O que é ATS? Conheça a ferramenta de recrutamento e seleção

As atividades de recrutamento e seleção sempre foram de grande destaque para o RH. É por meio delas que uma organização estrutura suas equipes. E esse processo tem ficado cada vez mais eficiente devido à tecnologia. Por isso, neste post, você vai saber o que é ATS.

O recurso é totalmente voltado para o recrutamento de times de alto desempenho, pois contribui diretamente para uma perfeita captação dos profissionais mais qualificados do mercado

Quer transformar o processo de admissão da sua empresa? Então, vamos lá!

O que é um ATS?

ATS é uma sigla que tem origem do termo em inglês Applicant Tracking System ou, em português, “Sistema de Rastreamento de Candidatos”.

À primeira vista, você pode pensar em um software de recrutamento comum. No entanto, ele faz mais que isso: como foi criado para auxiliar os processos de recrutamento em geral, apresenta diversas funcionalidades.

Suas aplicações passam por todas as etapas de um processo seletivo, desde a atração de candidatos até a admissão do novo colaborador — o que, inclusive, é um grande diferencial em relação aos tradicionais portais de anúncios de vagas.

Enquanto esses sites realmente têm um grande alcance para a divulgação de oportunidades, a verdade é que seus recursos são bastante limitados.

É aí que entram os ATS, com seus filtros estrategicamente pensados para automatizar o processo quase que integralmente, ao mesmo tempo que identifica os candidatos mais adequados ao perfil da empresa.

Além disso, essas ferramentas permitem buscar um candidato específico, criar formulários, testes e perguntas, compondo uma espécie de pré-seleção e estruturando um ranking de currículos.

Por que usar um ATS?

Da mesma forma que outros processos referentes à gestão empresarial estão se transformando, o recrutamento e a seleção de profissionais também vêm se modificando.

Hoje, as empresas operam em um cenário de alto turnover, seja porque o candidato contratado não se adequou às políticas da empresa, seja porque recebeu uma proposta mais atrativa da concorrência.

Ou seja, mais do que nunca, é necessário buscar soluções. E quando o assunto é solução empresarial, a tecnologia aparece como protagonista da relação.

Isso se deve à velocidade que as coisas acontecem. Uma vez que o capital humano é o ativo de mais alto valor dentro de uma organização e quanto mais o cenário exige que tudo aconteça na velocidade da luz, é preciso contar com a ajuda de sistemas que possam acompanhar o ritmo dessas mudanças.

As plataformas de ATS têm o poder de transformar as tarefas, que antes eram realizadas apenas de forma manual, em atividades rápidas e eficientes, ajudando a evitar possíveis erros e permitindo que o gestor de RH invista seu tempo para atuar de forma estratégica e, assim, reter os colaboradores.

O ATS também é importante para promover um relacionamento saudável entre a empresa e seus candidatos — especialmente porque pode ser facilmente integrado aos sistemas internos da empresa.

Como um Applicant Tracking System funciona?

Exemplo do ATS Gupy 

O funcionamento de um software ATS é realmente algo muito atrativo para as empresas, especialmente porque tem o poder de criar uma classificação que os aproxima dos candidatos ideais para uma vaga, ou utilizar palavras-chave nessa busca.

Com um ATS, recrutadores têm mais controle do processo seletivo, podendo definir fluxos de etapas, criar filtros e selecionar candidatos que tenham as habilidades exigidas pela vaga.

O sistema revela todos os candidatos que têm experiência com essa atividade no currículo. Domínio em alguma língua estrangeira também pode ser  um dos filtros de busca.

Ou seja, o ATS não funciona apenas para escolher um candidato, mas para fazer uma triagem eficiente de currículos de acordo com parâmetros preestabelecidos.

Investir em um ATS é a certeza de poupar recursos financeiros e de tempo dos profissionais dedicados à gestão de pessoas de uma empresa, ao mesmo tempo que se conquista processos de recrutamento e seleção altamente inteligentes.

Quais são as principais vantagens de um ATS no processo de recrutamento?

