a pessoa em uma posição frágil, e fazer isso na frente de outras pessoas pode causar constrangimentos desnecessários.

Muitas vezes um profissional é descartado já durante uma entrevista coletiva ou dinâmica de grupo com outros candidatos. No entanto, o ideal é chamar a pessoa para uma conversa ao final do processo ou aguardar o momento de um contato telefônico. Jamais faça esse tipo de avaliação na presença dos outros.

Como seria um bom feedback negativo?

Ao longo do artigo passamos pelos maiores pontos de atenção e principais erros de um feedback negativo. Mas afinal, como seria um bom exemplo desse tipo de avaliação? Uma ideia interessante é começar da seguinte forma:

“Infelizmente não foi possível sua aprovação no processo seletivo. Seu currículo é ótimo, principalmente pelos projetos dos quais você participou na sua última experiência profissional”.

Dessa forma, você comunica logo no início que o candidato não foi aprovado, mas evidencia os pontos positivos do seu perfil profissional. Em seguida, prossiga:

“No entanto, você ainda não apresenta as habilidades de negociação e liderança que precisamos para esta posição. Recomendo alguns cursos de gestão e a realização de projetos pessoais para que você possa evoluir nesses quesitos. Estaremos abertos a recebê-lo novamente no futuro”.

Com isso, é dado um tom pessoal e construtivo ao feedback, além de deixar as portas abertas para que o candidato participe de um novo processo no futuro. No exemplo apresentado o recrutador também foi objetivo, sem se alongar muito no conteúdo da conversa.

O que fazer caso o candidato questione o feedback recebido?

Como já ressaltamos, do outro lado do telefone, da tela do computador ou da sua mesa há um ser humano — e pode ser que ele não se dê por satisfeito com o feedback que você deu, questionando o resultado. Nesses casos, procure manter a calma e trave um diálogo objetivo e, acima de tudo, respeitoso.

Ouça com atenção as colocações do candidato e, quando ele finalizar, retome as razões que levaram a companhia a não contratá-lo. Lembre-se sempre de apontar que aquele processo seletivo é pontual, vocês avaliaram o que o candidato apresentou durantes as etapas.

Como também já vimos, não há a necessidade de expor todos os motivos por trás do feedback negativo. Apenas liste os pontos necessários, explique que essa é uma decisão da companhia e agradeça o esforço que ele fez para participar do processo em questão.

Como avaliar se esse candidato está apto para participar de um próximo processo seletivo?

Por mais que um candidato não tenha sido aprovado para uma determinada vaga, ele ainda pode estar apto para participar de um próximo processo seletivo — seja para outra oportunidade ou para a mesma a que ele se candidatou.

Em alguns casos, inclusive, a conclusão de um curso de capacitação, especialização ou de idiomas já o torna preparado para assumir a vaga e cumprir com os requisitos solicitados pela empresa.

Então, quando identificar um candidato que esteja com quase todos os pré-requisitos preenchidos, oriente-o para que ele participe de novos processos seletivos na sua companhia. Se houver nele um interesse genuíno em trabalhar com você, não dispense essa oportunidade e dê as orientações necessárias para que ele possa voltar em um futuro próximo!

Assim como as organizações já apresentam o mindset de superar as expectativas dos clientes, é importante que isso também seja feito com seus candidatos. As empresas que conseguem contratar os melhores talentos do mercado sabem como é fundamental prezar pela imagem que é construída a cada ponto de interação com os candidatos para surpreendê-los e encantá-los desde sempre.

Assim, um feedback negativo bem estruturado de uma entrevista é uma maneira que, na prática, não consome muito tempo da empresa, mas mostra como sua marca se importa com aqueles que se interessam por ela, independentemente de serem ou não colaboradores.

E então, gostou deste texto? Nessa época do ano os processos de seleção estão com sua força máxima nas empresas. Por isso, não deixe de seguir nossas redes sociais para ter acesso a outras dicas relacionadas — estamos no Facebook e no LinkedIn.

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Bruna Guimarães | GUPY

Bruna Guimarães | GUPY

Formada em Administração de Empresas pela UFRRJ e com MBA executivo pela Coppead UFRJ, é COO & Co-founder da GUPY. Bruna é especialista em recrutamento e seleção e entende com profundidade as dores dessa área. Construiu sua carreira em uma grande multinacional onde era responsável pelo recrutamento de toda a organização através da sua paixão por RH, pessoas e foco em resultado.