Veja o que é ATS e como ele pode revolucionar o seu recrutamento e seleção

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As atividades de recrutamento e seleção sempre foram de grande destaque para o RH. É por meio delas que uma organização estrutura suas equipes. E esse processo tem ficado cada vez mais eficiente devido à tecnologia. Por isso, neste post, você vai saber o que é ATS.

O recurso é totalmente voltado para o recrutamento de times de alto desempenho, pois contribui diretamente para uma perfeita captação dos profissionais mais qualificados do mercado.

Além de conhecer o conceito dessa ferramenta, você também vai ficar por dentro das seguintes questões:

  • Qual é sua importância e como o ATS funciona?
  • Quais são as principais vantagens de um ATS?
  • Como escolher um ATS?

Preparado para transformar o processo de admissão da sua empresa? Então, vamos lá!

1. O que é um ATS?

ATS é uma sigla que tem origem do termo em inglês Applicant Tracking System ou, em português, “Sistema de Rastreamento de Candidatos”.

À primeira vista, você pode pensar em um software de recrutamento comum. No entanto, ele faz mais que isso: como foi criado para auxiliar os processos de recrutamento em geral, apresenta diversas funcionalidades.

Suas aplicações passam por todas as etapas de um processo seletivo, desde a atração de candidatos até a admissão do novo colaborador – o que, inclusive, é um grande diferencial em relação aos tradicionais portais de anúncios de vagas.

Enquanto esses sites realmente têm um grande alcance para a divulgação de oportunidades, a verdade é que seus recursos são bastante limitados.

É aí que entram os ATS, com seus filtros estrategicamente pensados para automatizar o processo quase que integralmente, ao mesmo tempo que identifica os candidatos mais adequados ao perfil da empresa.

Além disso, essas ferramentas permitem buscar um candidato específico, criar formulários, testes e perguntas, compondo uma espécie de pré-seleção e estruturando um ranking de currículos.

2. Qual é sua importância e como o ATS funciona?

Da mesma forma que outros processos referentes à gestão empresarial estão transformando-se, o recrutamento e a seleção de profissionais também vêm se modificando.

Hoje, as empresas operam em um cenário de alto turnover, seja porque o candidato contratado não se adequou às políticas da empresa, seja porque recebeu uma proposta mais atrativa da concorrência.

Ou seja, mais do que nunca, é necessário buscar soluções. E quando o assunto é solução empresarial, a tecnologia aparece como protagonista da relação.

Isso se deve à velocidade que as coisas acontecem. Uma vez que o capital humano é o ativo de mais alto valor dentro de uma organização e quanto mais o cenário exige que tudo aconteça na velocidade da luz, é preciso contar com a ajuda de sistemas que possam acompanhar o ritmo dessas mudanças.

As plataformas ATS têm o poder de transformar as tarefas, que antes eram realizadas apenas de forma manual, em atividades rápidas e eficientes, ajudando a evitar possíveis erros e permitindo que o gestor de rh invista seu tempo para atuar de forma estratégica e, assim, reter os colaboradores.

O ATS também é importante para promover um relacionamento saudável entre a empresa e seus candidatos – especialmente porque pode ser facilmente integrado aos sistemas internos da empresa.

2.1 Sobre o funcionamento

Imagem da gestão de candidatos da gupy, que ajuda no recrutamento inteligente de gestores

Exemplo do ATS Gupy 

O funcionamento de um software ATS é realmente algo muito atrativo para as empresas, especialmente porque tem o poder de criar uma classificação que os aproxima dos candidatos ideais para uma vaga, ou utilizar palavras-chave nessa busca.

Um dos motivos de o mercado estar competitivo para as contratações é justamente pelo fato de as empresas coletarem colaboradores dos concorrentes.

Isso, inclusive, é uma das funções do ATS: permitir que o gestor de RH pesquise organizações renomadas, separando os candidatos que já tiveram algum tipo de ligação com esses locais.

Paralelamente a isso, é possível procurar a exata função em aberto na sua empresa. O sistema revela todos os candidatos que têm experiência com essa atividade no currículo. Domínio em alguma língua estrangeira também pode configurar como um dos filtros de busca.

Ou seja, o ATS não funciona apenas para escolher um candidato, mas para fazer uma triagem eficiente de currículos de acordo com parâmetros preestabelecidos.

