Do gargalo à eficiência: Como a Panvel reduziu em uma semana o tempo de contratação pelo WhatsApp

Sobre a Panvel

Com uma forte presença no mercado brasileiro, a Panvel é uma das maiores redes de farmácias do país. Operando no setor do varejo, a empresa conta com uma operação de alta complexidade que exige escala, agilidade e constante expansão para novas lojas, centros de distribuição e operações de call center.
Para manter essa engrenagem funcionando com alta qualidade no atendimento na ponta, o time de Atração & Seleção da Panvel possui o desafio contínuo de garantir a reposição rápida de talentos em um volume médio de 800 contratações por mês.

Quais eram os principais desafios da Panvel antes da chegada da Gupy?

No varejo farmacêutico, manter o quadro de colaboradores completo é fundamental para evitar a sobrecarga das equipes de loja e garantir a melhor experiência de compra ao cliente. Antes da parceria com a Gupy, a Panvel enfrentava gargalos operacionais no fluxo de contratação de ponta a ponta:

• SLA de contratação longo: O tempo médio para fechar uma vaga operacional chegava a 30 dias, gerando sobrecarga de trabalho, necessidade de horas extras e alterações na escala de funcionários das lojas.
• Triagem e contato manual exaustivo: O time de 10 recrutadores dedicava grande parte do tempo ao trabalho operacional de contatar individualmente ao menos 5 candidatos por vaga via WhatsApp para confirmar interesse e agendar triagens.
• Morosidade na etapa documental: O envio, a conferência e a correção de documentos na fase de admissão consumiam dias de interação em um "vai e vem" constante de mensagens entre RH e candidatos.

Com o objetivo de ganhar eficiência sem perder o olhar humano na seleção, a Panvel buscou na tecnologia uma forma de otimizar a rotina do time e acelerar o preenchimento das vagas.

Processos automatizados, fluidos e humanos: a solução via WhatsApp e Gupy

A virada de chave aconteceu com a adoção da Contratação no WhatsApp da Gupy integrada às etapas do processo seletivo e da admissão digital, simplificando a jornada do candidato em um canal prático e acessível.

Como funciona a nova jornada na Panvel:

• Pré-entrevista automatizada por IA: O candidato realiza o primeiro contato diretamente pelo WhatsApp, onde um agente de Inteligência Artificial conduz a triagem inicial e coleta as primeiras informações de disponibilidade.
• Acompanhamento ativo e frequente na Admissão: A coleta, validação e solicitação de correções de documentos passam a ser gerenciadas de forma automatizada via Gupy no WhatsApp, reduzindo drasticamente o tempo de espera.
• Foco no olhar humano e na decisão: Livre do trabalho burocrático e manual, o time de recrutamento passou a dedicar seu tempo a etapas estratégicas, como análise profunda de perfil e alinhamento com os gestores de loja.

Redução de 24 para 10 dias e mais produtividade para o time

A transformação da jornada trouxe resultados expressivos para a operação da Panvel, elevando a eficiência da equipe de RH e garantindo a satisfação das pessoas candidatas.

• SLA reduzido em mais de 60%: O prazo de preenchimento de vagas operacionais caiu de cerca de 24 dias para uma média de 16 dias úteis, alcançando marcas de até 10 dias na esteira automatizada do WhatsApp.
• Eficiência operacional com time enxuto: A automação permitiu ao time de recrutamento absorver o alto volume do varejo e expandir o atendimento para novas áreas (Logística e Call Center) operando com 2 pessoas a menos do que a estrutura anterior exigiria.
• Melhor experiência para o candidato: A agilidade no canal WhatsApp resultou em maior taxa de resposta, menor evasão ao longo do funil de seleção e comparecimento mais assertivo às entrevistas agendadas.
• Admissão ágil e sem fricção: A otimização no envio e na conferência dos documentos reduziu o principal gargalo do processo seletivo.

Com processos automatizados, dados em tempo real e um fluxo de comunicação dinâmico no WhatsApp, a Panvel provou que a inteligência artificial é uma grande aliada do RH na busca por agilidade, sem abrir mão da humanização. Hoje, a parceria entre a Panvel e a Gupy garante um recrutamento escalar, eficiente e pronto para acompanhar os planos de expansão contínua da rede de farmácias pelo Brasil.