Se você chegou até aqui, certamente já deve ter identificado alguns benefícios em usar um ATS. Mesmo assim, listamos algumas das muitas vantagens para que você entenda o quanto é importante contar com essa plataforma.

1. Maior controle no processo seletivo

Como todas informações dos candidatos são reunidas em um só lugar, é fácil ter visibilidade de todas as inscrições na vaga e filtrar candidatos de acordo com habilidades, otimizando o tempo que geralmente é gasto com a triagem de currículos. Com isso, o processo seletivo fica bem mais organizado e controlado. 

Além disso, é possível recorrer ao banco de talentos a cada nova vaga aberta.

2. Aumento do desempenho do processo seletivo

O ATS oferece relatórios e estatísticas por meio de indicadores de recrutamento, facilitando que o gestor aja de maneira preventiva em relação a qualquer problema que possa ter em um processo seletivo, aumentando seu desempenho.

Por se tratar de um sistema automatizado, a comunicação entre gestores é padronizada e altamente eficiente, evitando situações comuns – embora prejudiciais – como os processos que acabam arrastando-se e levando muito mais tempo que o necessário para serem finalizados.

3. Melhora da comunicação com os candidatos

Empresas que contratam vários colaboradores ao mesmo tempo ou realizam vários processos de recrutamento sequenciais podem ter problemas em se comunicar com esses candidatos, caso não façam uma gestão adequada e eficiente.

Estar envolvido em várias atividades ao mesmo tempo pode fazer com que alguns passos importantes de um recrutamento fiquem para trás – por exemplo, dar o feedback adequado aos profissionais.

O ATS tem várias funcionalidades que contribuem para que esse tipo de falha não aconteça: 

• mostra o andamento do processo seletivo automaticamente, etapa por etapa;
• criação de templates de e-mail para facilitar o envio para cada candidato;
• possibilidade de usar diferentes ferramentas para comunicação, como e-mail e WhatsApp;
• visibilidade do histórico de comunicações;
• permite que o candidato acompanhe as informações sobre o cargo e, posteriormente, o processo;
• conceder feedback.

4. Integração com as redes sociais e job boards

A questão da integração com as redes sociais vale a pena ser contextualizada de maneira mais aprofundada. Para isso, vamos começar falando um pouco do contexto do mercado de trabalho atual: é preciso agilidade e eficiência na hora de contratar, para não perder os grandes talentos para a concorrência.

Nesse contexto, o ATS deve deixar de ser uma ferramenta exclusiva para organizar funções em aberto, seus candidatos e currículos. Ele atende bem a uma exigência do mundo corporativo, chamada experiência do candidato.

Promover um processo de recrutamento e seleção que considera o bem-estar do profissional é importante por dois motivos: o primeiro é que ele sai falando bem da empresa mesmo se não for escolhido; o segundo é que ele começa a trabalhar mais motivado do que o de costume, caso seja selecionado.

Se a proposta é agradar esses indivíduos, nada mais justo que o anúncio de vagas seja feito no lugar onde essas pessoas estão. Nos dias de hoje, fica fácil responder essa pergunta, afinal, a maioria das pessoas tem um perfil ativo nas redes sociais.

Os próprios colaboradores podem ser incentivados a compartilhar o anúncio das vagas e trazer recomendações. Certamente muitos deles têm suas indicações para diversas funções e adorariam trabalhar com alguém que já conhecem.

Independentemente de contar ou não com a ajuda do capital humano da empresa, é preciso considerar as redes sociais como uma fonte de bons candidatos — especialmente o LinkedIn, já que é voltado ao uso profissional. 

Lá não há muito espaço para mentiras. Isso porque quem conhece ou já trabalhou com o candidato pode, eventualmente, ter registrado um parecer sobre a atuação dele. Além disso, pega mal mentir em um ambiente virtual onde as pessoas se conhecem.

Isso faz com que o LinkedIn seja considerado até mais seguro que um currículo tradicional. E é exatamente aí que entra a vantagem do ATS. É possível integrar o sistema à plataforma e ter acesso a informações realmente verdadeiras, tornando o recrutamento um processo mais seguro e diminuindo as margens de erro.