Investir em um ATS é a certeza de poupar recursos financeiros e de tempo dos profissionais dedicados à gestão de pessoas de uma empresa, ao mesmo tempo que se conquista processos de recrutamento e seleção altamente inteligentes.

3. Quais são as principais vantagens de um ATS?

Se você chegou até aqui, certamente já deve ter identificado alguns benefícios em usar um ATS. Mesmo assim, listamos algumas das muitas vantagens para que você entenda o quanto é importante contar com essa plataforma.

3.1 Maior controle no processo seletivo

O ATS permite que você trabalhe com um job boards adequadíssimo à realidade da sua empresa, já que ele permite trabalhar com filtros predefinidos.

Como todas informações dos candidatos são reunidas em um só lugar, o banco de talentos é criado quase que naturalmente, otimizando o tempo que geralmente é gasto com a triagem de currículos. Com isso, o processo seletivo fica bem mais organizado e controlado. 

3.2 Aumento do desempenho do processo seletivo

O ATS oferece relatórios e estatísticas por meio de indicadores de recrutamento, facilitando que o gestor aja de maneira preventiva em relação a qualquer problema que possa ter em um processo seletivo, aumentando seu desempenho.

Por se tratar de um sistema automatizado, a comunicação entre gestores é padronizada e altamente eficiente, evitando situações comuns – embora prejudiciais – como os processos que acabam arrastando-se e levando muito mais tempo que o necessário para serem finalizados.

3.3 Melhora da comunicação com os candidatos

Empresas que contratam vários colaboradores ao mesmo tempo ou realizam vários processos de recrutamento sequenciais podem ter problemas em se comunicar com esses candidatos, caso não façam uma gestão adequada e eficiente.

Estar envolvido em várias atividades ao mesmo tempo pode fazer com que alguns passos importantes de um recrutamento fiquem para trás – por exemplo, dar o feedback adequado aos profissionais.

O ATS tem várias funcionalidades que contribuem para que esse tipo de falha não aconteça: 

  • mostra o andamento do processo seletivo automaticamente, etapa por etapa;
  • envia e-mails automaticamente, marcando entrevistas ou com os primeiros testes de personalidade, realizando uma triagem inteligente;
  • permite que o candidato acompanhe as informações sobre o cargo e, posteriormente, o processo;
  • concede feedback.

3.4 Integração com as redes sociais

A questão da integração com as redes sociais vale a pena ser contextualizada de maneira mais aprofundada. Para isso, vamos começar falando um pouco do contexto do mercado de trabalho atual: é preciso agilidade e eficiência na hora de contratar, para não perder os grandes talentos para a concorrência.

Nesse contexto, o ATS deve deixar de ser uma ferramenta exclusiva para organizar funções em aberto, seus candidatos e currículos. Ele atende bem a uma exigência do mundo corporativo, chamada experiência do candidato.

Promover um processo de recrutamento e seleção que considera o bem-estar do profissional é importante por dois motivos: o primeiro é que ele sai falando bem da empresa mesmo se não for escolhido; o segundo é que ele começa a trabalhar mais motivado do que o de costume, caso seja selecionado.

Se a proposta é agradar esses indivíduos, nada mais justo que o anúncio de vagas seja feito no lugar onde essas pessoas estão. Nos dias de hoje, fica fácil responder essa pergunta, afinal, a maioria das pessoas tem um perfil ativo nas redes sociais.

Os próprios colaboradores podem ser incentivados a compartilhar o anúncio das vagas e trazer recomendações. Certamente muitos deles têm suas indicações para diversas funções e adorariam trabalhar com alguém que já conhecem.

Independentemente de contar ou não com a ajuda do capital humano da empresa, é preciso considerar as redes sociais como uma fonte de bons candidatos – especialmente o LinkedIn, já que é voltado ao uso profissional. 

Lá não há muito espaço para mentiras. Isso porque quem conhece ou já trabalhou com o candidato pode, eventualmente, ter registrado um parecer sobre a atuação dele. Além disso, pega mal mentir em um ambiente virtual onde as pessoas se conhecem.

Isso faz com que o LinkedIn seja considerado até mais seguro que um currículo tradicional. E é exatamente aí que entra a vantagem do ATS. É possível integrar o sistema à plataforma e ter acesso a informações realmente verdadeiras, tornando o recrutamento um processo mais seguro e diminuindo as margens de erro.

4. Como escolher um ATS?

No geral, algumas coisas devem ser consideradas não só para a escolha do ATS, mas em qualquer sistema de recrutamento e seleção. Veja quais são elas!