O que fazer antes de adotar um ATS?

No geral, algumas coisas devem ser consideradas não só para a escolha do ATS, mas em qualquer sistema de recrutamento e seleção. Veja quais são elas!

Estruturar um projeto antes de implementar o uso de um novo sistema voltado ao aperfeiçoamento dos processos de recrutamento e seleção, considerando as datas para fazer um levantamento das empresas que fornecem esse serviço até o momento da implementação.

Junto à etapa anterior, é preciso estruturar um esboço dos seus processos de recrutamento e seleção, descrevendo cada etapa de maneira clara e objetiva.

Como escolher um ATS?

Um ATS não se trata apenas de tecnologia, ele funciona como um parceiro do RH da empresa. Por isso, procure um fornecedor que ofereça uma excelente ferramenta e suporte em todo o processo. 

Dê preferência às empresas reconhecidas no mercado, especialmente as que têm uma boa fama quanto ao relacionamento com os clientes e demonstram preocupar-se com isso.

Certifique-se de que o fornecedor escolhido realmente pode atender às suas necessidades de maneira personalizada, e se ele disponibiliza especialistas para dar todo suporte necessário nas etapas de adaptação, bem como no decorrer do contrato.

Seguindo esses passos, você já vai estar apto a encontrar um bom sistema ATS. Mas nós temos uma lista prática de perguntas que auxiliará na hora de verificar se o fornecedor realmente pode atender às suas demandas.

• O sistema conecta-se a redes sociais e job boards?
• É possível utilizar o software como principal ferramenta e/ou integrá-lo a ferramentas que nossa empresa já utiliza?
• Quantas pessoas podem acessar a ferramenta?
• É possível conceder diferentes níveis de permissionamento?
• Existem planos que se adequem às minhas necessidades e orçamento?
• Esse software é capaz de melhorar desafios que minha empresa enfrenta em recrutamento e seleção?

Seja bastante detalhista quanto aos pontos mencionados durante todo este tópico e você estará pronto para fazer uma escolha segura.

Quais são os diferenciais de tecnologias como a Gupy?

Não tem erro: o sistema de recrutamento e seleção oferecido pela Gupy automatiza e agiliza os processos para que você tenha tempo para a estratégia.

O principal diferencial da plataforma é a Inteligência Artificial — a primeira desenvolvida para recrutamento e seleção no Brasil. Com alta eficácia, ela consegue identificar candidatos com maior adequação para cada vaga publicada.

A partir de uma análise que relaciona o que é desejado pela empresa e o que cada candidato tem a oferecer, ela organiza um ranking das pessoas mais aptas. O índice de acerto é tão alto que, em 2020, 80% das pessoas contratadas via Gupy estavam entre as 10 primeiras posições!

E o que isso significa para o RH? Muito mais facilidade e rapidez na triagem. Em vez de perder horas - ou até mesmo dias - selecionando os currículos para uma vaga, com poucos cliques você consegue ter as pessoas mais aptas participando do processo seletivo. 

Mas não é só isso: a Gupy oferece todas as funcionalidades essenciais de um ATS com qualidade. Veja as principais:

• filtros para visualização de características específicas desejadas dos candidatos;
• teste comportamental baseado em 3 diferentes metodologias reconhecidas;
• comunicação facilitada com candidatos por e-mail e WhatsApp;
• registro do histórico de comunicação com candidatos;
• criação de fluxos e templates pré-configurados para vagas;
• visualização e participação dos gestores no processo seletivo;
• comunicação entre pessoas da equipe com menções (@), curtidas e comentários;
• possibilidade de conduzir o processo de recrutamento interno pela plataforma;
• segurança dos dados trafegados em conformidade com a LGPD;
• facilidade e segurança com login via SAML;
• e vários outros elementos.

A tecnologia impactou os mais diversos campos e áreas do mundo corporativo e chegou ao departamento de recursos humanos. Agora, com um software ATS como a Gupy, as empresas podem ter a certeza de que finalmente alcançaram um processo seletivo justo e eficiente.

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