  • Estruturar um projeto antes de implementar o uso de um novo sistema voltado ao aperfeiçoamento dos processos de recrutamento e seleção, considerando as datas para fazer um levantamento das empresas que fornecem esse serviço até o momento da implementação.

  • Junto à etapa anterior, é preciso estruturar um esboço dos seus processos de recrutamento e seleção, descrevendo cada etapa de maneira clara e objetiva.

    A atitude contribui para que seja possível negociar o desenvolvimento de uma ferramenta personalizada.

  • Um ATS não se trata apenas de tecnologia, ele funciona como um parceiro do RH da empresa. Por mais que a vontade de usar seja grande, é importante que os usuários estejam bem treinados antes.

    Do contrário, os dados podem ficar desordenados, fazendo com que o sistema perca sua eficácia.

  • Procure um fornecedor que ofereça treinamento e um bom suporte. Dê preferência às empresas reconhecidas no mercado, especialmente as que têm uma boa fama quanto ao relacionamento com os clientes e demonstram preocupar-se com isso.

  • Certifique-se de que o fornecedor escolhido realmente pode atender às suas necessidades de maneira personalizada, e se ele disponibiliza especialistas para dar todo suporte necessário nas etapas de adaptação, bem como no decorrer do contrato.

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Seguindo esses passos, você já vai estar apto a encontrar um bom sistema ATS. Mas nós temos uma lista prática de perguntas que auxiliará na hora de verificar se o fornecedor realmente pode atender às suas demandas.

Esses questionamentos devem ser feitos a você mesmo. Quando estiver com esse roteiro bem definido, sua empresa estará preparada para encontrar um ATS de qualidade:

  • É importante que meu sistema possa conectar-se a redes sociais?
  • Vamos utilizar o software como principal ferramenta ou, a princípio, ele será integrado a algum programa que nossa empresa já utiliza?
  • Quantas pessoas terão acesso à ferramenta? Quem são elas?
  • Quanto minha empresa pode pagar por esse software?

Seja bastante detalhista quanto aos pontos mencionados durante todo este tópico e você estará pronto para fazer uma escolha segura. 

4.1 Quais são os diferenciais de tecnologias como a Gupy?

Não tem erro: o sistema de recrutamento e seleção oferecido pela Gupy automatiza e humaniza os processos para que você tenha tempo de sobra para ser estratégico e eficiente.

O grande diferencial mora na inteligência do software, já que o sistema aprende com as contratações anteriores e passa a recomendar candidatos cada vez mais adequados ao perfil da empresa.

Para que isso seja possível, a Gupy mapeia os dois perfis – da organização e do candidato – e promove uma série de testes, como lógica e inglês, para que os candidatos possam ser ranqueados.

Como os algoritmos têm condições de coletar informações do candidato, fazer um cálculo, criar um perfil profissional detalhado e aprender cada vez que um novo candidato é contratado, o sistema está em constante aprendizado e, consequentemente, melhorias.

Vale frisar que o software não deixa a desejar no que diz respeito ao básico da gestão do recrutamento e seleção, por meio de funcionalidades como envio de e-mails aos candidatos, avaliação de performance, análise de informações do candidato, gestão das etapas do processo e outras.

A tecnologia impactou os mais diversos campos e áreas do mundo corporativo e chegou ao departamento de recursos humanos. Agora, com um software ATS, as empresas podem ter a certeza de que finalmente alcançaram um processo seletivo justo, eficiente e produtivo.

Saber o que é ATS não é só conhecer um novo conceito, mas ter a certeza de que é possível trazer profissionais mais bem-preparados para os cargos em aberto.

Entre em contato com um de nossos especialistas e revolucione o recrutamento da sua empresa agora mesmo.

Imagem da Gaia e, ao lado escrito "Software de recrutamento e seleção: competências, etapas, testes, vídeo: todas as ferramentas de avaliação em um único lugar!, com um botão escrito "saiba mais"

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Bruna Guimarães | GUPY

Bruna Guimarães | GUPY

Formada em Administração de Empresas pela UFRRJ e com MBA executivo pela Coppead UFRJ, é COO & Co-founder da GUPY. Bruna é especialista em recrutamento e seleção e entende com profundidade as dores dessa área. Construiu sua carreira em uma grande multinacional onde era responsável pelo recrutamento de toda a organização através da sua paixão por RH, pessoas e foco em resultado.